OKRs ตัวช่วยหลักสำหรับภาคธุรกิจในยุคแห่งความไม่แน่นอน โดย James R. Engel | Techsauce

OKRs ตัวช่วยหลักสำหรับภาคธุรกิจในยุคแห่งความไม่แน่นอน โดย James R. Engel

เมื่อโลกของเรานั้นต้องเผชิญกับสถานการณ์การระบาดของ COVID-19 หลากหลายธุรกิจนั้นได้รับผลกระทบทั้งทางตรงและทางอ้อม บางธุรกิจนั้นไม่สามารถดำเนินธุรกิจด้วยวิธีเดิมได้อีกต่อไป “New Normal” กลายมาเป็นความท้าทายใหม่สำหรับหลาย ๆ บริษัทที่จะต้องปรับเปลี่ยนการทำงานให้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนไป ดังนั้นเมื่อโมเดลธุรกิจแบบเดิมนั้นใช้ไม่ได้อีกต่อไป และวิธีการทำงานต้องเปลี่ยนไป บริษัทนั้นจะทำอย่างไรในการเปลี่ยนแปลงอันรวดเร็วเช่นนี้? 

Techsauce นั้นได้รับเกียรติจากคุณเจมส์ เอนเกล (James R. Engel) Cheif Learning Architect จาก SEAC และคุณพรทิพย์ กองชุน (Pornthip Kongchun) Co-Founder & COO จาก Jitta มาพูดคุยในงาน Techsauce Virtual Summit 2020 ในหัวข้อ “OKRs: Measure What Matters to the Business in the Post-COVID World” ที่จะมาให้ความรู้และคำตอบกับเราว่า OKRs นั้นจะเข้ามามีบทบาทอย่างไรในการนำพาบริษัทบรรลุเป้าหมายในช่วงเวลาวิกฤตเช่นนี้

OKRs (Objective and Key Results) คืออะไร?

  • O (Objective) คือ เป้าหมายที่เราอยากจะทำให้สำเร็จ

  • KRs (Key Results) คือ วิธีที่จะทำให้เรานั้นบรรลุเป้าหมายที่เราได้ตั้งไว้

ซึ่ง OKRs นั้นจะต่างจาก KPIs และ MBOs ที่มีความล้าสมัยไปบ้างแล้ว ในทาง KPIs นั้นจะเน้นไปที่ผลลัพธ์เท่านั้น แต่สำหรับ OKRs แล้วจะเน้นไปที่ Journey หรือระหว่างการดำเนินงานในการบรรลุผลลัพธ์นั้น ๆ ซึ่งการทำ OKRs นั้นจะให้ข้อดีอยู่ 5 อย่างหลัก ๆ ด้วยกันคือ ช่วยในเรื่องของการดำเนินการ, ทิศทางที่ควรโฟกัส, ความเป็นระเบียบ, ความรับผิดชอบ และการติดตามการดำเนินการ ซึ่ง OKRs นั้นจะเน้นไปที่การวางแผนและการทดลองแบบเน้นไปที่ผลลัพธ์ (Outcome-based) 

เมื่อ ‘O’ ใหญ่กลายมาเป็น ‘o’ เล็กในยุคหลัง COVID-19

เมื่อก่อนหน้าการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 จะเกิดขึ้น ‘O’ หรือเป้าหมายของบริษัทนั้นจะค่อนข้างใหญ่ การตั้งเป้าหมายอย่าง การมียอดขายถึง 2 ล้านหรือการมีส่วนแบ่งทางการตลาด 40% ภายในสิ้นปี แต่ตอนนี้บริษัทไม่สามารถที่จะทำเช่นนั้นได้อีกเพราะไม่มีใครรู้ว่าธุรกิจจะเป็นอย่างไรต่อไป ดังนั้นบริษัทจึงจะต้องลดจาก ‘O’ ใหญ่มาเป็น ‘o’ ที่เล็กลงหรือพูดอีกอย่างหนึ่งก็คือลดเป้าหมายลงมา จากที่บริษัทตั้งเป้าหมายแบบต่อปีหรือต่อไตรมาส ในตอนนี้ระยะเวลาในการบรรลุเป้าหมายจะต้องไม่เกิน 90 วันเท่านั้น และสำหรับ Key Results จะเปลี่ยนจากการดำเนินการทำงานให้สำเร็จ มาเป็นการทดลองสิ่งใหม่ ๆ และปรับเปลี่ยนอยู่เรื่อย ๆ 

OKRs กับความไม่แน่นอนของ Potential Customers

เมื่อในโลกของ COVID-19 ทุกสิ่งทุกอย่างนั้นมีความไม่แน่นอนสูง ทำให้การปรับเปลี่ยนเป้าหมายให้สอดคล้องกับฐานลูกค้าใหม่นั้นไม่ใช่เรื่องง่ายอีกต่อไป ทำให้บริษัทนั้นจะต้อง

