Google แนะนำ 10 เคล็ดลับสำหรับการใช้ผลิตภัณฑ์ของ Google ในการทำงาน | Techsauce

Google แนะนำ 10 เคล็ดลับสำหรับการใช้ผลิตภัณฑ์ของ Google ในการทำงาน

Google แนะนำ 10 เคล็ดลับสำหรับการนำผลิตภัณฑ์ต่างๆ ของ Google ไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน นอกจากนี้ ยังเป็นการช่วยจัดความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตประจำวัน โดยเฉพาะในช่วงที่ทุกคนกำลังเผชิญอยู่ในภาวะของสถานการณ์ COVID-19 ที่ผู้คนส่วนใหญ่ต้องปรับเปลี่ยนการทำงานจากออฟฟิศมาเป็นการทำงานจากบ้านแทน 

คุณลอร่า เม มาร์ติน Productivity Advisor ของ Google กล่าาว่า “เบื้องต้นเพื่อช่วยให้พนักงานของ Google เองสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  ดิฉันจึงได้ริเริ่มโครงการ Productivity@Google ซึ่งเป็นเว็บไซต์ภายในที่แนะนำเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีจัดการกล่องจดหมายให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งก็ได้รับการตอบรับเป็นอย่างดี จากนั้นดิฉันจึงได้เริ่มพัฒนาโครงการนี้อย่างเต็มตัว 

จากระยะเวลากว่า 4 ปีที่ผ่านมา เว็บไซต์นี้ได้แนะนำเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน Google ไปแล้วมากกว่า 25,000 คน และมีการจัดฝึกอบรมในหัวข้อต่าง ๆ ทั้งหมด 10 ครั้งด้วยกัน โดยมีพนักงาน Google กว่า 40,000 คน ใน 31 สำนักงานทั่วโลกเข้ารับฝึกอบรม  ซึ่งหลังจากผ่านการฝึกอบรมแล้ว พวกเขามีการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานในแต่ละวันและประหยัดเวลาในการทำงานได้มากกว่า 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์   ทั้งนี้ ดิฉันมั่นใจว่า 10  เคล็ดลับในการใช้ผลิตภัณฑ์ของ Google นี้ จะช่วยให้ผู้คนทั่วไปสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและในขณะเดียวกันก็สามารถมีความสุขกับชีวิตส่วนตัวด้วยเช่นกัน” 

กำหนดเวลาส่งอีเมลเพื่อความสมดุลระหว่างชีวิตและการทํางาน 

หากจำเป็นต้องส่งอีเมลในเวลากลางคืนและวันหยุดสุดสัปดาห์ แต่ต้องการเคารพความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานของเพื่อนร่วมงาน ให้ทำตามเคล็ดลับนี้

  • เปิดหน้าต่างการเขียนอีเมล หรือหน้าต่างตอบกลับ คลิกไปที่ลูกศรแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากปุ่มส่ง 
  • คลิกที่ “กำหนดเวลาส่ง” เพื่อเลือกวันและเวลาที่ต้องการส่ง (ตามเวลาท้องถิ่น) 
  • เมื่อกำหนดเวลาส่งอีเมลเสร็จแล้ว จะมีกล่องใหม่ขึ้นมาว่า “กำหนดเวลาแล้ว” ซึ่งคุณสามารถเข้าไปดูอีเมลทั้งหมดที่ตั้งเวลาส่งไว้ และเปลี่ยนเวลาส่งหรือยกเลิกการส่งได้

ปิดเสียงการแจ้งเตือนระหว่างการประชุมผ่าน Google Meet

ลดสิ่งรบกวนขณะที่คุณกำลังประชุมออนไลน์หรืออยู่นอกสำนักงานด้วยการปิดเสียงการแจ้งเตือนที่เข้ามาใน Google Meet

  • คลิกที่ปุ่ม “Active”
  • เลือกระยะเวลาที่คุณต้องการปิดเสียงการแจ้งเตือน (30 นาที 1 ชั่วโมง 2 ชั่วโมง 4 ชั่วโมง 8 ชั่วโมง)  

ตรึงแท็บที่เปิดบ่อย ๆ บน Google Chrome ไว้ทางด้านซ้าย

จัดการหน้าเว็บที่คุณเข้าชมบ่อย ๆ บน Google Chrome ได้ง่าย ๆ และช่วยป้องกันการปิดแท็บที่คุณใช้โดยไม่ตั้งใจ

