การระบาดของ COVID-19 ที่กระจายไปทั่วโลก ทำให้วิถีชีวิตของผู้คนทั่วโลกต้องเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง สร้างความตกตะลึงทั้งกับเหล่าคนทำงานและภาคธุรกิจให้ต้องเผชิญกับการปรับตัวไปสู่หนทางการทำงานแบบใหม่อย่างเร่งด่วน

การระบาดเป็นวงกว้างและภาวะเศรษฐกิจถดถอยที่เกิดขึ้นก่อให้เกิดความท้าทายอย่างมากต่อองค์กร ทั้งด้านกระบวนการทำงาน รวมถึงต้องพบกับภาวะแรงกดดันทางการเงินที่มากกว่าปกติ โดยการระบาดครั้งนี้ยังทำให้โลกแห่งการทำงานต้องมีการสร้างสมดุลระหว่างพนักงานที่ต้องการความมั่นใจและมั่นคงจากองค์กร ส่วนองค์กรก็ต่างแสวงหาความยืดหยุ่นและคล่องตัว หลังจากการระบาดของโรคสิ้นสุดลง ภาคธุรกิจจะพบกับรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างแน่นอน เช่น ในปัจจุบันก็มีการทำงานจากที่บ้านกันเป็นจำนวนมาก เนื่องจากพนักงานและองค์กรปรับวิธีการทำงาน จึงส่งผลให้เทคโนโลยีระบบอัตโนมัติที่ใช้ทำงานแทนคน (Robotic Process Automation) รวมถึง “RPA” กลายเป็นสิ่งล้ำค่าสำหรับองค์กรต่าง ๆ การรับมือกับการทำงานรูปแบบใหม่ขององค์กรที่ต้องมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในช่วงของการระบาดและหลังการระบาด

ปฏิรูปองค์กรด้วย Digital Transformation และระบบ RPA (Robotic Process Automation) 

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการระบาดของ COVID-19 เป็นตัวกระตุ้นสำคัญต่อองค์กรและธุรกิจต่าง ๆ ให้มีการปรับตัวเร็วขึ้น นอกเหนือไปจากการเปลี่ยนแปลงของยุคสมัยและเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นมากมาย ซึ่งองค์กรและผู้ประกอบธุรกิจต้องหันมาพัฒนาตัวเองหนักกว่าเดิม โดยเฉพาะการทำ Digital Transformation เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และวัดผลตอบแทนการลงทุน (Return On Investment: ROI) ซึ่งหนึ่งในเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติอย่าง RPA (Robotic Process Automation) มีความสามารถช่วยพัฒนากระบวนการทำงานให้ดียิ่งขึ้นได้


เพื่อให้เห็นการจัดการหลังการระบาดที่ชัดเจนขึ้น ทาง UiPath ได้ให้ทาง Forrester Consulting (บริษัทวิจัยตลาดจากสหรัฐฯ) ประเมินผลกระทบจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 ที่ส่งผลกระทบกับอนาคตของการทำงานและระบบอัตโนมัติ (Automation) โดย Forrester ได้ทำการสำรวจผ่านทางออนไลน์กับผู้นำองค์กร (ระดับผู้บริหารขึ้นไป) ทั้งหมด 160 คน จากกลุ่มงานด้านปฏิบัติการ ด้านการใช้ประโยชน์ร่วมกันจากทรัพยากรที่มีอยู่ (Shared Services) ด้านการเงิน และสายธุรกิจอื่น ๆ จากประเทศฝรั่งเศส เยอรมนี ญี่ปุ่น สหราชอาณาจักร และสหรัฐอเมริกา พบว่าการแพร่ระบาดของ COVID-19 ทำให้เกิดสิ่งเหล่านี้:

• ทำให้เกิด Digital Transformation เร็วขึ้นกว่าปกติและมีการลงทุนในระบบอัตโนมัติ (Automation) เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แม้ว่าองค์กรต่าง ๆ มีการทำ Digital Transformation มาหลายปีแล้วก็ตาม แต่การระบาดของ COVID-19 ได้ทำให้กระบวนการดังกล่าวเกิดเร็วขึ้นกว่าเดิม และผู้ตอบแบบสอบถาม 48% กล่าวถึงองค์กรของตนว่ามีการเพิ่มงบประมาณเพื่อใช้ไปกับ RPA ในปีหน้าเพิ่มขึ้น 5% หรือมากกว่านั้น นอกจากนี้ วิกฤตครั้งนี้ได้แบ่งบริษัทต่าง ๆ ออกเป็น 2 กลุ่ม คือ กลุ่มที่เข้าใจถึงความจำเป็นในการทำ Digital Transformation กับกลุ่มที่ไม่เห็นความจำเป็นนี้

