โอ้ยย~ ปั่นงานไม่ทัน งานเยอะมากจนไม่รู้จะเริ่มตรงไหนก่อน จะแบ่งงานให้ทีมช่วยก็ไม่รู้จะแบ่งยังไงดี? ถ้าเพื่อน ๆ ติดปัญหางานล้นมือ แบ่งให้ใครก็ไม่ได้เพราะไม่เห็นภาพรวมไม่รู้จะแจกแจงงานอย่างไร

ในบทความนี้ ConNEXT รวมรวบ 6 เครื่องมือฟรีที่ Project Manager มืออาชีพตัวจริงใช้งานกันทุกวันมาฝาก แอบกระซิบว่าถึงจะไม่ใช่ Project Manager ก็ใช้เครื่องมือเหล่านี้จัดการงานได้นะ

Project Manager และ Project Management Tools คืออะไร?

Project Manager หรือผู้จัดการโครงการ มีบทบาทสำคัญอย่างมากในทุกองค์กร เพราะเป็นตำแหน่งที่อยู่เบื้องหลังในทุก ๆ โปรเจ็กต์ที่ต้องวางแผน บริหารทรัพยากร งบประมาณ รวมถึงภาพรวมของงานให้อยู่ในขอบเขตและไทม์ไลน์ที่ควรจะเป็นเพื่อให้โปรเจ็กต์นั้นประสบความสำเร็จและสร้างรายได้ให้องค์กร

ทำให้ทุกวันนี้กลายเป็นตำแหน่งที่ตลาดแรงงานทั่วโลกต้องการเพิ่มขึ้น โดย Project Management Institute องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรระดับโลกที่ให้การรับรองด้านการจัดการโครงการ เผยว่า ภายในปี 2027 ตำแหน่ง Project Manager จะเป็นตำแหน่งที่หลายองค์กรเปิดรับสมัครถึง 88 ล้านตำแหน่งเลยทีเดียว

ซึ่งนอกจาก Hard skill และ Soft skill ที่ Project Manager ต้องมีแล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันที่เป็นตัวช่วยขับเคลื่อนให้ขั้นตอนการทำงานสำเร็จ ก็คงหนีไม่พ้น Project Management Tools หรือเครื่องมือต่าง ๆ มีช่วยจัดการงานในแต่ละส่วนให้ลงล็อกนั่นเอง

6 เครื่องมือ Project Management ฟรี!

1.Trello 

เครื่องมือจัดการโปรเจ็กต์แบบอยู่หมัด ใช้งานง่ายด้วยวิธีจัดการงานด้วยรูปแบบแบบ Kanban (คัมบัง) หรือ กระดานสรุป ที่ในชีวิตจริงเราจะต้องแปะโพสต์อิทลงไปเพื่อสร้างภาพรวมการทำงานในกระดาน แต่ในเครื่องมือนี้ได้จำลองเป็นบอร์ดและการ์ดแทน ซึ่งสามารถเชิญเพื่อน ๆ เข้ามาทำงานร่วมกันได้โดยไม่จำกัด User นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ไฟล์ แสดงความคิดเห็น สร้างเวิร์กโฟลว์ได้อีกด้วย ทำให้เห็นภาพรวมของงานได้ง่ายขึ้น งานก็ออกมามีประสิทธิภาพและตรงตามเวลาที่วางไว้ได้

จุดเด่น:

• ใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาเรียนรู้เยอะ 
• สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นในบอร์ดเดียวกันได้อย่างง่ายดาย
• รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ

ข้อควรรู้:   

• มีการจำกัดจำนวนบอร์ดในการทำงานสูงสุด 10 บอร์ด
• หากโปรเจ็กต์ใหญ่ขึ้นและต้องมีการลงไทม์ไลน์ที่ชัดเจน อาจต้องซื้อแพ็กเกจเพื่ออัปเกรดฟีเจอร์เพิ่มเติม

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม  https://trello.com/

2. Asana

เครื่องมือยอดฮิตตลอดกาลของเหล่า Project Manager เพราะมีความยืดหยุ่นสูง จัดการโปรเจ็กต์ได้หลากหลายในแพลตฟอร์มเดียวแถมยังสามารถ Tracking ติดตาม Deadline และความคืบหน้าของงานได้ด้วยระบบ Checklist อีกด้วย เรียกได้ว่าโปรเจ็กต์จะใหญ่แค่ไหนก็เอาอยู่!

จุดเด่น:

• แชทพูดคุยกับคนในทีมได้
• เลือกดูโปรเจ็กต์ได้หลายมุมมอง เช่น Listview, Board, Calendar หรือ Timeline เป็นต้น
• มี Report ที่ช่วยวิเคราะห์ Insight ของงาน และแผนภูมิแสดงความคืบหน้าของโปรเจ็กต์
• มีระบบ Tracking ช่วยติดตามงานต่าง ๆ ของคนในทีม
• รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ

ข้อควรรู้:

• จำกัด User ในการทำงานร่วมกันสูงสุด 15 คน 
• หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม https://asana.com/

3. Airtable

Super Spreadsheet เครื่องมือที่ลูกผสมระหว่าง Spreadsheet และ Databases นอกจากจะเก็บข้อมูล และตัวเลขเพื่อนำข้อมูลมาวิเคราะห์ ประมวลผล และแสดงข้อมูลออกมาในรูปแบบ กราฟหรือแผนภูมิได้แล้ว ยังสามารถแนบไฟล์ ภาพ เสียง และวิดิโอ หรือแม้กระทั่งไฟล์เอกสารอย่าง PDF, Doc, Excel หรือลิงก์ไปยังงานอื่น ๆ ได้อีกด้วย

