8 Checklist เคลียร์งานให้เสร็จก่อนหยุดยาว

วันหยุดยาวที่กำลังจะมาถึง เปรียบเหมือนน้ำทิพย์ชะโลมจิตใจของชาวออฟฟิส แต่กว่าจะได้หยุดจริงๆ คุณอาจต้องผ่านสมรภูมิการเคลียร์งานอื่นๆ เพื่อให้ตัวเองได้ใช้วันหยุดอย่างสบายใจ 

มีข้อมูลที่น่าสนใจจากเว็บไซต์ Weforum บอกว่า ปัจจุบันคนรุ่นใหม่อยู่ในภาวะ Presenteeism หรือภาวะฝืนทำงานจดหมดไฟ บางคนอาจทำงานจนรู้สึกเหนื่อยล้า แต่ก็ไม่อยากพัก เพราะคิดว่าเกรงใจเพื่อนร่วมงาน เกรงใจหัวหน้า จึงไม่กล้าลางาน และถ้าเป็นช่วงใกล้หยุดยาวที่คนอื่นๆ ชิงลาพักร้อนไปก่อนแล้ว ยิ่งทำให้ยากต่อการตัดสินใจลาเสียอีก ซึ่งการที่คิดว่าทำอีกนิดก็เสร็จ หรือรับงานจากเพื่อนร่วมงานมาทำต่อคนเดียว อาจทำให้ร่างกายและจิตใจไม่ได้หยุดพัก แม้จะเป็นงานที่รัก แต่หากทำติดต่อกันเรื่อยๆ ก็ส่งผลต่อสุขภาพกายและสุขภาพใจได้เหมือนกัน

ดังนั้น ก่อนหยุดยาวสงกรานต์นี้ ถ้าคุณไม่อยากแบกงานไปทำหรือฝืนทำงานจะล้า วันนี้เราเลยอยากมาแชร์เช็คลิสต์สำคัญที่ช่วยให้คุณเคลียร์งานให้หมดก่อนหยุดยาว รับรองได้เลยว่าเมื่อกลับเข้าโหมดการทำงานอีกครั้ง คุณจะไม่เจอพายุงานมาโหมกระหน่ำใส่แน่นอน

1. ทำ To-do List เมื่อวันลาได้รับการอนุมัติ สิ่งแรกที่ต้องทำทันทีคือ เขียนสิ่งที่ต้องทำก่อนหยุดยาว ซึ่งหลายคนก็ทำอยู่แล้ว แต่สำหรับวันหยุดยาวนี้ควรทำให้ละเอียดขึ้น ทั้งงานที่ต้องส่งก่อนหยุด และงานที่ต้องรีบจัดการหลังวันหยุด โดยทุกงานควรระบุเดดไลน์ไปด้วย 
2. เรียงลำดับความสำคัญของงาน หลังจากทำ To-do List เสร็แล้ว ควรเรียงลำดับความสำคัญของงานให้เป็นระบบ ถ้าคุณสงสัยว่าแล้วงานไหนล่ะ เป็นงานที่สำคัญ มีทฤษฎีที่ว่า ถ้าเรามีงาน 10 อย่าง ลองลิสต์มาเป็นข้อๆ แล้วเลือกงานที่มีความสำคัญจริงๆ 20% ซึ่งเป็นงานสำคัญและเร่งด่วน ที่ต้องทำก่อนและจัดไว้ในลำดับแรกๆ และอีก 80% ให้แบ่งเป็นส่วนๆ เช่น 30% เป็นงานสำคัญ แต่ไม่ด่วน, 30% ไม่สำคัญ แต่ด่วน และ 20% เป็นงานที่ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน ให้ทยอยทำไปเรื่อยๆ
3. กำหนดเวลาทำงาน นอกจากจะใส่เดดไลน์หรือกำหนดส่งงานแล้ว ควรกำหนดกรอบเวลาการทำงานไปด้วย ตามความเหมาะสมหรือความยากง่ายของงาน เพื่อให้ลำดับการทำงานไม่ซับซ้อน
4. แจ้งลูกค้า หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง หากคุณมีลูกค้าที่ต้องดูแล มีเพื่อนร่วมงานที่ต้องส่งต่องานกัน หรือใครก็ตามที่เกี่ยวข้องกับงาน ให้รีบแจ้งพวกเขาทันทีว่าคุณจะหยุดวันที่เท่าไรบ้าง หรือจะใช้วิธีการตั้งค่าการตอบอีเมลอัตโนมัติก็ได้เช่นกัน
5. วางแผนการสื่อสาร นอกจากบอกเพื่อนร่วมงานแล้ว อย่าลืมบอกช่องทางติดต่อยามฉุกเฉินด้วย เช่น หากมีเรื่องด่วนสามารถโทรหาได้ทันที หรือบอกว่าจะเช็คอีเมลและตอบไลน์ทุกวันก่อนนอน
6. ลงมือเคลียร์งาน เมื่อจัดเตรียมทุกอย่างแล้ว ก็ถึงขั้นตอนของการเคลียร์งานตามตารางและเวลาที่กำหนด ต้องบอกว่าการทำงานทุกอย่างย่อมเกิดความผิดพลาดได้ หากทำแล้วงานไม่เสร็จตามกำหนดเวลา หรือมีงานด่วนแทรก ให้ตั้งสติและสมาธิไว้เลย ค่อยๆ จัดการไปทีละอย่าง รับรองว่างานเสร็จทันก่อนวันหยุดแน่นอน
7. สร้างความไว้วางใจและให้อำนาจการตัดสินใจแก่เพื่อนร่วมทีม ในกรณีที่คุณเป็นหัวหน้าหรือมีทีมที่ต้องดูแล วันหยุดยาวนี่แหละคือช่วงเวลาที่ดีในการสร้างความไว้วางใจหรือให้อำนาจในการตัดสินใจทำบางสิ่งบางอย่างแทน ทั้งนี้ ก่อนจะไปถึงขั้นนั้น ควรมีการประชุมหารือกันก่อนเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
8. ทำความสะอาดพื้นที่ทำงาน อย่างคิดว่าการจัดโต๊ะหรือทำความสะอาดไม่ใช่เรื่องสำคัญ อย่าลืมว่าในวันที่กลับมาทำงาน การได้เห็นโต๊ะสะอาด ข้าวของวางเป็นระเบียบก็มีแรงทำงานแล้ว

เมื่อทำครบทั้ง 8 ข้อแล้ว ก็ได้เวลาไปสนุกกับวันหยุดให้เต็มที่ ชาร์จพลังให้พร้อมกับมาทำงานต่ออีกครั้ง 

อ้างอิง graduan, We forum