ในหลายปีที่ผ่านมาเราจะเห็นถึงการเปลี่ยนเเปลงพฤติกรรมของผู้บริโภคที่เทคโนโลยีเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวัน ยิ่งสถานการณ์ปัจจุบันที่เกิดขึ้นกระทันหันอย่างการเเพร่ระบาดของไวรัส Covid-19 ยิ่งเร่งการพัฒนาเทคโนโลยีหลายอย่างให้สามารถเข้ามาตอบรับกับวิถีชีวิตมากขึ้น 

ก่อนเข้าสู่เนื้อหาของบทความทางทีม Techsauce มีข่าวดีมาบอกตอนนี้โครงการ MICE Intelligence Talk เปิดกิจกรรมเสวนาครั้งที่ 2 ในหัวข้อ From Surviving To Thriving After Pandemic With Digital Strategy And Tools ด้วยเเนวคิดที่อยากให้ผู้ประกอบการในอุตสาหกรรม MICE สามารถนำทักษะด้าน Digital Skills และ Digital Tools ไปใช้ในการช่วยให้ผ่านวิกฤตครั้งนี้ไปได้ พร้อมปรับองค์กรได้อย่างยั่งยืน สามารถลงทะเบียนเข้าร่วมติดอาวุธ  “Digital Skills และ Digital Tools” ให้กับตัวเองเเบบไม่เสียค่าใช้จ่ายตลอดการเข้าร่วมได้ที่นี่ https://bit.ly/3drtNgX  (ลงทะเบียนได้ตั้งเเต่วันนี้ - 7 พฤษภาคม 2564) ทางโครงการจะทำการส่ง Link เข้าห้อง Zoom ผ่านทาง Email ที่ท่านได้ลงทะเบียนไว้เท่านั้น

นอกจากนี้เทคโนโลยียังเป็นอีกหนึ่งช่องทางในการทำธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งหนึ่งในอุตสาหกรรมที่ควรนำความสามารถและ เครื่องมือเทคโนโลยี มาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพในธุรกิจได้ในช่วงนี้ คือ กลุ่มอุตสาหกรรมการจัด Meetings, Incentives travel, Conferencing, Exhibitions หรือ MICE เพื่อสร้างวิกฤต ให้กลายเป็น โอกาส 

สถานการณ์ปัจจุบันที่ส่งผลต่อการปรับตัวของอุตสาหกรรม MICE

ตั้งเเต่ปี 2019 ทั่วโลกได้รู้จักกับไวรัสรุนเเรงชนิดหนึ่งที่ได้เเพร่ระบาดไปทั่วโลกส่งผลให้ผู้คนต้องกักตัวอยู่บ้าน รวมถึงการเดินทางและการทำกิจกรรมปกติในชีวิตประจำวันบางอย่างไม่สามารถทำได้ และด้วยสถานการณ์การระบาดที่ค่อนข้างยาวนานเพราะไวรัสโควิด-19 ยังไม่มีวัคซีนในการรักษา ทำได้เพียงป้องกันเบื้องต้น ส่งผลให้ทั่วโลกเกิดภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ ทำให้หลายอุตสาหกรรมทั่วโลกต้องปรับตัวเเบบกระทันหันและหาวิธีประคองธุรกิจให้อยู่รอด  

จากผลกระทบดังกล่าวส่งผลให้รายได้ในกลุ่มอุตสาหกรรมการจัดงานซึ่งได้คาดการณ์ตัวเลขผลกระทบที่เกิดขึ้นจาก การยกเลิกหรือเลื่อนการจัดไมซ์ (MICE) ไว้ว่า รายได้ที่สูญหายไปในปี 2563 อยู่ที่ 2,911 ล้านบาท และ รายได้ที่สูญหายในปี 2564 อยู่ที่  2,654 ล้านบาท งานที่ยังยืนยันการจัด คาดว่าสร้างรายได้กว่า 976 ล้านบาท 

