5 แอปและเว็บเซ็นเอกสารแบบ Paperless หรือ eSignature ไม่ต้อง Print | Techsauce

5 แอปและเว็บเซ็นเอกสารแบบ Paperless หรือ eSignature ไม่ต้อง Print

ช่วงนี้หลายองค์กรอาจเริ่มนโยบายทำงานที่บ้านหรือ Work from Home กันแล้วจากผลกระทบของไวรัส COVID-19 กระบวนการหลายอย่าง เช่น การติดต่อสื่อสาร การส่งงาน ก็ต้องปรับตัวกันไป แต่ในด้านการเซ็นเอกสารจะทำอย่างไรดี เรามี 5 บริการมาแนะนำ สำหรับแอปและเว็บเซ็นเอกสารหรือ eSignature ที่เชื่อถือได้โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษให้ยุ่งยาก

Creden.co

เริ่มต้นกันด้วย Creden สตาร์ทอัพสัญชาติไทย ที่ให้บริการยืนยันตัวตนและให้ข้อมูลประเมินความเสี่ยง (credit score) แต่นอกจากนั้นแล้วก็ยังมีบริการเซ็นเอกสารด้วย

การใช้งาน เพียงอัปโหลดเอกสารที่ต้องการขึ้นไปในระบบ ใส่รายละเอียดของผู้รับแต่ละคนว่ามีใครที่จะต้องเซ็นเอกสารฉบับนี้บ้าง และกำหนดว่าแต่ละคนจะต้องเซ็นหรือกรอกข้อมูลที่บริเวณใดของเอกสารบ้างด้วยการลาก "ช่องข้อมูล" ออกมา ไม่ว่าจะเป็น ข้อความ วันที่ หรือลายเซ็น เป็นต้น จากนั้น Creden ก็จะส่งอีเมลไปหาผู้รับที่ต้องเซ็นเอกสารฉบับนี้

ตัวเลือกเสริมคือผู้ส่งสามารถตั้งค่าให้ผู้รับต้องมีการยืนยันตัวตน eKYC ด้วยบัตรประชาชนก่อนจึงจะเปิดดูเอกสารได้ก็ได้ ซึ่งเป็นบริการที่ Creden ให้บริการอยู่แล้ว นอกจากนี้ยังตั้งลำดับการเซ็นได้ว่าใครต้องเซ็นก่อน-หลัง

ในด้านของผู้รับที่มีหน้าที่เซ็นเอกสาร ก็สามารถกรอกข้อมูลแบบดิจิทัลได้ทันทีตามช่องข้อมูลที่กำหนดไว้ สำหรับลายเซ็นนั้นสามารถเลือกจากไฟล์ภาพในคอมพิวเตอร์ หรือจะใช้เมาส์ ปากกา หรือนิ้ว วาดลงไปบนหน้าจอก็กระทำได้เลย

เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว เราก็สามารถดาวน์โหลดเอกสารเก็บไว้ได้ ซึ่งตัวเอกสารนั้นบริเวณลายเซ็นก็จะมีรหัสอ้างอิงของ Creden กำกับอยู่ ว่าเป็นลายเซ็นของจริง และมีรายละเอียดประวัติการเซ็นเอกสารด้วย อีกทั้งยังสามารถเข้าไปตรวจสอบค่า hash ของบล็อกเชนได้ด้วย

ราคา: ฟรี
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์

HelloSign

HelloSign เป็นบริการเซ็นเอกสารที่อยู่ภายใต้ Dropbox ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ชื่อดัง โดยรองรับทั้งการเซ็นเอกสารของตนเองและให้ผู้อื่นเซ็น จุดเด่นของ HelloSign เห็นจะเป็นความง่ายทั้งในการสร้างเอกสารและการเซ็น

ผู้ใช้สามารถอัปโหลดเอกสาร กำหนดผู้รับที่จะต้องเซ็น และกำหนดช่องข้อมูลของผู้รับแต่ละคนไว้ เช่น ข้อความ วันที่เซ็น และลายเซ็น เป็นต้น โดยตั้งค่าแต่ละช่องข้อมูลได้ว่าจำเป็นต้องกรอกหรือไม่ จากนั้นระบบก็จะส่งเอกสารไปหาผู้รับที่เกี่ยวข้อง และสำหรับแพลน Business ก็จะสามารถตั้งรหัสการเข้าถึงเอกสารได้ด้วย

ในการเซ็นเอกสาร ผู้รับเพียงเปิดลิงก์ในอีเมลที่ได้รับ จากนั้นกรอกข้อมูล และเซ็นชื่อด้วยการอัปโหลดไฟล์ภาพ หรือวาดลงไปบนหน้าจอ แล้วบันทึกข้อมูล ก็เป็นอันเสร็จสมบูรณ์

เอกสารที่เซ็นเสร็จแล้วจะมีหมายเลขเอกสารของ HelloSign และประวัติการเข้าชมและการเซ็นอยู่ เพื่อตรวจสอบความโปร่งใสของเอกสาร

ราคา: เริ่มต้นที่ฟรี
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์, Android, iOS

DocHub

DocHub เป็นบริการเซ็นเอกสารที่แค่ในแพลนฟรีก็มีฟีเจอร์ครบครันแล้ว สามารถอัปโหลดเอกสาร เพิ่มอีเมลของผู้ที่จะต้องเซ็นเอกสาร ตั้งเวลาหมดอายุของเอกสาร กำหนดช่องข้อมูลต่าง ๆ และกำหนดได้ว่าจำเป็นหรือไม่ สามารถเรียงลำดับการเซ็นก่อน-หลังได้ สำหรับการเซ็นก็รองรับทั้งการอัปโหลดไฟล์ภาพและการวาดลายเซ็น

