เมื่อมีเวลาหนึ่งเดือนในการทำงาน คุณปล่อยให้เวลาผ่านไป 3 อาทิตย์โดยไม่ทำอะไรเลย และใช้เวลา 2-3 วันสุดท้ายในการทำงานหรือไม่?

หลายคนอาจเคยทำพฤติกรรมดังกล่าว เมื่อมีเวลาเหลือเฟือก็จะเลื่อนเวลาการทำงานออกไปตามเวลาที่ถูกกำหนด เมื่อใกล้หมดเวลาก็จะพร้อมลุยอย่างเต็มที่

ทำไมเราถึงทำพฤติกรรมดังกล่าว? ชีวิตจะง่ายกว่านี้ถ้าเราเริ่มทำงานไปทีละนิดๆ แต่เรากลับไม่ทำอย่างนั้น ส่วนหนึ่งเป็นเพราะ Parkinson’s Law

Parkinson’s Law คืออะไร?

“การขยายเวลาทำงานออกไปตามเวลาที่มี” ซึ่งก็คือ “ยิ่งมีเวลามากเท่าไหร่ ก็ยิ่งใช้เวลาทำงานนานขึ้นเท่านั้น” คือคำนิยามโดย Cyril Northcote Parkinson นักประวัติศาสตร์และนักเขียนชาวอังกฤษ โดยปรากฏขึ้นครั้งแรกในบทความ The Economist และต่อมาได้กลายเป็นหนังสือเรื่อง Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress

เมื่อมีเวลาเหลือเฟือเท่าไหร่ ก็จะผ่อนคลายมากขึ้น ขี้เกียจมากขึ้น หรือใช้เวลาไปกับการเล่นโซเชียลมีเดียมากขึ้น แต่เมื่อใกล้ถึงเวลาเดดไลน์ก็จะเปลี่ยนความสนใจทั้งหมดไปที่งานเพื่อทำงานให้เสร็จทันเวลา

ทำไมไม่เห็นเดดไลน์แล้วงานไม่เดิน?

1. รู้ว่ามีเวลาเหลือเฟือ

เมื่อมีงานต้องทำให้เสร็จ สมองจะคำนวณว่าต้องใช้เวลาในการทำงานเท่าไหร่ถึงจะเสร็จ เช่น เมื่อมีเวลาในการทำโปรเจกต์ 6 เดือน สมองจะรู้ว่าถ้าทำงานทุกวันจะใช้เวลาประมาณ 1 เดือน

ดังนั้น ในช่วงเดือนแรกๆ เราจะบอกตัวเองว่ามีเวลาเหลือเฟือในการทำงาน หลังจากนั้น 2-3 เดือน ก็จะเริ่มรู้สึกผิด เพราะยังไม่ได้เริ่มทำงาน

เมื่อถึงเดือนสุดท้ายก็พยายามปรับปรุงพฤติกรรมและจริงจังมากขึ้น แต่เพราะความมั่นใจที่มีมากเกินไปก็จะทำให้ผัดวันการทำงานไปอีก 15 วัน

และใน 15 วันสุดท้าย ก็จะเริ่มเข้าสู่โหมดแพนิค สมองรู้ว่าเราเหลือเวลาน้อยและต้องทำงานหนักขึ้น สิ่งรบกวนทั้งหลายอย่างข้อความ การคุยเล่นกับเพื่อน หรือการเล่นโซเชียลมีเดียก็จะหายไปทันที และให้ความสนใจและพลังงานทั้งหมดไปกับงานที่ต้องทำให้เสร็จ แต่ถึงแม้จะทำงานเสร็จทันเวลา แต่งานก็ไม่ได้ออกมาดีอะไร

2. เชื่อว่าต้องใช้เวลาในการทำงานมากกว่าความเป็นจริง

เราเชื่อว่าต้องการเวลาในการทำงานเพื่อทำงานให้เสร็จมากกว่าที่จำเป็น เช่น ปกติแล้วต้องใช้เวลา 45 นาทีในการอาบน้ำ แต่งตัว และเตรียมตัวให้พร้อม ดังนั้น เราจึงโน้มน้าวจิตใจตัวเองว่าต้องใช้เวลาเท่านี้ในการทำทุกอย่างให้เสร็จ

แต่วันหนึ่งนาฬิกาปลุกไม่ดัง ทำให้เหลือเวลาในการเตรียมตัวแค่ 20 นาที แต่เราก็ยังคงเตรียมตัวให้พร้อมได้แม้ว่าอาจจะสายไปบ้าง ด้วยการก้าวข้ามขีดจำกัดและทำสิ่งต่างๆ ให้เร็วขึ้นเพื่อเตรียมตัวให้เสร็จทันตามเวลาเดิม

วันต่อมาก็จะรู้สึกว่าเวลาในการเตรียมตัว 45 นาทีมีความจำเป็นมากและกลับไปทำแบบเดิม ในวันปกติเราเชื่อว่าต้องใช้เวลาที่เฉพาะเจาะจงเพื่อทำงานให้เสร็จ แต่ในความเป็นจริงแล้วเรามีศักยภาพที่จะทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นกว่าที่เราคิด

เราให้เหตุผลกับตัวเองว่าทำไมถึงต้องใช้เวลานานขนาดนั้น และเหตุผลหลักๆ ก็คือเรื่องของคุณภาพ เราคิดว่าถ้าทำงานเสร็จเร็ว งานจะไม่มีคุณภาพ แต่ในความเป็นจริงไม่ใช่แบบนั้น

จะเลิกผัดวันประกันพรุ่งได้อย่างไร?