ในช่วงระยะเวลาตั้งเเต่ 2019 จนถึงปัจจุบัน เครื่องมือเทคโนโลยีโดยเฉพาะ การทำธุรกิจ หรือ ธุรกรรมผ่านระบบออนไลน์ที่ทำให้ผู้คนไม่ต้องออกนอกบ้านจึงถูกนำมาใช้อย่างเเพร่หลายจนเติบโตเเบบสวนกระเเสเศรษฐกิจโลกเลยทีเดียว นอกจากนี้ การที่ผู้คนเริ่มกลัวการออกจากบ้าน หรือ มาตรการป้องกันที่จำกัดการเดินทางย่อมส่งผลต่อกลุ่มอุตสาหกรรม การจัด Meetings, Incentives travel, Conferencing, Exhibitions หรือ MICE ที่ต้องปรับกระทันหัน จนมาเป็นประเด็นเร่งด่วนที่ว่า เราจะเริ่มปรับตัวอย่างไรหากเราจัดงานไปแล้วครึ่งหนึ่ง “เราจะเลื่อนจัดงาน”  หรือ “ปรับรูปแบบงาน” หากคุณเลือกที่จะไปต่อแบบเลื่อนงานเรามีเคล็ดลับมาบอกคุณ

เคล็ดลับเล็กๆ จากงาน Techsauce!

• ตั้งสติให้เร็วแล้วประชุมทีมเพื่อวางเเผนงานใหม่หากเลือกที่จะเลื่อนการจัดงาน ควรคิดเเผนสำรองไว้เพื่อรองรับสถานการณ์ต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น
• สำรวจสิ่งที่ทีมมี จุดเเข็ง จุดอ่อน ของทีมและใครเก่งในด้านใดเพื่อดึงจุดเเข็งของทีมมาใช้ให้เกิดประโยชน์ อาทิ ทักษะด้านเทคโนโลยี  
• หากปรับเเผนงานใหม่ หรือ เลือนงานจะเกิดผลกระทบที่เราต้องเเบกรับอะไรบ้างเพื่อรับมือ
• หากต้องเลื่อนระยะเวลาจัดงานออกไปเราต้องวางแผนโดยมองในระยะยาวว่า หากเราเลื่อน เราจะต้องเเจ้งผู้คนอย่างไร และระหว่างนี้เราจะรักษาความเชื่อมั่นของลูกค้าที่ลงทุนเข้ามาอย่างไร รวมถึงเราต้องพยายามรักษากระเเสของงานนี้เพื่อไม่ให้หายไประหว่างที่เราเลื่อนงานออกไป เพื่อเป็นการอัพเดทข่าวต่างๆ ให้ผู้เข้าร่วมได้รับรู้ เเละยังเชื่อมั่นในงานของเรา
• สำรวจธุรกิจที่คลายกันจากทั่วโลกและเทรนด์ต่างๆ ของอุตสาหกรรม MICE ว่ามีเครื่องมือใดที่เราสามารถนำมาใช้กับงานของเราได้บ้าง
• คำนวณงบประมาณ หรือ ทุน หากเราต้องปรับเปลี่ยนเเผนงานต้องไม่กระทบต่อทุนจนเกินไป เเละเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะกับงานเรา

นอกจากเคล็ดลับที่ทาง Techsauce เองได้ใช้ในช่วงเวลาเกิดสถานการณ์การเเพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ระหว่างที่กำลังจัดงานทำให้เราเองได้รู้จักแพลตฟอร์มด้านเทคโนโลยี หรือ ระบบออนไลน์มากขึ้นซึ่งกลายเป็น โอกาส ในวิกฤตที่เข้ามาเปลี่ยนเเปลงหลายอุตสาหกรรมโดยเฉพาะ อุตสาหกรรม การจัด Meetings, Incentives travel, Conferencing, Exhibitions หรือ MICE ที่ต้องปรับตัวอย่างจริงจัง เรามาดูกันว่า ทั่วโลกตอนนี้มีการจัดงานในรูปแบบใดและนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้อุตสาหกรรมนี้สามารถดำเนินงานต่อได้อย่างไรบ้าง

