Mango Software อัปเดต โซลูชันบริหาร Cash Flow และฟีเจอร์ใหม่เพื่อการทำงาน

ในโลกของธุรกิจก่อสร้างและอสังหาริมทรัพย์ที่มีความซับซ้อนและแรงกดดันสูง ‘กระแสเงินสด’ หรือ Cash Flow ไม่ได้เป็นแค่ตัวเลขในบัญชี แต่คือเส้นเลือดใหญ่ที่หล่อเลี้ยงให้โครงการสามารถเดินต่อไปได้ เพราะการบริหารจัดการที่ผิดพลาดเพียงนิดเดียวอาจหมายถึงการหยุดชะงักของทั้งโครงการ ด้วยความเข้าใจในปัญหานี้ Mango Software จึงได้จัดงานสัมมนาก่อสร้างประจำปีของ Mango ครั้งที่ 6 ขึ้นมาเพื่อแนะนำเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยรับมือกับปัญหานี้ โดยมีหัวใจสำคัญสองส่วน คือ การบริหารกระแสเงินสด และ การเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ ที่ครอบคลุมตั้งแต่การบริหารโครงการ, งานบริการ, ระบบอัตโนมัติ ไปจนถึงการจัดการ Carbon Footprint

บทความนี้จะสรุปสาระสำคัญจากงานสัมนาดังกล่าว โดยเน้นฟีเจอร์ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน เพื่อให้เห็นภาพว่าเทคโนโลยีสามารถเข้ามาช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจได้อย่างไร 

บริหาร Cash Flow อย่างไรให้อยู่รอด ?

สัมนาครั้งนี้นำโดย คุณอัญชลี วงศ์พินทุ CEO ของ บริษัท แมงโก้ คอนซัลแตนท์ จำกัด ได้ฉายภาพให้เห็นถึงความสำคัญของการบริหารกระแสเงินสด โดยชี้ว่าปัญหาหลักที่ธุรกิจมักเจอคือการไม่มีข้อมูลที่ชัดเจนและเป็นปัจจุบัน ทำให้การวางแผนการเงินผิดพลาดหรือลืมติดตามหนี้สิน ซอฟต์แวร์ Mango จึงได้ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ โดยแบ่งการบริหารออกเป็นสองส่วนหลัก

1. การติดตามเงินสดรับ (Cash Inflow)

ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ฝ่ายการเงินและผู้บริหารเห็นสถานะของ ‘เงินที่จะได้รับ’ ทั้งหมดในระบบ ทำให้ไม่พลาดทุกยอดที่ต้องเก็บ โดยหนึ่งในความสามารถ คือ ติดตามลูกหนี้ตามอายุหนี้ ซึ่งระบบจะแสดงรายงานลูกหนี้ค้างชำระ โดยจำแนกตามความรุนแรง เช่น ค้างชำระเกิน 90 วัน ผู้บริหารสามารถคลิกดูได้ทันทีว่าลูกหนี้รายใดเป็นกลุ่มเสี่ยง 

อีกหนึ่งฟีเจอร์เด่นคือ คาดการณ์วันรับเงิน เช่น เมื่อฝ่ายการเงินโทรติดตามลูกค้าและได้รับแจ้งว่า ‘ขอเลื่อนจ่ายไปเดือนหน้า’ พนักงานสามารถบันทึกข้อมูลนี้ลงในระบบ ระบบจะอัปเดตยอด Forecast ให้อัตโนมัติ จากเดิมที่คาดว่าจะได้เงินในเดือนตุลาคมก็จะย้ายไปแสดงในเดือนพฤศจิกายน ทำให้ผู้บริหารเห็นภาพกระแสเงินสดที่ใกล้เคียงความจริงที่สุด 

นอกจากนี้ระบบยังช่วย แยกแยะสถานะของงาน ได้อย่างชัดเจน ระหว่าง ‘Invoice’ หรือใบแจ้งหนี้ที่วางบิลแล้วแต่ยังรอเก็บเงิน กับ ‘Progress Submit’ หรืองานที่ส่งมอบแล้วแต่ยังไม่ถึงกำหนดวางบิล ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ทีมรู้ภาพรวมของกระแสเงินสดได้ชัดเจน รู้ว่าเงินแต่ละก้อนอยู่ในขั้นตอนไหน ต้องเร่งที่ส่วนใด และคาดการณ์รายรับจากส่วนไหนได้บ้าง

2. การวางแผนเงินสดจ่าย (Cash Outflow)

นอกจาก ‘รายรับ’ แล้ว ‘รายจ่าย’ อย่างมีแบบแผนก็สำคัญไม่แพ้กัน ระบบจะช่วยให้เห็นภาระค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เริ่มจาก รายงานเจ้าหนี้ถึงกำหนดชำระ ที่แสดงรายละเอียดของเจ้าหนี้แต่ละรายที่ต้องจ่ายในแต่ละเดือน ซึ่งจะช่วยให้สามารถวางแผนการจ่ายเงินล่วงหน้าได้อย่างเป็นระบบ และนำไปใช้ประกอบการเจรจากับซัพพลายเออร์ได้