• เพิ่มความสำคัญในการให้พนักงานเป็นศูนย์กลาง (People-Centered) ภายหลังจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 ได้พิสูจน์แล้วว่าระบบอัตโนมัติ (Automation) มีความจำเป็นต่อองค์กร เพื่อรับมือกับความท้าทายและข้อจำกัดทางเศรษฐกิจ อย่างไรก็ตาม องค์กรต่าง ๆ ก็ยังคงต้องมีวิธีในการเข้าหาหรือรับมือกับพนักงานที่ละเอียดอ่อนด้วยเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการฝึกทักษะของการเรียนรู้ตลอดชีวิต (Lifetime Learning) ให้พนักงาน มีการเฝ้าสังเกตความวิตกกังวลของพนักงาน และการกำหนดวิธีจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ที่กระจายออกก็เป็นสิ่งใหม่ที่บริษัทส่วนใหญ่ต้องทำ รวมถึงการจัดกิจกรรมการเรียนรู้ในที่ทำงาน และเพิ่มทักษะทั่วไปที่สามารถถ่ายทอดกันได้ระหว่างการทำงาน (Transferable Skills) สามารถช่วยให้องค์กรมีทัศนคติหรือแนวคิดแห่งความสำเร็จ (Growth Mindset) ต่อไป และยังทำให้พนักงานมีความพร้อมสำหรับโลกของการทำงานแห่งอนาคต (The Future Of Work)

• ก้าวไปสู่โลกของการทำงานแห่งอนาคตอย่างรวดเร็ว เนื่องจากการระบาดของ COVID-19 ทำให้คนทำงานต้องกระจายตัวกันไปทำงานอย่างที่ไม่เคยเกิดขึ้น มีการทำงานจากที่บ้าน หรือใช้วิธีการประชุมทางไกล (Video Conferencing) ซึ่งกลายเป็น New Normal ของคนทำงานที่ปกติจะทำงานในออฟฟิศจนเคยชิน ยกตัวอย่างในสหภาพยุโรป ที่มีเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านแบบครั้งคราว ค่อย ๆ เพิ่มขึ้นจาก 6 เปอร์เซ็นต์ในปี 2009 เป็น 9 เปอร์เซ็นต์ ในปี 2019 ซึ่งการระบาดของ COVID-19 เป็นตัวเร่งเทรนด์ดังกล่าวและไม่มีทีท่าว่าจะกลับไปเป็นอย่างเดิม นอกจากนี้ ทำให้เกิดการลดต้นทุนต่าง ๆ ของสำนักงาน การปล่อยก๊าซเรือนกระจกลดลง มีการรักษาพนักงานไว้กับองค์กร พนักงานมีประสิทธิภาพการทำงานที่มั่นคง พนักงานมีขวัญและกำลังใจมากขึ้น ความไม่แน่นอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับสุขภาพเป็นสิ่งที่ให้ความสนใจมากขึ้น รวมถึงอุปสรรคสำหรับการทำงานระยะไกล (Remote Work) ก็ได้หมดไปทันที เพราะจะมีวิธีการทำงานที่ยืดหยุ่นเข้ามาแทน

RPA คืออะไร? เหมาะกับงานแบบใด?

RPA (Robotic Process Automation) คือ รูปแบบของเทคโนโลยีอัตโนมัติในกระบวนการทางธุรกิจที่ใช้หุ่นยนต์ (Robot) กรณีนี้หมายถึง Software Robot ที่มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหรือช่วยงานคน

RPA เหมาะกับงานที่มีปริมาณมาก งานที่มีรูปแบบการดำเนินงานแบบทำซ้ำ ๆ และมีเงื่อนไขการตัดสินใจเป็นแบบแผน เช่น งานเก็บข้อมูล ส่งอีเมล และงานพิมพ์ เป็นต้น ลักษณะของการใช้งานสามารถทำได้โดยการดาวน์โหลดหรือติดตั้งระบบ RPA ลงบนคอมพิวเตอร์ (PC) แล้วจึงเขียนและสร้าง หรือลากวางกล่องคำสั่งต่าง ๆ เป็นขั้นตอนการทำงาน (Workflow) ให้ Robot ดำเนินงาน

ประโยชน์ขององค์กรที่ได้รับจากการนำ RPA มาประยุกต์ใช้

ปัจจุบันระบบ RPA เป็นเทคโนโลยีที่มีความนิยมมากจากทั่วโลก หลายประเทศเริ่มมีการนำมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงธุรกิจให้ดีขึ้น นำมาช่วยลดปริมาณงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ ให้จบเร็วขึ้น ส่งผลให้ธุรกิจดำเนินไปได้เร็วขึ้น รวมถึงลดความผิดพลาดของงานที่เกิดจากคน (Human Error) ส่งผลให้ได้ปริมาณงานมากขึ้น นอกจากนี้ ยังมีประโยชน์ที่สำคัญอื่น ๆ ของการนำ RPA UiPath มาใช้ในองค์กร ได้แก่