การจัดงานกิจกรรมในรูปแบบต่างๆ ที่เกิดขึ้นเพื่อรับมือสถานการณ์โควิด-19

1. การจัดงานเเบบออฟไลน์ เเบบเว้นระยะห่างตามระเบียบการป้องกันไวรัสโควิด-19

สิ่งที่ต้องคำนึงหากเลือกจัดงานในรูปแบบนี้ คือ จำนวนของคนเข้างานและพื้นที่การจัดงานรวมถึงงบประมาณในการจัด เนื่องจากต้องทำตามกฎการจัดงานตามนโยบายภาครัฐเพื่อป้องกันการเเพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ข้อจำกัดของการเข้างานจึงมีมากขึ้นโดยเฉพาะจำนวนคน เพราะต้องเว้นระยะห่างระหว่างบุคคลซึ่งต้องใช้พื้นที่ในการจัดงานที่สามารถรองรับกับจำนวนคนที่ตั้งไว้ รวมถึงค่าอุปกรณ์การป้องกันและสถานที่ที่ต้องตรงตามมาตรการ ทำให้รูปแบบการจัดงานนี้ต้องเลือกสถานที่ที่มีการรองรับมาตรการป้องกัน ที่ช่วยให้เราหมดห่วงเรื่องความปลอดภัยรวมถึงงบประมาณที่เหมาะสม ซึ่งในประเทศไทยเอง TCEB คืออีกหนึ่งทางเลือกของผู้ประกอบการ MICE สำหรับสถานที่จัดงานที่เข้าใจผู้แประกอบการที่อยากจัดงานในรูปแบบออฟไลน์แต่ยังกังวลเรื่องมาตรการความปลอดภัย 

การทำกิจกรรมเเบบเว้นระยะห่าง อาทิ การดูภาพยนต์  การดูการเเสดงในโรงละคร

2. การจัดงานในรูปแบบออนไลน์- Virtual and Hybrid Events

เราจะเห็นว่าในปัจจุบันการดูงาน หรือ เข้าร่วมงาน Event ต่างๆ อาทิ การเเสดง , การท่องเที่ยวตามพิพิธภัณฑ์,งานคอนเสิร์ต เป็นต้นเราสามารถเข้าร่วมจากที่บ้านได้ผ่าน สมาร์ทโฟน หรือ โน๊ตบุ๊ค โดยที่เราไม่ต้องไปในสถานที่นั้นจริงๆ สิ่งเหล่านี้เองที่เราเรียกว่า Virtual หรือ Hybrid Events ซึ่งเป็นเทรนด์ที่กำลังมาเเรงและเชื่อว่าอาจเป็นก้าวสำคัญของอุตสาหกรรม MICE เลยก็ว่าได้ ด้วยคุณสมบัติของเทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาให้ตอบโจทย์การใช้ชีวิตของมนุษย์ทำให้เทคโนโลยีเหล่านี้ถูกพัฒนาขึ้นจนเป็นที่ยอมรับอย่างเเพร่หลายทั้งในด้านของผู้จัดและผู้บริโภคที่หันมาเลือกเข้างานในรูปแบบนี้มากขึ้น เพราะช่วยลดปัญหาในเรื่องของการเดินทางได้ รวมถึงกลุ่มผู้เข้าร่วมงานที่หลากหลายมากขึ้น ซึ่งเเน่นอนว่าในสถานการณ์การเเพร่ระบาดนี้การจัดงานเเบบ Virtual and Hybrid Events จึงเป็นทางเลือกสำคัญที่ทั่วโลกเลือกที่จะปรับงานในรูปแบบเดิมให้กลายเป็นออนไลน์

ในบางกรณีอย่างพิพิธภัณฑ์มีการนำเทคโนโลยีไปติดตั้งเพื่อฉายภาพในมุมต่างๆ ให้ผู้เข้าชมสามารถเข้ามาดูผ่านเว็บไซน์ของพิพิธภัณฑ์ได้จากที่บ้านแต่สามารถดูจุดต่างๆ ภายในพิพิธภัณฑ์ได้เหมือนเดินชมในสถานที่จริง