  1. คิดค้นหลาย ๆ กลยุทธ์ใหม่ ๆ ขึ้นมาและตั้งเป้าหมาย เช่น ตั้งกลยุทธ์ใหม่ขึ้นมา 4 กลยุทธ์ ซึ่งเป้าหมายก็คือทำ 1 ใน 4 กลยุทธ์ให้สำเร็จ

  2. จากนั้นแบ่งทีมย่อย ๆ ออกไปในการดำเนินการ 

  3. ทดสอบและทดลองไอเดียใหม่ ๆ และสังเกตว่ามีอะไรที่ได้ผลหรือไม่

  4. ตรวจสอบการดำเนินการอยู่เรื่อย ๆ 

  5. เรียนรู้จากไอเดียที่อาจจะไม่ได้ผล ปรับปรุงและพัฒนาให้มันดียิ่งขึ้น

ทีมจะทำงานอย่างไรหาก OKRs นั้นมีการปรับเปลี่ยนอยู่เรื่อย ๆ?

เนื่องจาก OKRs นั้นมีการปรับเปลี่ยนอยู่เรื่อย ๆ ดังนั้นเราจึงจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน ที่ทำให้ทุกคนในบริษัทสามารถที่จะเห็นและเข้าใจว่าบริษัทนั้นอยู่ตรงไหน จะต้องมีการตรวจเช็กเป้าหมายอยู่ในทุก ๆ เดือน และการตรวจเช็กการดำเนินงานรายอาทิตย์ รวมถึงการประชุม stand-up สั้น ๆ 15 นาทีในทุก ๆ วันว่าแต่ละคนจะต้องทำอะไรบ้างหรือเป็นการอัปเดตว่าได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง ซึ่งการทำแบบนี้จะทำให้เราสามารถรู้ได้อย่างรวดเร็วว่าการดำเนินการไหนมีประสิทธิภาพและได้ผล และจะสามารถพัฒนาต่อไปได้อย่างไร และการดำเนินงานไหนไม่ได้ผล และจะสามารถปรับเปลี่ยนแก้ไขได้อย่างไร 

OKRs มีบทบาทอย่างไรในการ Work from Home

หากมีเป้าหมายและวิธีดำเนินการที่ชัดเจนจะทำให้พนักงานนั้นรู้ว่าพวกเขาจะต้องทำอะไรต่อไป เพราะว่าการทำงานจากที่บ้านหรือจากที่อื่น ๆ ในช่วงนี้อาจทำให้พนักงานนั้นสับสนและไม่รู้ว่าจะโฟกัสสิ่งอะไรต่อไป ดังนั้นการทำ OKRs ให้ชัดเจนและทำให้พนักงานเข้าใจว่าหน้าที่ของเขาคืออะไรและมีงานอะไรที่ต้องทำต่อไปนั้นจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ซึ่งในการทำ OKRs ให้ชัดเจนก็สามารถทำได้ในหลากหลายวิธีผ่านเทคโนโลยีหรือโปรแกรมต่าง ๆ เช่น Trello, Microsoft Team หรือ Digital Whiteboard ที่ทำให้พนักงานสามารถที่จะเช็กได้ว่าพวกเขาต้องทำอะไรบ้างหรืองานนี้มีใครทำไปแล้ว และสามารถที่จะเช็กว่าพวกเขาทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง ซึ่งนี่จะทำให้เกิดความชัดเจนในเรื่องของความรับผิดชอบและลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนที่ทำให้เสียเวลามากยิ่งขึ้น

การทำงานแบบ SLAM Team คืออะไร?

เมื่อบริษัทนั้นต้องการทีมที่มีฟังก์ชันที่หลากหลายที่จะมาจัดการกับปัญหา ๆ หนึ่งโดยเฉพาะ ซึ่งก็คือทีมแบบ SLAM นั่นเอง

  • S - Self Organised/Clear Purpose  
  • L - Lean
  • A - Autonomous
  • M - Multi-Disciplinary

โดยรูปแบบของทีม SLAM นั้นสมาชิกแต่จะมาจากฝ่ายที่แตกต่างกัน เช่น คนหนึ่งอาจจะมาจากฝ่ายการผลิต อีกคนหนึ่งจากฝ่ายขาย และอีกคนอาจจะมาจากมาร์เก็ตติ้ง แต่มารวมกลุ่มทำงานด้วยกัน ซึ่งอาจจะมีสมาชิกไม่เกิน 5 คน โดยเป็นการรวมกลุ่มที่จะมาทำงานในระยะเวลาสั้น ๆ มีระยะเวลาไม่เกิน 90 วัน

