ช่วงนี้หลายองค์กรอาจเริ่มนโยบายทำงานที่บ้านหรือ Work from Home กันแล้วจากผลกระทบของไวรัส COVID-19 กระบวนการหลายอย่าง เช่น การติดต่อสื่อสาร การส่งงาน ก็ต้องปรับตัวกันไป แต่ในด้านการเซ็นเอกสารจะทำอย่างไรดี เรามี 5 บริการมาแนะนำ สำหรับแอปและเว็บเซ็นเอกสารหรือ eSignature ที่เชื่อถือได้โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษให้ยุ่งยาก

Creden.co

เริ่มต้นกันด้วย Creden สตาร์ทอัพสัญชาติไทย ที่ให้บริการยืนยันตัวตนและให้ข้อมูลประเมินความเสี่ยง (credit score) แต่นอกจากนั้นแล้วก็ยังมีบริการเซ็นเอกสารด้วย

การใช้งาน เพียงอัปโหลดเอกสารที่ต้องการขึ้นไปในระบบ ใส่รายละเอียดของผู้รับแต่ละคนว่ามีใครที่จะต้องเซ็นเอกสารฉบับนี้บ้าง และกำหนดว่าแต่ละคนจะต้องเซ็นหรือกรอกข้อมูลที่บริเวณใดของเอกสารบ้างด้วยการลาก "ช่องข้อมูล" ออกมา ไม่ว่าจะเป็น ข้อความ วันที่ หรือลายเซ็น เป็นต้น จากนั้น Creden ก็จะส่งอีเมลไปหาผู้รับที่ต้องเซ็นเอกสารฉบับนี้

ตัวเลือกเสริมคือผู้ส่งสามารถตั้งค่าให้ผู้รับต้องมีการยืนยันตัวตน eKYC ด้วยบัตรประชาชนก่อนจึงจะเปิดดูเอกสารได้ก็ได้ ซึ่งเป็นบริการที่ Creden ให้บริการอยู่แล้ว นอกจากนี้ยังตั้งลำดับการเซ็นได้ว่าใครต้องเซ็นก่อน-หลัง

ในด้านของผู้รับที่มีหน้าที่เซ็นเอกสาร ก็สามารถกรอกข้อมูลแบบดิจิทัลได้ทันทีตามช่องข้อมูลที่กำหนดไว้ สำหรับลายเซ็นนั้นสามารถเลือกจากไฟล์ภาพในคอมพิวเตอร์ หรือจะใช้เมาส์ ปากกา หรือนิ้ว วาดลงไปบนหน้าจอก็กระทำได้เลย

เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว เราก็สามารถดาวน์โหลดเอกสารเก็บไว้ได้ ซึ่งตัวเอกสารนั้นบริเวณลายเซ็นก็จะมีรหัสอ้างอิงของ Creden กำกับอยู่ ว่าเป็นลายเซ็นของจริง และมีรายละเอียดประวัติการเซ็นเอกสารด้วย อีกทั้งยังสามารถเข้าไปตรวจสอบค่า hash ของบล็อกเชนได้ด้วย

ราคา: ฟรี
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์

HelloSign

HelloSign เป็นบริการเซ็นเอกสารที่อยู่ภายใต้ Dropbox ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ชื่อดัง โดยรองรับทั้งการเซ็นเอกสารของตนเองและให้ผู้อื่นเซ็น จุดเด่นของ HelloSign เห็นจะเป็นความง่ายทั้งในการสร้างเอกสารและการเซ็น

ผู้ใช้สามารถอัปโหลดเอกสาร กำหนดผู้รับที่จะต้องเซ็น และกำหนดช่องข้อมูลของผู้รับแต่ละคนไว้ เช่น ข้อความ วันที่เซ็น และลายเซ็น เป็นต้น โดยตั้งค่าแต่ละช่องข้อมูลได้ว่าจำเป็นต้องกรอกหรือไม่ จากนั้นระบบก็จะส่งเอกสารไปหาผู้รับที่เกี่ยวข้อง และสำหรับแพลน Business ก็จะสามารถตั้งรหัสการเข้าถึงเอกสารได้ด้วย

ในการเซ็นเอกสาร ผู้รับเพียงเปิดลิงก์ในอีเมลที่ได้รับ จากนั้นกรอกข้อมูล และเซ็นชื่อด้วยการอัปโหลดไฟล์ภาพ หรือวาดลงไปบนหน้าจอ แล้วบันทึกข้อมูล ก็เป็นอันเสร็จสมบูรณ์

เอกสารที่เซ็นเสร็จแล้วจะมีหมายเลขเอกสารของ HelloSign และประวัติการเข้าชมและการเซ็นอยู่ เพื่อตรวจสอบความโปร่งใสของเอกสาร

ราคา: เริ่มต้นที่ฟรี
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์, Android, iOS