นอกจากตัวอย่างจากต่างประเทศที่ทาง Techsauce ได้นำมาให้ได้ดูเพื่อเป็นกรณีศึกษาในครั้งนี้ยังนำประสบการณ์ตรงที่เกิดขึ้นของทีมงาน Techsauce ในการจัดงาน Techsauce Global Summit 2021 ที่ต้องประสบกับปัญหาการเเพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ที่มาเเบบกระทันหันทำให้เเผนงานที่วางไว้แล้วครึ่งหนึ่ง รวมถึงการจัดงานต้องปรับรูปแบบใหม่ทั้งหมด มาเป็นอีกหนึ่งกรณีศึกษาใกล้ตัวซึ่งเป็นตัวอย่างที่เกิดขึ้นในประเทศให้ได้ศึกษากัน เชื่อว่าหลายท่านอาจกำลังประสบปัญหาคล้ายๆ กันอยู่ตอนนี้ เรามาดูกันว่าจะมีวิธีใดในการรับมือกับปัญหานี้

เปลี่ยนอุปสรรคและปัญหาให้กลายเป็น “สนาม ลองผิด/ลองถูก”

ในช่วงเริ่มประกาศล็อคดาวน์ Techsauce เองอยู่ในช่วงเริ่มขายบัตรเข้างานไปได้ครึ่งหนึ่งเเล้วรวมถึงการจองสถานที่จัดงานพอมีมาตรการประกาศล็อคดาวน์ทางทีม Techsauce เองเริ่มคุยกันในทีมเเล้วว่าเราจะเลือกอะไรระหว่าง  “เลื่อนจัดงาน” แล้วรอเวลาให้สถานการณ์ดีขึ้นเเล้วกลับมาจัดงานใหม่ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ทางทีมไม่อยากเลือกเลยเพราะในช่วงเวลานั้นเราไม่รู้เลยว่าสถานการณ์จะดีขึ้นวันไหนเเละไม่อยากฝากความหวังทั้งหมดไว้กับสิ่งใดทั้งหมดจึงต้องมีเเผนสำรองถ้าเลื่อนระหว่างนี้ต้องมีเเผนสำรองที่จะต้องทำก่อน  อีกทางเลือกหนึ่งคือ “ปรับรูปแบบงาน” ทีมจึงได้ข้อสรุปกันว่าจะเลื่อนงานหลักออกไปเเต่จะจัดงานย่อยโดยปรับรูปแบบงานเป็นออนไลน์

สิ่งหนึ่งที่เราเริ่มคือ เพิ่มความรู้ในทีม ให้เเน่นเพื่อรองรับการเปลี่ยนเเปลงที่กำลังจะเริ่มทำ และเริ่มหา Solution ใหม่ๆ มาทดลองใช้งานโดยลองนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ทั้งในด้านของตอบโจทย์ทีมในการ Work From Home ปรับรูปแบบการจัดงาน Event ใหญ่ซึ่งทางทีมเองเริ่มทดลองจากการจัดงานเล็กๆ อย่างการ Live ผ่านเเพลตฟอร์มออนไลน์ด้วยเเพลตฟอร์ม StreamYard ที่ไม่ต้องมีความรู้เรื่องเทคโนโลยีมาก หรือเป็นมือใหม่ก็สามารถใช้งานได้ง่าย ทางทีมจึงเลือกนำมาใช้แล้วเก็บข้อมูลความนิยมและฟีดเเบค ต่างๆ พยายามสร้าง Content ที่มีประโยชน์ในด้านความรู้สำหรับ ธุรกิจ ช่วงโควิด-19 ให้ทันต่อสถานการณ์และประหยัดงบมากที่สุด เเล้วลองปล่อยลงเเพลตฟอร์มของ Techsauce เพื่อทดสอบว่าหากเราลองย่อยงานใหญ่ให้เป็นงานเล็กดูผ่านออนไลน์ในรูปแบบ Virtual Live! จะได้รับความนิยมมากน้อยเเค่ไหน และลองทดสอบปรับไปเรื่อยๆ จนรู้ว่า จุดเด่น จุดเเข็ง ของงานเรามีอะไรบ้าง รวมถึงสิ่งที่ต้องปรับเพื่อนำเทคโนโลยี หรือ การจัดงานรูปแบบนี้มาเป็นงานใหญ่ จะประสบความสำเร็จได้หรือไม่

