เคยรู้สึกเครียดเพราะมีภาระงานต่างๆ มากมายที่ต้องทำไหม?

เคยตื่นมากลางดึกหรือนอนไม่หลับเพราะกังวลกับการทำงานไหม?

เคยเลื่อนเวลาการทำงานออกไปจนวินาทีสุดท้ายไหม?

ถ้าเคยแสดงว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องจัดระเบียบชีวิตการทำงานให้เป็นระบบมากขึ้นด้วย Getting Things Done

Getting Things Done คืออะไร?

Getting Things Done หรือเรียกสั้นๆว่า GTD คือระบบการจัดการงานที่กำลังเป็นที่นิยม ซึ่งถูกสร้างโดย David Allen โดยวิธีนี้สร้างขึ้นมาจากการอิงจากความจริงที่ว่า ยิ่งมีข้อมูลกลับเข้ามาในหัวเท่าไหร่ การตัดสินใจว่าอะไรสำคัญก็ยิ่งยากมากขึ้นเท่านั้น ส่งผลให้เราเสียเวลาไปกับการคิดมากกว่าการทำงานจริงๆ เมื่อข้อมูลต่างๆ มากเกินไปก็จะนำไปสู่ความเครียด ความรู้สึกท่วมท้น และความไม่แน่นอน

แต่ GTD ช่วยลดความยุ่งเหยิงทางจิตใจ แล้วทำให้เราสามารถจดจ่อกับสิ่งที่ควรให้ความสำคัญจริงๆ ได้ เราจะสามารถตอบตัวเองได้อย่างมั่นใจว่า “เราควรทำงานอะไรดี” โดยไม่ต้องกลัวว่าจะลืมทำอะไรสำคัญๆ ไป

ลองใช้วิธี GTD ถ้ากำลัง…

• รู้สึกท่วมท้นไปกับงานมากมายที่ต้องทำ
• รู้สึกกังวลเกี่ยวกับการลืมรายละเอียดเล็กๆ
• ต้องสวมบทบาทหลายอย่างทั้งในงานและชีวิตส่วนตัว
• เริ่มทำงานหลายโปรเจกต์ แต่มีปัญหาเรื่องการทำงานให้เสร็จ

วิธีจัดการงานด้วย Getting Things Done

1. Capture - จดทุกอย่างที่อยู่ในหัว

การเก็บข้อมูลสำคัญๆ ทั้งหมดไว้ในที่เดียว จะช่วยให้เลือกลำดับความสำคัญและโฟกัสไปที่งานที่สำคัญที่สุดได้ง่ายขึ้น ดังนั้นให้จดทุกอย่างที่อยู่ในหัวออกมา เพื่อปลดปล่อยความคิดให้เป็นอิสระและไม่ให้คิดเยอะเกินไป

2. Clarify - ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร

ขั้นตอนต่อมาคือ การวิเคราะห์และตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรต่อไปกับสิ่งที่จดบันทึกไว้ โดยเราควรจัดหมวดหมู่ก่อนว่างานแต่ละงานสามารถทำได้หรือไม่ได้ ส่วนไหนที่ทำไม่ได้ก็ให้ตัดสินใจว่าจะล้มเลิก เก็บไว้ หรือค่อยทำทีหลัง ส่วนไหนที่ทำได้ก็ให้ตัดสินใจว่าจะทำเอง ส่งต่อให้คนอื่น หรือเลื่อนออกไปก่อน

3. Organize - จัดระเบียบข้อมูล

เมื่อตัดสินใจได้แล้วว่าจะทำอย่างไรต่อไป หลังจากนั้นให้จัดระเบียบด้วยการนำเครื่องมือเข้ามาช่วย เช่น ระบบการจัดเก็บไฟล์ แอพจดบันทึก แอพปฏิทิน โดยงานไหนที่ไม่สามารถทำได้ก็อาจจะเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรแบบดิจิทัลหรือกระดาษ หรืออาจจะลบทิ้งไปก็ได้ ส่วนงานที่สำคัญๆ ควรจดเวลาในการทำงานต่างๆ ลงปฏิทิน

4. Review - ทบทวนดูอีกครั้ง

เป้าหมายของการทบทวนอีกครั้งเพื่อทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างที่ลิสต์ไว้เป็นข้อมูลปัจจุบัน ส่วนไหนที่ไม่มีประโยชน์หรือไม่เกี่ยวข้องกับงานในปัจจุบันให้ลบทิ้ง โดยขั้นตอนนี้ควรทำอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง เพื่ออัปเดตข้อมูลให้เป็นปัจจุบันมากที่สุด

5. Engage - ลงมือทำ

ขั้นตอนสุดท้ายหลังจากรวบรวมและลิสต์งานที่ต้องทำออกมาแล้ว เราก็จะรู้ได้ว่างานไหนควรให้ความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ ก็สามารถลงมือทำได้ทันที ส่วนงานไหนที่ไม่เกี่ยวข้องก็สามารถสลัดออกจากความคิดได้ ซึ่งการทำแบบนี้จะเป็นการช่วยลดภาระสมอง รวมทั้งยังช่วยลดความเครียดจากภาระงานที่ไม่เป็นระบบ และจะได้ลงมือทำงานที่สำคัญจริงๆ สักที

อ้างอิง todoist, spica, ionos