“Digital Disruption” ณ วันนี้คงไม่มีใครไม่รู้จักคำนี้ เพราะเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในเมืองไทยได้พักใหญ่แล้วล่ะครับ แล้วก็ไม่ได้มาเล่น ๆ ซะด้วย ธุรกิจทั้งเล็กใหญ่ต่างก็ต้องรับผลกระทบกันไปทั้งทางตรง ทางอ้อม ขนาดพี่เบิ้มระดับโลกอย่าง Kodak, Nokia, Walmart, Toys "R" Us ยังต้านกระแสนี้ไม่ไหวเลย แล้วใครอีกล่ะ? ที่จะต้องถูกเบียดเข้าข้างทางเหมือนพี่ๆ เค้า ถ้ายังไม่มีการปรับเปลี่ยนตัวเอง

ถ้าจะว่ากันแบบเห็นภาพหน่อย ก็ลองย้อนมองดูธรรมชาติก็ได้ครับ เมื่อสภาพแวดล้อมของโลกเกิดการเปลี่ยนแปลงไปในแต่ละยุค การปรับตัวเพื่อให้มีชีวิตรอดในสภาพแวดล้อมนั้น ๆ ย่อมเกิดขึ้น สิ่งมีชีวิตบางชนิดวิวัฒนาการแบบก้าวกระโดด บางชนิดเปลี่ยนแบบค่อยเป็นค่อยไป บ้างก็ต้องลดขนาดตัวเอง หรือตัดความสามารถบางอย่างออกไปเพื่อความอยู่รอด ส่วนสิ่งมีชีวิตที่ปรับตัวไม่ได้ก็มีอันต้องถูกกำจัดออกจากสารบบไปอย่างน่าเสียดาย

พูดถึงการปรับตัวครั้งนี้ Techsauce ได้มีโอกาสสัมภาษณ์คุณอาณัติ โอบอ้อม (คุณขวัญ) หนึ่งในหัวเรี่ยวหัวแรงทีม Martech ของ Enabler Space ผู้คร่ำหวอดอยู่ในวงการ IT มากว่า 20 ปี เคยผ่านงาน IT มาทั้งบริษัทไทย และอินเตอร์ ทำทั้ง Software Development, IT Infrastructure, System Implementation มี Certificate ติดตัวอยู่หลายใบทั้ง MCPD, MCTS, MCAP, Certified Scrum Master และ Google Analytics Qualified Individual ฯลฯ

คุณอาณัติ โอบอ้อม (คุณขวัญ)

ตลอดช่วงเวลาในแวดวง IT เขาคนนี้ได้คลุกคลีกับเทคโนโลยีมาตั้งแต่ตั้งสมัยคอมพิวเตอร์จอเขียวเครื่องเท่าบ้าน ผ่านวิวัฒนาการมาจนถึงยุคนี้ที่ Digital Transformation กำลังสร้างความเปลี่ยนแปลงขึ้นอีกครั้ง โดยเฉพาะกับโลกของการทำงาน เรียกได้ว่าเป็นวาระแห่งชาติที่ทั้งภาครัฐและเอกชนต่างก็ให้ความสำคัญมากเลยทีเดียว

ฟังดูยิ่งใหญ่ขนาดนี้ ถ้าเป็นบริษัทขนาดเล็ก ๆ ในบ้านเราจะรับมือไหวหรือเปล่า? หรือบริษัทยักษ์ใหญ่เท่านั้นที่จะทำได้? คุณขวัญบอกกับผมว่า “อยากอยู่รอดในโลกดิจิทัล ก็ต้องปรับตัวแบบวิถีดิจิทัล” แล้วการ “ปรับตัวแบบวิถีดิจิทัล” ที่ว่า มันเป็นยังไง ลองมาฟังทรรศนะของคุณขวัญเกี่ยวกับเรื่องนี้กันครับ

อะไรเป็นปัจจัยหลักหลักที่คิดว่าจะช่วยให้องค์กร ๆ นึงสามารถทำ Digital Transformation ได้สำเร็จ?