หากเรียกกระบวนการตามหลักสากลจะเรียกว่า MVP (Minimum viable product) การพยามสร้างบางสิ่งที่สามารถทำได้ก่อนเเละปล่อยออกไปเพื่อเก็บฟีดเเบค หากมองให้เข้าใจง่ายก็เหมือนการสร้างชิ้นงานเพื่อให้มนุษย์เดินทางได้เร็วขึ้น ถ้าเราสร้างรถยนต์เราต้องใช้เวลาในการค้นคว้าที่นานกว่าจะสำเร็จออกมาใช้งาน แต่หากเราเลือกสร้างสเก๊ตบอร์ด หรือ อย่างอื่นที่เสร็จเร็วเเต่ตอบโจทย์การเคลื่อนที่เราจะมีเวลาที่จะทดสอบการใช้งานและเก็บฟีดเเบค ได้มากกว่า ซึ่งผลลัพธ์นั้นจะตอบโจทย์และมีโอกาสสำเร็จมากกว่า ก็เหมือนการจัดงานหากเรารอจัดงานใหญ่ซึ่งต้องใช้ทั้งเวลาและทรัพยากรมากกว่า งานเล็ก ความเสี่ยงและโอกาสประสบความสำเร็จน้อยกว่า งานเล็กที่มีโอกาสเก็บฟีดเเบคและ พัฒนา มาหลายครั้งจนได้ จุดเเข็งที่มีความมั่นใจในงานใหญ่จริงๆ

ทดสอบงานเล็ก จนมั่นใจ ก็ได้เวลาเริ่มลงสนามจริงกับงานใหญ่  Techsauce Virtual Summit 2021 ในรูปแบบ Virtual Event ครั้งเเรก 

ไม่มีงาน Event ใดที่ไม่เกิดความผิดพลาดระหว่างงาน เพราะเหตุการณ์ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อโดยเฉพาะงานในรูปแบบออนไลน์ที่เราต้องมีเเผนสำรองเพื่อรับมือความผิดพลาดเฉพาะหน้างาน อีกด้านเราต้องมีทีมงานที่พร้อมการ Reskill และ  Upskill ให้คนในทีมด้านดิจิทัลเพื่อให้พร้อมกับการจัดงานในรูปแบบ Virtual Event จึงเป็นเรื่องสำคัญการทดลองในหลายเดือนที่ผ่านมาในการจัดงานเล็กๆ อีกส่วนหนี่งกลายเป็นประโยชน์ในทีมได้ Reskill และ  Upskill ผ่านการทำงาน

ค้นหาจุดเด่นของงานที่เราจะจัดให้เจอสร้างให้เป็นเอกลักษณ์งานที่คนจะจดจำเรา นอกจากการรูปแบบงานที่เปลี่ยนไปเป็นออนไลน์เเน่นอนว่าเราอาจประหยัดในด้านของการจัดงานไปได้แต่ใช่ว่าจะไม่มีข้อที่ควรระวัง คำว่าต้นทุนด้านการจัดงานลดลงจากรูปแบบเดิมบ้างก็จริงแต่ในความเป็นจริงในมุมของอุปกรณ์ และสถานที่อาจจะต้องมีทุนที่ต้องเสียไปในส่วนนี้เช่นกัน อีกส่วนหนึ่ง คือ สิ่งที่ต้องเตรียมรับมือเพราะระบบออนไลน์นั้นเราไม่สามารถควบคุมงานได้ทันทีเหมือนการจัดงานเเบบออฟไลน์ ระบบออนไลน์อาจมีปัญหาเกิดขึ้นระหว่างดำเนินงานเเละผู้จัดไม่สามารถควบคุมได้จึงต้องหาเเผนและแก้สถานกาณ์หน้างานเลย อาทิ อยู่ดีๆ วิทยากรหายไปจากระบบกระทันหัน, ช่วงเวลาระหว่างประเทศของวิทยากรที่เชิญมาต่างจากไทยทำให้เป็นอุปสรรคในการบรรยาย, อุปกรณ์วิทยากรต่างประเทศมีปัญหา