• ช่วยเพิ่มผลลัพธ์ของการทำ Digital Transformation ให้รวดเร็วขึ้น 

• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินงาน

• ช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

• ช่วยเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานของพนักงาน

• ช่วยพัฒนาให้การดำเนินงานสามารถเป็นไปตามข้อกำหนดขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

นับว่าเป็นความหวังใหม่อีกทางหนึ่งของการแก้ปัญหาการทำงานสำหรับองค์กรในตอนนี้และในอนาคต ช่วยให้พนักงานสามารถเน้นการทำงานที่สำคัญกว่าได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

RPA: UiPath Platform ประกอบด้วยอะไรบ้าง และส่วนสำคัญของผลิตภัณฑ์มีอะไรบ้าง

UiPath คือ หนึ่งใน RPA Platform ชั้นนำระดับโลกสำหรับการสร้างหุ่นยนต์ให้ทำงานได้แบบ End-to-End Solution ซึ่งสอดคล้องกับที่บริษัทวิจัยและให้คำปรึกษาชื่อดังอย่าง Gartner ได้จัดทำบทความ 10 อันดับกลยุทธ์การใช้เทคโนโลยีสำหรับปี 2020 ได้ให้คำจำกัดความ เทคโนโลยีเทรนด์ หนึ่งว่า Hyperautomation หมายถึงการผสมผสานระหว่าง RPA และ Disruptive Technologies เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI), Machine Learning (ML), เหมืองกระบวนการ (Process Mining), การจัดการด้านการตัดสินใจ และอื่น ๆ เพื่อนำเสนอระบบการทำงานอัตโนมัติ แบบ End-To-End Solution โดยมี RPA เป็นหัวใจหลักในการผสานการทำงาน ซึ่ง UiPath Platform สามารถรองรับการทำงานได้ในทุกขั้นตอนของระบบทำงานอัตโนมัติ (Automation) ตั้งแต่การค้นหากระบวนการที่เหมาะสมเพื่อพัฒนาเป็น Automation Process (Discover), การพัฒนา (Build), การจัดการ Process และ Robot (Manage), การทำงานด้วย Software Robot (Run), การทำงานร่วมกันระหว่างคนและ Software Robot (Engage) และการวัดผลการทำงาน (Measure) 

ส่วนหลักสำคัญของ UiPath ที่จำเป็น ประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก ได้แก่

• ขั้นตอนการพัฒนากระบวนการอัตโนมัติ (Build) ด้วยเครื่องมือ UiPath Studio สำหรับนักพัฒนา หรือ RPA Developer 
• ขั้นตอนการจัดการ (Manage) ด้วยเครื่องมือ UiPath Orchestrator ใช้ในการจัดการการทำงานของ Robot กับ Process ที่ต้องการ ทั้งการจัดลำดับการทำงาน การตั้งเวลาการทำงานของ Robot (Scheduling) รวมถึงการจัดการ Log การทำงาน
• ขั้นตอนการทำงาน (Run) ด้วยเครื่องมือ UiPath Robot ซึ่งมี 2 รูปแบบ คือ 
  • UiPath Attended Robot เป็นการทำงานผสานระหว่างคนและ Software Robot เปรียบเสมือนเป็น Human assistant 
  • UiPath Unattended Robot – เป็นการทำงานอัตโนมัติด้วย Software Robot โดยการกำหนดตารางเวลาการทำงานของ Robot ให้สามารถทำงานได้เอง

ตัวอย่างกระบวนการ RPA ที่นําไปประยุกต์ใช้ในงานบัญชีและการเงิน ซึ่งเป็นที่นิยมอย่างแพร่หลาย