สิ่งบ่งชี้ถึงความสำเร็จในการทำ Digital Transformation ให้องค์กรกลายเป็น Digital Organization นั้น หลัก ๆ จะมีอยู่ 3 อย่างด้วยกัน ลองสังเกตองค์กรของคุณดูนะครับว่ามีครบหรือไม่ หรือขาดตรงไหน ต้องเสริมอะไรบ้าง

1. Attitude (ทัศนคติ)

สิ่งที่ทำให้เราอยู่รอดในสภาพแวดล้อมที่กดดันได้นั้นจะต้องมีทัศนคติไปในทิศทางเดียวกันทั้งทีม ตั้งแต่ผู้บริหาร ไปถึงผู้ปฎิบัติงาน หากมีส่วนหนึ่งส่วนใดไม่สอดคล้อง หรือขัดแย้งกัน ก็จะไปถึงความสำเร็จได้ยากขึ้น

ยกตัวอย่างง่าย ๆ สมมุติบอสใหญ่มีความมุ่งมั่นมากในการปรับองค์กรให้ทันโลกดิจิตอล ทุ่มทั้งแรงกายแรงใจทำนโยบาย ประชุมกันทุกอาทิตย์ มอบทิศทางขององค์กรว่าจะขับเคลื่อนไปพร้อมกันอย่างไรในโลกดิจิตอลที่แสนโหดร้าย พอรับรู้ถึงความเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่นี้ บุคคลากรมักจะแบ่งออกเป็น 3 ก๊ก

• ก๊กแรกชื่อก๊กมุ่ง คือมุ่งมั่น ตั้งหน้าตั้งตาหาแนวทางสู่ความเป็น Digital Organization และผลักดันทีมงาน และผู้เกี่ยวข้องไปในทิศทางนั้น โดยมีความมั่นใจมากว่าต้องสำเร็จ
• ก๊กที่สองชื่อก๊กเบี่ยง คือเบี่ยงเบนไปในทางที่ไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไรมาก เดี๋ยวงานเข้าเยอะ รอให้ถูกกระตุ้นก่อน แล้วค่อยทำ
• ก๊กที่สามชื่อก๊กไหล คือไหลตามกันไป ใครไปไหนไปด้วย ไม่ได้มีความกระตือรือร้นเป็นพิเศษ อยู่เฉย ๆ เดี๋ยวก็ดีเอง ก๊กนี้บางทีก็ปล่อยไหลไปไกลจนกลับตัวไม่ทันก็มี

ถ้าสัดส่วน ก๊กมุ่งมีเยอะมากโอกาสสำเร็จก็จะสูง แต่ถ้าคนที่มีอำนาจตัดสินใจดันอยู่ในก๊กเบี่ยงเยอะ ก็ยากหน่อย ส่วนก๊กไหล ถ้ามีจำนวนเกินครึ่ง ก็คงไม่ต้องถามหาความสำเร็จกันเลยทีเดียว

2. Resource (ทรัพยากร)

เมื่อเรามีเป้าประสงค์ขององค์กรแล้ว ลองพิจารณาทรัพยากรของเราดูหน่อยว่าพร้อมแค่ไหน คำว่าทรัพยากรนี่รวมไปถึงเม็ดเงิน ทรัพยากรมุษย์ และอื่น ๆ ลองนึกถึงขุนพลเก่งกาจที่ผ่านสนามรบมาอย่างโชกโชน คุมเหล่าทหารกล้าเข้าแย่งชิงกุญแจประตูที่จะเปิดไปสู่ “Digital Word” แต่ก็ต้องสู้รบปรบมือกับทัพอื่น ๆ ที่ต้องกรสิ่งเดียวกันนี้

แล้วอะไรล่ะที่ทำให้เราสามารถแย่งกุญแจดอกนี้มาครองได้ ? ลองมององค์กรของคุณดูซักหน่อยว่าเรามีทรัพยากรต่อไปนี้หรือไม่

• ผู้มีอำนาจในการตัดสินใจที่พร้อมจะเปลี่ยนไปกับเรา
• ผู้ที่สามารถแจกแจงขั้นตอนการทำงานขององค์กรได้ทั้งหมด หรือเกือบทั้งหมด
• ผู้เชี่ยวชาญงานด้านระบบ IT ที่สามารถหาข้อดีข้อเด่นของระบบ และนำมาใช้กับงานต่าง ๆ ได้ดี
• ผู้ที่ชอบปรับปรุงสิ่งต่าง ๆ ให้ดีขึ้น เร็วขึ้น ง่ายขึ้น พัฒนาไม่หยุดยั้ง
• ใครก็ตามคิดนอกกรอบ หรือไม่เคยมีกรอบทางความคิด และนำไอเดียนอกกรอบเหล่านั้นมาใช้ได้จริง
• ผู้ที่พร้อมจะลงมือทำงานจริงจังไม่ใช่แค่ แพลนแล้วนิ่ง ต้องแพลนแล้วแอ็คด้วย
• งบประมาณสำหรับการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้