ผู้ส่งสามารถดูประวัติการเข้าถึงและการเซ็นเอกสารได้อย่างละเอียด ตั้งแต่การเปิดอีเมลไปจนถึงเซ็นเสร็จสิ้น ว่าเซ็นเมื่อใด เซ็นที่ไหน อีกทั้งยังมีการบันทึกประวัติลงในบล็อกเชนด้วย

DocHub อาจจะมีหน้าตาที่ดูธรรมดาที่สุดในบทความนี้ แต่ความสามารถที่มีไม่ได้น้อยหน้าใครเลย นอกเหนือจากคุณสมบัติที่กล่าวมาข้างต้น ก็ยังสามารถสร้างทีมได้ กำหนดโดเมนเองได้ กำหนด Branding เช่นสีและโลโก้ได้ แก้ไข PDF ได้ ในแพลน Pro จะสามารถแชร์เอกสารผ่านลิงก์ได้ด้วย และรองรับการ "flatten" เอกสารให้เป็นไฟล์ภาพ

ราคา: เริ่มต้นที่ฟรี
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์

SignEasy

SignEasy เป็นบริการเซ็นเอกสารที่มีคุณสมบัติไม่หนีจากบริการอื่นสักเท่าไร สามารถอัปโหลดเอกสารและกำหนดผู้รับได้หลายคน สามารถเรียงลำดับการเซ็นก่อน-หลังได้ รองรับการอัปโหลดและวาดลายเซ็นด้วยมือ และเลือกช่องข้อมูลเช่น ข้อความ วันที่ ได้เช่นกัน แต่ข้อเสียที่ต่างจากบริการอื่นคือฟีเจอร์การส่งอีเมลนั้นต้องเป็นแพลน Plus ขึ้นไป

เราสามารถดูประวัติการเซ็นเอกสารได้ว่าใครเซ็นเมื่อใด และคุณสมบัติหนึ่งที่น่าสนใจคือเรายังสามารถอัปโหลดเอกสารขึ้นไปเทียบได้ด้วยว่าไฟล์เอกสารสารที่ได้รับ (ฉบับเซ็นแล้ว) มีการแก้ไขที่ต่างไปจากไฟล์ที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของ SignEasy หรือไม่

ราคา: เริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์/เดือน
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์, Android, iOS

DocuSign

DocuSign เป็นบริการเซ็นเอกสารที่มีคุณสมบัติด้านการกำหนดสิทธิ์มากกว่าบริการอื่นในบทความนี้ คุณสมบัติด้านการเซ็นชื่อก็มีครบครันเหมือนบริการอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นการวาดลายเซ็น การกรอกช่องข้อมูลประเภทต่าง ๆ เป็นต้น

ผู้ส่งสามารถกำหนดรหัสสำหรับเข้าถึงเอกสารให้ผู้รับเป็นรายคนได้ สามารถตั้งสิทธิ์การเข้าถึงได้ว่าให้ดูอย่างเดียวหรือให้เซ็นด้วย และตั้งเวลาหมดอายุหากผู้รับไม่เข้ามาเซ็นเอกสารภายในเวลาที่กำหนด รวมถึงจัดเรียงลำดับของผู้ที่ต้องเซ็นเอกสารได้

เมื่อเซ็นเอกสารเรียบร้อยก็จะสามารถดาวน์โหลดใบรับรองการเซ็นได้ ซึ่งจะมีรายละเอียดว่าผู้รับเซ็นเอกสารเมื่อใด จากหมายเลข IP ใด เป็นต้น

ราคา: เริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์/เดือน
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์, Android, iOS

สำหรับ 5 บริการเหล่านี้ถือเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับใครที่กำลังมองหาบริการสำหรับเซ็นเอกสารแบบ paperless อยู่ หากนำไปปรับใช้กับตนเองหรือองค์กรแล้ว จะเป็นการเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในการเซ็นเอกสารได้อย่างแน่นอน อีกทั้งยังช่วยลดการสิ้นเปลืองของกระดาษอีกด้วย แต่นอกเหนือจากทั้ง 5 บริการนี้แล้ว ก็ยังมีอีกหลายบริการที่ควรค่าแก่การพิจารณาเช่นกัน

RELATED ARTICLE

Responsive image

D.OASIS ผนึกกำลัง 30 พันธมิตรธุรกิจชั้นนำ ก้าวเข้าสู่โลก Metaverse สร้างคอมมูนิตี้ไทยใน The Sandbox

D.OASIS ร่วมกับพันธมิตรองค์กรธุรกิจชั้นนำของไทย เปิดตัว “D.OASIS Global Metaverse Community” โลกเสมือนระดับโลกของเมืองไทย ภายใต้แนวคิด “Your go-to place for the Metaverse and NFT e...

Responsive image

สรุป 5 ความเข้าใจผิดมากที่สุดเกี่ยวกับ Blockchain พร้อม use case นอกเหนืออุตสาหกรรมการเงิน

Blockchain ทำให้สามารถทำธุรกรรมต่างๆได้โดยไม่ต้องอาศัยคนกลาง แต่เนื่องจากเป็นเทคโนโลยีใหม่ จึงมีหลายคนเข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีนี้ บทความนี้เราจึงได้มีการสรุปความเข้าใจผิดมากที่...

Responsive image

เตรียมพร้อมองค์กรด้วย Big Data รับพฤติกรรมผู้บริโภคยุค Next Normal

เตรียมธุรกิจให้พร้อมด้วย Big Data รับพฤติกรรมผู้บริโภคในยุค Next Normal กับ ICHI ผู้ให้ความรู้ด้าน Digital Solution และ ดร.ธนชาติ นุ่มนนท์ ผู้อำนวยการสถาบัน IMC ที่มาแบ่งปันความรู้...