ในยุคที่ Internet เข้าถึงการทำงานต่างๆ ของมนุษย์ “Email” กลายเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ชาวออฟฟิศทำงานได้ง่ายขึ้น มีข้อดีมากมายในการเขียนอีเมล แต่ก็มีข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่การเกิดอีเมลขยะจำนวนมากเช่นกัน

การส่งอีเมลผิดอาจเป็นส่วนน้อยที่อาจเกิดขึ้นได้ ฉะนั้นการระวังไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำสองจึงสำคัญมาก ก่อนจะไปทำความรู้จักกับข้อผิดพลาดในการเขียนอีเมล เรามาดูกันว่ารูปแบบอีเมลที่ดีควรต้องมีอะไรบ้าง

เนื่องจากปกติเราต้องใช้ภาษาเขียนในการสื่อสารผ่าน Email จึงอาจทำให้ผู้รับสารไม่สามารถจับอารมณ์ความรู้สึกของผู้ส่งสารได้  เพราะฉะนั้นกุญแจสำคัญในการเขียนอีเมลที่ดีคือควรมีโครงสร้างที่เหมาะสม ดังนี้

• รูปแบบ ควรมีหัวข้ออีเมล(Subject) คำทักทาย(Greeting) เนื้อหา(Body) สรุป(Conclusion) และตำแหน่งอาชีพ(Professional email signature) ระบุในอีเมลอย่างชัดเจน
• เนื้อหา อธิบายจุดประสงค์ของการเขียนอย่างละเอียดและชัดเจน
• ไวยากรณ์ ควรตรวจสอบการสะกด เครื่องหมายวรรคตอน รวมถึงไวยากรณ์ให้ถูกต้อง ก่อนส่งอีเมลทุกครั้ง
• มีความชัดเจน ข้อความควรสั้น กระชับ และตรงประเด็น เพื่อให้ผู้รับสารเข้าใจได้ง่ายและอย่างรวดเร็ว                   

ทั้งนี้คุณสามารถเพิ่มไฟล์แนบได้หากต้องการในพารากราฟสรุป และอย่าลืมเน้นย้ำสิ่งที่คุณต้องการอีกครั้ง 

15 ข้อผิดพลาดในการเขียน E-mail ที่ควรระวัง

1. หัวข้ออีเมลที่คลุมเครือ และกำกวม 

หัวเรื่องอีเมลควรทำให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับได้รู้ว่าเนื้อหาในเมลคืออะไร

2. ลืมกล่าวทักทาย 

หลีกเลี่ยงการใช้ “Hello” หรือ “Hi” ควรใช้คำที่เป็นทางการ “Dear” ตามด้วยชื่อผู้รับแทน เพราะจะทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพมากกว่า 

3. ใช้ Grammar ผิด 

การใช้ไวยากรณ์ผิดอาจสะท้อนถึงความไม่รอบคอบในตัวคุณได้ ซึ่งทำให้ข้อความเหล่านั้นไม่น่าเชื่อถืออีกด้วย

4. ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) เยอะไป 

การใช้เครื่องหมายตกใจมากเกินไป ทำให้คุณดูเหมือนมือสมัครเล่น ไม่มีความเป็นมืออาชีพ

5. ไม่เช็กอีเมลผู้รับก่อนส่ง 

หากข้อมูลที่เป็นความลับถูกส่งไปผิดอีเมล อาจทำให้ข้อมูลรั่วไหลออกไปได้ และอาจส่งผลเสียต่อทั้งคุณเอง ผู้รับสาร หรือแม้กระทั้งบริษัทของคุณ

6. เลือกใช้คำไม่เหมาะสม 

เรียกได้ว่าหากคุณใช้คำสแลง คำต้องห้าม หรือคำที่คนทั่วไปมองว่าไม่เหมาะสม อาจเป็นการทำพลาดใหญ่ได้

