บริษัท บูลบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik Group) บริษัทที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และการจัดการด้วยนวัตกรรมและเทคโนโลยี มององค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายด้านไอทีได้มากในช่วงภาวะวิกฤต ด้วยการใช้ประโยชน์จาก “Cloud computing” เทคโนโลยีในการเก็บข้อมูลและประมวลผลผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งมีค่าใช้จ่ายที่ถูกกว่าการใช้เซิร์ฟเวอร์แบบเดิมและสามารถคิดค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริง พร้อมชี้ 3 ประเด็นหลักที่จะทำให้ใช้ Cloud ในองค์กรได้สำเร็จ 

คุณพชร อารยะการกุล ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik Group) เปิดเผยว่า จากการแพร่ระบาดของโควิด-19 ที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจไปทั่วโลก องค์กรธุรกิจต่างค้นหาแนวทางในการปรับกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจและวิธีการทำงานแบบใหม่เพื่อเป็นผู้อยู่รอดจากเหตุการณ์ดังกล่าว โดยส่วนใหญ่จะเน้นนโยบายในการดูแลต้นทุนและลดค่าใช้จ่าย  ซึ่งปกติธุรกิจส่วนใหญ่จะมีรายจ่ายในการใช้เงินลงทุนครั้งใหญ่ (Big investment) ที่ยังไม่สร้างผลกำไรในปัจจุบัน (Sunk cost) หรือเป็นต้นทุนคงที่ (Fixed cost) ที่ไม่สามารถปรับลดลงได้ ดังนั้น Fixed cost จึงเป็นประเด็นหลักที่อาจทำให้บริษัทขาดสภาพคล่องได้ ซึ่งสถานะทางการเงินถือเป็นเส้นเลือดใหญ่ที่ใช้หล่อเลี้ยงองค์กร พร้อมทั้งเป็นตัวชี้ชะตาว่าบริษัทจะอยู่รอด หรือเสี่ยงที่จะล้มในวิกฤตนี้ได้ โดยผิดกับต้นทุนแปรผันตามรายได้ (Variable cost) ที่หากไม่มีรายได้ ก็จะไม่มีรายจ่ายเกิดขึ้น 

อย่างไรก็ตาม ตามปกติธุรกิจขนาดใหญ่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการสร้างโครงสร้างพื้นฐานด้าน IT ซึ่งส่วนใหญ่เป็นค่าใช้จ่ายแบบ Big investment หรือหากเลือกจ่ายเป็นรายเดือนก็ต้องดำเนินการแบบผ่อนชำระ นั่นหมายความว่า ค่าใช้จ่ายได้ถูกแปลงเป็นต้นทุนแบบ Fixed cost อยู่ดี ซึ่งเมื่อองค์กรได้รับผลกระทบจากปรากฏการณ์โควิด-19 ทำให้ระบบ IT ที่ลงทุนไปอาจไม่ได้ถูกใช้งานอย่างเต็มที่ จึงทำให้เสียเงินโดยเปล่าประโยชน์ ดังนั้น สิ่งที่ภาคธุรกิจควรทำคือ แปลงค่าใช้จ่ายด้านระบบ IT ให้เป็น Variable cost จะช่วยเพิ่มโอกาสให้ธุรกิจและสามารถอยู่รอดได้

ช่วงวิกฤตเช่นนี้จึงเป็นจังหวะและจุดเริ่มต้นที่ดีของภาคธุรกิจที่จะเริ่มมาใช้ “Cloud computing” เพื่อลดต้นทุนในการสร้างระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายเป็นของตนเอง (On-Premise) อีกทั้งช่วยลดความยุ่งยากในการติดตั้ง การดูแลรักษาระบบ ที่สำคัญช่วยประหยัดเวลาและยังมีความยืดหยุ่นด้านค่าใช้จ่าย 

