ทำความรู้จัก Virtual Office เข้าออฟฟิศได้ไม่ต้องเดินทาง

รูปแบบการทำงานแบบรีโมทหรือระยะไกล ถือเป็นวัฒนธรรมที่เริ่มเป็นที่รู้จักและนิยมมากขึ้นในปัจจุบัน ทั้งประโยชน์ในด้านการลดค่าใช้จ่ายของสตาร์ทอัพหรือทีมขนาดเล็ก และความคล่องตัว-ยืดหยุ่นในการทำงาน การมี "ออฟฟิศเสมือน" หรือ Virtual Office ก็เป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบระยะไกลได้

การทำงานในแบบดั้งเดิมนั้น เป็นที่คุ้นเคยกันดีว่าจะมีออฟฟิศ อาคารสำนักงาน เป็นที่รวมตัวนั่งทำงานด้วยกัน ทำให้การติดต่อสื่อสารภายในทำได้สะดวก หันซ้ายหันขวาก็ปรึกษาเพื่อนร่วมงานได้ทันที แต่ข้อเสียก็คือสำหรับบางคนอาจต้องเสียเวลาในการเดินทางไปทำงานมากถึงครึ่งหนึ่งของเวลาทำงาน ไม่ว่าจะเดินทางด้วยยานพาหนะส่วนตัวหรือระบบขนส่งมวลชนก็ตาม รวมทั้งสำหรับองค์กรเองก็จะต้องดูแลค่าใช้จ่ายค่าเช่าพื้นที่ การบำรุงรักษาอาคาร และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่จะตามมาด้วย ทางเลือกที่น่าสนใจคือการทำงานแบบระยะไกลด้วยอินเทอร์เน็ต ที่ไม่ว่าจะอยู่บ้าน ร้านกาแฟใกล้บ้าน หรือที่ใดก็ตาม ก็สามารถติดต่อสื่อสารและทำให้งานเสร็จได้โดยที่ไม่ต้องเดินทางไปถึงออฟฟิศ อีกทั้งการนำประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบันมาใช้ยังช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายการเช่าพื้นที่สำนักงานไปได้อีกด้วย

ไม่ต้องเช่าพื้นที่สำนักงานจริงๆ แต่ยังสามารถมีที่อยู่ธุรกิจและเบอร์โทรศัพท์ได้

ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual Office เป็นบริการหนึ่งที่เริ่มเป็นที่นิยมสำหรับองค์กรที่ต้องการทำงานแบบรีโมท ออฟฟิศเสมือนนั้นเป็นบริการที่ทำให้องค์กรไม่ต้องเช่าพื้นที่สำนักงานจริงๆ แต่ยังสามารถมีที่อยู่ธุรกิจและเบอร์โทรศัพท์ได้เหมือนเช่าทำเลสำนักงานไว้จริงๆ ผ่านการดำเนินการของบริษัทที่รับหน้าที่ประสานงานและให้บริการเป็นตัวแทนเช่าพื้นที่สำนักงานแทนองค์กรของเรา เช่น ผู้ให้บริการออฟฟิศเสมือนมีอาคารสำนักงานอยู่ที่สุขุมวิท องค์กรที่ต้องการใช้บริการออฟฟิศเสมือนก็จะสามารถใช้ที่อยู่สุขุมวิทเดียวกันนี้เป็นที่อยู่องค์กรได้ ทั้งนี้องค์กรก็จะต้องจัดหารเครื่องมือสื่อสาร เช่น Slack หรือ Microsoft Teams ไว้สื่อสารคุยงานกันด้วย ไม่ได้เกี่ยวข้องกับผู้ให้บริการออฟฟิศเสมือน 

ผู้ให้บริการออฟฟิศเสมือนอย่าง Regus มีอาคารสำนักงานของตนเองกระจายตัวอยู่ในหลายแห่งทั่วโลก ซึ่งรวมไปถึงในประเทศไทย Regus มีบริการหมายเลขโทรศัพท์พร้อมบริการตอบโทรศัพท์หรือโอนสายไปยังเบอร์อื่นที่องค์กรต้องการใช้งาน อีกทั้งยังมีบริการรับพัสดุหรือจดหมาย พร้อมส่งต่อให้กับองค์กรอีกที

ออฟฟิศเสมือนในอีกมุมมองหนึ่งก็สามารถมองได้ว่าเป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสารออนไลน์ เช่น Slack หรือ Microsoft Teams ดังที่กล่าวถึงไปก่อนหน้านี้ การใช้เครื่องมือที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการทำงานจะมีคุณสมบัติที่เพียบพร้อมต่อการจัดระเบียบข้อมูลและการสื่อสารได้ดี เช่น การแบ่งทีมออกเป็นห้องๆ และการแบ่งหมวดหมู่ข้อมูลด้วยแฮชแท็ก เป็นต้น

ปัจจุบันมีเครื่องมือหลากหลายในการทำออฟฟิศเสมือนแบบออนไลน์ เช่น Pragli, Tandem และ Vizy เป็นต้น เครื่องมือเหล่านี้มีความสามารถแตกต่างกันไป แต่โดยหลักๆ จะเน้นในเรื่องของการสื่อสารที่จะทำให้คนในทีมพร้อมติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็วทั้งแบบเดี่ยวและแบบกลุ่ม (เช่น เปิดไมโครโฟนตลอด หรือเป็นโหมด 'Walkie-Talkie') การแชร์หน้าจอเพื่อการทำงานร่วมกัน และการแชร์ไฟล์ต่างๆ เป็นต้น

โดยสรุปแล้ว ออฟฟิศเสมือนสามารถมองได้ทั้งเป็นบริการอาคารสำนักงานแบบเสมือน ให้เช่าที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ และทั้งแบบเป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสารออนไลน์ ทั้งนี้หัวใจของแนวคิดออฟฟิศเสมือนก็คือการที่องค์กรไม่จำเป็นต้องเช่าพื้นที่อาคารสำนักงาน (physical office) ด้วยตัวเอง และทำงานกันผ่านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศแทน เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานจากที่ใดก็ได้ ประหยัดค่าใช้จ่ายทั้งองค์กรและพนักงาน และอาจยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานได้ด้วย