เบื้องหลังความสำเร็จของธุรกิจ ส่วนหนึ่งมาจากการบริหารจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ นับเป็นความท้าทายที่ทุกองค์กรต้องเจอ โดยเฉพาะบริษัทใหญ่ๆ ที่มีสาขาเยอะอย่าง Aurora แบรนด์ร้านทองชื่อดัง ที่มีสาขามากกว่า 451 แห่ง (Multi Branches) ที่ก้าวข้ามความท้าทายในเรื่องการจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงานและวัสดุสิ้นเปลืองที่ใช้ในออฟฟิศและสาขา โดยการ transform กระบวนการจัดซื้อในรูปแบบเดิมด้วยการเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดซื้อออนไลน์ OFMBiz (www.ofm.co.th/biz) แพลตฟอร์มสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานออนไลน์สำหรับองค์กรที่ บริษัท ออฟฟิศเมท (ไทย) จำกัด (OfficeMate) พัฒนาขึ้น

คุณนวรัตน์ เหมาะประสิทธิ์ ผู้อำนวยการฝ่ายสินค้าคงคลัง บริษัท ออโรร่า ดีไซน์ จำกัด (มหาชน) 

“กระบวนการจัดซื้อในอดีตจะมีการเปรียบเทียบราคา แต่ราคาค่อนข้างสวิงและตรวจสอบได้ยาก ทั้งยังไม่ค่อยเป็นระบบ โดยเฉพาะที่เป็นแบ็คออฟฟิศ เพราะสมัยก่อนเป็นการเขียนใบเบิก ไม่สามารถควบคุมได้เลยว่า ทำไมใช้อุปกรณ์นั้นเยอะ ทำไมใช้อุปกรณ์นี้น้อย เกี่ยวพันกับงานมากน้อยแค่ไหน แต่พอใช้ระบบ OFMBiz ช่วยลดเวลาทำงานจุกจิกได้มาก พนักงานนำเวลาไปทำอย่างอื่นได้มากขึ้น ทำให้บริษัทควบคุมต้นทุนได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งยังทำให้รู้ว่าแผนกไหน ฝ่ายไหน ใช้อุปกรณ์และงบไปเท่าไรแล้ว แถมยังคาดคะเนได้ด้วยว่า จะต้องการใช้หรือสั่งของอีกทีช่วงไหน” คุณนวรัตน์ เหมาะประสิทธิ์ ผู้อำนวยการฝ่ายสินค้าคงคลัง บริษัท ออโรร่า ดีไซน์ จำกัด (มหาชน) อธิบาย

ตัวอย่างการใช้งาน 'OFMBiz' แพลตฟอร์มจัดซื้อออนไลน์สำหรับธุรกิจยุคดิจิทัล (e-Procurement) ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการจัดหา สั่งซื้อ ชำระเงิน จัดส่งสินค้า และสรุปรายงานการจัดซื้อ

คุณนวรัตน์กล่าวเพิ่มว่า Aurora มีธุรกิจในเครือหลากหลายแบรนด์ ได้แก่ ห้างเพชรทองออโรร่า, ทองมาเงินไป, ออโรร่า ไดมอนด์, เซ่งเฮง และ ของขวัญ by Aurora ทั้งยังมีสำนักงานใหญ่ มีสำนักงานย่อย รวมแล้ว 451 สาขาในเครือ ซึ่งไม่ใช่น้อยๆ และเป็นอีกปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการเลือกใช้บริการ OFMBiz ของ OfficeMate เพราะ OFMBiz เป็นแพลตฟอร์มที่มีความยืดหยุ่นและตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรใหญ่ที่มีหลายสาขาได้ดี เช่น สร้างลิสต์รายการของใช้แยกตามแผนก กำหนดวงเงินหรืองบจัดซื้อรายแผนก รายสาขา อนุมัติ การสั่งซื้อผ่านออนไลน์ และทำรายงานสรุปค่าใช้จ่ายแต่ละหน่วยงานได้ นอกจากนี้ยังสามารถจัดส่งสินค้าไปยังออฟฟิศและสาขาได้อย่างฉับไวแบบ Next Day Delivery ในกรุงเทพฯ และปริมณฑล และ 3-5 วันในต่างจังหวัด จึงตอบโจทย์ Aurora ได้อย่างตรงจุด เพราะเดิมทีเคยรอสินค้านานกว่า 1-2 สัปดาห์ ทั้งยังช่วยลดการใช้พื้นที่จัดเก็บอุปกรณ์สำนักงานที่ส่วนกลางของ Aurora เพราะ OfficeMate สามารถจัดส่งตรงถึงทุกสาขา จึงไม่ต้องพักของ (Drop) ไว้ที่ส่วนกลาง และไม่ต้องเสียเวลาพนักงานในการกระจายของไปยังสาขาต่างๆ