อย่าเข้าใจผิดการจัดงาน Virtual Event ไม่ใช่การ Copy งานออฟไลน์มาทำ หนึ่งในความเข้าใจผิดที่มักเกิดขึ้นสำหรับคนจัดงานและผู้ร่วมงานคือ การจัดงานออฟไลน์มาเป็นออนไลน์เนื้องานด้านในต้องเหมือนกันเเค่เปลี่ยนรูปแบบเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงรายละเอียดของเนื้องาน อาทิ เนื้อหา ของงานนั้นต้องปรับเพื่อให้เหมาะกับการเข้าร่วมงานออนไลน์ให้การเข้าถึง และความน่าสนใจของกลุ่มผู้บริโภคต้องการเห็นคืออะไร เพราะเนื้อหาและกิจกรรมบางอย่างเมื่อต้องปรับมาเป็นออนไลน์อาจไม่เหมาะที่จะนำมาทำเพราะไม่ตอบโจทย์ผู้บริโภคที่อยากเห็นและทำจริงๆ ในงานออนไลน์ที่จะจัดขึ้น ในกรณีนี้ Techsauce เลือกที่จะจัดงานเป็น 2 แบบเพื่อรักษาจุดเด่นของความเป็นงาน Techsauce ไว้ สิ่งนั้นคือ Workshop และ Business Partner ในรูปแบบออฟไลน์แบบกลุ่มเล็กๆ ให้ผู้เข้าร่วมได้สิ่งที่ต้องการมากที่สุด และอีกส่วนคืองานในรูปแบบ  Virtual Event

พยายามหาจุดเด่นที่เป็นเอกลักษณ์ หรือ เป้าหมายของการมีอยู่ของงานเราว่า งานเราจัดขึ้นเพราะอะไร หากเราจัดงานจะมีประโยชน์ต่อใคร และหากเราไม่ได้จัดงานจะส่งผลเสียอย่างไร สิ่งนี้เองจะช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญขอสิ่งที่เราจะเน้นทำระหว่างจัดงานเพื่อให้ตอบโจทย์กับผู้เข้าร่วมงานมากที่สุด เเละใช้เวลาในการจัดงานได้คุ้มค่าโดยไม่ต้องทำทุกอย่างออกมาทั้งหมดแต่สามารถเลือกทำได้ว่า สิ่งใดคือสิ่งที่ตอบโจทย์งานเราจริงๆ อาทิ  กิจกรรม Workshop,  การเสวนา, การประชุม, การจับคู่ทางธุรกิจ

การทำออนไลน์ Event เวลาคือจุดสำคัญ สั้น กระชับ ได้ใจความ และดึงดูดคนให้สนใจสิ่งที่ต้องการสื่อสารให้ผู้ฟัง จากผลสำรวจพบว่าใน 1 วัน 46 - 60 นาทีคือช่วงเวลาที่คนจะจดจ่ออยู่กับการฟังสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ดังนั้น การจัดออนไลน์ควรย่อยห้องต่างๆ ให้ใช้เวลาในการพูดคุย หรือ ทำกิจกรรมไม่เกิน 10-18 นาทีช่วงเวลาที่ผู้ใหญ่จะจดจ่ออยู่กับงานใดงานหนึ่งได้ดีที่สุด อีกหนึ่งความต่างระหว่างการจัดงานออฟไลน์ที่สามารถใช้สิ่งเเวดล้อมจากงานมาใช้ดึงคนได้ง่ายกว่า ออนไลน์ ดังนั้นการสร้างให้งานเกิด Engagement มากที่สุดนี่คืออีกเป้าหมายที่บ่งบอกว่างานเรานั้นประสบความสำเร็จหรือไม่ ซึ่ง Engagement ของเเต่ละงานอาจต่างกันไปตามเป้าหมายที่เราตั้งไว้ก่อนเริ่มวางเเผนงาน