กระบวนการทางธุรกิจด้านบัญชีและการเงินได้รับความสนใจ และเป็นที่นิยมในการประยุกต์นำ RPA มาปรับใช้เป็นอันดับหนึ่งทั้งในไทยและภาพรวมโลก สาเหตุเพราะงานด้านบัญชีและการเงินมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน มีรูปแบบการทำงานซ้ำๆ เป็นรายวัน รายเดือน และรายปี รวมถึงขั้นตอนการทำงานในแต่ละกระบวนการย่อยมีขั้นตอนที่ชัดเจนเป็นลำดับ อาจมีความแตกต่างเล็กน้อยในแต่ละธุรกิจ ตัวอย่างหนึ่งที่นิยมในการนำ RPA เข้ามาช่วยดำเนินงาน เช่น กระบวนการทำรายงานกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Report) โดยทั่วไปพนักงานบัญชีและการเงินจะเป็นผู้ดำเนินการ เริ่มต้นจากที่ มีการดาวน์โหลดรายการเงินฝากถอนในบัญชีเงินฝาก (Bank Statement) จากเว็บไซต์ของธนาคาร และดาวน์โหลดข้อมูลที่ต้องการจากระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เช่น ระบบ SAP, Microsoft Dynamic เป็นต้น เพื่อนําข้อมูลจากทั้งสองแหล่งมาเปรียบเทียบยอด จากนั้นจึงส่งผลลัพธ์ที่ได้ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องผ่านช่องทางอีเมล หลังจากมีการนํา RPA มาประยุกต์ใช้งาน โดยให้ Software Robot ดําเนินงานแทน พบว่า ไม่พบความผิดพลาด และช่วยให้องค์กรสามารถทํางานได้รวดเร็วขึ้น ช่วยประหยัดเวลาไปได้ถึง 70% จากเดิม ซึ่งลดลงจาก 800 นาที ต่อเดือน เหลือเพียง 240 นาทีต่อเดือน โดยข้อมูลนี้ได้จากการเก็บข้อมูลจริงหลังจากที่เริ่มต้นใช้งาน RPA 

และอีกกรณีเป็นกระบวนการบันทึกใบแจ้งหนี้ (Invoice Processing) โดยที่การทำงานรูปแบบเดิมจะดำเนินการด้วยพนักงานบัญชีและการเงินทั้งกระบวนการ โดยเริ่มต้นจากการอ่านข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ แล้วนำข้อมูลที่สำคัญมากรอกเข้าสู่ระบบ SAP ทีละไฟล์ หลังจากที่ดำเนินการเสร็จเรียบร้อย จึงส่งอีเมลแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือหากพบปัญหาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ในกรณีต่าง ๆ จะส่งอีเมลหาผู้ที่เกี่ยวข้องและปัญหาที่พบ เช่น ชื่อบริษัทไม่ตรงกับในระบบ หลักจากที่องค์กรมีการนำ RPA มาประยุกต์ใช้ กระบวนการดังกล่าวกลายเป็นการทํางานด้วย Robot 100% ในทุกขั้นตอน โดยสามารถดูตัวอย่างได้จากคลิปวีดิโอด้านล่างนี้

ในความเป็นจริงแล้ว ทุกองค์กรจะมีกระบวนการลักษณะนี้ หรือที่เรียกว่างาน Back Office ที่ปัจจุบันยังเป็นคนในการดำเนินการอยู่ในทุกแผนกขององค์กร ซึ่ง RPA จะเป็นตัวช่วยหนึ่งที่สามารถช่วยให้งานเหล่านี้ใช้เวลาทำลดลง มีความถูกต้องเพิ่มมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้องค์กรสามารถผลักดันและพัฒนาทักษะด้านอื่นของพนักงาน เพื่อนำมาช่วยพัฒนาองค์กรให้มีการเติบโตทันกับการเปลี่ยนแปลงของโลก

ทดลองใช้งาน UiPath RPA Platform สามารถลงทะเบียนเพื่อรับการทดสอบระบบสาธิต (POC) ได้ทันที

หากสนใจ UiPath RPA Platform สามารถให้ทางบริษัท นิว คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยี คอนซัลติ้ง จำกัด ทดสอบระบบสาธิต (POC : Proof Of Concept) เพื่อทดสอบประสิทธิภาพและความเหมาะสมต่อองค์กรของท่าน กรอกข้อมูลได้ที่: https://forms.gle/LVW44seqpS2qmJRX8 โดยทางบริษัทฯ เป็น Gold Partner กับ UiPath มีประสบการณ์ในการพัฒนา RPA (Robotic Process Automation) กว่า 4 ปี และมีการพัฒนากระบวนการธุรกิจที่หลากหลาย

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อทีมงานได้ที่
บริษัท นิว คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยี คอนซัลติ้ง จำกัด  (New Computer Technology Consulting Co., Ltd.) 
อาคารชาญอิสสระ ทาวเวอร์ 1 เลขที่ 942/42 ชั้นพลาซ่า, ถนนพระราม 4 แขวงสุริยวงศ์ เขตบางรัก กทม. 10500
Email: [email protected], [email protected]
โทร: 087-790-6999 และ 087-518-0856
เว็บไซต์: https://nctthai.com
Facebook Page: RPA Thailand

บทความนี้เป็น Advertorial