โอ้ยย~ ปั่นงานไม่ทัน งานเยอะมากจนไม่รู้จะเริ่มตรงไหนก่อน จะแบ่งงานให้ทีมช่วยก็ไม่รู้จะแบ่งยังไงดี? ถ้าเพื่อน ๆ ติดปัญหางานล้นมือ แบ่งให้ใครก็ไม่ได้เพราะไม่เห็นภาพรวมไม่รู้จะแจกแจงงานอย่างไร
ในบทความนี้ ConNEXT รวมรวบ 6 เครื่องมือฟรีที่ Project Manager มืออาชีพตัวจริงใช้งานกันทุกวันมาฝาก แอบกระซิบว่าถึงจะไม่ใช่ Project Manager ก็ใช้เครื่องมือเหล่านี้จัดการงานได้นะ
Project Manager และ Project Management Tools คืออะไร?
Project Manager หรือผู้จัดการโครงการ มีบทบาทสำคัญอย่างมากในทุกองค์กร เพราะเป็นตำแหน่งที่อยู่เบื้องหลังในทุก ๆ โปรเจ็กต์ที่ต้องวางแผน บริหารทรัพยากร งบประมาณ รวมถึงภาพรวมของงานให้อยู่ในขอบเขตและไทม์ไลน์ที่ควรจะเป็นเพื่อให้โปรเจ็กต์นั้นประสบความสำเร็จและสร้างรายได้ให้องค์กร
ทำให้ทุกวันนี้กลายเป็นตำแหน่งที่ตลาดแรงงานทั่วโลกต้องการเพิ่มขึ้น โดย Project Management Institute องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรระดับโลกที่ให้การรับรองด้านการจัดการโครงการ เผยว่า ภายในปี 2027 ตำแหน่ง Project Manager จะเป็นตำแหน่งที่หลายองค์กรเปิดรับสมัครถึง 88 ล้านตำแหน่งเลยทีเดียว
ซึ่งนอกจาก Hard skill และ Soft skill ที่ Project Manager ต้องมีแล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันที่เป็นตัวช่วยขับเคลื่อนให้ขั้นตอนการทำงานสำเร็จ ก็คงหนีไม่พ้น Project Management Tools หรือเครื่องมือต่าง ๆ มีช่วยจัดการงานในแต่ละส่วนให้ลงล็อกนั่นเอง
6 เครื่องมือ Project Management ฟรี!
1.Trello
เครื่องมือจัดการโปรเจ็กต์แบบอยู่หมัด ใช้งานง่ายด้วยวิธีจัดการงานด้วยรูปแบบแบบ Kanban (คัมบัง) หรือ กระดานสรุป ที่ในชีวิตจริงเราจะต้องแปะโพสต์อิทลงไปเพื่อสร้างภาพรวมการทำงานในกระดาน แต่ในเครื่องมือนี้ได้จำลองเป็นบอร์ดและการ์ดแทน ซึ่งสามารถเชิญเพื่อน ๆ เข้ามาทำงานร่วมกันได้โดยไม่จำกัด User นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ไฟล์ แสดงความคิดเห็น สร้างเวิร์กโฟลว์ได้อีกด้วย ทำให้เห็นภาพรวมของงานได้ง่ายขึ้น งานก็ออกมามีประสิทธิภาพและตรงตามเวลาที่วางไว้ได้
จุดเด่น:
- ใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาเรียนรู้เยอะ
- สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นในบอร์ดเดียวกันได้อย่างง่ายดาย
- รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ
ข้อควรรู้:
- มีการจำกัดจำนวนบอร์ดในการทำงานสูงสุด 10 บอร์ด
- หากโปรเจ็กต์ใหญ่ขึ้นและต้องมีการลงไทม์ไลน์ที่ชัดเจน อาจต้องซื้อแพ็กเกจเพื่ออัปเกรดฟีเจอร์เพิ่มเติม
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม https://trello.com/
2. Asana
เครื่องมือยอดฮิตตลอดกาลของเหล่า Project Manager เพราะมีความยืดหยุ่นสูง จัดการโปรเจ็กต์ได้หลากหลายในแพลตฟอร์มเดียวแถมยังสามารถ Tracking ติดตาม Deadline และความคืบหน้าของงานได้ด้วยระบบ Checklist อีกด้วย เรียกได้ว่าโปรเจ็กต์จะใหญ่แค่ไหนก็เอาอยู่!
