แนะนำ 10 เครื่องมือ AI ใช้สำหรับประชุมออนไลน์ บันทึกข้อมูลครบ ลดความผิดพลาด

การประชุมแต่ละครั้งย่อมมีเนื้อหาและข้อมูลสำคัญที่ต้องการแจ้งให้ที่ประชุมรับทราบ และคงไม่มีใครอยากให้การจดข้อมูลสำคัญในการประชุมผิดพลาด หรือคนในที่ประชุมเข้าใจเนื้อหาที่บิดเบือนไป 

ยิ่งในปัจจุบันการทำงานส่วนใหญ่เริ่มเปลี่ยนมาเป็นรูปแบบของ Hybrid Work ทำให้บางครั้งต้องจัดการประชุมออนไลน์ สิ่งที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น คือ การใช้เครื่องมือมาช่วยจัดการข้อมูลในการประชุม ซึ่งสามารถป้องกันความผิดพลาดของเนื้อหา รวมถึงเป็นหลักฐานที่ช่วยยืนยันความถูกต้อง

ในบทความนี้ Techsauce จะพามาแนะนำ 10 เครื่องมือ AI ที่ช่วยจัดสรร บันทึกข้อมูลในการประชุมให้ไม่ผิดพลาด

1. Zoom AI Companion พลัง AI ที่ Built-in มาใน Zoom

 AI Companion เป็นการรีแบรนด์จาก Zoom IQ เดิมให้ทรงพลังยิ่งขึ้น และที่สำคัญคือ เปิดให้ผู้ใช้ที่มีแผนชำระเงินทุกคนใช้งานได้ทันทีโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม

ฟีเจอร์เด็ดคือสามารถสรุปประชุมให้คนมาสาย AI Companion จะสรุปประเด็นสำคัญที่คุยกันไปก่อนหน้าให้ทันที สามารถถามคำถามเกี่ยวกับเนื้อหาที่คุยกันไปแล้วใน Meeting นั้นๆ ได้เลย และ เมื่อประชุมจบ AI จะสร้างสรุปและระบุสิ่งที่ต้องทำต่อให้โดยอัตโนมัติ

2. Otter เครื่องมือ AI ถอดเทปการประชุมออนไลน์

Otter เป็นเครื่องมือ AI ที่ช่วยสร้างบทสนทนาจากการประชุมออนไลน์ ด้วยการถอดเสียงจากบันทึกการประชุมออกมาเป็นข้อความ ซึ่งช่วยให้ข้อมูลที่ถูกสรุปออกมาแม่นยำมากขึ้นและสามารถใช้ร่วมกับแอปพลิเคชันประชุมออนไลน์ยอดนิยม อย่าง Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet ได้

นอกจากถอดเสียงแล้ว Otter ยังมีความสามารถอื่น ๆ เช่น สร้างคำบรรยายแบบ Real Time ในขณะที่ประชุม, สรุปหัวข้อสำคัญที่การกล่าวถึงในการประชุม เป็นต้น โดยมีแผนฟรี (สูงสุด 300 นาที/เดือน) และ แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ $8.33 ต่อผู้ใช้/เดือน

3. Jamie เลขา AI ช่วยจดบันทึกในระหว่างการประชุม

Jamie เป็นเครื่องมือ AI ที่ช่วยจดบันทึกระหว่างประชุมผ่านการบันทึกเสียงเท่านั้น ไม่สามารถบันทึกวิดีโอการประชุมได้ ซึ่งหลังจบการประชุม AI จะช่วยสรุปข้อมูลการประชุมออกมาอย่างรวดเร็ว และแสดงภาพรวมของประเด็นสำคัญที่มีการพูดถึงในที่ประชุม ทำงานเหมือนคุณมีเลขาส่วนตัวไว้คอยช่วยเหลือ

AI ตัวนี้สามารถใช้ร่วมกับแอปพลิเคชันประชุมออนไลน์อื่น ๆ อย่าง Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet ได้ และยังสามารถใช้งานแบบออฟไลน์ในห้องประชุมจริงได้อีกด้วย มีช่วงทดลองใช้ฟรี และ แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ประมาณ $24 ต่อเดือน

4. Fireflies แชทบอทถาม-ตอบเนื้อหาการประชุม

สำหรับองค์กรที่มีการประชุมนับครั้งไม่ถ้วน Fireflies คือ ตัวกลางที่ช่วยจัดระเบียบทุกอย่างได้อย่างน่าทึ่ง AI ของโปรแกรมไม่เพียงแต่ถอดเสียงและระบุผู้พูด แต่ยังสามารถสแกนหาข้อมูลสำคัญ เช่น วันที่, ตัวเลข, Tasks และคำถามโดยอัตโนมัติ พร้อมวิเคราะห์ Sentiment ของการประชุม