ทรัพยากรพื้นฐานเหล่านี้จะเป็นฟันเฟืองผลักดันให้ขั้นตอนการทำ Digital Transformation มีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จสูง เราอาจจะเฟ้นหาจากในหรือนอกองค์กร แล้วส่งไปเทรนนิ่งต่าง ๆ จ้างคนเพิ่ม หรือจ้างผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกมาตั้งต้นให้ก็ได้

3. Technology (เทคโนโลยี)

อย่างสุดท้ายนี่ขาดไม่ได้เลยในการเป็น Digital Organization แล้วต้องเลือกเทคโนโลยีไหนมาใช้กับองค์กรถึงจะดี? อันนี้คงต้องพึ่งบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้งานได้อย่างถูกต้อง เทคโนโลยีนั้นมีทั้งแบบฟรี และเสียเงิน แต่จะมากจะน้อยก็ขึ้นอยู่กับการใช้งาน

ถ้าจะใช้เทคโนโลยีชั้นเลิศ ฟังก์ชันครบ ย่อมต้องจ่ายแพง แต่ถ้าไม่อยากจ่ายแพง หรือไม่อยากเสียเงินเลย ก็ต้องใช้เทคโนโลยีขั้นพื้นฐาน ฟังก์ชันกลาง ๆ กันไป แต่ถึงแม้ว่าจะประหยัดค่าเทคโนโลยีได้ ก็อาจต้องแลกมาด้วยการใช้เวลาปรับแต่ง (Customization) ให้ตรงกับความต้องการมากที่สุด หรือการที่ต้องเสียเงินจ้างคนเพิ่มเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพการทำงานเทียบเท่าแบบแพง เป็นต้น

ดังนั้นต้องชั่งน้ำหนักให้ดีว่าสิ่งที่เรากำลังจะเลือกมาใช้นั้นมันจำเป็นมั้ย คุ้มกับการลงทุนหรือเปล่า สอดคล้องกับความต้องการของเราจริง ๆ หรือไม่

อีก Technology ที่ขาดไม่ได้คือวิธีการจัดการโครงการ (Project Management Methodology) หลายองค์กรเลือกใช้ Agile Methodology (หรือเรียกว่า Scrum สำหรับการพัฒนา Software) เช่น Google, Yahoo, Microsoft, Facebook, Adobe, BBC, CNN, General Electric, Bank of Americ และอื่น ๆ เดี๋ยวค่อยมาพูดกันเชิงลึกอีกทีครับ

Agile Methodology มันเป็นยังไง แล้วข้อดี ข้อเสียของมันคืออะไร?

Agile Methodology เป็น Project Management Methodology ยุคใหม่ที่เข้ามาทำหน้าที่บริหารจัดการโครงการที่มีการเปลี่ยนแปลงค่อนข้างบ่อย อยากเห็นผลลัพธ์ค่อนข้างเร็ว วัดผลได้ง่าย และที่สำคัญ อยากเปลี่ยนใจ จัดลำดับความสำคัญไอเท็มใดในโครงการซะใหม่ ก็ทำได้

รู้หรือไม่ครับเจ้า Agile หรือ Scrum นี้ไม่มี Project Manager มีแต่เพียง Scrum Master ผู้ที่คอยโค้ชและแนะนำให้ Scrum Team วิ่งไปถูกทาง แต่ส่วนการประเมินเวลาการทำงานในแต่ละรอบหรือเราเรียกว่า Sprint นั้นจะปล่อยให้ ผู้ที่ทำงานเป็นผู้กำหนดความยากง่ายของโครงการนั้น ๆ เอง เนื่องจากลักษณะการทำงานค่อนข้างอิสระ นั่นหมายความว่าความเก่งและความซื่อสัตย์ต้องมาพร้อมกัน

ข้อเสียของการบริหารโครงการแบบนี้ก็คืออาจเกิดการไม่ทำงานเป็นทีม หรือหลุดเป้าหมายหลักของทีม การประเมินเวลาการทำงานไม่ถูกต้อง ต้องใช้เวลาครับสำหรับ Scrum Team

