ใกล้สิ้นปี เหมือนใกล้สิ้นใจ เพราะบางโปรเจ็กต์ต้องปิดจ๊อบให้ได้ภายในปีนี้ แต่ To-Do List ก็เยอะมากจนท้อ บางงานก็จมไปกับเวลาที่มากเกินไปจนเสียเปล่า ทำไมไม่ลองเครื่องมือ Timeboxing ล่ะเพราะนอกจากจะช่วยจัดการเวลาให้วางแผนและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ดียิ่งขึ้นแล้ว ยังฟรีและสามารถทำตามได้ด้วยวิธีง่ายๆ อีกด้วย

Timeboxing คืออะไร?

Timeboxing เป็นเทคนิคการจัดการเวลาที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการจัดการภาระงานประจำวันของคุณโดยการผสานระหว่าง To-Do List การลำดับความสำคัญของงาน และปฏิทิน เพื่อจัดสรรช่วงเวลาที่แน่นอนหรือ Deadline ให้กับแต่ละชิ้นงาน เพื่อให้คุณสามารถทำงานให้เสร็จภายในกรอบเวลาและไม่เสียเวลาไปสิ่งที่ไม่จำเป็น แนวคิดนี้เปิดตัวครั้งแรกโดย James Martin ผู้เขียนหนังสือ Rapid Application Development ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Agile software development นั่นเอง

How to จัดสรรเวลา ฉบับ Timeboxing

1. จัดลำดับความสำคัญของชิ้นงาน

หลังจากที่มีเป้าหมายแล้ว ต่อมาก็คือการจัดลำดับความสำคัญของเรื่องที่ต้องทำตามความเร่งด่วน โดยการรวบรวมงานที่ต้องทำแล้วมาดูกันว่างานไหนที่จำเป็นต้องส่งก่อน โดยแบ่งเป็นประเภทเป็น

• สำคัญและเร่งด่วน : สิ่งที่ต้องทำทันที สำคัญจำเป็น
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน : คุณสามารถใช้เวลาคิดก่อนตัดสินใจทำได้ 
• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ : ถ้าเป็นไปได้ ขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานเพื่อช่วยแบ่งเบาภาระงานในมือคุณไม่ให้มากเกินไปได้
• ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ : สามารถเก็บไว้ทำทีหลังได้ 

อ่าน : ส่อง 7 เคล็ดลับ เพิ่มทักษะ Time Management เพื่อจัดระเบียบชีวิตที่วุ่นวายให้ง่ายขึ้น

2. กำหนดเดดไลน์บนปฏิทิน

เมื่อแบ่งประเภทของงานจากการจัดลำดับความสำคัญได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเดดไลน์ของงานแต่ละชิ้น เพื่อช่วยให้คุณ:

• โฟกัสกับงานนั้นๆได้อย่างเต็มที่ 
• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 
• สร้างแรงกระตุ้นให้ทำงานชิ้นงานต่อๆ ไปได้ 

นอกจากนี้การกำหนดเดดไลน์บนปฏิทินยังทำให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมของงานที่ทำไปแล้ว กำลังทำอยู่ หรืองานที่แพลนไว้ หากในกรณีที่มีงานสำคัญเร่งด่วนแทรกเข้ามากระทันหันการที่คุณมองเห็นภาพรวมทั้งหมดก็จะส่งผลให้คุณสามารถจัดสรรเวลาเพื่อการจัดการชิ้นงานนั้นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่กระทบงานที่แพลนไว้แล้วได้อีกด้วย

3. ติดตามผลเพื่อนำไปปรับปรุงอนาคต

หลังจากการทำงานตามแผน Timeboxing ไประยะหนึ่ง พยายามติดตามผลว่าการกำหนดเวลาให้กับแต่ละชิ้นงานมีความเหมาะสมมากน้อยเพียงใด? เช่น ชิ้นงาน A คุณกำหนดเวลาในการดำเนินงานสั้นไปเพราะงานเสร็จไม่ทันตามกำหนด หรือ งาน B เสร็จเร็วกว่ากำหนดมากเกินไป พยายามรวบรวมข้อมูลแล้วนำกลับมาปรับใช้กับการวางแผนในอาทิตย์ถัดไปหรือการวางแผนในอนาคตเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

นอกจาก Timeboxing จะมีประโยชน์มากมายแล้ว ประโยชน์อีกสิ่งหนึ่งคือ คุณจะรู้สึกถึงการควบคุมได้มากขึ้น สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งเพราะการควบคุมได้จะเป็นตัวขับเคลื่อนความสุขในการทำงานของคุณซึ่งจะทำให้คุณมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นกว่าที่เคย

อ้างอิง HBR, Mind tools, Clockify