ทำไมการเขียน Cover letter ถึงสำคัญ? ลองนึกภาพดูว่าถ้าเราเจองานที่ใช่ และกำลังจะสมัครงาน แต่แล้วทางบริษัทต้องการ Cover letter หากเราไม่ได้เขียนไว้ ฝันก็อาจจะสลายลงได้หากต้องมานั่งทำความเข้าใจและเขียน Cover letter แบบเร่งด่วน เพราะสิ่งที่เขียนออกมาอาจไร้คุณภาพจนทางบริษัทปัดตก

แม้ว่าการเขียนเกี่ยวกับตัวเองจะเป็นเรื่องยาก แต่เพื่อการหางานให้ประสบความสำเร็จ เราจึงจำเป็นต้องสร้าง Cover letter ขึ้นมา เพื่อขายทักษะที่มีของตัวเองให้ Hiring Manager มองเห็น

Cover letter คืออะไร?

Cover letter คือเอกสารหนึ่งหน้าที่ส่งไปพร้อมกับใบสมัครงานและเรซูเม่ โดยการเขียน Cover letter จะเป็นโอกาสที่เราสามารถขายตัวเองได้ว่าทำไมถึงเหมาะสมกับตำแหน่งที่สมัคร เรามีทักษะและความสามารถอะไร และจะเพิ่มมูลค่าบริษัทได้อย่างไรบ้าง Cover letter ที่จะสร้างออกมาควรมีความเป็นมืออาชีพ พร้อมทั้งสามารถดึงดูดใจผู้อ่านได้

จำเป็นต้องส่ง Cover letter ในการสมัครงานไหม?

สำหรับคนที่กำลังหางานอยู่อาจสงสัยว่าเราจำเป็นต้องส่ง Cover letter ไปพร้อมกับเรซูเม่หรือไม่? คำตอบคือ ‘ใช่!’ แม้ว่าบริษัทนั้นๆ ไม่ได้กำหนดไว้ว่าต้องส่ง แต่การส่ง Cover letter ไปด้วยก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไร จริงๆ แล้วอาจช่วยให้มีคนสนใจเรามากขึ้นกว่าเดิมด้วยซ้ำ อีกทั้งยังเป็นการแสดงให้เห็นถึงความกระตือรือร้นและความสนใจที่มีต่องานและบริษัทด้วย

Cover letter มีองค์ประกอบอะไรบ้าง?

โดยปกติแล้ว Cover letter จะประกอบไปด้วย 5 ขั้นตอนพื้นฐานดังนี้

1. Greeting: ระบุว่าต้องการเขียนจดหมายถึงใคร

2. Opening: ย่อหน้าเปิดที่จะสามารถดึงดูดใจผู้อ่านได้ โดยการระบุว่าทักษะที่มีเหมาะสมกับงานนั้นๆ อย่างไร พร้อมแสดงให้เห็นถึงความกระตือรือร้น

3. Hook: ให้เน้นถึงความสำเร็จที่ผ่านมาที่มีความเกี่ยวข้องกับงานที่สมัคร

4. Skills: ให้เน้นทักษะที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม เช่น ภาษาคอมพิวเตอร์ หรือประกาศนียบัตรอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

5. Close: สรุปจุดแข็งของตัวเองแบบย่อๆ พร้อมระบุข้อมูลติดต่อของตนเอง

วิธีการเขียน Cover letter

1. Cover Letter Header

ในส่วนหัวของ Cover letter ควรเริ่มต้นด้วยการใส่ข้อมูลติดต่อทั้งของเราและของบริษัทที่สมัคร พร้อมทั้งใส่วันที่