ฟังหลักการทำงานแล้วดูน่าสนใจ แต่ไม่แน่ใจว่าจะนำไปปฎิบัติจริงยังไง ช่วยยกตัวอย่างการใช้งาน Agile หรือ Scrum ในการทำ Digital Transformation ให้ฟังด้วยครับ

สมมติบริษัท ABC อยากปรับตัวเองให้เป็นองค์กรแบบปลอดการใช้กระดาษ (Paperless) งานเอกสารทุกอย่างสามารถทำ Online ได้ทั้งจาก Smartphone และ Desktop Computer โดยทีมวิเคราะห์ระบบของบริษัท ABC ได้วิเคราะห์ออกมาว่าต้องมีเครื่อง Server 2 ตัว ตัวนึงใช้เก็บ Web Application และอีกตัวเก็บฐานข้อมูล (Database) ของเอกสารต่าง ๆ โดยเครื่อง Server เหล่านี้จะต้องต่อเชื่อม Internet 24 ชั่วโมง 7 วัน (24/7) และต้องรองรับผู้ใช้ปัจจุบัน 10 คน และจะขยายไปถึง 100 คนและเอกสารไม่ต่ำกว่า 20 เทราไบต์ภายใน 3 ปี

จากนั้น ทีมงาน IT และ ทีมงานพัฒนาระบบ และ Project Manager ก็มาประชุมกันเพื่อ Kick-Off โครงการนี้ โดยทาง IT จะต้องลงทุนเครื่อง Server 4 เครื่องเพื่อรองรับการ Fail Over พร้อม Storage ที่สามารถรองรับได้มากถึง 20 เทราไบต์ และ Storage ต้องมีการ Backup ข้อมูลอยู่เสมอ ทั้งยังต้องหา Data Center เพื่อวาง Server ไว้นอกบริษัทเพื่อให้เข้าถึงได้จากทุกมุมโลก ซึ่งคาดว่าจะต้องขอ Budget ประมาณ 3 ล้านบาทสำหรับค่า Hardware

ต่อมาทีมพัฒนาระบบ ได้เก็บ Requirement ของระบบคาดว่าจะใช้เวลาทำงาน 8 เดือน ใช้นักพัฒนาโปรแกรม 3 คน ค่าใช้จ่ายประมาณ 1.8 ล้านบาท แบ่งเป็น 3 Phase จน Go Live ไป ๆ มา ๆ งบโครงการที่จะต้องขออนุมัติกับผู้บริหารระดับสูงกลายเป็นบวกลบ 5 ล้านบาทเข้าไปแล้ว คุณคิดว่ารอดมั้ยครับ ไม่น่ารอดใช่หรือไม่ครับ?

เอางี้ ถ้าผมจ้าง Scrum Master เข้ามา โดยมี Scrum Team ที่ประกอบไปด้วยทีม IT, ทีมพัฒนาระบบ, ผู้ทดสอบระบบ และเลือก Product Owner ที่มีหน้าที่กำหนดลำดับความสำคัญใน Feature ของระบบมาหนึ่งคน จากนั้นก็แบ่ง Feature ของระบบ Paperless นี้ออกเป็นชิ้น ๆ เหมือนจิ๊กซอว์ ให้แยกย่อยที่สุดเท่าที่จะย่อยได้ ยกตัวอย่างเช่น ระบบ Upload ไฟล์เอกสาร ให้แบ่งออกเป็น Upload ทีละไฟล์, Upload ทั้ง Folder, Upload จาก E-mail, ป้องกันการ Upload ไฟล์บางประเภท เป็นต้น

ในการทำงานหนึ่งรอบเราเรียกว่า Sprint ซึ่งความยาวจะประมาณ 1-2 สัปดาห์ โดยแต่ละ Sprint จะให้ Product Owner จัดลำดับความสำคัญของจิ๊กซอว์ที่เราแยกออกมา หรือที่เราเรียกว่า Product Backlog ซึ่งจะทำให้ผลงานที่ออกมาในแต่ละ Sprint เป็นชิ้นงานที่สามารถนำไปใช้ได้ในทันที