อีกฟังก์ชันหนึ่ง คือ คาดการณ์ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า โดยระบบจะดึงข้อมูลจากเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) และใบสั่งจ้าง (WO) ที่ยังค้างอยู่ในระบบ มาช่วยประเมินล่วงหน้าว่าในอนาคตจะมีค่าใช้จ่ายอะไรเกิดขึ้นบ้าง แม้จะยังไม่ถึงกำหนดตั้งหนี้ก็ตาม ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพและวางแผนสภาพคล่องได้แม่นยำขึ้น นอกจากนี้ระบบยังช่วย บริหารวงเงินสินเชื่อ โดยการบันทึกข้อมูลวงเงินสินเชื่อธนาคาร รวมถึงเอกสารสำคัญอย่าง Bank Guarantee และ Retention Bond เพื่อให้ระบบแจ้งเตือนเมื่อใกล้หมดอายุ ป้องกันการเสียค่าธรรมเนียมโดยไม่จำเป็น

ยกระดับการทำงานด้วย ‘ฟีเจอร์ใหม่’

ในช่วงต่อไป Mango ได้พูดถึงการเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ ๆ ที่ขยายขีดความสามารถของ ERP ให้กลายเป็นโซลูชันทางธุรกิจที่ครบวงจรยิ่งขึ้น

1.  การบริหารงาน วางแผนโครงการ และ ตรวจสอบคุณภาพ (Mango Project Management & QCM)

PPN & QCM  ช่วยให้การจัดการโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดย PPN จะนำแผนงานมาเชื่อมโยงกับข้อมูลต้นทุนจริงจาก ERP ทำให้สามารถเปรียบเทียบระหว่างแผนงาน (PV), ผลงานจริง (EV) และต้นทุนจริง (AC) ได้ โดยมีไฮไลท์คือการนำ AI เข้ามาช่วยวิเคราะห์ความเสี่ยง หากโครงการใดเริ่มมีแนวโน้มล่าช้าหรือใช้ต้นทุนเกินงบ ระบบ AI จะแจ้งเตือนและชี้เป้าว่าปัญหาเกิดจากส่วนไหน

ขณะเดียวกัน QCM ช่วยยกระดับการประเมินคุณภาพงานของผู้รับเหมา ตรวจงานหน้างานได้ง่ายผ่านมือถือ บันทึกพร้อมภาพถ่าย และวิดีโอ เชื่อมต่อระบบเบิกผลงานอัตโนมัติ ให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องนำข้อมูลไปดำเนินการต่อได้ทันที

2. การบริการหลังการขายและงานเช่า (CSM & Tenancy)

CSM ถูกออกแบบมาสำหรับธุรกิจที่ต้องดูแลหลังการขาย งานซ่อมบำรุงหรืองานในระยะประกัน โดยมีขั้นตอนการทำงานคือ

• ลูกค้าหรือลูกบ้านสามารถแจ้งซ่อมผ่านแอป Quick Ticket พร้อมแนบรูปประกอบ 
• เรื่องจะเข้าสู่ระบบของ Admin เพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลประกันและมอบหมายงานให้ช่าง 
• ช่างสามารถรับงานและอัปเดตสถานะผ่านแอปของตนเองได้ทันที 
• เมื่อซ่อมเสร็จลูกค้าสามารถเซ็นรับงานผ่านแอปได้เลย 

ในขณะที่ Tenancy Management (ระบบบริหารงานเช่า) เหมาะสำหรับธุรกิจที่ปล่อยเช่าพื้นที่ เช่น คอนโด บ้านเช่า หรือ Community Mall ระบบนี้เริ่มจาก

• ดูสถานะยูนิตว่า ว่าง จอง หรือเช่าแล้ว ได้ชัดเจนผ่าน Floor Plan 
• สร้างสัญญาเช่าผ่านระบบ พร้อมกำหนดค่าใช้จ่าย เช่น เงินประกันหรือค่าเช่าล่วงหน้า 
• ระบบยังช่วยคำนวณค่าน้ำ-ค่าไฟจากมิเตอร์
• สร้างใบแจ้งหนี้พร้อม QR Code ให้ลูกค้าสแกนจ่าย 
• ออกใบเสร็จรับเงิน ทำให้การบริหารงานเช่าเป็นระบบและลดข้อผิดพลาดจากงานเอกสาร

3. ระบบอัตโนมัติและผู้ช่วยอัจฉริยะ (OCR & AI)