ตัวอย่างส่วนหัวของ Cover letter

ชื่อและนามสกุลของเรา

ที่อยู่ของเรา

เบอร์โทรศัพท์

อีเมล

วันที่

ชื่อและนามสกุลของ Hiring Manager

ตำแหน่ง Hiring Manager

ชื่อบริษัท

ที่อยู่บริษัท

2. Cover Letter Greeting

Greeting หรือคำทักทายใน Cover letter มีความสำคัญมาก หากรู้ว่าชื่อของ Hiring Manager บริษัทที่จะสมัครชื่ออะไร ให้ใส่ชื่อนั้น แต่หากไม่รู้ ให้ทำการค้นหาใน LinkedIn หรือในเว็บไซต์บริษัท หรือหากหาไม่เจอจริงๆ ให้เขียนส่งจดหมายถึง Hiring Manager หรือ HR Department (ชื่อฝ่ายอาจแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท เช่น บางบริษัทอาจใช้ชื่อฝ่าย HR ว่า People Team) นอกจากนี้ควรหลีกเลี่ยงคำเดิมๆ อย่าง “To Whom It May Concern.”

ตัวอย่าง Cover letter Greeting

Dear [ชื่อ] เป็นการกล่าวถึงชื่อผู้ที่จะสมัครงานด้วย

• Dear Dr. Somchai,

• Hello Ms. Somying,

• Dear Hiring Manager,

• Dear People Team,

3. Cover Letter Opening

ส่วนนี้นับว่าเป็นส่วนที่ยากที่สุด เพราะเราจะต้องดึงดูดความสนใจ Hiring Manager เพื่อให้เขายังคงอ่านต่อไปให้ได้

• เริ่มด้วยการบอกเหตุผลว่าทำไมเราถึงติดต่อบริษัทและต้องการสมัครตำแหน่งอะไร พร้อมอธิบายด้วยว่าเห็นการเปิดรับสมัครตำแหน่งนี้มาจากที่ไหนหรือใครแนะนำมา
• ต่อมาเขียนอธิบายว่าบริษัทนั้นๆ มีอะไรดีบ้าง เราชื่นชมอะไรในบริษัทก็ให้เขียนชมถึงสิ่งที่บริษัทนั้นทำ เพื่อให้ Hiring Manager เห็นว่าเราทำการบ้านมา
• สุดท้ายให้อธิบายว่าทำไมเราถึงเหมาะสมกับตำแหน่งนั้นๆ โดยเขียนเน้นไปที่ความสำเร็จที่เกี่ยวข้องกับงาน

ตัวอย่างเช่น

“I am writing to you today to apply to the Sales Representative position in your Stamford office. I’ve been a long-time fan of your ultralight camping stoves, and I admire your dedication to creating lightweight backpacking cookware that doesn’t compromise on quality. Last year, I earned $2 million in sales (exceeding my sales goal by 30%) and landed the top sales award in my company’s national organization. I live for the thrill of a good sale and am looking forward to possibly contributing my sales savvy to your company.”

4. Cover Letter Body

ในย่อหน้าถัดมา ให้อธิบายว่าเราเป็นใครและเราโดดเด่นกว่าคนอื่นๆ อย่างไร โดยดูว่าทางบริษัทต้องการอะไรด้วยการศึกษารายละเอียดงานที่ทางบริษัทโพสต์ไว้ โฟกัสไปที่ทักษะและความรับผิดชอบหลักๆ เพื่อกำหนดเป้าหมายและแนวทางว่าเราควรเน้นคุณสมบัติอะไรให้ตรงกับที่บริษัทต้องการ

อธิบายถึงทักษะ จุดแข็งของตนเอง และสิ่งที่หลงใหลในตำแหน่งนี้ จากนั้นให้ยกตัวอย่างงานที่เคยทำมาก่อนและมีเกี่ยวข้องกับงานที่กำลังจะสมัคร เพื่อเขียนอธิบายให้ตรงกับสิ่งที่บริษัทมองหา โดยทำเป็น Bullet point เพื่อให้มองเห็นแล้วอ่านได้ง่ายๆ

ตัวอย่างเช่น

“As a project coordinator at ABC Company, I was responsible for overseeing projects across all departments. Specifically, I:

• Met with key stakeholders to set project goals.

• Developed a project timeline.

• Identified, measured, and tracked key metrics.

• Anticipated and controlled for potential obstacles.

• Ensured that projects met their deadlines.