จุดเด่น:

• ระบบการจัดการแบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน
• เลือกดูโปรเจ็กต์ได้หลายมุมมอง เช่น Calendar, Kanban, Gallery, Grid และอื่น ๆ อีกมากมาย 
• ปรับแต่งและเพิ่มเติมรูปแบบข้อมูลได้หลากหลาย
• กำหนดอำนาจการเข้าถึงข้อมูลของ User ในแต่ละส่วนได้
• มีเทมเพลตสำเร็จรูปให้เลือกใช้ 
• รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ

ข้อควรรู้: 

• จำกัด User ในการทำงานร่วมกันสูงสุด 5 คน
• สร้าง Record ได้สูงสุด 1,000 รายการ
• หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม https://asana.com/

4.BaseCamp

เครื่องมือ Project Management และการทำงานแบบทีม มีฟีเจอร์หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นแชทบอร์ดเรียลไทม์, บอร์ดสำหรับการประกาศสิ่งสำคัญ, To-do-list, ที่เก็บไฟล์ และปฏิทินงาน ซึ่งฟีเจอร์เหล่านี้ทำให้สามารถจัดการโปรเจ็กต์หลาย ๆ อันได้ในที่เดียว

จุดเด่น: 

• ใช้งานง่ายช่วยให้เห็นภาพรวมไทม์ไลน์ของแต่ละโปรเจ็กต์ตั้งแต่ต้นจนจบ
• มีฟีเจอร์ Report ที่สรุปข้อมูลเพื่อติดตามความคืบหน้าของแต่ละโปรเจ็กต์
• ค้นหาข้อมูลรวมถึงไฟล์งานได้ง่ายเพราะสามารถแยกเป็นโปรเจ็กต์ได้
• แชทพูดคุยกับคนในทีมได้
• รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ

ข้อควรรู้: 

• จำกัด User ในการทำงานร่วมกันสูงสุด 20 คน
• จำกัดการสร้างโปรเจ็กต์สูงสุด 3 โปรเจ็กต์
• จำกัดพื้นที่การจัดเก็บสูงสุด 1GB
• สามารถทดลองใช้ได้ฟรีสูงสุด 30 วัน
• หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม https://basecamp.com/ 

5.Notion

เครื่องมือที่มากกว่าการจดบันทึก ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยบริหารจัดการงานต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบ มีจุดเริ่มต้นมาจากแนวคิด All-in-one workspace เพื่อให้สามารถจัดการข้อมูลรูปแบบต่าง ๆ ทั้ง Notes, Tasks, Wikis และ Databases ด้วยเครื่องมือเดียว นอกจากนี้ Notion ยังได้เปิดบริการ Notion AI เป็นชุดเครื่องมือใหม่ที่ให้สามารถใช้ AI เพื่อทำงานต่างๆ เช่น จดบันทึกอัตโนมัติ การแปลภาษา และการค้นหาข้อมูล 

จุดเด่น:

• มีความยืดหยุ่นสูงสามารถปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการและการใช้งานของตัวเองได้ตามต้องการ 
• จัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้ภายในแอปเดียว 
• มีเทมเพลตให้เลือกใช้งานมากกว่า 50 แบบ
• รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ

ข้อควรรู้:  

• ไม่สามารถจดโน้ตด้วยลายมือได้
• จำกัด User ในการทำงานร่วมกันสูงสุด 10 คน
• ใช้งานได้ฟรีสำหรับใช้เฉพาะส่วนบุคคลเท่านั้น
• จํากัดการอัพโหลดไฟล์สูงสุด 5MB
• หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม บทความ Notion หรือ https://www.notion.s

6.ClickUp 

เครื่องมือบริหารจัดการโปรเจ็กต์ต่าง ๆ ที่บริษัทยักษ์ใหญ่ เช่น Google และ Netflix เลือกใช้ ช่วยให้ประหยัดเวลาทำงานได้ถึง 20% มีมุมมองติดตามงานที่หลากหลาย เช่น เช่น Gantt, Timeline, Workload, Map และ Mind Map ที่สำคัญคือปรับแต่งได้แบบยืดหยุ่น ช่วยทำให้ภาพรวมและการบริหารเวลาทำงานเป็นไปราบรื่น

จุดเด่น:

• ตอบอีเมลจากฟีเจอร์ในเครื่องมือนี้ได้โดยตรง
• มีมุมมองในการดูข้อมูลหลากหลายฟีเจอร์
• กำหนดอำนาจการเข้าถึงข้อมูลของ User ในแต่ละส่วนได้
• ไม่จำกัด User ในการทำงานร่วมกัน
• แชทพูดคุยกับคนในทีมได้
• รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ

ข้อควรรู้: 

• จำกัดพื้นที่การจัดเก็บสูงสุด 100 MB
• เครื่องมือมีหลายฟีเจอร์และอัปเดตค่อนข้างบ่อยจึงอาจทำให้ต้องใช้เวลาในการศึกษาเครื่องมือ
• หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม https://clickup.com

และนี่ก็คือ 6 เครื่องมือฟรี สำหรับเพื่อน ๆ ที่อยากบริหารจัดการโปรเจ็กต์งานต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และออกแบบเวิร์กโฟลว์ร่วมกันกับทีมงานได้ พร้อมแล้วก็ไปลุยงานต่อกันเลย!!! 

อ้างอิง Forbes, Zapier, Clickup