จุดเด่น:
- แชทพูดคุยกับคนในทีมได้
- เลือกดูโปรเจ็กต์ได้หลายมุมมอง เช่น Listview, Board, Calendar หรือ Timeline เป็นต้น
- มี Report ที่ช่วยวิเคราะห์ Insight ของงาน และแผนภูมิแสดงความคืบหน้าของโปรเจ็กต์
- มีระบบ Tracking ช่วยติดตามงานต่าง ๆ ของคนในทีม
- รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ
ข้อควรรู้:
- จำกัด User ในการทำงานร่วมกันสูงสุด 15 คน
- หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม https://asana.com/
3. Airtable
Super Spreadsheet เครื่องมือที่ลูกผสมระหว่าง Spreadsheet และ Databases นอกจากจะเก็บข้อมูล และตัวเลขเพื่อนำข้อมูลมาวิเคราะห์ ประมวลผล และแสดงข้อมูลออกมาในรูปแบบ กราฟหรือแผนภูมิได้แล้ว ยังสามารถแนบไฟล์ ภาพ เสียง และวิดิโอ หรือแม้กระทั่งไฟล์เอกสารอย่าง PDF, Doc, Excel หรือลิงก์ไปยังงานอื่น ๆ ได้อีกด้วย
จุดเด่น:
- ระบบการจัดการแบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน
- เลือกดูโปรเจ็กต์ได้หลายมุมมอง เช่น Calendar, Kanban, Gallery, Grid และอื่น ๆ อีกมากมาย
- ปรับแต่งและเพิ่มเติมรูปแบบข้อมูลได้หลากหลาย
- กำหนดอำนาจการเข้าถึงข้อมูลของ User ในแต่ละส่วนได้
- มีเทมเพลตสำเร็จรูปให้เลือกใช้
- รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ
ข้อควรรู้:
- จำกัด User ในการทำงานร่วมกันสูงสุด 5 คน
- สร้าง Record ได้สูงสุด 1,000 รายการ
- หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม https://asana.com/
4.BaseCamp
เครื่องมือ Project Management และการทำงานแบบทีม มีฟีเจอร์หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นแชทบอร์ดเรียลไทม์, บอร์ดสำหรับการประกาศสิ่งสำคัญ, To-do-list, ที่เก็บไฟล์ และปฏิทินงาน ซึ่งฟีเจอร์เหล่านี้ทำให้สามารถจัดการโปรเจ็กต์หลาย ๆ อันได้ในที่เดียว
จุดเด่น:
- ใช้งานง่ายช่วยให้เห็นภาพรวมไทม์ไลน์ของแต่ละโปรเจ็กต์ตั้งแต่ต้นจนจบ
- มีฟีเจอร์ Report ที่สรุปข้อมูลเพื่อติดตามความคืบหน้าของแต่ละโปรเจ็กต์
- ค้นหาข้อมูลรวมถึงไฟล์งานได้ง่ายเพราะสามารถแยกเป็นโปรเจ็กต์ได้
- แชทพูดคุยกับคนในทีมได้
- รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ
ข้อควรรู้:
- จำกัด User ในการทำงานร่วมกันสูงสุด 20 คน
- จำกัดการสร้างโปรเจ็กต์สูงสุด 3 โปรเจ็กต์
- จำกัดพื้นที่การจัดเก็บสูงสุด 1GB
- สามารถทดลองใช้ได้ฟรีสูงสุด 30 วัน
- หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม https://basecamp.com/
5.Notion
เครื่องมือที่มากกว่าการจดบันทึก ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยบริหารจัดการงานต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบ มีจุดเริ่มต้นมาจากแนวคิด All-in-one workspace เพื่อให้สามารถจัดการข้อมูลรูปแบบต่าง ๆ ทั้ง Notes, Tasks, Wikis และ Databases ด้วยเครื่องมือเดียว นอกจากนี้ Notion ยังได้เปิดบริการ Notion AI เป็นชุดเครื่องมือใหม่ที่ให้สามารถใช้ AI เพื่อทำงานต่างๆ เช่น จดบันทึกอัตโนมัติ การแปลภาษา และการค้นหาข้อมูล
จุดเด่น:
- มีความยืดหยุ่นสูงสามารถปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการและการใช้งานของตัวเองได้ตามต้องการ
- จัดการข้อมูลต่าง ๆ ได้ภายในแอปเดียว
- มีเทมเพลตให้เลือกใช้งานมากกว่า 50 แบบ
- รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ
ข้อควรรู้:
- ไม่สามารถจดโน้ตด้วยลายมือได้
- จำกัด User ในการทำงานร่วมกันสูงสุด 10 คน
- ใช้งานได้ฟรีสำหรับใช้เฉพาะส่วนบุคคลเท่านั้น
- จํากัดการอัพโหลดไฟล์สูงสุด 5MB
- หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม บทความ Notion หรือ https://www.notion.s
6.ClickUp
เครื่องมือบริหารจัดการโปรเจ็กต์ต่าง ๆ ที่บริษัทยักษ์ใหญ่ เช่น Google และ Netflix เลือกใช้ ช่วยให้ประหยัดเวลาทำงานได้ถึง 20% มีมุมมองติดตามงานที่หลากหลาย เช่น เช่น Gantt, Timeline, Workload, Map และ Mind Map ที่สำคัญคือปรับแต่งได้แบบยืดหยุ่น ช่วยทำให้ภาพรวมและการบริหารเวลาทำงานเป็นไปราบรื่น
จุดเด่น:
- ตอบอีเมลจากฟีเจอร์ในเครื่องมือนี้ได้โดยตรง
- มีมุมมองในการดูข้อมูลหลากหลายฟีเจอร์
- กำหนดอำนาจการเข้าถึงข้อมูลของ User ในแต่ละส่วนได้
- ไม่จำกัด User ในการทำงานร่วมกัน
- แชทพูดคุยกับคนในทีมได้
- รองรับการใช้งานทั้ง เว็บไซต์ และ แอพพลิเคชั่นบนมือถือ
ข้อควรรู้:
- จำกัดพื้นที่การจัดเก็บสูงสุด 100 MB
- เครื่องมือมีหลายฟีเจอร์และอัปเดตค่อนข้างบ่อยจึงอาจทำให้ต้องใช้เวลาในการศึกษาเครื่องมือ
- หากอยากได้พื้นที่ใช้งานหรือฟีเจอร์ขั้นสูงเพิ่ม อาจต้องเสียค่าบริการเพิ่มเติม
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม https://clickup.com
และนี่ก็คือ 6 เครื่องมือฟรี สำหรับเพื่อน ๆ ที่อยากบริหารจัดการโปรเจ็กต์งานต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และออกแบบเวิร์กโฟลว์ร่วมกันกับทีมงานได้ พร้อมแล้วก็ไปลุยงานต่อกันเลย!!!