เมื่อชีวิตคนทำงานยังต้องดำเนินต่อไปถึงแม้จะอยู่ในช่วงวิกฤตการเเพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 แต่สิ่งที่ต้องคิดต่อคือ อยู่บ้านจะทำอย่างไรให้ Work from Home ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดงบประมาณที่มีอยู่อย่างจำกัดของกลุ่มธุรกิจ SMEs และ Startup รวมถึงบุคคลทั่วไป 

Credit:สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล หรือ depa

วันนี้สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล หรือ depa ได้ทำการรวบรวมเครื่องมือสุดเจ๋งของเหล่า Startup และบริษัทที่พัฒนาเทคโนโลยีระดับโลกมาให้ชมรมคนรักงานได้นำไปเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสร้างความสะดวกในการจัดการชีวิตในเเต่ละวัน และเครื่องมือนี้ใช้ฟรีไม่เสียตังเหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของเหล่ามนุษย์งาน #ThaiFightCOVID

แม้ตัวจะอยู่ไกล หรือใกล้ ก็เก็บและเเชร์ไฟล์ออนไลน์ให้ทีมได้ฟรี

คลังข้อมูลหนึ่งในอุปกรณ์จำเป็นของทุกการทำงานที่สำคัญกับทุกฝ่ายซึ่งในปัจจุบันมีเเพลตฟอร์มที่พัฒนาเครื่องมือที่ตอบโจทย์การเก็บข้อมูลบนระบบ  Cloud Technology มากขึ้นสร้างความสะดวกในการทำงานที่ไม่ต้องห่วงว่า หากต้องทำงานทางไกลหรือเดินทางอยู่ตลอดเวลาต้องพกเอกสารจำนวนมาก หรือ ลืม Save งานไปด้วยเเล้วจะทำงานไม่ได้ ดังนั้น ระบบ Cloud จึงเข้ามาตอบโจทย์ทำให้ข้อมูลที่เก็บไว้สามารถเข้าถึงได้ทุกที่เเละพร้อมเเชร์ข้อมูลให้บุคคลหรือทีมงานสามารถเข้ามาอัพเดททำงานเเบบเรียลไทม์ได้ เรามาดูกันว่าในช่วง กักตัวทำงานที่บ้านมีเเพลตฟอร์มไหนที่น่านำมาใช้ได้บ้าง

Credit:สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล หรือ depa

1. Dropbox กล่องน้อยเก็บงานออนไลน์ได้เเบบจุกๆ ที่สามรถฝากไฟล์ข้อมูลแบบออนไลน์ซึ่งผู้ใช้สามารถจัดรเบียบข้อมูลเป็นเเฟ้มต่างๆ และเเชร์ข้อมูลให้ผู้ร่วมงานในองค์กรให้เข้ามาดูหรือนำข้อมูลไปใช้ได้เพียงแค่ มีอินเตอร์เน็ต สามารถเก็บข้อมูลได้ถึง 2 GB โดยไม่มีค่าใช้จ่าย

2. Google Drive เป็นอุปกรณ์หนึ่งเมื่อสมัครเข้าใช้ Gmail แล้วสามารถใช้เสริมได้เลยโดยมีลักษณะการใช้งานเเบบ Online Service ประเภท Cloud Technology สามารถเก็บ Data ในรูปแบบที่หลากหลาย อาทิ ไฟล์เอกสาร รูปถ่าย วีดีโอ เป็นต้น สามารถจัดเก็บได้ถึง 15 GB ไม่มีค่าใช้จ่ายในการใช้งาน และคุณสมบัติคือการเเชร์ไฟล์งานต่างๆ ให้องค์กรหรือ ทีมได้แบบออนไลน์

3. Google Photos เป็นแอพพลิเคชั่นและบริการใหม่จาก Google ที่ออกมาเพื่อจัดการรูปภาพและวิดีโอโดยซึ่งจะถูกจัดเก็บในรูปแบบ Cloud Storage ร่วมกับ Google Drive สามารถสำรองรูปภาพและแบบวิดีโอได้ไม่จำกัด 

