หากคุณเคยรู้สึกว่าการเข้าร่วมประชุมที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานตัวเองนั้นเป็นฝันร้ายสุดๆ ล่ะก็ คุณไม่ได้คิดไปคนเดียว

บริษัทที่ปรึกษา Korn Ferry ได้ทำการสำรวจพนักงาน 1,945 คน พบว่าพนักงานกว่า 51% รู้สึกว่าการถูกบังคับให้เข้าร่วมการประชุม และ conference call เป็นประจำทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง

67% ของพนักงานที่ร่วมทำแบบสำรวจบอกว่าการประชุมที่มากเกินไปส่งผลกระทบต่อการทำงาน ทำให้ไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

"แน่นอนว่าเรื่องการทำงานร่วมกันนั้นเป็นสิ่งที่จะขับเคลื่อนให้เกิด innovation และเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้ประสบความสำเร็จในโลกธุรกิจปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม ก็ถึงเวลาแล้วที่จะต้องมาดูว่าจะบริหารจัดการเวลาที่มีร่วมกันให้มีประสิทธิภาพที่สุดได้อย่างไร"

6% ของพนักงานบอกว่าพวกเขาใช้เวลามากกว่า 10 ชั่วโมงต่ออาทิตย์ในการเข้าร่วมการประชุมที่ไม่จำเป็น 15% บอกว่าพวกเขาเสียเวลาระหว่างห้าถึง 10 ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ 34% บอกว่าเสียเวลาระหว่าง 2-5 ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ และอีก 34% บอกว่าพวกเขาเสียเวลาระหว่าง 1-2 ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์

มีเพียง 11% เท่านั้นที่บอกว่าการประชุมนั้นมีประสิทธิภาพ

ซึ่งสิ่งที่ทำให้การประชุมนั้นไม่มีประสิทธิภาพก็เพราะคนที่ไม่เกี่ยวข้องถูกดึงเข้าไปในการประชุมครั้งนั้นด้วย ซึ่งส่วนใหญ่แสดงความไม่พอใจมากกว่าความปรารถนาที่จะมีส่วนร่วม

แต่ก็เป็นที่น่าสนใจว่า 35% ของผู้ทำแบบสำรวจบอกว่าพวกเขายินยอมที่จะเข้าร่วมการประชุม แม้จะไม่คิดว่ามันจะเป็นการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผลก็ตาม

เพื่อเป็นการทำให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพที่สุด จะต้องมีการตั้งเป้าหมายในการประชุมที่ชัดเจน ใครต้องเข้าร่วมบ้าง เพื่อให้เป้าหมายในการทำงานนั้นบรรลุจุดประสงค์

ซึ่งความไม่ชัดเจนในเรื่องผลลัพธ์ของการประชุมนี่แหละที่เป็นข้อผิดพลาดที่มักจะพบบ่อยๆ จึงเป็นความจำเป็นของทุกคนที่เข้าร่วมประชุมที่จะต้องเข้าใจผลลัพธ์ที่ต้องการ และ criteria ในการตัดสินใจที่ชัดเจน

ก่อนที่คุณจะตอบรับเข้าร่วมการประชุมในแต่ละครั้ง อันดับแรกให้ถามก่อนว่าวาระการประชุมครั้งนั้นคืออะไร มีเป้าหมายอะไร และมีใครเข้าร่วมบ้าง

เช่นเดียวกัน Manager ก็มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการและนำการประชุมที่มีประสิทธิผล

Jeff Bezos ซีอีโอของ Amazon กฏอย่าง two pizza rule ซึ่งหมายความว่าเขาจะไม่ไปประชุมหรือแม้กระทั่งเข้าร่วม con call ถ้าหากการประชุมนั้นไม่สามารถตอบโจทย์คนทั้งกลุ่มได้

การประชุมจะมีประสิทธิผลหากมีวัตถุประสงค์ แนวทาง ระเบียบวาระ บทบาทหน้าที่ และผลลัพธ์ที่ต้องการชัดเจน

อ้างอิงเนื้อหาข่าวจาก CNBC