ตัวอย่างงานออนไลน์จากต่างชาติ ที่เรานำมาใช้เรียนรู้รูปแบบงานในมุมจุดเเข็งและจุดอ่อนของงาน

Collision งานใหญ่จากประเทศเเคนนาดา ที่ปรับรูปแบบออกมาเป็น Virtual Event แต่ใช่ว่างานใหญ่จะไม่มีจุดผิดพลาดซึ่งเราเอาข้อเสียนี้มาเป็นกรณีศึกษาได้เพื่อให้เห็นว่าเราควรเลือกนำสิ่งที่จำเป็นมาใช้ บางอย่างที่ไม่จำเป็นต้องใส่เข้ามาในงานควรตัดออก อาทิ เเชท คนสามารถส่งรูปอีโมจิได้ ทำให้คนส่งเเต่รูปกันจนระบบนั้นล่ม, อยู่ดีๆ ระบบล่มวิทยากรหายไประหว่างพูดทำให้ต้องปิดระบบไปกระทันหัน

CES2021 งานใหญ่ประจำทุกปีในด้านการโชว์เทคโนโลยีระดับโลกจากสหรัฐอเมริกา ซึ่งเเน่นอนว่าได้รับผลกระทบเต็มๆ เมื่อต้องปรับมาเป็นออนไลน์ เเต่นับว่าเป็นตัวอย่างในด้านการจัดงานเป็น Virtual Event ที่ดำเนินงานและทำระบบได้ดี ที่มีเวลาเตรียมตัวมากพอสมควร อาทิ เขาพยายามใช้กระบอกเสียงของสื่อ มีเดีย ในการกระจายข่าวงานซึ่งเขาจัดห้องสำหรับสื่อขึ้นมาในรูปแบบออนไลน์ให้สื่อสามารถมาเขาข้อมูลเเละไปเผยเเพร่ต่อได้เองง่ายๆ โดยจัดเตรียมไว้ให้สื่อเข้าถึงได้ , อีกด้านที่น่าสนใจคือ การทำระบบภาพเสมือนจริงให้คนสามารถเข้าดูบูธในงานเเบบออนไลน์ได้เหมือนเราได้เดินเข้าไปในงานได้จริงๆ ซึ่งถือว่าเขารู้ว่าข้อดี หรือ จุดเเข็งของงานคือการโชว์ของในเเต่ละบูธในงานจึงเน้นสร้างระบบออนไลน์ออกมาให้ตอบโจทย์ผู้เข้าชมงานมากที่สุด

ควรเลือกเครื่องมือดีที่ตอบโจทย์งานเรา ในการเริ่มปรับรูปเเบบการจัดงานจากออฟไลน์มาเป็นออนไลน์

การเลือกเเพลตฟอร์มเราควรเลือกจาก งานเราเป็นหลักกว่าเราเหมาะกับคุณสมบัติของเเพลตฟอร์มออนไลน์ไหน และตัวเเพลตฟอร์มนั้นเจ้าของเเพลตฟอร์มนั้นเข้าพร้อมช่วยเราได้มากเเค่ไหน โดยเฉพาะวันงานเขาสามารถเข้ามาร่วมช่วยเราได้ไหม เพราะเวลาหน้างานจริงมีสิ่งที่คาดไม่ถึงเกิดขึ้นได้เสมอ ดังนั้นการมีคนจากเเพลตฟอร์มที่เราเลือกมาอยู่กับเรานั้นสามารถมาอยู่ช่วยเราได้หรือไหม

เคล็ดลับจากประสบการณ์จริงในการจัดงานที่ Techsauce อยากบอกต่อ!