  • หากต้องการตรึงแท็บ ให้คลิกขวาที่แท็บ (อยู่ด้านบนของจอ) และเลือก “ตรึงแท็บ” จากเมนูแบบเลื่อนลง
  • หากต้องการเลิกตรึงแท็บ ให้คลิกขวาที่แท็บ และเลือก “เลิกตรึงแท็บ”

หมายเหตุ: เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์ล่าสุดสำหรับการจัดการแท็บใน Google Chrome ได้ที่นี่ https://www.blog.google/products/chrome/manage-tabs-with-google-chrome/ 

สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ “ในระหว่างการประชุม”

หากคุณมีเวลาว่างในระหว่างการประชุม ลองสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละสัปดาห์ที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็วในช่วงเวลาว่าง 

  • สร้างรายการงานโดยคลิกที่ไอคอนวงกลมสีน้ำเงินที่อยู่ด้านขวาของปฏิทินของคุณ
  • กล่องงานจะปรากฏขึ้น และสร้างรายการได้ง่าย ๆ โดยเลือก “เพิ่มงาน”

ส่งต่อการสนทนาจาก Google Meet ไปยังกล่องจดหมายของคุณ

บางครั้งคุณอาจได้รับคำขอหรือคำถามจากเพื่อนร่วมงานใน Google Meet แต่อาจไม่มีเวลาที่จะทำตามคำขอหรือตอบคำถามได้ในตอนนั้น คุณสามารถส่งข้อความดังกล่าวไปยังกล่องจดหมายของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อการติดตามในภายหลัง 

  • หากต้องการส่งต่อข้อความไปยังกล่องจดหมายของคุณ ให้วางเมาส์ไว้เหนือข้อความแชทใน Google Meet ที่ต้องการส่งต่อ 
  • คลิกที่ไอคอน “จดหมาย” แล้วข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณในไม่กี่วินาที 

สร้างโฟลเดอร์พื้นที่ทำงานเพื่อให้หาไฟล์ที่ต้องการได้ง่าย ๆ

หากคุณกำลังทำงานหลายโปรเจ็กต์และต้องการวิธีที่รวดเร็วในการเข้าถึงไฟล์ที่สำคัญ แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ “พื้นที่ทำงาน” ภายใน Google Drive เพื่อจัดลำดับความสำคัญของเอกสารที่คุณต้องการ 

  • คุณจะเห็นส่วน “พื้นที่ทำงาน” เมื่อคุณเข้าไปยังโฟลเดอร์ของคุณใน Google Drive 
  • เลือก “สร้าง” และตั้งชื่อโฟลเดอร์ของคุณ (เช่น ลำดับความสำคัญประจำสัปดาห์ โปรเจ็กต์ XYZ)
  • เริ่มเพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์พื้นที่ทำงานของคุณ 

ใช้ฟีเจอร์บันทึกของผู้บรรยาย การจับเวลา และการถาม-ตอบใน Google Slides

นี่คือเคล็ดลับ 2 ข้อเกี่ยวกับวิธีการนำเสนองานและการเชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณ เมื่อคลิกที่ "มุมมองผู้นำเสนอ" ในเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากปุ่มนำเสนอใน Google Slides คุณจะเห็น 2 ฟีเจอร์นี้

  • บันทึกของผู้บรรยาย จะแสดงบันทึกของคุณในขณะที่นำเสนอ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกเหล่านั้นจะปรากฏให้คุณเห็นเพียงคนเดียว หากการตั้งค่าจอภาพมีตัวเลือกฉายภาพหน้าจอ อย่าลืมปิดการใช้งาน
  • ฟีเจอร์ถาม-ตอบ ผู้นำเสนอสามารถรับคำถามและข้อเสนอแนะทั่วไปจากผู้ชม และสมาชิกผู้ชมสามารถลงคะแนนและโหวตสำหรับคำถามที่พวกเขาชื่นชอบ ลองนึกภาพการนำเสนอต่อผู้ชมที่รู้สึกไม่สะดวกใจที่จะถามคำถามต่อหน้าผู้ชมทั้งหมด เพียงแค่ให้พวกเขาโพสต์คำถาม แล้วนำคำถามเหล่านั้นไปแสดงให้กับผู้ชมในระหว่างการนำเสนอของคุณ 
  • ในส่วน "เครื่องมือผู้ชม" ให้หาคำถามที่ต้องการแสดง
  • คลิกนำเสนอ
  • หากต้องการเปลี่ยนคำถามให้ค้นหาคำถามอื่นและคลิกนำเสนอ