ฟีเจอร์เด็ดคือสามารถสร้าง Soundbites (คลิปเสียงสั้นๆ) จากส่วนสำคัญเพื่อแชร์ในทีมได้ทันที และยังเชื่อมต่อกับ CRM, Slack, Notion ผ่าน Zapier ได้อย่างราบรื่น โดยตอนนี้มีแผนฟรี (ถอดเสียงไม่จำกัด, เก็บข้อมูล 800 นาที) และ แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ $10 ต่อผู้ใช้/เดือน

5. Avoma เครื่องมือ AI สำหรับบันทึกข้อมูลร่วมกับทีม

เครื่องมือ AI ที่ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับทีม โดยคนในทีมสามารถมีส่วนร่วมในบันทึกการประชุมพร้อมกัน ทำให้ง่ายต่อการจับประเด็นและได้ข้อมูลตรงกัน นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่น ๆ ที่ใช้ช่วยเตรียมการประชุมได้อีก เช่น กำหนดวาระการประชุม มีเทมเพลตใช้วางแผนหัวข้อที่จะพูดคุยตามลำดับ หรือ การสร้าง bookmark ช่วงสำคัญในระหว่างการประชุม ช่วยให้สะดวกในการย้อนกลับและทบทวนประเด็นเหล่านั้นในภายหลัง

เครื่องมือที่ช่วยในการประชุมทั้ง 5 แบบนี้ก็มีคุณสมบัติที่หลากหลาย เช่น การสรุป การถอดเสียง การจดบันทึก หรือแม้แต่การทำความเข้าใจข้อมูลร่วมกับทีม ถ้าหากใช้แอปพลิเคชันที่ใช้ประชุมออนไลน์ อย่าง Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet ที่สามารถบันทึกวิดีโอการประชุมย้อนหลังได้อยู่แล้วร่วมกับเครื่องมือเหล่านี้ ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และลดความผิดพลาดในการทำงานได้ โดยเริ่มต้นที่ $19 ต่อผู้ใช้/เดือน 

6. Granola ผสมผสานบันทึกจากคนและ AI

หากคุณชอบจดบันทึกระหว่างประชุมแต่ไม่อยากพลาดรายละเอียด แอปนี้คือคำตอบ Granola จะถอดเสียง, สรุป และวิเคราะห์การประชุมของคุณโดยอัตโนมัติ และยังทำหน้าที่เป็นสมุดบันทึกสด ให้คุณจดโน้ตด้วยตนเอง ซึ่ง Granola จะเสริมบริบทจากบทถอดเสียงเข้าไปให้โดยอัตโนมัติ

แทนที่จะเข้าร่วมการประชุมโดยตรง Granola จะจับเสียงจากอุปกรณ์ของคุณ ทำให้ใช้งานได้กับเครื่องมือวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ทุกชนิด นอกจากนี้ยังมีแอปบน iPhone สำหรับถอดเสียงการประชุมแบบเห็นหน้ากันอีกด้วย นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมต่อกับแอปอย่าง HubSpot, Slack และ Notion และยังสามารถเชื่อมต่อกับแอปอื่นๆ อีกนับพันผ่าน Zapier เพื่อสร้างขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติที่ซับซ้อนขึ้นได้

Granola มีแผนฟรีรวมการถอดเสียง 25 การประชุม และ แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ $18/เดือน สำหรับการถอดเสียงไม่จำกัด

7. tl;dv สุดยอด AI Search Engine สำหรับการประชุม

ชื่อ tl;dv มาจาก "Too Long; Didn't View" (ยาวไป ไม่ดู) ซึ่งสะท้อนปัญหาของคนทำงานยุคนี้ได้ดี tl;dv แก้ปัญหานี้ด้วยระบบค้นหาอัจฉริยะที่ให้คุณค้นหาคีย์เวิร์ด, หัวข้อ หรือประเด็นที่พูดคุยกันได้จากทุกการประชุมที่เคยบันทึกไว้ เหมือนมี Google Search ส่วนตัวสำหรับการประชุม

tl;dv มีแผนฟรีสำหรับการถอดเสียงบน Zoom และ Meet ไม่จำกัด และ แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ $18/ผู้ใช้/เดือน (เมื่อจ่ายรายปี)

8. Krisp ยกระดับคุณภาพเสียงให้คมชัดระดับโปร

เสียงรบกวนคือศัตรูของการประชุมออนไลน์ Krisp ใช้ AI ขั้นสูงในการตัดเสียงรบกวนรอบข้าง ไม่ว่าจะเป็นเสียงเด็กร้อง, เสียงพิมพ์คีย์บอร์ด หรือเสียงจากร้านกาแฟ ให้เหลือแต่เสียงพูดของคุณที่คมชัดระดับสตูดิโอ พร้อมฟีเจอร์ถอดเสียงเป็นข้อความ ซึ่งมีแผนฟรี (ตัดเสียงรบกวน 60 นาที/วัน) และ แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ $8 ต่อผู้ใช้/เดือน