• ควรเริ่มต้นกำหนดทิศทางและกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนก่อนให้คนในทีมเห็นภาพชัดเจนในทางเดียวกัน
• ถามตัวเอง:ความสำเร็จของคุณเป็นอย่างไร? 
• สมาชิกในทีมของคุณแบ่งปันสิ่งเดียวกันหรือไม่ รวมถึงเข้าใจเป้าหมาย เเละบทบาทของตนหรือไม่?
• การสื่อสารที่ชัดเจนได้กลายเป็นจุดสำคัญกว่าเดิม! เมื่อต้อง work from home อัพเดทงานทุกวัน
• ทำความเข้าใจและพยายามเรียนรู้ผู้ชมของคุณ /ลูกค้า / ผู้เข้าร่วมประชุมจากภายใน
• ใครคือลูกค้าในอุดมคติของคุณ?
• ลูกค้าของคุณ พวกเขาคาดหวังอะไรจากงานนี้?
• Canvas เครื่องมือดีๆ ที่ใช้ง่ายเวลาต้องการสร้างแผนงาน ให้น่าสนใจ 

ย้อนชมบรรยากาศการทำ Work Shop ของผู้เข้าร่วมใน Online Talks & Workshop ครั้งที่ 1 หัวข้อ Revealing the Secrets of Successful Virtual and Hybrid Events 

การทำ Workshop นี้เป็นเหมือนการจำลองเหตุการณ์โดยให้โจทย์คือ หากคุณต้องจัดงาน Event คุณจะเริ่มวางเเผนอย่างไรให้งานประสบความสำเร็จ ซึ่งเเน่นอนว่าผู้เข้าร่วมสามารถนำงานของตนที่กำลังจะจัดขึ้น หรือ มีไอเดียอยากจัดให้เกิดขึ้น มาเป็นหัวขอในการทำ Workshop นี้ได้เลย โดยทางทีมได้เตรียมเครื่องมือที่ช่วยให้การวางเเผนการจัดงานของผู้จัดงานเป็นให้เป็นเรื่องง่ายแต่ได้ประสิทธิภาพ ประเมินผลความสำเร็จของการจัดงานได้อย่างมีระบบ นั้นคือ Event Canvas

ทางทีมได้ทำการเเบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นกลุ่มย่อย 6 กลุ่มตามประเภทของงาน Event ที่ผู้เข้าร่วมจัดในชีวิตจริงเพื่อให้เกิดเเต่ละทีมสามารถเเลกเปลี่ยนความรู้กับคนในทีมได้อย่างตรงจุดเเละเกิดประโยชน์กับงานที่ทำ นอกจากนี้เพื่อให้สามารถกำหนดเป้าหมายของงาน และมองทิศทางของงานที่จะนำมาทำเป็นหัวข้อ Workshop ได้ตรงกันง่ายขึ้น และสิ่งที่ได้เห็นจากการทำกิจกรรมครั้งนี้คือ ผู้เข้าร่วมสามารถใช้เครื่องมือและเคล็ดลับที่ทางวิทยากรได้ทำการเเชร์เรื่องราวจากประสบการณ์จริงให้ผู้เข้าร่วมได้ฟัง โดยเก็บมาลองทดสอบผ่านกิจกรรม Workshop นี้เพื่อให้เห็นภาพแผนงานที่ตั้งใจจะจัดว่า อะไรคือ จุดเเข็ง และจุดอ่อนของงาน สิ่งที่เป็นเป้าหมายของงาน อะไรคือสิ่งที่เรายังขาดไป 

สุดท้ายเเล้ว เทคนิคต่างๆ ที่ได้เรียนรู้ครั้งนี้ทางโครงการเชื่อว่าผู้เข้าร่วมจะสามารถประสบความสำเร็จในการปรับเปลี่ยนเพื่อสร้างโอกาสให้ธุรกิจของตนประสบความสำเร็จได้และเชื่อว่า ประสบการณ์ต่างๆ ที่ได้เเลกเปลี่ยนความรู้ทั้งจากวิทยากรและเพื่อนในวงการเดียวกันที่ได้เจอและทำ Workshop ร่วมกันในวันนี้จะเป็นอาวุธสำคัญในการฝ่าวิกฤตที่เกิดขึ้นได้