หลายคนอาจคิดว่าการทำงานหลายอย่าพร้อมกัน (Multitasking) จะช่วยให้งานของเราเสร็จเร็วขึ้น แต่ในความจริงมีผลวิจัยจากนักจิตวิทยาชื่อ Gerald Weinberg บอกว่า การทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงถึง 80% 

นอกจากนี้ยังมีงานวิจัยอีกหลายชิ้นที่พูดเป็นเสียงเดียวกันว่าการทำงานแบบนี้ไม่ได้ช่วยให้งานเสร็จไวขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่เป็นตัวทำลายประสิทธิภาพงานของเรามากกว่า โดยในบทความนี้จะอธิบายว่าทำไมเราถึงควรโฟกัสที่ “คุณภาพ” มากกว่า “ปริมาณ” และแนะนำวิธีที่จะช่วยให้เราทำงานแต่ละชิ้นให้เสร็จลุล่วงไปได้ 

ทำไมเราถึงติดกับดักการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน?

ถ้าถามว่าทำไมเราถึงชอบทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

คำตอบ ก็คือเป็นเพราะเราเข้าใจว่าการทำตัวให้ยุ่งอยู่ตลอดเวลา คือการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและต้องบอกว่าสังคมมักยกย่องคนที่ดูยุ่งตลอดเวลา ซึ่งในทางตรงกันข้ามการที่โฟกัสอยู่กับงาน ๆ เดียวกลับถูกมองว่าไม่ดี ทั้งที่การโฟกัสการทำงานมีเปอร์เซ็นต์สูงที่จะทำงานเสร็จมากกว่าการทำงานพร้อม ๆ กันด้วยซ้ำ 

ซึ่งเรายังถูกกระตุ้นให้ต้องเช็กอีเมล คอยรับโทรศัพท์ หรือต้องพยายามทำงานหลายอย่างพร้อมกันอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าทั้งจากที่บ้านและที่ทำงาน ด้วยพฤติกรรมเหล่านี้อาจทำให้เรารู้สึกว่าตัวเองขยัน ทำงานได้ดี แต่ในความเป็นจริง ถ้าพูดถึงผลลัพธ์ของงานอาจส่งผลตรงกันข้ามเลยก็ว่าได้

4 วิธีทำงานให้ “เสร็จ” แบบจริง ๆ

1. ใช้ทฤษฎีพาเรโต (Pareto Principle)

โดยทฤษฎีนี้บอกว่า 80% ของผลลัพธ์ มาจาก 20% ของการกระทำ เพราะฉะนั้นเราควรโฟกัสไปที่ 20% นั้นก่อนและเริ่มวิเคราะห์ว่างานไหนสำคัญเร่งด่วน แล้วจัดการอย่างจริงจัง

2. วางแผนการทำงาน

ในข้อนี้ให้เราตั้งเป้าหมายการทำงานสัก 3-5 ข้อ ว่าเราจะทำงานอะไรบ้าง จากนั้นให้เราเริ่มวางแผนการทำงานเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ก็ได้ คล้ายกับการทำ To do lits และควรจัดสรรเวลาการทำงานหรือกำหนดช่วงเวลาที่ต้องโฟกัสด้วย เพื่อกันไม่ให้เราถูกรบกวนจากสิ่งอื่น 

3. จัดการงานที่มีอยู่

หลังจากลิสต์งานที่ต้องทำแล้ว ให้คัดแยกงานออกเป็น 3 ส่วน คือ 

• งานรีบ งานด่วน งานเร่ง
• ไม่ใช่งานด่วน สามารถมาทำทีหลังได้
• งานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรา 

4. ใช้เครื่องมือ AI เข้ามาช่วย

ในยุคนี้ต้องบอกว่าเทคโลยีเป็นตัวช่วยที่ดีและช่วยให้เราทำงานง่ายขึ้นมาก ๆ แต่ทั้งนี้ต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงานของเราด้วยนะ ดูโพยได้จากที่นี่เลย แจกพิกัด 22 เครื่องมือ AI ตัวช่วยในการทำงานที่มนุษย์ออฟฟิศต้องมี! นอกจากนี้การใช้เทคนิค Pomodoro เพื่อแบ่งช่วงเวลาการทำงานก็จะช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเหมือนกันนะ : เวลาทำงานไม่พอ หรือบริหารเวลาไม่เป็นกันแน่! มารู้จักกับ “Pomodoro” เทคนิคที่จะช่วยให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สุดท้ายนี้การทำหลายอย่างในเวลาเดียวกัน อาจไม่ใช่เรื่องที่ดีเสมอไป ทางที่ดีเราควรโฟกัสไปกับงานทีละงานหรือโฟกัสงานที่สำคัญก่อน ซึ่งการทำแบบนี้นอกจากจะช่วยให้งานเรามีประสิทธิภาพแล้ว ยังช่วยให้สมองของเราไม่เหนื่อยจนเกินไปด้วยนะ

อ้างอิง : fastcompany