ทำความรู้จัก Virtual Office เข้าออฟฟิศได้ไม่ต้องเดินทาง | Techsauce

ทำความรู้จัก Virtual Office เข้าออฟฟิศได้ไม่ต้องเดินทาง

รูปแบบการทำงานแบบรีโมทหรือระยะไกล ถือเป็นวัฒนธรรมที่เริ่มเป็นที่รู้จักและนิยมมากขึ้นในปัจจุบัน ทั้งประโยชน์ในด้านการลดค่าใช้จ่ายของสตาร์ทอัพหรือทีมขนาดเล็ก และความคล่องตัว-ยืดหยุ่นในการทำงาน การมี "ออฟฟิศเสมือน" หรือ Virtual Office ก็เป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบระยะไกลได้

การทำงานในแบบดั้งเดิมนั้น เป็นที่คุ้นเคยกันดีว่าจะมีออฟฟิศ อาคารสำนักงาน เป็นที่รวมตัวนั่งทำงานด้วยกัน ทำให้การติดต่อสื่อสารภายในทำได้สะดวก หันซ้ายหันขวาก็ปรึกษาเพื่อนร่วมงานได้ทันที แต่ข้อเสียก็คือสำหรับบางคนอาจต้องเสียเวลาในการเดินทางไปทำงานมากถึงครึ่งหนึ่งของเวลาทำงาน ไม่ว่าจะเดินทางด้วยยานพาหนะส่วนตัวหรือระบบขนส่งมวลชนก็ตาม รวมทั้งสำหรับองค์กรเองก็จะต้องดูแลค่าใช้จ่ายค่าเช่าพื้นที่ การบำรุงรักษาอาคาร และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่จะตามมาด้วย ทางเลือกที่น่าสนใจคือการทำงานแบบระยะไกลด้วยอินเทอร์เน็ต ที่ไม่ว่าจะอยู่บ้าน ร้านกาแฟใกล้บ้าน หรือที่ใดก็ตาม ก็สามารถติดต่อสื่อสารและทำให้งานเสร็จได้โดยที่ไม่ต้องเดินทางไปถึงออฟฟิศ อีกทั้งการนำประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบันมาใช้ยังช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายการเช่าพื้นที่สำนักงานไปได้อีกด้วย

ไม่ต้องเช่าพื้นที่สำนักงานจริงๆ แต่ยังสามารถมีที่อยู่ธุรกิจและเบอร์โทรศัพท์ได้

ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual Office เป็นบริการหนึ่งที่เริ่มเป็นที่นิยมสำหรับองค์กรที่ต้องการทำงานแบบรีโมท ออฟฟิศเสมือนนั้นเป็นบริการที่ทำให้องค์กรไม่ต้องเช่าพื้นที่สำนักงานจริงๆ แต่ยังสามารถมีที่อยู่ธุรกิจและเบอร์โทรศัพท์ได้เหมือนเช่าทำเลสำนักงานไว้จริงๆ ผ่านการดำเนินการของบริษัทที่รับหน้าที่ประสานงานและให้บริการเป็นตัวแทนเช่าพื้นที่สำนักงานแทนองค์กรของเรา เช่น ผู้ให้บริการออฟฟิศเสมือนมีอาคารสำนักงานอยู่ที่สุขุมวิท องค์กรที่ต้องการใช้บริการออฟฟิศเสมือนก็จะสามารถใช้ที่อยู่สุขุมวิทเดียวกันนี้เป็นที่อยู่องค์กรได้ ทั้งนี้องค์กรก็จะต้องจัดหารเครื่องมือสื่อสาร เช่น Slack หรือ Microsoft Teams ไว้สื่อสารคุยงานกันด้วย ไม่ได้เกี่ยวข้องกับผู้ให้บริการออฟฟิศเสมือน 

