การทำงานแบบออนไลน์ได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ของคนรุ่นนี้ ความต้องการที่จะมีส่วนร่วมและสอดคล้องกับส่วนที่เหลือขององค์กร แม้ในระหว่างการนั้น จะมีการขัดจังหวะเล็กน้อย เช่น การเดินทางไปทำงาน วันหยุด วันลาป่วย หรือการหยุดงานที่สำคัญ เช่น ปัญหาส่วนตัว การลาออก หรือภัยธรรมชาติ ซึ่งหมายความว่า เราไม่สามารถหลีกเลี่ยงการใช้เทคโนโลยีในชีวิตประจำวันในการดำเนินธุรกิจ สำหรับในเอเชียแปซิฟิก มีการสำรวจเมื่อเร็ว ๆ นี้ และรายงานว่า 80% ของผู้ตอบแบบสอบถาม (พนักงาน) ต้องการให้นายจ้างของพวกเขาพัฒนาขึ้น โดยนำเสนอการฝึกอบรมเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ

IDC ยังรายงานว่า เอเชียแปซิฟิกใช้จ่ายกับเทคโนโลยี และบริการ ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางดิจิตอลของการดำเนินธุรกิจผลิตภัณฑ์ และองค์กร ที่คาดว่าจะอยู่ที่ $ 375.8 พันล้านเหรียญสหรัฐในปี 2019 และคาดว่าจะขยายตัวอย่างต่อเนื่องตลอดระยะเวลาการคาดการณ์ในปี 2017-2022 มีอัตราการเติบโตต่อปี 5 ปีที่ 17.4%

ในที่สุดแล้ว เส้นทางสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิตอลยังคงผลักดันให้ธุรกิจต่างๆ ดำเนินการในรูปแบบดิจิทัล และการดำเนินงานในที่สุดที่ช่วยให้พนักงานสามารถสื่อสารทำงานร่วมกัน และผลิตด้วยความคล่องตัว

สิ่งที่ขับเคลื่อนธุรกิจไปสู่คลาวด์

เนื่องจากองค์กรต่างๆในภูมิภาค มีความเป็นเติบโตอยู่ตัวมากขึ้นและ บริษัท ต่างๆในสิงคโปร์ มาเลเซีย ฟิลิปปินส์ ไทย และอินโดนีเซีย เสนอการเตรียมการทำงานที่ยืดหยุ่นให้กับพนักงานของพวกเขามากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ในการใช้โซลูชั่นนวัตกรรมเพื่อรองรับลักษณะการทำงานที่เปลี่ยนแปลง ธุรกิจที่กำลังต้องการการเติบโต และขยายไปทั่วภูมิภาค จะต้องเผชิญกับภาระผูกพัน เช่น เขตเวลา และความแตกต่างทางภูมิศาสตร์ ไม่เพียงแต่เป็นอุปสรรคสำคัญในการรายงานงานท้องถิ่นเท่านั้น แต่ยังกีดกันทีมระดับภูมิภาคไม่ให้สร้างความรู้ที่แน่นหนาในเนื้อหาโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ เมื่อขั้นตอนการทำงานร่วมกันไม่ได้ถูกรักษาตามบริบทมันจะทำให้เกิดปัญหามากขึ้นสำหรับผู้จัดการโครงการ เมื่อต้องใช้เวลามากขึ้นในการวินิจฉัยจุดที่บกพร่องในเวิร์กโฟลว์ 

โชคดีที่การขยายตัวของ cloud computing ในวันนี้ได้ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กต่อสู้กับความร่วมมือที่กระจัดกระจาย นอกจากประโยชน์ที่ชัดเจนเช่นการเข้าถึงอย่างรวดเร็วและการแชร์ไฟล์การสร้างกฎเวิร์กโฟลว์สำหรับการทำงานอัตโนมัตินั้นมีประโยชน์อย่างยิ่งในการทำให้แน่ใจว่าเจ้าของเอกสารและสมาชิกหลีกเลี่ยงการพลาดขั้นตอนโครงการสำคัญที่มีเงื่อนไขสำหรับการกระตุ้นและระดมชุดปฏิบัติการถัดไป ในท้ายที่สุดระบบคลาวด์ได้คิดค้นวิธีใหม่ในการเพิ่มขีดความสามารถของพนักงานในการสื่อสารทำงานร่วมกันและผลิตด้วยความคล่องตัว

เบื้องหลังของคลาวด์มีอะไรบ้าง

ทุกวันนี้ องค์กรต่างๆกำลังเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือที่มีอยู่ ซึ่งใช้ประโยชน์จาก cloud computing การประมวลผลแบบคลาวด์ไม่ใช่เรื่องใหม่อย่างที่ดูเหมือนว่าจะเป็น และเป็นที่นิยมในธุรกิจทุกประเภทและทุกขนาด ในความเป็นจริงแล้ว ระบบคลาวด์เป็นสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรที่ค่อนข้างเล็ก ซึ่งเป็นองค์กรเกิดใหม่ ซึ่งพนักงานทำงานจากที่บ้าน และทำงานร่วมกันทางออนไลน์ การเข้าถึงงานจากระยะไกลไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะไม่สามารถเชื่อมต่อกับความเชี่ยวชาญของเพื่อนร่วมงานได้อีกต่อไป ในทางตรงกันข้าม ความเห็นในการทำงานจะถูกรับฟังได้ดีขึ้นแบบเรียลไทม์ ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้ทันที และในสถานการณ์ที่บุคคลที่มีความเข้าใจด้านเทคนิคน้อย และมีอุปสรรคในการทำงาน พวกเขาสามารถใช้ประโยชน์จากความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหาระยะไกล ทำให้ระบบคลาวด์เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้งานได้หลากหลายสำหรับงานทุกประเภท สำหรับสิ่งนี้อุปกรณ์ใด ๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ก็จะสามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ ที่สำคัญไม่มีสำเนาโดยไม่จำเป็นของข้อมูลชุดเดียวกัน ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในตำแหน่งศูนย์กลางเดียว และผู้ใช้ทุกคนจะได้รับข้อมูลจากที่นั่น ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนที่เขาสามารถเข้าถึงได้ แน่นอนว่ามีการสำรองข้อมูลไว้ล่วงหน้า แต่จะเป็นโฮสต์ที่จัดการทั้งหมด