9. Fathom ตัวเลือกฟรีที่ทรงพลังเกินคาด

Fathom สร้างความฮือฮาด้วยการประกาศว่า "ฟรีสำหรับบุคคลทั่วไป" และมันคือของฟรีที่ทรงพลัง คุณสามารถถอดเสียงการประชุมได้ไม่จำกัด, สร้างสรุป, ตัดคลิปไฮไลต์ และเชื่อมต่อข้อมูลไปยัง Slack หรือ CRM ได้ทันที เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเยี่ยมสำหรับใครก็ตามที่อยากลองใช้ AI Meeting Assistant โดยไม่มีค่าใช้จ่าย แต่แผนสำหรับทีมเริ่มต้นที่ $15 ต่อผู้ใช้/เดือน

10. Google AI Studio ทางเลือกที่ยืดหยุ่นสูง

Google AI Studio ไม่ใช่แอปผู้ช่วยประชุมสำเร็จรูป แต่เป็นเครื่องมือสำหรับคนที่ต้องการควบคุมทุกอย่างด้วยตัวเอง เพียงอัปโหลดไฟล์เสียงการประชุม (ที่บันทึกไว้) แล้วใช้ Prompt สั่งงาน AI ได้โดยตรง (โปรแกรมจะรันด้วยโมเดลต่างๆ ของ Google อาทิ Gemini) ซึ่งผู้ใช้สามารถปรับแต่ง Prompt เพื่อดึง Insight ในมุมมองต่างๆ ได้ตามต้องการ ไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์ Sentiment, การค้นหาคีย์เวิร์ดเฉพาะ หรือการสร้างรายงานในรูปแบบที่คุณกำหนดเอง เหมาะสำหรับ Developer หรือทีมที่ต้องการสร้าง Workflow การจัดการประชุมแบบเฉพาะทาง

วิธีใช้ง่ายๆ เพียงแค่อัปโหลดไฟล์เสียงเข้าไป แล้วใช้ Prompt ง่ายๆ เช่น

"ถอดเสียงการประชุมนี้อย่างละเอียด แยกตามผู้พูดแต่ละคน จากนั้นสรุปว่าการประชุมนี้มีเนื้อหาอะไรที่สำคัญบ้าง และสร้าง Action Plan ที่ชัดเจนออกมาเป็นข้อๆ พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและ Due Date"

หรือจะเป็น Prompt ที่มีความละเอียดมากขึ้น เช่น 

"คุณคือผู้ช่วยวิเคราะห์การประชุมที่มีประสิทธิภาพและแม่นยำสูง ไฟล์เสียงที่แนบมานี้คือบันทึกการประชุมประจำสัปดาห์ของทีมโปรเจกต์ 'Phoenix' ซึ่งมีผู้เข้าร่วมประชุมหลักคือ สมชาย (Project Manager), พรทิพย์ (Lead Developer), และ วีระ (Marketing Lead)

โปรดดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ถอดเสียงแบบละเอียด: ถอดเสียงการประชุมทั้งหมดแบบคำต่อคำ และพยายามระบุชื่อผู้พูดในแต่ละประโยคให้ชัดเจนที่สุด
2. สรุปภาพรวม (Executive Summary): เขียนสรุปใจความสำคัญของการประชุมสำหรับผู้บริหารที่ไม่ต้องการอ่านรายละเอียดทั้งหมด โดยสรุปให้เหลือเพียง 3-4 ประโยค ครอบคลุมว่าประชุมเรื่องอะไร, ผลลัพธ์คืออะไร, และขั้นตอนต่อไปคืออะไร
3. ประเด็นสำคัญที่ถูกตัดสินใจ (Key Decisions Made): ลิสต์การตัดสินใจที่เกิดขึ้นในที่ประชุมออกมาเป็นข้อๆ อย่างชัดเจน
4. รายการสิ่งที่ต้องทำ (Action Items): สร้างตารางสรุป Action Items ทั้งหมด โดยมีคอลัมน์ สิ่งที่ต้องทำ (Task) ผู้รับผิดชอบ (Owner) และ กำหนดส่ง (Deadline) (หากมีการระบุในที่ประชุม)
5. ประเด็นที่ต้องติดตามหรือยังไม่ได้ข้อสรุป (Follow-up Topics): ลิสต์หัวข้อที่ยังคุยกันไม่จบ หรือต้องนำไปหาข้อมูลและกลับมาคุยกันใหม่ในครั้งหน้า

Google AI Studio โดยทั่วไปใช้งานได้ฟรี (ภายใต้โควต้าที่กำหนด)

อ้างอิง: Zapier.com