โดยปัจจุบันมีการประยุกต์ใช้ Cloud computing  3 รูปแบบ คือ 1. การให้บริการโครงสร้างพื้นฐานและระบบจัดเก็บข้อมูล หรือทำหน้าที่แทน server (Infrastructure-as-a-Service) หรือ IaaS 2. การให้บริการด้านแพลตฟอร์มสำหรับซอฟต์แวร์ (Platform as a Service) หรือ PasS เช่น เว็บแอปพลิเคชัน (Web Application) ระบบประมวลผลกลางขององค์กรขนาดใหญ่ (Database Server) หรือระบบ API ซึ่งมีการรักษาความปลอดภัยสูง และ 3. การให้บริการซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชัน (Software as a Service หรือ SaaS ซึ่งส่วนใหญ่จะคิดค่าบริการตามลักษณะการใช้งาน (Pay-as-you-go) เช่น จำนวนผู้ใช้ ปริมาณที่ใช้ ระยะเวลาที่ใช้ เช่น ผู้ให้บริการทางด้านซอฟต์แวร์ใหญ่ๆ อย่าง Microsoft 365, google suite 

ประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยี Cloud computing มาช่วยธุรกิจในสภาวะวิกฤตเช่นนี้มีอยู่หลายข้อ 

1. Cost Efficiency : บริหารค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจมีค่าใช้จ่ายที่ถูกกว่าการลงทุนซื้อเซิร์ฟเวอร์แบบเดิม ที่ปกติช่วงเริ่มต้นการใช้งานมีคนใช้บริการน้อย ทำให้ไม่เกิดการประหยัดต่อขนาด (Economies of scale) แต่ระบบ Cloud จะมีค่าใช้จ่ายตามจำนวนที่ใช้งานจริง คือใช้แค่ไหนจ่ายเท่านั้น 

2. Shorten time to market : เปิดโอกาสในการเข้าถึงตลาดได้เร็ว รวมทั้งยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบเอง เพราะธุรกิจบางประเภทที่จำเป็นต้องมีแอพพลิเคชัน แต่ช่วงเกิดโควิด-19 หากต้องมาพัฒนาเอง อาจทำให้ขีดความสามารถในการแข่งขันไม่ทันคู่แข่ง หรือทำให้เสียโอกาสในการทำธุรกิจไป 

3. Anywhere – Anytime : เทคโนโลยี Cloud จะเอื้อความสะดวกต่อการทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา เนื่องจากระบบจะเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต ดังนั้น เพียงแค่มีอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ก็สามารถทำงานได้ อย่าง Work from home ที่หลายบริษัทหันมาใช้บริการ Software as a Service (SaaS) จากผู้ให้บริการหลากหลายที่ เช่น Microsoft team, Google hangout 

4. Flexibility : การใช้ Cloud ช่วยทำให้การทำงานมีความยืดหยุ่นขึ้น เพราะสามารถปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็น ช่วงที่ต้องการรูปแบบ Scale up ที่ต้องการขยายธุรกิจให้เติบโตเร็ว เมื่อเห็นโอกาสทองการทำรายได้ หรือ Scale down ลง เมื่อต้องการใช้งานลดลง อย่างตอนที่มีการแพร่ระบาดของโควิด 

คุณพชร กล่าวต่อว่า เทคโนโลยี Cloud computing อาจไม่สามารถตอบโจทย์ทุกธุรกิจ เนื่องจากธุรกิจแต่ละประเภทมีความแตกต่างและมีลักษณะเฉพาะ ฉะนั้น ผู้บริหารสูงสุดและผู้บริหารด้านเทคโนโลยี จำเป็นต้องทำงานควบคู่กันเพื่อวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียในเชิงเศรษฐศาสตร์ว่า เทคโนโลยี Cloud จะสามารถเข้ามาสร้างมูลค่าเพิ่มให้ธุรกิจได้สูงสุดอย่างไร ที่สำคัญต้องทำให้เกิดความร่วมมือทั้งจากฝ่ายธุรกิจและ IT เพื่อออกแบบโครงการสร้างและสัดส่วนการใช้งานให้ถูกต้องและเหมาะสมที่สุด รวมทั้งต้องผลักดันให้พนักงานทั้งองค์กรเข้าใจวิสัยทัศน์และการขับเคลื่อนขององค์กรในทิศทางเดียวกัน ว่า Cloud คือตัวแปรสำคัญที่จะเป็นตัวช่วยให้บริษัทสามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรได้ โดยมี 3 ปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ใช้ Cloud ในองค์กรได้สำเร็จ 

