การประชุมเป็นเรื่องปกติของการทำงาน แต่การประชุมที่มากเกินไป (Meeting Overload) ก็อาจส่งผลเสียต่อการทำงานได้เช่นกัน เพราะทำให้พนักงานไม่มีเวลาเหลือไปทำงานที่ตัวเองรับผิดชอบและยิ่งก่อให้เกิดความเครียดเพราะต้องรีบปั่นงานส่งให้ทัน 

จากข้อมูลสถิติพบว่า 

• 90% ของพนักงาน ยอมรับว่าคิดเรื่องอื่น ๆ ในขณะที่ประชุม
• 73% ของพนักงาน ทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุม
• 50% ของพนักงาน รู้สึกว่าการประชุมส่วนใหญ่ไม่มีประสิทธิภาพ
• 25% ของพนักงาน คุยในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม

ซึ่งจริง ๆ แล้วพนักงานส่วนใหญ่บอกว่าตัวเองไม่ได้ไม่ชอบการประชุม และรู้สึกว่าการประชุมในหลาย ๆ ครั้งไม่ได้มีความจำเป็น และเสียเวลาเปล่า เพราะแทนที่จะได้เอาเวลาไปทำงานที่ตนรับผิดชอบ กลับต้องมานั่งฟังเรื่องที่ตนไม่เกี่ยวข้อง 

จากผลสำรวจล่าสุดพบว่า “การประชุมที่มากเกินกว่า 2 ชั่วโมง/วัน” จะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งถือเป็นตัวเลขสูงสุดที่พนักงานต้องเจอทุกวันเวลาประชุม เพราะฉะนั้นคาดการณ์ได้ว่าพนักงานส่วนใหญ่อาจทำงานไม่ได้เต็มที่ เนื่องจากโดนดูดวิญญาณไปกับการประชุมจนหมดแรง 

นอกจากนี้ยังมีผลสำรวจจากพนักงานกว่า 10,000 คนทั่วโลก โดย Slack Technologies บริษัทในเครือ Salesforce ชี้ว่าการประชุมที่นานเกิน 2 ชั่วโมง/วัน ถือเป็นระยะเวลาที่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน และการใช้เวลาที่มากเกินไปกับการประชุม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมออนไลน์หรือการประชุมที่ออฟฟิศ มีแนวโน้มที่จะทำให้พนักงานรู้สึกไม่มีเวลาไปโฟกัสกับงานมากถึง 2 เท่า 

ไม่เว้นแม้แต่ CEO เพราะผู้บริหารเกินครึ่งก็บอกว่าพวกเขารู้สึกว่าตัวเองมีการประชุมมากเกินไป และบุคคลากรที่มีตำแหน่งสูง ๆ อีก 27% ก็บอกว่าตัวเองมีการประชุมมากไปเหมือนกัน ซึ่งการประชุมที่มากเกินความจำเป็นส่งผลให้พนักงานมากกว่า 2 ใน 5 ต้องทำงานล่วงเวลาเกือบทุกวัน 

Christina Janzer รองประธานอาวุโส ฝ่ายการวิจัยและการวิเคราะห์ของ Slack กล่าวว่า “ทุกนาทีที่เราใช้ไปกับการประชุมสามารถเพิ่มความเครียดและทำให้เราไม่มีสมาธิในการทำงานได้”

Slack แพลตฟอร์มออนไลน์สำหรับสื่อสารทางธุรกิจ กำลังพยายามปรับเปลี่ยนแนวทางการประชุมให้เกิดประสิทธิภาพต่อตัวพนักงานมากที่สุด โดยล่าสุดได้ยกเลิกการประชุมในทุกวันศุกร์ เพื่อให้พนักงานได้จัดการงานที่ยังค้างในสัปดาห์นี้ให้เสร็จ เพื่อที่เสาร์-อาทิตย์จะได้พักผ่อนอย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องคิดเรื่องงาน แต่เรื่องที่น่าแปลกใจจากการสำรวจของ Slack พบว่ายังมีพนักงานบางส่วนที่บอกว่าตัวเองได้เข้าประชุมงานน้อยเกินไป ซึ่งการสำรวจนี้รวมทั้งพนักงานในประเทศสหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร ญี่ปุ่น เยอรมนี ฝรั่งเศส และออสเตรเลีย

แล้วเพื่อน ๆ ล่ะ ที่บริษัทปกติประชุมกันกี่ชั่วโมง แล้วมันกระทบกับเวลาในการทำงานของเราจริงไหม? มาแชร์ให้ฟังกันหน่อย

อ้างอิง : bloomberg