ใครที่มีโปรเจ็กต์ที่ต้องทำร่วมกับคนจำนวนมาก เคยสังเกตไหมว่าพอประชุมเสร็จ คนในทีมแต่ละคนดูเหนื่อยกันมาก เป็นเพราะเราใช้เวลาประชุมเยอะเกินไปหรือเปล่า? ถ้ายังหาคำตอบไม่ได้ลองมารู้จัก Two Pizza Rule กฎพิซซ่า 2 ถาดของ Jeff Bezos ที่หากสามารถทำตามได้ทั้งหมดนี้ปัญหาที่คนในทีมอ่อนล้าจากการประชุมก็อาจหมดไปและอาจทำให้ธุรกิจเติบโตได้เร็วขึ้นอีกด้วย

กฎพิซซ่า 2 ถาดคืออะไร และทำไมต้องใช้กฎนี้

อย่างที่เรารู้กันดีว่าคนที่ประสบความสำเร็จหลาย ๆ คนล้วนให้ความสำคัญกับเวลา Jeff Bezos ก็เช่นเดียวกัน ในทุกครั้งของการประชุมเขาจะเลือกคนที่เหมาะสมที่สุดเข้าร่วมการประชุมเสมอและถ้าเขาจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมในครั้งนั้นด้วย เขาจะทำให้การประชุมในครั้งนั้นเกิดประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่จะทำได้

ในการประชุมทุกครั้ง Jeff Bezos จะมีกฎง่าย ๆ อยู่ข้อหนึ่งที่ทุกคนสามารถทำตามได้ ก็คือกฎพิซซ่า 2 ถาด ซึ่งหมายถึงเขาจะไม่จัดหรือเข้าร่วมการประชุม ถ้าพิซซ่า 2 ถาดไม่สามารถเลี้ยงคนที่มาประชุมทั้งหมดให้อิ่มได้ 

ซึ่งพิซซ่า 2 ถาดในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการซื้อพิซซ่ามาเลี้ยงพนักงาน แต่หมายถึงการเลือกคนที่เกี่ยวข้องหรือจำเป็นในการประชุมครั้งนั้นจริง ๆ และจำนวนคนร่วมประชุมต้องมีจำนวนพอดีที่พิซซ่า 2 ถาดจะทำให้ทุกคนอิ่มได้นั่นก็คือ จำนวนคน 8-10 คนเท่านั้น 

เพราะการประชุมที่ดีและเกิดประสิทธิภาพสูงสุดไม่ได้ขึ้นอยู่กับจำนวนคนเข้าร่วมประชุม แต่อยู่ที่ประสิทธิภาพของคนร่วมประชุมนั่นเอง 

ดังนั้น Jeff Bezos จึงต้องการจะสื่อว่าการประชุมที่มีคนจำนวนมาก อาจไม่ได้ช่วยให้องค์กรเติบโตขึ้นได้และการจัดประชุมที่ใหญ่เกินไปก็สิ้นเปลืองทั้งเงิน เวลา และพลังงานของคนเข้าร่วมประชุมอีกด้วย 

นอกจากนี้เขายังกล่าวว่า การประชุมในแต่ละครั้งเรามีราคาที่ต้องจ่ายอยู่ 2 เรื่อง เรื่องแรกคือค่าใช้จ่ายรายชั่วโมงของพนักงานแต่ละคนที่เข้าร่วมประชุม และสองผลกระทบจากการประชุม เช่น หากการประชุมในครั้งนั้นใช้เวลานานเกินไปอาจส่งผลให้พนักงานส่งงานช้าขึ้นเพราะต้องรีบทำงานอีกชิ้น (ในที่ประชุม) ที่สำคัญกว่าและเมื่อเกิดเหตุการณ์แบบนี้บ่อยขึ้นอาจส่งผลให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยต่อการทำงานได้

ดังนั้นในการจัดประชุมแต่ละครั้งเขาจึงแนะนำว่าเราควรคิดให้รอบคอบก่อนที่จะจัดการประชุม เช่น ถ้าเราต้องการนัดประชุมพนักงาน 10 คนในเวลางาน เราต้องคิดก่อนว่าถ้าประชุมในเวลานี้จะเกิดประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร? พนักงานสามารถทำงานที่มีอยู่เสร็จทันส่งหรือเปล่า? และสิ่งที่จะพูดในที่ประชุมสำคัญกว่างานที่มอบหมายให้พวกเขาทำไหม ถ้าเราสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ก็ค่อยมาคิดอีกทีว่าควรจะจัดการประชุมต่อดีหรือไม่?

4 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการประชุม  

• ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก  
• ลดจำนวนคนเข้าประชุม
• ลดระยะเวลาการประชุม
• ไม่จัดการประชุมบ่อยเกินไป    

นอกจากกฎพิซซ่า 2 ถาดจะนำไปปรับใช้กับการประชุมทางธุรกิจได้แล้วสำหรับ Gen Z อย่างเราก็สามารถนำกฎพิซซ่า 2 ถาดไปปรับใช้ในการทำงานร่วมกันได้ เช่น ในการพูดคุยงานร่วมกันเราสามารถนำกฎพิซซ่า 2 ถาดปรับใช้กับการเลือกคนเข้าร่วมในแต่ละครั้งได้ นอกจากงานจะเกิดประสิทธิภาพแล้วยังช่วย Save พลังงานของเราอีกด้วยเพราะเราเลือกคุยถูกคน \

เขียนโดย : Monnapha Wangchanakul 

 อ้างอิง : inc