ก้าวสู่การเป็น Digital Office ที่ยั่งยืน ด้วย Toolset และ Infrastructure ที่เหมาะสม

การวางพื้นฐานด้านดิจิทัลนั้นเป็นเรื่องสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า หากมีการวางรากฐานที่ดี องค์กรจะสามารถดำเนินงานๆ ต่างได้อย่างมีประสิทธิภาพและสามารถนำเทคโนโลยีไปประยุกต์ใช้และต่อยอดให้เกิดผลลัพท์ทางธุรกิจที่มากขึ้นได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม หลายๆ องค์กรยังสับสนว่าจะเริ่มต้นผลักดันการปรับเปลี่ยนสู่ดิจิทัลจากตรงไหนและควรจะทำอย่างไร Techsauce ได้รับเกียรติพูดคุยกับคุณธนดร พร้อมมูล Product Specialist Collaboration ASEAN Thailand จาก Cisco ในหัวข้อ ‘Toolset และ Infrastructure ที่สำคัญในการปรับตัวเข้ากับโลกการทำงานใหม่’ ในรายการ Digital Workplace: A New Blueprint for Building an Agile Organization

จาก Traditional Office สู่ Digital Office

การปรับเปลี่ยนองค์กรเข้าสู่ดิจิทัลนั้นสามารถเริ่มต้นโดยการวางพื้นฐานในแต่ละมุมมองได้ดังต่อไปนี้

1. ต้องเริ่มจากวิสัยทัศน์ของผู้บริหาร: ผู้บริหารมองเห็นองค์กรของตนเองอย่างไรใน 3 หรือ 5 ปีข้างหน้า และเริ่มที่จะสร้าง Remote Worker ภายในองค์กร
2. กำหนด Remote Worker: เนื่องจากทุกคนไม่สามารถที่จะเป็น Remote Worker ได้ ด้วยการทำงานของแต่ละภาคส่วน ทำให้ต้องมีการประชุมจากหลายๆ ทีม เช่น HR, IT หรือการเงิน ในการกำหนดว่าภาคส่วนใดนั้นเหมาะสมสำหรับการเป็น Remote Worker
3. กำหนดการทำงานและการประเมินผลงาน: เมื่อพนักงานไม่ได้ทำงานในออฟฟิศเหมือนในอดีตแล้ว ทางองค์กรนั้นจะต้องเข้าไปช่วยเหลือพนักงานนั้นจะทำงานในรูปแบบใหม่ในการจัดหาเครื่องมือและพื้นที่ที่เหมาะสม และเนื่องจากการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน ทำให้การประเมินแบบเก่านั้นใช้ไม่ได้อีกต่อไป ทำให้ทางองค์กรนั้นจะต้องกำหนดการประเมินผลงานในรูปแบบใหม่ 

ซึ่งมุมมองที่ได้กล่าวถึงทางด้านบนนั้นเป็นแค่มุมมองแบบ Cost-driven เท่านั้น ซึ่งจะเน้นไปที่การลดค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าสถานที่ ค่าการเดินทาง หรือแม้แต่การลดความเสี่ยงของพนักงาน แต่องค์กรนั้นก็สามารถที่จะนำพื้นฐานเหล่านี้ไปต่อยอดในมุมมองแบบ Value-driven ซึ่งเน้นไปที่การประยุกต์ใช้สิ่งเหล่านี้ไปสร้างผลประโยชน์ทางธุรกิจหรือการเข้าหาลูกค้าได้อย่างไรบ้าง สามารถยกตัวอย่างได้จากการทำงานของเซลล์ ซึ่งปกติแล้วเซลล์หนึ่งคนสามารถที่จะเข้าพบลูกค้าได้ 3 รายต่อวัน แต่เมื่อมีการนำแพลตฟอร์มเหล่านี้มาใช้ เซลล์สามารถพบลูกค้าได้จำนวนที่มากขึ้น ซึ่งเป็นการสร้างผลประโยชน์ทางธุรกิจที่มากขึ้น

ความท้าทายต่ออุตสาหกรรมต่างๆ ในการปรับตัวสู่ดิจิทัล

กลุ่มอุตสาหกรรม Retail นั้นเป็นกลุ่มที่ดูเหมือนจะมีความท้าทายอย่างมากในการปรับตัวเข้าสู่ดิจิทัล ด้วยการเดินทางเข้าไปในร้านค้านั้นมีความยากขึ้น ทำให้ร้านค้าต่างๆ ต้องคำนึงถึงการปรับจาก Offline สู่ Online ซึ่งเมื่อปรับสู่ออนไลน์แล้ว ประสิทธิภาพและการเข้าถึงของลูกค้านั้นเพียงพอหรือไม่ ลูกค้านั้นต้องการ Contact Point หรือผู้ที่พวกเขาสามารถติดต่อได้เมื่อพบกับปัญหาในการใช้งานช่องทางออนไลน์ ทำให้ร้านค้าต่างๆ จะต้องมี Customer Service ที่ดี เช่น Call Centre เป็นต้น ซึ่งความท้าทายในที่นี้คือเมื่อร้านค้านั้นทำออนไลน์ แต่ไม่มี Customer Service ใดๆ เมื่อลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดี จะทำให้ลูกค้านั้นเปลี่ยนไปใช้บริการในที่อื่นๆ ได้ทันที

ปัญหาที่พบบ่อยจากการปรับตัวสู่ดิจิทัล

หลายๆ องค์กรนั้นทุ่มเงินไปกับการซื้ออุปกรณ์หรือเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ในองค์กร แต่ไม่มีขั้นตอนการตรวจสอบหรือการประเมินว่าอุปกรณ์เหล่านี้นั้นมีประสิทธิภาพเพียงพอหรือไม่ หรือการใช้งานนั้นสอดคล้องกับการทำงานของพนักงานหรือไม่ หรือว่ามีการต่อยอดการใช้งานหรือไม่ ซึ่งองค์กรเมื่อนำเทคโนโลยีมาใช้ ก็ควรจะมีการประเมินตัวเทคโนโลยีอยู่เรื่อยๆ เพื่อที่องค์กรนั้นจะได้รับผลประโยชน์จากการนำมาใช้ครั้งนี้อย่างมากที่สุด