4. OneDrive พื้นที่ที่เก็บข้อมูลประเภท Cloud Technology ที่สามารถจัดเก็บข้อมูล แชร์ และอัปโหลดงานจากอุปกรณ์ใดก็ได้จากระบบ Microsoft corporation สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ถึง 5 GB ไม่มีค่าใช้จ่าย

5. Wetransfer แพลตฟอร์มนี้มีคุณสมบัติที่สามารถจัดเก้บข้อมูลได้ไม่จำกัดจำนวนไฟล์ และเหมาะสำหรับคนที่ทำงานด้านการออกแบบและต้องการเก็บไฟล์ดีไซน์เก๋ๆ ไม่ต้องสมัครสมาชิกหรือดาวโหลดสามารถเข้าใช้งานได้ เมื่ออัปโหลดข้อมูลที่ต้องการเก็บเรียบร้อยเเล้วจะมี Email แจ้งเตือนทุกครั้ง สามารถจัดเก็บได้ 2 GB ต่อไฟล์

รวมแหล่งบริหารจัดการงานออนไลน์ เอาใจผู้บริหารงานทางไกล

Credit:สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล หรือ depa

การบริหารจัดการทางไกลให้มีประสิทธิภาพสำหรับการทำงานเป็นทีมที่สามารถเชื่อมต่อกันได้แม้ตัวห่างไกลเครื่องมือเหล่านี้คือหนึ่งในสิ่งที่สามารถตอบโจทย์ได้ ซึ่งได้โดยมีตัวเลือกมาให้ทั้งที่สามารถใช้งานได้ฟรีและไม่ฟรี ดังนี้

1. asana ใช้ในการบริหารจัดการโครงการต่างๆ ง่ายต่อการแจ้งเตือนและมอบงานระหว่างผู้ร่วมงานมีจอใช้งานง่าย (มีเวอร์ชั่นฟรี) 

2. Trello เครื่องมือบันทึกข้อความรูปภาพ ในลักษณะการ์ดบนบอร์ด ตามรายการที่กำหนด ช่วยให้ทีมสามารถจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของงานบนการ์ดได้ (มีเวอร์ชั่นฟรี)

3. Microsoft Teams เครื่องมือสื่อสารข้อความเเลกเปลี่ยน บันทึก ไฟล์ตามช่องหรือกลุ่มที่กำหนดพร้อมระบบ ประชุม Video Conference และเเชร์บอร์ด (มีเวอร์ชั่นฟรี)

Credit:สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล หรือ depa

4. Basecamp เครื่องมือบริหารจัดการโครงการประกอบด้วย Message Board,To-do, Group Chat, Schedule, File Sharing และแสดง Project Activities (ฟรี 30 วัน)

5. monday.com Work OS ที่สามารถวางแผนติดตาม สามารถสร้าง Dashboard หรือ สร้าง Bot ให้ช่วยงานโดยไม่ต้องทำการ Coding

6. i done this บริหารและติดตามการทำงานของคนในทีมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นการติดตาม To do list ของเเต่ละคนในทีม

แพลตฟอร์มความปลอดภัยเชื่อมต่อในหน่วยงานได้แบบออนไลน์แม้ต้องอยู่ไกลกัน

ถึงแม้การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานจะเป็นการสร้างรูปแบบการทำงานที่สะดวกและรวดเร็วแต่ถึงอย่างไรความปลอดภัยก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่หลายองค์กรยังให้ความสำคัญเป็นอันดับเเรก ดังนั้นอุปกรณ์สร้างความปลอดภัยเมื่อต้องอัปโหลดการทำงานกันทางออนไลน์มากขึ้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรมีติดไว้ ซึ่ง depa ได้รวบรวมมาให้เป็นอีกตัวเลือกในการเลือกใช้งาน

Credit:สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล หรือ depa

1. VPN (Virtual Private Network) เครือข่ายสวนตัวเสมือนหรืออุโมงค์เชื่อมให้การเข้าถึงจากระยะไกลไปยังที่ทำงานได้อย่างปลอดภัยเสมือนนั่งใช้งานอยู่ในเครือข่ายของที่ทำงาน