เช่นใน Sprint นี้ทาง Product Owner ให้ทำเฉพาะการ Upload แบบทีละไฟล์ และระบบ Login เมื่อจบ Sprint นี้แล้ว ผู้ใช้งานก็จะสามารถ Login เข้าสู่ระบบ และ Upload ไฟล์ต่าง ๆ ได้ทีละไฟล์ ใน Sprint ถัดมา Product Owner ก็จะเลือก Feature อื่น ๆ จาก Product Backlog ให้ทาง Scrum Team ทำงาน Sprint แล้ว Sprint เล่าจนหมด แต่หากในระหวางทางมีการเปลี่ยนแปลง ก็ให้ใส่เอาไว้ใน Product Backlog เพื่อให้ Scrum Team ปรับปรุงแก้ไขกันใน Sprint ถัดไป

แต่หากเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด โครงการล่ม หรือมีการเปลี่ยนแปลง Direction ของบริษัทใหม่ เจ้า Sprint ที่ถูกสร้างก็จะหยุดลงคงเหลือชิ้นงานที่ยังสามารถใช้งานได้ตาม Feature ที่ถูกเลือกไว้ตอนแรก

ลองมามองส่วนงานทาง IT บ้างนะครับ จากตอนแรกที่ต้องออกแบบ Hardware Solution เอาไว้แบบใหญ่โต ก็ไม่ต้องกังวลอีกต่อไป เพราะการทำงานแบบ Agile ที่ค่อย ๆ ต่อจิ๊กซอว์ Feature ไปทีละชิ้น ไม่ได้มาทีเดียวเป็นก้อนใหญ่ ทำให้ทางทีมงาน IT สามารถเลือกใช้ Cloud Solution ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Infrastructure as a Service (IaaS) หรือ Platform as a service (PaaS) ที่มีรูปแบบ Pay as you go คือใช้แค่ไหนจ่ายแค่นั้น โดยเริ่มแรกใช้ Server Power และพื้นที่น้อยมากเพราะ Feature ยังไม่เยอะ แล้วค่อย ๆ Upgrade ไปเรื่อย ๆ ตลอดการทำงานแต่ละ Sprint และค่าใช้จ่ายก็ค่อย ๆ เพิ่มตามทีละน้อย ๆ

ดังนั้นงบประมาณของ IT ที่ต้องใช้ในการจัดซื้อ Hardware ต่าง ๆ กับค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบก็จะค่อยๆ ทะยอยจ่ายออก แทนที่จะจ่ายตูมเดียวหลายล้าน กลายเป็นจ่ายเดือนละหลักแสน แบบนี้น่าจะของบง่ายกว่าจริงมั้ยครับ

จะเห็นได้ว่าการทำงานของ Agile Methodology จะทำเหมือนการต่อจิ๊กซอว์ชิ้นเล็ก ๆ เข้าด้วยกันจนกลายเป็นภาพใหญ่ในที่สุด และยังใช้หลักการทำ Digital Transformation ทั้งสามข้อ Attitude, Resource และ Technology ผสมผสานกันอย่างลงตัวอีกด้วย

นั่นหมายความว่าถ้าได้ตัวช่วยจัดการโครงการแบบค่อยเป็นค่อยไป มาใช้กับโครงการที่มีการเปลี่ยนแปลงสูงเช่นการทำ Digital Transformation ในองค์กร โอกาสที่จะสำเร็จยิ่งมีสูงใช่ไหมครับ?

ใช่ครับ การทำ Digital Transformation เป็นเรื่องละเอียดอ่อนและเปลี่ยนแปลงได้เร็วยิ่งรู้ผลลัพธ์เร็ว ก็ยิ่งเป็นประโยชน์ ช่วยให้ก้าวขั้นต่อไปได้เร็วขึ้น ยิ่งถ้ามี Key Success Factor ทั้งสามมารวมอยู่ใน Agile Methodology แล้วละก็โอกาสที่จะสำเร็จยิ่งมีสูงอีกด้วย

สรุป

การสัมภาษณ์คุณอาณัติของ Techsauce ในครั้งนี้น่าจะเป็นประโยชน์กับผู้ที่ต้องการทำ Digital Transformation แต่ยังไม่รู้จะเริ่มอย่างไร ลองเริ่มจากการศึกษา Agile Methodology หรือ Scrum ก่อน และพร้อมกับคอยตรวจเช็คองค์กรของคุณดูว่ามีหัวใจหลักทั้ง 3 ข้อ ได้แก่ Attitude, Resource และ Technology ครบหรือยัง เพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับ Digital Transformation กันต่อไปครับ