ผู้ให้บริการออฟฟิศเสมือนอย่าง Regus มีอาคารสำนักงานของตนเองกระจายตัวอยู่ในหลายแห่งทั่วโลก ซึ่งรวมไปถึงในประเทศไทย Regus มีบริการหมายเลขโทรศัพท์พร้อมบริการตอบโทรศัพท์หรือโอนสายไปยังเบอร์อื่นที่องค์กรต้องการใช้งาน อีกทั้งยังมีบริการรับพัสดุหรือจดหมาย พร้อมส่งต่อให้กับองค์กรอีกที

ออฟฟิศเสมือนในอีกมุมมองหนึ่งก็สามารถมองได้ว่าเป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสารออนไลน์ เช่น Slack หรือ Microsoft Teams ดังที่กล่าวถึงไปก่อนหน้านี้ การใช้เครื่องมือที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการทำงานจะมีคุณสมบัติที่เพียบพร้อมต่อการจัดระเบียบข้อมูลและการสื่อสารได้ดี เช่น การแบ่งทีมออกเป็นห้องๆ และการแบ่งหมวดหมู่ข้อมูลด้วยแฮชแท็ก เป็นต้น

ปัจจุบันมีเครื่องมือหลากหลายในการทำออฟฟิศเสมือนแบบออนไลน์ เช่น Pragli, Tandem และ Vizy เป็นต้น เครื่องมือเหล่านี้มีความสามารถแตกต่างกันไป แต่โดยหลักๆ จะเน้นในเรื่องของการสื่อสารที่จะทำให้คนในทีมพร้อมติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็วทั้งแบบเดี่ยวและแบบกลุ่ม (เช่น เปิดไมโครโฟนตลอด หรือเป็นโหมด 'Walkie-Talkie') การแชร์หน้าจอเพื่อการทำงานร่วมกัน และการแชร์ไฟล์ต่างๆ เป็นต้น

โดยสรุปแล้ว ออฟฟิศเสมือนสามารถมองได้ทั้งเป็นบริการอาคารสำนักงานแบบเสมือน ให้เช่าที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ และทั้งแบบเป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสารออนไลน์ ทั้งนี้หัวใจของแนวคิดออฟฟิศเสมือนก็คือการที่องค์กรไม่จำเป็นต้องเช่าพื้นที่อาคารสำนักงาน (physical office) ด้วยตัวเอง และทำงานกันผ่านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศแทน เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานจากที่ใดก็ได้ ประหยัดค่าใช้จ่ายทั้งองค์กรและพนักงาน และอาจยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานได้ด้วย

ลงทะเบียนเข้าสู่ระบบ เพื่ออ่านบทความฟรีไม่จำกัด

No comment

RELATED ARTICLE

Responsive image

Ingram Micro ร่วมกับ Microsoft นำเสนอ ‘CAN Innovation’ ผู้ช่วย SMEs และองค์กร เก็บ Data ครบทุกการขาย ควบคุมได้ตลอดการกระจายสินค้า

Ingram Micro ร่วมกับ Microsoft นำเสนอ CAN Innovation ผู้ช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยเครื่องมือจัดการงานขายที่ครบครัน ช่วยให้คุณลดต้นทุน เพิ่มยอดข...

Responsive image

มองอนาคตเศรษฐกิจและเทคโนโลยีปี 2025 ในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ญี่ปุ่น และตะวันออกกลาง

เจาะลึกหัวข้อ "The Curious Case of Growth and Innovation in 2025" ที่จะพาคุณมองภาพรวมเศรษฐกิจและเทคโนโลยีปี 2025...

Responsive image

เดินหน้าการเงินดิจิทัล บทเรียนจากไทยสู่เพื่อนอาเซียน สรุปความเห็นจากผู้ว่าฯ แบงก์ชาติ

ภายในงาน Singapore Fintech Festival 2024 คุณเศรษฐพุฒิ สุทธิวาทนฤพุฒิ ผู้ว่าการธนาคารแห่งประเทศไทย ได้แบ่งปันมุมมองอันน่าสนใจเกี่ยวกับเส้นทางการเงินดิจิทัลของไทย ทั้งในเรื่องความท้า...