8 ทักษะการสื่อสารที่ผู้นำควรมี เพื่อป้องกันไม่ให้คนในองค์กรสับสน | Techsauce

8 ทักษะการสื่อสารที่ผู้นำควรมี เพื่อป้องกันไม่ให้คนในองค์กรสับสน

ทักษะการสื่อสารเป็นคุณสมบัติสำคัญที่ผู้นำทุกคนจำเป็นต้องมี ไม่ว่าจะเป็นผู้นำองค์กร โปรเจค หรือหัวหน้าชมรมหมากรุก เพื่อให้คนในทีมเข้าใจเป้าหมายและสามารถเดินหน้าไปในทิศทางเดียวกัน ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้

ความเป็นผู้นำนั้นเป็นเรื่องของการสื่อสารล้วนๆ ผู้นำคนนั้นจะแตกต่างจากผู้นำคนอื่นหรือไม่ หนึ่งในนั้นก็คือการดูว่าเขาคนนั้นมีทักษะการสื่อสารอย่างไร

ทักษะการสื่อสารมีความสำคัญต่อการเป็นผู้นำอย่างไร

ผู้นำที่มีทักษะในการสื่อสารที่ดีนั้นแน่นอนว่าเขาคือผู้นำที่ทุกคนต้องการ องค์กรใดที่ผู้นำมีทักษะในการสื่อสารที่ดีนั้นคุณสามารถรับรู้ได้ หากมีสิ่งเหล่านี้

  • คนในทีมรับรู้ถึงความคาดหวังและความต้องการอย่างชัดเจน: การที่ผู้นำมีความสามารถในการสื่อสารในเรื่องความคาดหวังและความต้องการให้ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ หากทำได้ ก็จะทำให้สมาชิกในทีมเข้าใจว่าสิ่งที่พวกเขาต้องทำและจำเป็นจริงๆ คืออะไร
  • คนในทีมจะไม่เกิดความสงสัย: เมื่อคนในทีมไม่ชัดเจนว่าใครกำลังทำอะไรอยู่ แน่นอนว่าการเกิดความสับสนเป็นเรื่องปกติ ผู้นำที่มีทักษะการสื่อสารที่ดีจะทำให้แน่ใจได้ว่า ทุกคนในทีมรู้บทบาทและความรับผิดชอบของตัวเอง
  • สถานการณ์จะอยู่ในความสงบ ไม่มีเรื่องน่าตื่นเต้น: ไม่มีใครชอบเรื่องเซอร์ไพรส์ในที่ทำงาน (ยกเว้นว่าจะเป็นเรื่องโบนัส ขึ้นเงินเดือน หรือเลื่อนตำแหน่ง) เมื่อผู้นำมีทักษะในการสื่อสารที่ดี พวกเขาต้องแน่ใจว่าคนในทีมรับทราบกำหนดส่งงาน หรือสิ่งที่จะต้องเจอ ต้องทำในอนาคต นอกจากนี้ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนในทีมเข้าใจประเด็นสำคัญที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อให้การทำงานเป็นไปได้ดี

8 ทักษะการสื่อสารที่ผู้นำควรมี

1. ความสามารถในการปรับสไตล์การสื่อสาร (Ability to Adapt Your Communication Style)

ตามรายงานของ Economist Intelligence Unit การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจนำไปสู่ปัญหาอื่นๆ ตามมา อย่างการที่คนในทีมไม่สามารถลำดับความสำคัญได้ ซึ่งนี่จะเป็นการเพิ่มความตึงเครียดในอนาคต

ผู้นำควรรู้ว่าตนเองสื่อสารอยู่กับใคร เนื่องจากแรงจูงใจของพนักงานแต่ละคนนั้นแตกต่างกัน ดังนั้นผู้นำต้องทำการรู้และปรับการสื่อสารของตนเอง ซึ่งนี่จะเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างอิทธิพล และสามารถบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้

2. การฟังอย่างตั้งใจ (Active Listening)

ผู้นำที่ดีจะรู้ว่าเมื่อไรที่พวกเขาควรพูด และที่สำคัญกว่านั้นคือเมื่อไรที่พวกเขาควรฟัง ซึ่งนี่จะเป็นการแสดงให้เห็นว่าผู้นำคนนั้นมีความใส่ใจในความคิดเห็นแนวคิดและข้อเสนอของพนักงาน อีกทั้งเมื่อผู้นำผลักดันให้พนักงานมีส่วนร่วมในการสนทนา การแสดงความคิดเห็น ไปจนถึงการตั้งคำถามเชิญชวนให้พวกเขาอธิบายรายละเอียด

3. ความโปร่งใส (Transparency)

การที่ผู้นำสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับเป้าหมาย โอกาส และความท้าทายของบริษัทให้คนในทีมเข้าใจ เขาสามารถสร้างความไว้วางใจระหว่างทีมงานและสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกว่ามีอำนาจ ในการแบ่งปันความคิดและทำงานร่วมกันได้ การที่คนในทีมได้รับทราบข้อผิดพลาด จะเป็นการกระตุ้นให้เกิดการทดลองอะไรใหม่ๆ และสร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับการแก้ปัญหา โดยไม่กลัวผิดพลาด

4. ความชัดเจน (Clarity)