เราไม่สามารถหนีพฤติกรรมการผัดวันประกันพรุ่งได้ 100% แต่เราสามารถใช้วิธีต่อไปนี้เพื่อลดเวลาที่เสียไปได้

1. กำหนดเวลาในการทำงานแต่ละวัน

ให้กำหนดเวลาว่าแต่ละวันจะทำงานถึงกี่โมง เช่น เวลา 20.00 น. จะหยุดทำงานและใช้เวลาอยู่กับครอบครัว เมื่อมีกำหนดเวลา ก็จะเป็นเหมือนการบังคับให้ตัวเองทำงานเสร็จตามเวลา 

2. กำหนดเดดไลน์ของตัวเอง

พยายามกำหนดเดดไลน์ในการทำงานของตัวเอง เพราะการมีกำหนดเวลาจะเพิ่มแรงกดดันให้กับตัวเองว่าให้ทำงานเร็วขึ้น 

คำเตือน: บางคนไม่รู้สึกผิดที่ไม่ได้ทำงานตรงตามเวลา ดังนั้นการกำหนดเดดไลน์ให้กับตัวเองจะส่งผลเสียมากกว่า เพราะโน้มน้าวตัวเองว่าการทำงานเกินเดดไลน์เป็นสิ่งที่ยอมรับได้ สิ่งนี้ก็จะค่อยๆ ซึมซับเข้าไปในพฤติกรรม และสุดท้ายก็ส่งผลต่อการตรงต่อเวลาของตัวเอง

นอกจากนี้ อย่ากำหนดเวลาที่ไม่สมจริง ถ้ากำหนดเดดไลน์สั้นเกินไปจนไม่สามารถทำงานเสร็จทัน ก็อาจนำไปสู่ความผิดหวัง ความคับข้องใจ และการผัดวันประกันพรุ่งได้

3. ให้รางวัลตัวเอง

การให้รางวัลจะช่วยให้เรามีสมาธิจดจ่อมากขึ้น โดยรางวัลไม่จำเป็นต้องเป็นรูปธรรมเสมอไป เราสามารถให้รางวัลเล็กๆ กับตัวเอง เพื่อทำตามเป้าหมายเดดไลน์ให้ได้ เช่น ตั้งเป้าหมายเดดไลน์สำหรับงานไว้ 3 เดือน และให้รางวัลตัวเองด้วยไอศกรีมเมื่อทำตามเป้าหมายได้ สิ่งสำคัญคือต้องมีวินัย โดยจะต้องให้รางวัลตัวเอง เมื่อทำตามกำหนดเวลาได้เท่านั้น

4. ท้าทายตัวเองด้วยการทำงานให้เร็วขึ้น

โดยธรรมชาติแล้ว เรามีแนวโน้มที่จะทำงานให้เสร็จโดยใช้ความพยายามน้อยที่สุด เช่น ถ้ากำลังอ่านหนังสือ ความเร็วในการอ่านของเราจะช้า แต่ถ้าท้าทายตัวเองโดยการพลิกหน้าเร็วขึ้นก็จะอ่านเร็วขึ้น เพราะสมองปรับตัวให้เข้ากับความเร็วใหม่ได้ ต่อมาความเร็วก็จะกลายเป็นเรื่องปกติ 

การทำงานก็เช่นกัน ถ้าเราตั้งใจทำงานให้เร็วขึ้น ก็จะสามารถลดผลกระทบของ Parkinson’s Law ลงได้

5. กำหนดช่วงเวลาสำหรับแต่ละงาน

เมื่อมีงานต้องทำหลายอย่าง ให้กำหนดช่วงเวลาสำหรับแต่ละงาน เช่น กำหนดเวลาในการทำงานแรก 15 นาที งานที่สอง 30 นาที งานที่สาม 20 นาที และอื่นๆ หากใช้เวลาเกินในแต่ละงาน ให้ปล่อยงานที่กำลังทำอยู่ไปก่อนและไปทำงานต่อไป และเมื่อเคลียร์งานตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้หมดแล้ว ก็กลับไปทำงานที่ทิ้งไว้ให้เสร็จ

ใครที่กำลังพบเจอกับปัญหาไม่เห็นเดดไลน์แล้วงานไม่เดิน สามารถนำวิธีเหล่านี้ไปปรับใช้กับการทำงานของตัวเองได้ เพื่อจัดการเวลาการทำงานของตัวเองให้มีประสิทธิภาพกว่าเดิม จะได้ไม่ต้องมาทำงานแบบไฟลนก้นอีกต่อไป

ที่มา - Productiveclub, Lifehack