ความคล่องตัวของข้อมูลในองค์กรสามารถจัดการได้ในโหมดการควบคุมที่มีความปลอดภัยสูง ช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้เทคโนโลยีการทำงานร่วมกันเพื่อลด และหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่าย เร่งเวลาออกสู่ตลาด และเปลี่ยนอุตสาหกรรมทั้งหมด

 ตัวอย่างสถานการณ์ในการทำงานร่วมกัน

เมื่อผู้คนมีปฏิสัมพันธ์กันมากขึ้น องค์กรจะได้รับประโยชน์จากการทำงานร่วมกัน ยกตัวอย่างเช่น การเขียนเนื้อหาสำหรับลูกค้า โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญด้านความคิด การเขียน การตลาด SEO การแก้ไขการออกแบบกราฟิกและอื่น ๆ ในบางกรณี ผู้เชี่ยวชาญผลิตภัณฑ์อาจถูกเกณฑ์เข้ากระบวนการ รวมทั้งเพิ่มความยุ่งยากในการจัดเรียงการทำงานร่วมกัน นอกจากนี้ เนื่องจากการบริจาคแต่ละครั้งใช้เวลาดำเนินการบางอย่างให้เสร็จสิ้น ก่อนที่จะถูกส่งผ่านไปความล่าช้าที่นี่อาจทำให้เกิดความล่าช้า เมื่อถึงขั้นผู้เชี่ยวชาญ SEO กระบวนการทั้งหมดจะต้องปราศจากข้อผิดพลาด เช่นเอกสารที่ถูกลืมแนบในอีเมลสามารถเปลี่ยนโมเมนตัมอย่างมีนัยสำคัญ สิ่งนี้ จะผลักดันวัฏจักรกลับไปสู่จุดที่เคยเป็นมาก่อนหน้านี้อีกครั้ง และส่งผลต่อสิ่งที่จับต้องไม่ได้ เช่น เวลาของแอดมินในส่วนนี้

เนื่องจากสถานการณ์ดังกล่าว มักพบเห็นได้ทั่วไปในธุรกิจดั้งเดิม ที่มีการตั้งค่ามากขึ้น การทำงานในโครงการต่างๆ ในแผนกต่างๆมีแนวโน้มที่จะเกิดความล่าช้ามากขึ้น ซึ่งส่วนใหญ่ มาจากความคิดเห็นล่าสุดที่ไม่มีใครรับฟัง เมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้นทางออนไลน์ ผู้ทำงานร่วมกันจะสูญเสียการมองเห็นในลำดับความสำคัญของแต่ละงาน และท้ายที่สุด ก็สูญเสียช่วงเวลาที่สำคัญ เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

ในรูปแบบการทำงานร่วมกันที่ทันสมัย สิ่งที่เคยเป็นวิธีที่เคยทำมาและล่าช้า ได้มีการให้มืออาชีพที่มีภูมิหลังที่หลากหลาย เข้ามามีส่วนร่วมในขั้นตอนใดก็ตามที่ประหยัดเวลา และไม่เสียเวลาในการประชุม

การให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลการเชื่อมต่อ และทรัพยากรของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้พวกเขาเก่งในบทบาทงานของพวกเขามากขึ้น ทรัพยากรที่พร้อมใช้งาน รวมถึงฟังก์ชันการทำงานต่างๆ ตั้งแต่การค้นหาอัจฉริยะ และรายการการดำเนินการส่วนบุคคล ไปจนถึงการทำงานร่วมกันทางสังคม และเครื่องมือการบริการตนเอง

มากกว่าการออม

ยุคใหม่ของการทำงานร่วมกันได้พิสูจน์แล้วว่า มอบผลกำไรมหาศาลให้กับธุรกิจ วิธีหนึ่งในการวัดผล คือประหยัดค่าใช้จ่าย แต่หลาย บริษัทก็ตระหนักถึงการเพิ่มผลิตผลที่สำคัญผ่านความร่วมมือทางธุรกิจ การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพสามารถปรับปรุงกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ใช้เวลานอกวงจรการขาย หรือลดเวลาที่ต้องใช้ในการสร้างเนื้อหาทางการตลาด

ในยุคของทีมที่มีการแยกตัวกันไป และลดงบประมาณการเดินทาง มันเป็นเรื่องยากมากขึ้นในการสร้างความสัมพันธ์ที่เชื่อถือได้กับลูกค้ส คู่ค้า และแม้แต่เพื่อนร่วมงาน เครือข่ายโซเชี่ยลเน็ตเวิร์ค การประชุมทางเสียง และประชุมผ่านออนไลน์ พื้นที่ทีม วิดีโอตามสั่ง แชท และแอพ HR ที่ติดตามเวลาการทำงานช่วยให้เราเอาชนะข้อจำกัดของระยะทางและไทม์โซน การใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพเหล่านี้ ได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของธุรกิจ

ผู้เขียน: Gibu Mathew, VP & GM APAC, Zoho Corp.