ผู้นำควรสื่อสารอย่างเฉพาะเจาะจง และตรงไปตรงมา กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการของโครงการให้ชัดเจน หรือการมีความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ รวมไปถึงส่งที่คุณคาดหวังเมื่อสิ้นสุดโปรเจคนั้น หากไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ผู้นำอาจจะลองทำให้สิ่งที่คุณสื่อสารเข้าใจง่ายขึ้น หรืออาจจะถามว่าต้องการความชัดเจนมากขึ้นหรือไม่ หรือคุณจะสามารถแสดงความช่วยเหลือเพิ่มเติมได้อย่างไร

ยิ่งคุณชัดเจนมากเท่าไหร่ความสับสนก็จะยิ่งน้อยลง พนักงานจะรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ และรู้สึกมีส่วนร่วมในกระบวนการการทำงานมากขึ้น

5. ความสามารถในการถามคำถามแบบเปิด (Ability to Ask Open-Ended Questions)

หากผู้นำต้องการเข้าใจแรงจูงใจ ความคิด เป้าหมายของพนักงาน ลองฝึกการถามคำถามแบบเปิด ตัวอย่างเช่น

“ช่วยเล่าเรื่องนั้นให้ฟังเพิ่มเติมได้ไหม”

“ช่วยอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังสื่อให้ฉันฟังเพิ่มเติมได้ไหม”

การถามคำถามข้างต้น จะทำให้ได้รับคำตอบที่ละเอียดและครอบคลุมมากขึ้น อีกทั้งจะช่วยทำให้ชัดเจนมากขึ้นว่าคนในทีมต้องการให้คุณช่วยส่งเสริมพวกเขาได้อย่างไร

6. การมีความเห็นอกเห็นใจ (Empathy) 

การที่ผู้นำมีความเห็นอกเห็นใจ หรือเอาใจใส่พนักงานนั้นได้รับการจัดอันดับให้เป็นทักษะสำคัญอันดับต้นๆ ที่ผู้นำควรมี ยิ่งผู้นำสามารถรับรู้และเข้าใจความรู้สึกและประสบการณ์ของพนักงานได้ดีเท่าไหร่ พนักงานก็จะรู้สึกว่าพวกเขามีคุณค่าต่อองค์กรมากขึ้นเท่านั้น

หากผู้นำต้องการปรับปรุงการสื่อสาร และสร้างวัฒนธรรมที่เข้มแข็งขึ้น และมีประสิทธิผลมากขึ้น ให้ลองฝึกการแสดงความเห็นอกเห็นใจ

7. ภาษากายที่เป็นบวก (Open Body Language)

การสื่อสารไม่ได้เป็นเพียงแค่สิ่งที่คุณพูดเท่านั้น แต่ภาษากายก็สำคัญเช่นกัน 

เพื่อเป็นการทำให้แน่ใจว่าข้อความที่คุณสื่อสารออกไปทางคำพูดนั้นสามารถเข้าถึงผู้ฟังได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากกำลังพยายามสร้างแรงบันดาลใจ ไม่ควรพูดด้วยสีหน้าเคร่งเครียดหรือขมวดคิ้ว แต่ให้สบตาเพื่อสร้างความสนใจและสร้างความสัมพันธ์ อีกทั้งยิ้มอย่างจริงใจเพื่อแสดงถึงถึงความอบอุ่นและความไว้วางใจ

8. การรับและให้ฟีดแบค (Receiving and Implementing Feedback)

การขอความคิดเห็นจากทีมไม่เพียงจะช่วยคุณให้คุณเติบโตในฐานะผู้นำเท่านั้น แต่ยังสร้างความไว้วางใจให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณอีกด้วย แต่สิ่งสำคัญคือฟังอย่างเดียวไมพอ ผู้นำต้องดำเนินการกับฟีดแบคที่ได้รับด้วย ย

หากผู้นำได้รับข้อเสนอแนะจากคนในทีม แต่ไม่ดำเนินการเปลี่ยนแปลงใด ๆ คนในทีมก็จะสูญเสียศรัทธา หากมีเรื่องใดที่ไม่สามารถทำได้ ให้สื่อสารออกไปอย่างโปร่งใส การแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขารับรู้ และแจ้งให้พวกเขาทราบถึงความคืบหน้าที่คุณพยายามทำ พนักงานก็จะรู้สึกราวกับว่าผู้นำให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพวกเขาและจริงจังกับการนำไปปรับปรุงจริงๆ


แปลและเรียบเรียงบทความจาก Harvard Business School OnlineThoughtful Leader

RELATED ARTICLE

Responsive image

ระบบบัญชีออนไลน์ จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างไร?

ระบบัญชีออนไลน์ จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างไร? หาคำตอบได้จากบทความนี้...

Responsive image

LearnDi และ Digital Library แพลตฟอร์มการเรียนรู้ในยุค Next Normal อัปสกิลคนในองค์กร ให้ก้าวทันกระแสโลก

AIS Academy ยังต่อยอด ส่งต่อความรู้ให้คนไทยอย่างไม่หยุดยั้ง ผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัล “LearnDi” และ “Digital Library” เพื่ออัปสกิลคนในองค์กร ให้ก้าวทันกระแสโลก...

Responsive image

แนวโน้มอนาคตแวดวงสินเชื่อ สู่การเข้าถึงแหล่งเงินทุน จากมุมมองของผู้ให้บริการ

เปิดเคล็บลับและหัวใจของการเข้าถึงแหล่งเงินทุน ที่ SMEs ต้องรู้ โดย คุณชัยณรงค์ ฉัตรรัตนวารี ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาธุรกิจดิจิทัล SME Bank...