การประชุมแต่ละครั้งย่อมมีเนื้อหาและข้อมูลสำคัญที่ต้องการแจ้งให้ที่ประชุมรับทราบ และคงไม่มีใครอยากให้การจดข้อมูลสำคัญในการประชุมผิดพลาด หรือคนในที่ประชุมเข้าใจเนื้อหาที่บิดเบือนไป 

ยิ่งในปัจจุบันการทำงานส่วนใหญ่เริ่มเปลี่ยนมาเป็นรูปแบบของ Hybrid Work ทำให้บางครั้งต้องจัดการประชุมออนไลน์ สิ่งที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น คือ การใช้เครื่องมือมาช่วยจัดการข้อมูลในการประชุม ซึ่งสามารถป้องกันความผิดพลาดของเนื้อหา รวมถึงเป็นหลักฐานที่ช่วยยืนยันความถูกต้อง

ในบทความนี้ Techsauce จะพามาแนะนำ 5 เครื่องมือ AI ที่ช่วยจัดสรร บันทึกข้อมูลในการประชุมให้ไม่ผิดพลาด

1. Zoom IQ เครื่องมือ AI ช่วยสรุปการประชุม

โปรแกรมประชุมออนไลน์ยอดนิยมที่หลาย ๆ บริษัทเลือกใช้ นอกจากจะสามารถบันทึกการประชุมไว้บน Cloud และผ่านอุปกรณ์ เช่น โทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์โดยตรงได้แล้ว ยังมีฟีเจอร์ Zoom IQ เครื่องมือ AI ที่ช่วยสรุปการประชุมบนแอปพลิเคชัน ZOOM 

Zoom IQ ช่วยให้ผู้จัดประชุม (Host) สามารถเขียนสรุปการประชุมและส่งไปยังคนอื่น ๆ ในทีมผ่าน Zoom Team Chat หรืออีเมลก็ได้ ซึ่งนอกจากการไปย้อนดูข้อมูลที่เป็นวิดีโอการประชุมแล้ว ถ้าหากใครไม่มีเวลา สามารถอ่านข้อมูลสรุปการประชุมที่เป็นลายลักษณ์อักษรจาก Zoom IQ ได้เลย

2. Otter เครื่องมือ AI ถอดเทปการประชุมออนไลน์

Otter เป็นเครื่องมือ AI ที่ช่วยสร้างบทสนทนาจากการประชุมออนไลน์ ด้วยการถอดเสียงจากบันทึกการประชุมออกมาเป็นข้อความ ซึ่งช่วยให้ข้อมูลที่ถูกสรุปออกมาแม่นยำมากขึ้นและสามารถใช้ร่วมกับแอปพลิเคชันประชุมออนไลน์ยอดนิยม อย่าง Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet ได้

นอกจากถอดเสียงแล้ว Otter ยังมีความสามารถอื่น ๆ เช่น สร้างคำบรรยายแบบ Real Time ในขณะที่ประชุม, สรุปหัวข้อสำคัญที่การกล่าวถึงในการประชุม เป็นต้น 

3. Jamie เลขา AI ช่วยจดบันทึกในระหว่างการประชุม

Jamie เป็นเครื่องมือ AI ที่ช่วยจดบันทึกระหว่างประชุมผ่านการบันทึกเสียงเท่านั้น ไม่สามารถบันทึกวิดีโอการประชุมได้ ซึ่งหลังจบการประชุม AI จะช่วยสรุปข้อมูลการประชุมออกมาอย่างรวดเร็ว และแสดงภาพรวมของประเด็นสำคัญที่มีการพูดถึงในที่ประชุม ทำงานเหมือนคุณมีเลขาส่วนตัวไว้คอยช่วยเหลือ

AI ตัวนี้สามารถใช้ร่วมกับแอปพลิเคชันประชุมออนไลน์อื่น ๆ อย่าง Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet ได้ และยังสามารถใช้งานแบบออฟไลน์ในห้องประชุมจริงได้อีกด้วย

4. Fireflies แชทบอทถาม-ตอบเนื้อหาการประชุม

AI Chatbot ที่มีคุณสมบัติเด่น คือ คุณสามารถถามคำถามเกี่ยวกับการประชุมได้ เช่น ประชุมเกี่ยวกับอะไร หรือ Keyword สำคัญในการประชุมที่คุณอยากทวนซ้ำ  ด้วยการเพิ่ม Fireflies เข้าร่วมประชุมกับคุณเพียงเท่านี้ AI Chatbot ตัวนี้ก็จะสามารถเข้าถึงและตอบคำถามการประชุมของคุณได้ 

นอกจากความสามารถนี้ Fireflies ก็ยังสามารถถอดเสียงการประชุมออกมาเป็นลายลักษณ์อักษรณ์ได้เช่นเดียวกัน แต่ยังไม่สามารถสรุปหรือบันทึกการประชุมได้

5. Avoma เครื่องมือ AI สำหรับบันทึกข้อมูลร่วมกับทีม

เครื่องมือ AI ที่ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับทีม โดยคนในทีมสามารถมีส่วนร่วมในบันทึกการประชุมพร้อมกัน ทำให้ง่ายต่อการจับประเด็นและได้ข้อมูลตรงกัน นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่น ๆ ที่ใช้ช่วยเตรียมการประชุมได้อีก เช่น กำหนดวาระการประชุม มีเทมเพลตใช้วางแผนหัวข้อที่จะพูดคุยตามลำดับ หรือ การสร้าง bookmark ช่วงสำคัญในระหว่างการประชุม ช่วยให้สะดวกในการย้อนกลับและทบทวนประเด็นเหล่านั้นในภายหลัง

เครื่องมือที่ช่วยในการประชุมทั้ง 5 แบบนี้ก็มีคุณสมบัติที่หลากหลาย เช่น การสรุป การถอดเสียง การจดบันทึก หรือแม้แต่การทำความเข้าใจข้อมูลร่วมกับทีม ถ้าหากใช้แอปพลิเคชันที่ใช้ประชุมออนไลน์ อย่าง Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet ที่สามารถบันทึกวิดีโอการประชุมย้อนหลังได้อยู่แล้วร่วมกับเครื่องมือเหล่านี้ ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และลดความผิดพลาดในการทำงานได้

อ้างอิง: meetjamie