เชื่อว่าเด็กจบใหม่หลายคนที่เพิ่งเข้าสู่โลกทำงานส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าควรจะพูดอย่างไรกับหัวหน้า ว่าตัวเองมีงานจนล้นมือ แต่ก่อนที่จะเดินไปบอกหัวหน้าว่างานเราเยอะเกินไป ควรพิจารณาสถานการณ์ให้ดีก่อน ไม่อย่างนั้นคุณอาจกลายเป็นคนไม่มีสปิริตในสายตาของหัวหน้าไปเลยก็ได้ 

Julie Morgenstern ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงานให้เหตุผลว่า 2 อย่างที่ทำให้คุณไม่กล้าพูดเรื่องงานกับหัวหน้า อย่างแรก คือกลัวพูดไปแล้วจะตกงาน อย่างที่สอง คือกลัวโดนมองว่าเป็นคนไม่มีสปิริตในการทำงาน ดังนั้นหลายคนจึงเลือกที่จะเงียบมากกว่าพูดออกไป

Liane Davey ผู้ร่วมก่อตั้งบริษัท 3COze Inc. ผู้ให้บริการด้านการพัฒนาบุคคลากร กล่าวว่าที่หลายคนยอมทำงานหนัก เพราะต้องการให้หัวหน้าประทับใจ แต่ถ้าเมื่อไหร่ก็ตามที่คุณเริ่มทำงานหนักขึ้นแล้วผลงานที่ออกมาไม่มีประสิทธิภาพ คุณอาจถูกมองว่าไม่เป็นมืออาชีพทันที

เพราะฉะนั้นทางที่ดีคือควรจะสร้างสมดุลการทำงาน และกล้าที่จะพูดเพื่อทำให้คุณสามารถใช้เวลากับทุกผลงานให้ออกมาดีที่สุด และนี่คือเคล็ด (ไม่) ลับของการเจรจากับหัวหน้าของคุณ

6 เคล็ดลับในการบอกหัวหน้าว่าคุณมีปริมาณงานที่เยอะเกินไปเพื่อให้บทสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่น

1.ยอมอ่อนข้อให้ตัวเองบ้าง

เมื่อคุณรู้สึกว่าตัวเองทำงานหนักเกินไปจนทำให้เกิดความหนักใจ สิ่งเหล่านี้ไม่ได้หมายความว่าคุณเป็นพนักงานที่แย่ เพราะทุกวันนี้หลายบริษัทจ้างพนักงานน้อยลงทำให้จำนวนคนไม่พอกับปริมาณงาน ในบางครั้งการปฏิเสธงานบ้างก็ไม่ได้หมายถึงว่าคุณไม่อยากทำงานนั้น แต่งานของคุณมีเยอะจนทำไม่ทัน เพราะฉะนั้นการบอกหัวหน้าอาจจะทำให้ภาระงานของคุณสมดุลมากขึ้นได้

2. ขอคำปรึกษาจากเพื่อนร่วมงาน

คุณสามารถขอคำปรึกษาจากเพื่อนร่วมงานได้ หากรู้สึกว่ามีงานเยอะ จนทำไม่ทัน เพราะเขาอาจจะช่วยให้คำแนะนำได้ว่าต้องทำอย่างไร? หรือคุณอาจขอคำแนะนำจากหัวหน้าของคุณเองเพราะการขอคำแนะนำจากทั้ง 2 ฝ่ายอาจทำให้คุณรู้ถึงวิธีการจัดการกับงานของคุณเองได้

3. เสนอวิธีหาทางออก

เมื่อคุณรู้ถึงปัญหาแล้วว่าปริมาณงานที่มีเยอะเกินไป การพูดคุยอย่างตรงไปตรงมากับหัวหน้าอาจเป็นทางออกที่ดีที่สุด เช่น ถ้าปัญหาคือคุณยังไม่ชำนาญในงานที่ทำ อาจต้องขอเวลาในการหาข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งอาจเป็นทางออกให้ทำงานเร็วขึ้นได้ 

ที่สำคัญอาจต้องเสนอแนวคิดในการแก้ปัญหา 2-3 ข้อ ไม่ว่าจะเป็นให้เพื่อนในทีมเข้ามาช่วย หรือการจ้างพนังงานเพิ่มชั่วคราว ทั้งนี้แนะนำในเตรียมทางแก้เหล่านี้ไว้ในใจก่อน ถ้าตอนคุยกับหัวหน้าแล้วเห็นจังหวะที่จะเสนอทางแก้ที่เราเตรียมมาได้ ค่อยลองเสนอออกไป เพราะบางทีหัวหน้าอาจจะคิดวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้มาแล้ว

4. จัดลำดับความสำคัญ

หลายครั้งที่หัวหน้ามอบหมายงานให้จนทำไม่ทัน คุณควรอธิบายกับหัวหน้างานว่าตอนนี้คุณกำลังทำงานอะไรอยู่บ้าง แต่สำหรับบางคนก็ไม่สามารถเดินไปบอกหัวหน้าตรงๆ ได้ว่างานเยอะ ทำไม่ไหว สิ่งที่คุณทำได้คือการจัดลำดับความสำคัญว่างานไหนสำคัญที่สุดก็ให้ถือว่างานนั้นเป็นงานอันดับแรกที่ต้องทำ ในขณะที่งานอื่นๆ ที่มีความสำคัญรองลงมาให้ทำเป็นอันดับสอง 

การจัดลำดับของงานที่ชัดเจนจะสามารถอธิบายให้กับหัวหน้าของคุณได้ว่า ทำไมคุณถึงอยากให้ช่วยแบ่งเบางานบางส่วนออกไปเพื่อให้ผลลัพธ์ในการทำงานนั้นออกมามีประสิทธิภาพที่สุด

5. ขอความช่วยเหลือ

การขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานให้ช่วยแบ่งเบาภาระงานของคุณ ไม่ได้หมายความว่าจะโยนงานนั้นให้คนอื่นได้ทันที โดยไม่รับผิดชอบอะไร ถึงแม้ว่างานนั้นถูกโอนเป็นหน้าที่ของคนอื่นแล้วก็ตาม แต่ด้วยความเป็นมืออาชีพ คุณควรติดตามงานนั้น และเสนอตัวเข้าไปช่วยและให้คำปรึกษาตลอดการดำเนินงานนั้นๆ หากคุณพอมีเวลาว่างพอ เพราะสิ่งนี้จะแสดงถึงความรับผิดแม้ว่าคุณจะไม่ได้เป็นผู้รับผิดชอบงานนั้นแล้วก็ตาม

6. คุยปัญหากันอย่างเปิดเผย

หลายครั้งที่ชีวิตส่วนตัวมีผลกระทบต่อการทำงาน ถ้าคุณพยายามทำงานในขณะที่ตัวเองไม่ไหว มันอาจจะไม่ใช่เรื่องที่ดีนัก ทางที่ดีหากคุณมีปัญหาควรเข้ามาคุยกับหัวหน้าอย่างตรงไปตรงมาว่ามีปัญหาอะไร หัวหน้าจะช่วยคุณได้ก็ต่อเมื่อรับรู้ถึงปัญหา โดยอาจใช้วิธีอธิบายว่าหากให้ทำงานทั้งหมดนี้ภายในเวลาที่กำหนดไว้ จะมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง และพยายามเน้นว่าปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นจะส่งผลกระทบต่องานอย่างไร หัวหน้าที่ดีและมีเหตุผลย่อมอยากให้งานออกมาดีที่สุดอยู่แล้ว หากรู้ว่าปัญหานั้นมีผลกระทบต่องานจริงๆ

อ้างอิง HBR