นี่คือกลุ่มฟีเจอร์ที่มีประโยชน์อย่างมากในการลดงานเอกสาร เริ่มด้วย Mango OCR หรือ Optical Character Recognition ซึ่งจะช่วยให้งานฝ่ายบัญชีง่ายขึ้น โดยระบบจะสแกนข้อมูลจากไฟล์ใบกำกับภาษีหรือใบแจ้งหนี้ เช่น PDF ที่ซัพพลายเออร์ส่งมา แล้วนำข้อมูลไปเปรียบเทียบกับ PO ในระบบโดยอัตโนมัติ หากข้อมูลตรงกัน ฝ่ายบัญชีเพียงกดปุ่มเท่านั้นก็สามารถสร้างรายการตั้งหนี้ (APV) ได้ทันที ซึ่งจะช่วยลดเวลาคีย์ข้อมูลและข้อผิดพลาด

ขณะเดียวกัน Mango AI Assistant ช่วยเปลี่ยนการค้นหาข้อมูลใน ERP ให้กลายเป็นการ ‘แชทคุย’ ผู้บริหารสามารถพิมพ์คำถามด้วยภาษาพูดปกติ เช่น ‘มีวัสดุตัวไหนบ้างที่ค้างในสต็อกเกิน 90 วัน’ ระบบ AI จะไปดึงข้อมูลและสรุปผลออกมาเป็น Dashboard ให้ทันที โดยไม่ต้องคลิกเข้าเมนูรายงานหลายขั้นตอน ทำให้การเข้าถึงข้อมูลเร็วและสะดวกขึ้นมาก

4. ความยั่งยืนและทรัพยากรบุคคล (M-Carbon & Time Attendance)

M-Carbon (โซลูชันบริหารจัดการคาร์บอน) เป็นฟีเจอร์ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อตอบสนองเทรนด์โลกและข้อบังคับทางกฎหมาย เช่น พ.ร.บ. การเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ เนื่องจากธุรกิจก่อสร้างเป็นหนึ่งในอุตสาหกรรมที่ปล่อยก๊าซเรือนกระจกสูงถึง 37–40% M-Carbon จึงเข้ามาช่วยรวบรวมข้อมูลการปล่อยก๊าซเรือนกระจกขององค์กรในทุกกิจกรรม คำนวณปริมาณและจัดทำรายงานตามรูปแบบที่ อบก. กำหนด โดยสามารถดึงข้อมูลโดยตรงจากโมดูล PO หรือ OF ใน Mango ERP ได้ ทำให้การติดตามและจัดการ Carbon Footprint เป็นเรื่องง่ายและแม่นยำขึ้น 

ขณะที่ Time Attendance หรือระบบตอกบัตร (TOKBUD) ออกแบบมาเพื่อบริหารเวลาทำงานของพนักงานทั้งในออฟฟิศและนอกสถานที่ เช่น ไซต์งานประโยชน์ของฟีเจอร์นี้จะช่วยผู้จัดการโครงการสามารถมอบหมายงานให้พนักงานล่วงหน้าได้ แล้วพนักงานก็เช็กอินและเช็กเอาต์ผ่านแอปบนมือถือ ตามงานและโครงการที่ทำ พร้อมบันทึกพิกัด GPS ระบบก็จะนำชั่วโมงการทำงานมาคำนวณเป็นต้นทุนค่าแรง และกระจายค่าใช้จ่ายไปยังแต่ละโครงการให้โดยอัตโนมัติ

สรุป

งานสัมมนาก่อสร้างประจำปีของ Mango ครั้งที่ 6 แสดงให้เห็นว่าซอฟต์แวร์ ERP ในปัจจุบันได้พัฒนาไปไกลกว่าการเป็นเพียงโปรแกรมบัญชี แต่ได้กลายเป็น ‘สมอง’ ขององค์กรที่ช่วยแก้ปัญหาตั้งแต่เรื่องสำคัญอย่าง กระแสเงินสด และยังเป็นฐานสำคัญที่ช่วยให้องค์กรพัฒนาไปได้เร็วกว่า ตัดสินใจด้วยข้อมูลได้อย่างแม่นยำ ตลอดจนถึงการเพิ่มประสิทธิภาพในทุกจุดของการทำงาน ตั้งแต่งานหน้าบ้าน (CSM) งานในไซต์ (PPN, Time Attendance) งานหลังบ้าน (OCR, AI) และการปรับตัวรับอนาคต (M-Carbon)

และฟีเจอร์เด่นที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ได้แก่ การวางแผนและติดตาม กระแสเงินสดที่เชื่อมโยงกับข้อมูลจริง, Mango OCR ที่ช่วยลดงานคีย์เอกสารของฝ่ายบัญชี และ M-Carbon ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการจัดการคาร์บอนและความยั่งยืน การใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ไม่ใช่แค่เป็นทางเลือก แต่เป็น ‘ทางรอดและทางลัด’ สู่การเติบโตของธุรกิจรับเหมา พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ และธุรกิจที่รับงานเป็นโครงการในยุคดิจิทัล