7. ใช้ “Reply All” หรือ “ตอบกลับทั้งหมด” โดยไม่จำเป็น 

การเผลอกดตอบกลับอีเมลทั้งหมดอาจนำไปสู่การแชร์ข้อมูลจำนวนมากที่อาจรั่วไหลไปสู่ทั่วทั้งบริษัท 

8. ใช้ภาษาเฉพาะวงการ  (Jargon)

บางคนอาจลืมไปว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะรู้ศัพท์เฉพาะของแต่ละอาชีพ เพราะฉะนั้นการใช้ภาษาเฉพาะวงการอาจทำให้การสื่อสารเกิดความสับสน เพราะผู้รับสารอาจไม่เข้าใจการสื่อสารนั้นได้ว่าคืออะไร

9. ใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวใหญ่ทั้งหมด 

การใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเหมือนเป็นการตะโกนใส่ใครบางคน ทำให้คนอ่านเบนความสนใจข้อความของคุณ ถ้าต้องการเน้นย้ำ ควรใช้คำที่สื่อความหมายนั้นๆ อย่างชัดเจนไปเลย

10. ใส่อิโมจิ

ควรใช้อิโมจิเท่าที่จำเป็นและใช้อย่างเหมาะสมโดยเฉพาะในการเขียนอีเมลทางธุรกิจ เพราะอาจทำให้ผู้รับตีความต่างไปจากเดิมได้

11. ใช้คำพูดเกินจริง

การเขียนอีเมลที่ยาวเกินไปอาจทำให้ผู้รับมองข้ามข้อมูลสำคัญได้ เพราะฉะนั้นควรใช้ Bullet points เป็นหัวข้อย่อยๆ ให้อ่านง่ายแทนการอธิบายยาวๆ 

12. ภาษาไม่เป็นธรรมชาติ / ห้วนเกินไป

แม้การทำภาษาให้กระชับเป็นสิ่งที่ควรทำในการเขียนอีเมลทางธุรกิจ แต่ก็ต้องระวังภาษาที่ห้วนเกินไปด้วย 

13. ลืมใส่ไฟล์แนบ

การลืมอาจเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ แต่ถ้าลืมใส่ไฟล์แนบที่บอกไว้ตั้งแต่แรกเป็นเรื่องที่ไม่ควรทำ และทำให้ผู้รับสารมองหาไฟล์แนบดังกล่าว หัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานอาจหัวหมุนกับการส่งไฟล์แนบตามไปทีหลัง

14. การตั้งสถานะอีเมล์เป็น Non-urgent emails

การส่งอีเมลทั่วๆ ไป บางครั้งอาจไม่ขึ้นแจ้งเตือนสำหรับผู้รับ ถ้าหากเป็นอีเมลสำคัญหรือฉุกเฉินควรตั้งเป็น Urgent emails เพื่อให้ได้การตอบกลับได้ในทันที

15. การใช้ to: และ cc: ผิด

          to: คือ การส่งให้ผู้รับทั่วไป  ส่วน cc: คือ การส่งสำเนาถึง… แต่ผู้รับไม่จำเป็นต้องตอบกลับ อีกทางเลือกหนึ่งเพื่อหลีกเลี่ยง “Reply all” คือการใช้ “bcc:” หรือ Blind Carbon Copy คือ ส่งสำเนาลับถึง… ซึ่งผู้รับจะไม่รู้เลยว่าอีเมลนี้ส่งถึงใครบ้างและมีใครได้รับบ้าง และไม่ต้องตอบกลับ 

อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ To, Cc, Bcc ได้ที่ : พา First Jobber ทำความรู้จัก To, Cc, Bcc คืออะไรและต่างกันอย่างไร? 

ฉะนั้นสิ่งสำคัญที่สุดเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด คือ ควรตรวจสอบการส่งอีเมลในแต่ละครั้งอย่างรอบคอบ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้น และป้องกันไม่ให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดอีกด้วย 

เขียนโดย : Rutchadaporn 

อ้างอิง: zenefits