2. TeamViewer การควบคุมทางไกล แบบเเป้นพิมพ์และจอเเสดงผล จากอีกเครื่องหนึ่งที่อยู่ใเครือข่าย ซึ่งได้รับอนุญาตให้เข้าถึง

3. DocuSign บริหารการส่ง ลงนาม และเก็บข้อมูลของสัญญาทั้งหมดไว้บน Cloud ด้วยระบบรักษาความปลอดภับที่ดีเยี่ยมลดความซับซ้อนของการส่ง ลงนานและเก็บสัญญากระดาษ

4. When I Work บริหารการทำงานเป็นกะของพนักงานในองค์กรด้วยรูปแบบที่ดูง่าย สนุก และโปร่งใสทำให้พนักงานเห็นสภาวะการทำงานของตน

แพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีติดตัวไว้ได้ใช้เเน่นอน

นอกจากเครื่องมือหลักที่ต้องใช้สำหรับการทำงานในแต่ละวัน การมีอุปกรณ์เสริมที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้เเต่ละบุคคลเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญเช่นกันอย่างน้อยหากถูกนำไปใช้ให้ถูกที่อาจประหยัดเวลาการทำงาน

Credit:สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล หรือ depa

1. Rescue Time- เครื่องมือช่วยติดตามว่าในเเต่ละวันเราใช้เวลาทำอะไรบ้าง

2. worldtimebuddy- เครื่องมือช่วงแปลง Time Zone ของเมืองต่างๆ เพื่อนำมาใช้วางเเผนกำหนดเวลาประชุมได้ง่าย

3. Toggl- เครื่องมือ time tracking

4. everytimezone - เครื่องมือบอกเวลาทั้งหมดของผู้ร่วมงานทั่วโลกผ่านจอเดียวและ Sync กับ Calendar ได้

5. PDF escape-  เครื่องมือดัดเเปลง แก้ไข PDF

6. PIKTOCHART- เครื่องมือทำโปสเตอร์ Infographic Presentation

สุดท้ายเเล้วแม้ในวันที่ต้องเจอกับช่วงเวลาที่ยากลำบากกับสถานการณ์การเเพร่ระบาด COVID-19 ทำให้หลายองค์กร ทั้งภาครัฐ ภาคเอกชน รวมถึงภาคประชาชนได้เห็นถึงความสำคัญของการพัฒนาเทคโนโลยี โดยเฉพาะการเติบโตของ Startup ไทยที่ได้สร้างเเพลตฟอร์มด้านเทคโนโลยีไว้มากมาย เรียกได้ว่าถ้าไม่เจอความลำบากเราจะไม่รู้เลยว่าอะไรคือสิ่งสำคัญ ถึงเเม้เเพลตฟอร์มเทคโนโลยีที่ depa ได้รวบรวมมาให้เป็นตัวเลือกในการ  Work form Home ได้อย่างมีความสุขอาจไม่ได้เกิดจาก Startup ไทยทั้งหมดก็ตามแต่ใช่ว่าจะไม่มีเลย 

ที่ผ่านมา depa ได้จัดทำโครงการ depa Accelerator 2019 เฟ้นหาเหล่า Startup ที่มี Solution ในการพัฒนาเมืองอัจฉริยะ เพื่อสร้างชีวิตความเป็นอยู่ของผู้คนให้ดีขึ้น ซึ่งตอนนี้ได้ดำเนินโครงการมาถึงช่วง Demo Day! มาร่วมเป็นส่วนหนึ่งในการให้กำลังใจและฟังนวัตกรรมใหม่ๆ ที่จะเข้ามาสร้างชีวิตของผู้คนให้ดีขึ้นได้ ตอนนี้เราเปิดลงทะเบียนเพื่อจองที่นั่งก่อนถึงวันงาน พร้อมรับของที่ระลึกสุด "Exclusive" ที่จัดทำตามจำนวนของผู้ที่ลงทะเบียนเข้าร่วมงานเท่านั้น! ได้ที่นี่ https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeyGe2luP9HXXjUwjJSRRDQis3j-2NK59qs75O3XibwdQHAgA/viewform

(รายละเอียดเเละสถานที่ ทีมงานจะส่งรายละเอียดเข้าไปให้ท่านที่ Email ที่ลงทะเบียนไว้อีกครั้งก่อนถึงวันงาน)

ขอขอบคุณข้อมูล: สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล หรือ depa