I am organized, efficient, and skilled at distilling a big idea down to a set of concrete, actionable steps. My ability to communicate with stakeholders across departments allows me unique insight into how a company functions and how to bridge gaps between teams to reach consensus and accomplish ambitious goals.”

5. Cover Letter Closing

ในย่อหน้าสุดท้ายควรแสดงให้เห็นถึงความกระตือรือร้นที่มีต่อตำแหน่งและการสัมภาษณ์ พร้อมบอกว่าจะรอการติดต่อกลับจากบริษัท

ตัวอย่างเช่น

“Thank you for your time and consideration. I would love to set up a time to talk about how my hiring, recruiting, and retention strategies will help your company to drive DEI. I’m looking forward to hearing from you soon. You can reach me on my cell phone at (555) 555-5555 or via email at [email protected].”

6. Cover Letter Signature

ปิดท้าย Cover letter อย่างเป็นทางการด้วยการลงนามแบบจดหมายทั่วไป เช่น

Sincerely,

Thank you,

All Best,

Kind regards,

Do’s & Don’ts ในการเขียน Cover letter

Do’s

1. ใส่คีย์เวิร์ดใน Cover letter: ปรับแต่ง Cover letter ให้เหมาะกับแต่ละงานที่สมัคร โดยเริ่มจากการอ่าน Job description แล้วนำคีย์เวิร์ดสำคัญๆ มาใช้เขียนใน Cover letter

2. ปรับให้เข้ากับบริษัท: เขียน Cover letter โดยการอธิบายว่าทักษะที่มีจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร โดยอาจจะคำนึงถึงเป้าหมายความต้องการของบริษัทเป็นหลัก ไม่ใช่ความต้องการของตัวเอง แล้วอธิบายว่าเราจะบรรลุเป้าหมายนั้นได้อย่างไร

3. แสดงให้เห็นถึงความใส่ใจ: Cover letter จะต้องสามารถสะท้อนออกมาให้เห็นได้ว่าเราทำการบ้านเกี่ยวกับบริษัทมาแล้ว 

4. พิสูจน์อักษร: อย่าลืมเช็กตัวสะกดต่างๆ ตรวจทานให้ดีว่ามีคำเขียนผิดหรือไม่ เพื่อให้บริษัทเห็นว่าเรามีความละเอียดรอบคอบ

Don’t

1. อย่าเขียนซ้ำ: อะไรที่เคยเขียนไปแล้วในเรซูเม่ อย่านำเอาข้อมูลในเรซูเม่มาใส่เฉยๆ แต่ควรนำมาเขียนโดยให้ข้อมูลที่ลึกขึ้น และพูดถึงสิ่งที่ไม่ได้เขียนในเรซูเม่

2. เช็กอีโก้ของตัวเอง: แม้ว่า Cover letter เป็นสิ่งที่เราจะต้องขายความสามารถให้คนอื่นเห็น แต่อย่าเขียนโดยใช้อีโก้มากจนเกินไป เช่น "Throw away all those other resumes—I'm your guy!" 

3. เลี่ยงการใช้ Cover letter ที่เป็นรูปแบบกว้างๆ : จุดประสงค์หลักในการส่ง Cover letter เพื่อให้ทางบริษัทได้ทำความรู้จักเรามากขึ้น ดังนั้นควรปรับแต่ง Cover letter ให้เหมาะกับแต่ละบริษัทที่ส่งไป อย่าทำ Cover letter กว้างๆ หนึ่งฉบับแล้วหว่านส่งไปหลายๆ บริษัท เพราะ Recruiter ดูออกว่าปลอมมาแต่ไกล!

สำหรับใครที่ต้องการคำแนะนำในการสมัครงานมากกว่านี้ ห้ามพลาดกับงาน “Tech ConNEXT Job Fair 2022 Connecting Your Next Opportunities” วันที่ 7-9 กรกฎาคมนี้ 10:00 - 18:00 น. บริเวณ ชั้น 6 และ 7 True Digital Park  BTS ปุณณวิถี

ลงทะเบียนเข้างานได้ที่ : https://www.eventpop.me/e/13032/techconnext-job-fair-2022

อ้างอิง monster