หัวหน้าให้ส่งอีเมลหาลูกค้า แต่ในอีเมลฉบับนั้นต้องมีอีเมลหัวหน้าอยู่ด้วยต้องใช้ Cc หรือ Bcc กันแน่?

E-mail ถือเป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำคัญในการติดต่อต่อทางธุรกิจ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เพราะมีความง่าย ปลอดภัย และสามารถดำเนินการได้แบบเรียลไทม์ นี่จึงเป็นสาเหตุว่าทำไมในปี 2018 จึงมีการส่งอีเมลถึง 281 พันล้านฉบับต่อวัน!

แต่เช่นเดียวกับทุกช่องทางในการสื่อสาร ที่จำเป็นต้องมีหลักการทำงานและฟีเจอร์เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับนั้นจะเป็นไปอย่างมีระเบียบเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ ซึ่งหนึ่งในฟีเจอร์ของการส่งอีเมลก็คือ การใช้ Cc และ Bcc

Cc และ Bcc คืออะไร?

Cc ย่อมาจาก Carbon Copy เป็นการส่งสำเนาถึง..  โดยฟีเจอร์ของอีเมลนี้จะเป็นเพียงแค่สำเนาที่แจ้งให้ทราบเท่านั้นโดยผู้ที่ได้รับไม่จำเป็นต้องตอบกลับเช่น คุณต้องการส่งอีเมลรายงานการประชุมโปรเจกต์ถึงคนในทีมแต่ต้องการให้แผนกที่เกี่ยวข้องรับทราบด้วย คุณสามารถคลิกไปที่ Cc และเพิ่มอีเมลของแผนกที่เกี่ยวข้องได้ ซึ่งแต่ละแผนกจะได้รับข้อความเหมือนกับอีเมลที่คุณส่งให้คนในทีมผ่านช่อง To ซึ่งเป็นช่องทางในการส่งอีเมลแบบปกติโดยมีรูปแบบในการส่งดังนี้ To : “อีเมลคนในทีม” Cc : “อีเมลแผนกที่เกี่ยวข้อง”  

แต่เนื่องจากการใช้ Cc ผู้รับจะทราบว่าผู้ส่งส่งอีเมลนั้นๆ ไปให้ใครบ้าง เพราะฉะนั้นจึงไม่แนะนำให้ส่งอีเมลไปหาลูกค้าหลายคนๆ หรือบุคคลสำคัญในช่อง Cc 

Bcc ย่อมาจาก Blind Carbon Copy เป็นการส่งสำเนาลับถึง.. โดยฟีเจอร์นี้เป็นการส่งสำเนาอีเมลให้กับบุคคลอื่นเหมือนกับ Cc แต่พิเศษกว่าเพราะผู้รับจะไม่สามารถรู้ได้ว่าผู้ส่งได้ส่งอีเมลถึงใครบ้างและใครได้รับอีเมลฉบับนั้นๆ บ้าง เช่น การส่งอีเมลหาลูกค้าโดย Bcc อีเมลหัวหน้าไปด้วยหัวหน้า นั่นเอง

เพราะฉะนั้นหากอยากส่งอีเมลแนะนำโปรโมชั่นให้ลูกค้าหลายคนๆ หรือส่งอีเมลหาบุคคลสำคัญหลายๆ คนในเนื้อหาเดียวกัน เวลาเดียวกันก็ควรเลือกใช้ Bcc เพื่อประหยัดเวลาในการดำเนินการ

ควรใช้ Cc และ Bcc เมื่อไหร่?

1. ตอนนี้การใช้ Cc ยังคงเป็นเรื่องที่มีการถกเถียงเล็กน้อยว่าจะต่างอะไรกับการเพิ่มผู้รับหลายคนในช่อง “To” แต่การใช้ Cc นั้นเป็นเรื่องของมารยาทในการส่งอีเมล เพราะหลักการการใช้งานทั่วไปของ “To” จะใช้สำหรับผู้รับหลักของอีเมลของคุณเท่านั้น ส่วนรายชื่ออื่นๆ ก็มักจะรวมกันอยู่ภายในช่อง Cc 

2. การใช้ Bcc นั้นมีเพิ่มขึ้นมาก และนี่คือสองสาเหตุที่พบได้บ่อยที่สุด

• เมื่อไม่ต้องการให้ผู้รับหลักทราบ 
• เมื่อต้องการส่งให้ผู้คนจำนวนมาก

เป็นอย่างไรกันบ้างกับทริคดีๆ ที่ ConNEXT นำมาแชร์ให้เพื่อนในวันนี้ พวกเราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คนรุ่นใหม่ และ First Jobber ได้ทริคดีๆ เพื่อไปใช้ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพและประหยัดเวลาได้มากยิ่งขึ้นและทำให้การส่งอีเมลคุณไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

เขียนโดย Nichaphat Srijumpa 

อ้างอิง : campaignmonitor