ประเมินขีดความสามารถด้านไอทีขององค์กร (Understand your IT capabilities) – ก่อนนำเทคโนโลยี Cloud มาประยุกต์ใช้ ควรประเมินศักยภาพทางด้านระบบ IT ขององค์กรว่ามีความเหมาะสมจะใช้ cloud หรือไม่ ถ้ามีระบบเก่า (on premise) อยู่แล้ว ต้องคำนึงถึงเรื่องการโอนย้าย (migration) ซึ่งเป็นเรื่องที่ซับซ้อน ดังนั้นควรมีผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วยวิเคราะห์และเปรียบเทียบระบบปัจจุบันกับระบบที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถออกแบบสถาปัตยกรรมด้านไอที (IT Architecture) ได้ตอบโจทย์ตามความต้องการและรองรับกับการทำงานได้อย่างเหมาะสมที่สุด 

เลือกกลยุทธ์และวางแผนการ Migration ให้เหมาะกับองค์กร (Develop migration roadmap) – การวางแผนเพื่อย้ายระบบและข้อมูลขึ้นไปบน cloud สามารถเลือกให้มีการใช้ทั้ง Cloud จากผู้ให้บริการและ on premise ใช้งานควบคู่กันไป (Hybrid cloud) ในขณะเดียวกันการวางแผนเพื่อการโอนย้ายที่ดีนั้น ควรวางแผนให้สามารถย้ายระบบหรือ Application ต่างๆ จากผู้ให้บริการแต่ละรายได้อย่างอิสระ เพื่อลดปัญหาการพึ่งพา Vendor จากรายใดรายหนึ่ง 

ประยุกต์แนวคิดการทำงานแบบ Agile (Adapt agile to organization) – การทำ Cloud transformation ให้ประสบความสำเร็จนั้น จะต้องอาศัยการทำงานแบบ Agile เนื่องจากต้องการความรวดเร็ว และสามารถปรับเปลี่ยนแผนได้ตลอดเวลาเพื่อหาโครงสร้างที่เหมาะสมกับองค์กรที่สุด ดังนั้นบุคลากรในองค์กรควรมีความ Proactive และต้องพร้อมที่จะปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ 

อย่างไรก็ดี ธุรกิจที่มีความสนใจหรือจะเริ่มต้นใช้ Cloud มาช่วยในการดำเนินธุรกิจนั้น อาจจะมีความยุ่งยากในการจัดการ ว่าจะต้องมีการวิเคราะห์ เปรียบเทียบรูปแบบของการจัดเก็บข้อมูลหรือการดำเนินธุรกิจแบบเดิม รวมถึงขั้นตอนหรือความซับซ้อนในการย้ายข้อมูลที่มีอยู่เดิมไปไว้ที่ Cloud  ดังนั้น การหาผู้เชี่ยวชาญทางด้านนี้มาเป็นผู้ช่วยมือหนึ่ง ก็น่าจะเป็นทางเลือกที่ดี และน่าจะส่งผลให้กระบวนการทำงานเกิดประสิทธิภาพที่ดีกว่า เพราะทำให้ไม่ต้องมาลงรายละเอียดในการบริหารจัดการเอง ที่สำคัญทำให้ธุรกิจได้มุ่งเน้นไปยังการวางแผนปรับกลยุทธ์ในการตั้งรับกับการหารายได้หลัก รวมทั้งการฝ่าฟันกับภาวะเศรษฐกิจถดถอยที่กำลังจะเกิดขึ้นดีกว่า