ไม่พลาดอีเมลสำคัญด้วยการสร้างกล่องจดหมายหลายกล่อง

ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นด้วยการจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณและแยกประเภทอีเมลของคุณเป็นกล่องจดหมายย่อยตามกฎของคุณเอง 

  • สร้างป้ายกำกับใหม่ที่แผงด้านซ้ายของกล่องจดหมาย โดยคุณสามารถตั้งชื่อได้ตามความต้องการของคุณ (เช่น สิ่งที่ต้องทำติดตาม ฯลฯ )
  • เมื่อสร้างแล้วให้ไปที่ "การตั้งค่า" > "กล่องจดหมาย" 
  • ในส่วน “ประเภทกล่องจดหมาย” ให้เลือก “กล่องจดหมายหลายกล่อง” 
  • เพื่อแสดงป้ายกำกับเหล่านี้อย่างถูกต้อง ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รูปแบบชื่อเดียวกัน “is: ชื่อป้ายกำกับ” (เช่น is: สิ่งที่ต้องทำ) เหมือนกับป้ายกำกับที่คุณทำในข้อ 1
  • คลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง" จากนั้นจะเห็นกล่องจดหมายใหม่ของคุณ

แปลข้อความใน Google Docs

หากเพื่อนร่วมงานของคุณอยากให้แปลเอกสารบางอย่าง คุณสามารถแปลข้อความที่ต้องการเป็นภาษาต่าง ๆ ได้ง่าย ๆ ภายใน Google Docs เพียง 2 ขั้นตอนเท่านั้น

  • ในส่วนของ “เครื่องมือ” ให้เลือก “แปลเอกสาร” 
  • เลือกภาษาที่คุณต้องการ จากนั้นการแปลก็จะเสร็จเรียบร้อยภายในไม่กี่วินาทีเท่านั้น 

ตั้งค่าใช้งาน Gmail และ Google Drive แบบออฟไลน์เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเดินทาง

คุณสามารถเปิดใช้งาน Gmail และ Google Drive แบบออฟไลน์เพื่อให้สามารถทำงานต่อได้แม้ว่าจะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยตั้งค่าง่าย ๆ ดังนี้ 

  • ไปที่ “การตั้งค่า” > “ออฟไลน์”
  • เลือก “เปิดใช้งานเมลออฟไลน์” สำหรับ Gmail หรือ “สร้าง เปิด และแก้ไขไฟล์ล่าสุดใน Google Docs, Google Sheets และ Google Slides บนอุปกรณ์นี้ในขณะออฟไลน์” สำหรับ Google Drive 

ลงทะเบียนเข้าสู่ระบบ เพื่ออ่านบทความฟรีไม่จำกัด

No comment

RELATED ARTICLE

Responsive image

Esri Thailand ชู ArcGIS for Precision Agriculture ยกระดับการเกษตรไทยสู่ Smart Farmer

Esri Thailand เดินหน้าสร้างนวัตกรรมโซลูชันเพื่อยกระดับสังคมรอบด้านอย่างต่อเนื่อง ชูไฮไลท์เทคโนโลยี “ArcGIS for Precision Agriculture” เติมเต็มศักยภาพด้านการเกษตรด้วยเทคโนโลยี AI พร...

Responsive image

โรงพยาบาลกรุงเทพเสริมทัพด้วยเทคโนโลยีหุ่นยนต์ผ่าตัด “The da Vinci Xi” ยกระดับการรักษาด้วยการลงทุนกว่า 200 ล้านบาท

โรงพยาบาลกรุงเทพ ลงทุนกว่า 200 ล้านบาท เปิดศูนย์การผ่าตัดด้วยหุ่นยนต์ “The da Vinci Xi” เทคโนโลยีการผ่าตัดผ่านกล้องแบบแผลเล็ก เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการรักษา ลดความเสี่ยงให้ผู้ป่วยผ...

Responsive image

Foodpanda มอบสวัสดิการไรเดอร์ panda cares ดูแล 5 ด้านใน 11 ตลาด ทั่ว APAC

foodpanda ผู้นำการให้บริการจัดส่งอาหารและของกินของใช้ แบบเดลิเวอรี่ผ่านแอปพลิเคชัน ส่งโครงการ ‘panda cares’ โครงการที่มอบการดูแลพันธมิตรไรเดอร์ ใน 5 ด้านหลัก...