“เรามีพนักงานส่วนกลางรับผิดชอบดูแลระบบ ทำลิสต์รายการสินค้าจำเป็น และส่งคำสั่งไปยังระบบจัดซื้อ ซึ่งหลังจากใช้งานระบบ OFMBiz พบว่าลดค่าใช้จ่ายจากที่บริษัทตั้งไว้มากถึง 40% เมื่อเทียบเป็นไตรมาส ร่วมกับลดการใช้กระดาษในขั้นตอนการจัดซื้อได้เยอะมาก และทุกสิ้นปีที่จะมีการสรุปค่าใช้จ่าย ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ก็พบว่าลดลงอย่างเห็นได้ชัดจริงๆ ในขณะที่บริษัทเติบโตขึ้น มีการขยายสาขามากขึ้น มีจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น แต่จำนวนเงินที่บริษัทกันไว้เป็นค่าใช้จ่ายสำหรับจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงานกลับลดลง” คุณนวรัตน์กล่าว

พนักงานที่ทำหน้าที่จัดซื้อทุกคน ทุกเจเนอเรชัน จะได้เรียนรู้การใช้งานแพลตฟอร์ม OFMBiz โดยมีพนักงานในสำนักงานใหญ่ดูแลความต้องการของแต่ละแผนก

สรุปได้ว่า OFMBiz ของ OfficeMate เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้ธุรกิจ Aurora ได้ประโยชน์ในหลากหลายแง่มุม ดังนี้ 

• 1. Cost Efficiency - สามารถลดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายได้อย่างเป็นรูปธรรม การใช้เงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 
  
  
• 2. More Productivity – ลดขั้นตอนและเวลาที่พนักงานใช้ในกระบวนการจัดซื้อสินค้าลง แต่เพิ่มประสิทธิภาพ (Productivity) และความสามารถ (Capacity) ของพนักงานในการจัดการภาระงานอื่นๆ ได้มากขึ้น
  
  
• 3. Transparency - สามารถควบคุมรายการสั่งซื้อสินค้าที่ตรงตามความต้องการของแต่ละแผนก บริษัทได้สินค้าที่มีคุณภาพในราคามาตรฐาน โดยทุกรายการสั่งซื้อจะเก็บเป็นข้อมูลและจัดทำเป็นรายงานที่ชัดเจน ตรวจสอบได้ทุกเวลา ทำให้กระบวนการจัดซื้อมีความโปร่งใสในทุกขั้นตอน 
  
  
• 4. Support Green Policy - การลดใช้กระดาษในทุกขั้นตอน (Paperless) ของการจัดซื้อ ยังถือเป็นการสนับสนุนนโยบายสีเขียวของบริษัท

“คุ้มค่า สบายใจ คือสองคำที่อยากบอก คำว่า ‘คุ้มค่า’ หมายถึงการลงทุนในระบบ เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า แพลตฟอร์มใช้งานฟรี เราลงทุนให้คนของเราได้เรียนรู้ที่จะใช้งานและให้ทุกคนเข้าถึงระบบได้ ซึ่งผลตอบแทนที่ได้มามันคุ้มค่ามาก ส่วนคำว่า ‘สบายใจ’ คือเราได้ซัพพลายเออร์ที่ช่วยให้การจัดซื้อเกิดความโปร่งใส ย้อนดูรายงานได้ ตรวจสอบได้ทุกๆ ขั้นตอน เป็นระบบที่มีมาตรฐาน ลงราคาชัดเจน แม้ราคาสินค้าที่จำหน่ายอาจไม่ได้ถูกที่สุดเสมอ แต่เชื่อถือได้มากที่สุด และยินดีบริการ” ผู้บริหาร Aurora กล่าวทิ้งท้าย

สำหรับองค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ รวมถึงบริษัทที่มีสาขามากๆ หากสนใจแพลตฟอร์ม OFMBiz สามารถใช้ได้ฟรี นอกจากนี้ OfficeMate ยังมีทีมงานที่เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อออนไลน์คอยให้บริการ ดูแล และให้คำแนะนำได้ตามนโยบายหรือระบบขององค์กรแต่ละแห่ง สอบถามรายละเอียดได้ที่ OfficeMate Contact Center โทร. 1281 หรือลงทะเบียนที่ https://go.ofm.co.th/3Xn8zrg

#OFMbiz #OfficeMate #OFM #Aurora #จัดซื้อ #eProcurement #Procurement

บทความนี้เป็น Advertorial