DocHub

DocHub เป็นบริการเซ็นเอกสารที่แค่ในแพลนฟรีก็มีฟีเจอร์ครบครันแล้ว สามารถอัปโหลดเอกสาร เพิ่มอีเมลของผู้ที่จะต้องเซ็นเอกสาร ตั้งเวลาหมดอายุของเอกสาร กำหนดช่องข้อมูลต่าง ๆ และกำหนดได้ว่าจำเป็นหรือไม่ สามารถเรียงลำดับการเซ็นก่อน-หลังได้ สำหรับการเซ็นก็รองรับทั้งการอัปโหลดไฟล์ภาพและการวาดลายเซ็น

ผู้ส่งสามารถดูประวัติการเข้าถึงและการเซ็นเอกสารได้อย่างละเอียด ตั้งแต่การเปิดอีเมลไปจนถึงเซ็นเสร็จสิ้น ว่าเซ็นเมื่อใด เซ็นที่ไหน อีกทั้งยังมีการบันทึกประวัติลงในบล็อกเชนด้วย

DocHub อาจจะมีหน้าตาที่ดูธรรมดาที่สุดในบทความนี้ แต่ความสามารถที่มีไม่ได้น้อยหน้าใครเลย นอกเหนือจากคุณสมบัติที่กล่าวมาข้างต้น ก็ยังสามารถสร้างทีมได้ กำหนดโดเมนเองได้ กำหนด Branding เช่นสีและโลโก้ได้ แก้ไข PDF ได้ ในแพลน Pro จะสามารถแชร์เอกสารผ่านลิงก์ได้ด้วย และรองรับการ "flatten" เอกสารให้เป็นไฟล์ภาพ

ราคา: เริ่มต้นที่ฟรี
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์

SignEasy

SignEasy เป็นบริการเซ็นเอกสารที่มีคุณสมบัติไม่หนีจากบริการอื่นสักเท่าไร สามารถอัปโหลดเอกสารและกำหนดผู้รับได้หลายคน สามารถเรียงลำดับการเซ็นก่อน-หลังได้ รองรับการอัปโหลดและวาดลายเซ็นด้วยมือ และเลือกช่องข้อมูลเช่น ข้อความ วันที่ ได้เช่นกัน แต่ข้อเสียที่ต่างจากบริการอื่นคือฟีเจอร์การส่งอีเมลนั้นต้องเป็นแพลน Plus ขึ้นไป

เราสามารถดูประวัติการเซ็นเอกสารได้ว่าใครเซ็นเมื่อใด และคุณสมบัติหนึ่งที่น่าสนใจคือเรายังสามารถอัปโหลดเอกสารขึ้นไปเทียบได้ด้วยว่าไฟล์เอกสารสารที่ได้รับ (ฉบับเซ็นแล้ว) มีการแก้ไขที่ต่างไปจากไฟล์ที่อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของ SignEasy หรือไม่

ราคา: เริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์/เดือน
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์, Android, iOS

DocuSign

DocuSign เป็นบริการเซ็นเอกสารที่มีคุณสมบัติด้านการกำหนดสิทธิ์มากกว่าบริการอื่นในบทความนี้ คุณสมบัติด้านการเซ็นชื่อก็มีครบครันเหมือนบริการอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นการวาดลายเซ็น การกรอกช่องข้อมูลประเภทต่าง ๆ เป็นต้น

ผู้ส่งสามารถกำหนดรหัสสำหรับเข้าถึงเอกสารให้ผู้รับเป็นรายคนได้ สามารถตั้งสิทธิ์การเข้าถึงได้ว่าให้ดูอย่างเดียวหรือให้เซ็นด้วย และตั้งเวลาหมดอายุหากผู้รับไม่เข้ามาเซ็นเอกสารภายในเวลาที่กำหนด รวมถึงจัดเรียงลำดับของผู้ที่ต้องเซ็นเอกสารได้

เมื่อเซ็นเอกสารเรียบร้อยก็จะสามารถดาวน์โหลดใบรับรองการเซ็นได้ ซึ่งจะมีรายละเอียดว่าผู้รับเซ็นเอกสารเมื่อใด จากหมายเลข IP ใด เป็นต้น

ราคา: เริ่มต้นที่ 10 ดอลลาร์/เดือน
ระบบที่ให้บริการ: เว็บไซต์, Android, iOS

สำหรับ 5 บริการเหล่านี้ถือเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับใครที่กำลังมองหาบริการสำหรับเซ็นเอกสารแบบ paperless อยู่ หากนำไปปรับใช้กับตนเองหรือองค์กรแล้ว จะเป็นการเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในการเซ็นเอกสารได้อย่างแน่นอน อีกทั้งยังช่วยลดการสิ้นเปลืองของกระดาษอีกด้วย แต่นอกเหนือจากทั้ง 5 บริการนี้แล้ว ก็ยังมีอีกหลายบริการที่ควรค่าแก่การพิจารณาเช่นกัน