ตัวอย่างการทำงานด้วย OKRs และ SLAM Team

เนื่องจากการระบาดของ COVID-19 ทำให้ SEAC ต้องปรับเปลี่ยนการเรียนทั้งหมดไปสู่การเรียนในรูปแบบออนไลน์ 100% อย่างทันทีในเดือนมีนาคม ทำให้ตอนนั้นต้องสร้างทีม SLAM ขึ้นมา 5 ทีม แต่ละทีมก็จะมีหน้าที่หลักแตกต่างกันไป เช่น ทีมที่รับผิดชอบในการปรับเปลี่ยนดีไซน์การเรียนสอน ทีมฝึกผู้สอนให้ใช้เทคโนโลยี ทีมที่ดูแลเรื่องเทคโนโลยีที่จะนำเข้ามาใช้ และการปรับเปลี่ยนนี้จะต้องทำให้สำเร็จภายในสองอาทิตย์เท่านั้น ซึ่งผลลัพธ์ที่ออกมาก็เป็นที่น่าพึงพอใจมาก ในตอนนี้ SEAC นั้นมีกว่า 170 วิชาที่ปรับรูปแบบการเรียนไปยังออนไลน์ และมีผู้เรียนกว่า 12,900 เข้าเรียนในรูปแบบใหม่นี้ภายใน 3 เดือนเท่านั้น

โดยระหว่างการดำเนินงานนี้ก็พบเจอปัญหาเรื่องของแพลตฟอร์มที่จะนำมาใช้ร่วมกับการสอน ซึ่งในตอนแรกก็เลือก Zoom เข้ามาใช้ แต่ในตอนนั้น Zoom เกิดปัญหาในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล ทำให้จะต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์มทันที ซึ่งทางทีมก็ต้องกลับมาทดลองแพลตฟอร์มอื่น ๆ ใหม่ทันที เช่น Google หรือ Microsoft Team ซึ่งนี่ก็จะอาศัยความว่องไว (Agile) ของทีมเป็นอย่างมาก และถ้าทีมไม่ได้ใช้ OKRs ในการชี้นำเส้นทางการทำงาน การปรับเปลี่ยนในครั้งนี้ก็อาจจะไม่สำเร็จ

เมื่อความคิดของพนักงานต้องไปพร้อมกับ OKRs

มีพนักงานบางคนที่ไม่สามารถจะเปลี่ยนและปรับตัวได้อย่างรวดเร็วพอในช่วงเวลาเช่นนี้ บริษัทก็อาจจะเสียพวกเขาไปในช่วงเวลาเช่นนี้ แต่สำหรับผู้ที่สามารถจะช่วยบริษัทนั้นก้าวไปข้างหน้า ผู้ที่มีความรับผิดชอบ ผู้ที่สามารถปรับตัว สามารถคิดวิเคราะห์และแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ ก็จะเป็นผู้ที่สามารถอยู่รอดในเวลาเช่นนี้  

สำหรับผู้ที่อยากจะนำ OKRs ไปใช้กับบริษัท ทางคุณเจมส์ก็ได้ให้คำแนะนำว่า มันมีหลากหลายช่องทางที่เราสามารถที่จะไปเรียนรู้เกี่ยวกับ OKRs ได้ เช่นการค้นหาตามอินเทอร์เน็ตหรือ Youtube เพราะเขาก็ใช้วิธีนี้เหมือนกัน แต่ละโมเดลมันก็มีความแตกต่างกัน เราก็ต้องไปดูว่าองค์กรของเรานั้นต้องการอะไรและเหมาะกับโมเดลแบบไหน เพราะ OKRs นั้นไม่ใช่แบบ “One Size Fits All” มันไม่สามารถใช้ได้เหมือน ๆ กันในทุกบริษัท แต่ละบริษัทนั้นใช้ OKRs ในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป

3 ขั้นตอนหลักที่ควรทำเมื่อเริ่มต้นสร้าง OKRs 

  1. กำหนดเป้าหมาย: พิจารณาเป้าหมายที่ต้องการทำให้สำเร็จให้ชัดเจน

  2. กำหนดวิธีการดำเนินการ: กำหนดสิ่งที่จะต้องทำระหว่างการดำเนินงาน การทดลองใหม่ ๆ หรือวิธีใหม่ ๆ ที่อยากจะทำเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้

  3. กำหนดบุคคลที่ต้องการ: พิจารณาว่ามีโอกาสอะไรบ้างและมีปัญหาอะไรที่ต้องการการแก้ไข แล้วจึงพิจารณาบุคคลที่เหมาะสมกับโปรเจคนั้น ๆ และสร้างทีม SLAM ขึ้นมา

จะเห็นได้ว่า OKRs นั้นเข้ามามีส่วนช่วยในการทำให้บริษัทนั้นก้าวไปสู่ความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมีเป้าหมายและวิธีการดำเนินการที่ชัดเจนและโปร่งใสจะช่วยทำให้พนักงานนั้นรู้หน้าที่และรู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อไป และการสร้าง SLAM Team นั้นทำให้การดำเนินงานนั้นสามารถเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงการรายงานและติดตามผลรายอาทิตย์หรือรายวันที่ทำให้เราสามารถตรวจสอบได้ว่ากลยุทธ์หรือวิธีการไหนนั้นได้ผลและสามารถนำไปพัฒนาต่อได้อย่างไร และวิธีไหนที่ไม่ได้ผลและเราสามารถปรับปรุงแก้ไขได้อย่างไร ซึ่งการทำ OKRs เช่นนี้นั้นทำให้บริษัทนั้นสามารถที่จะปรับเปลี่ยนได้อย่างว่องไวในสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วและมีความไม่แน่นอนสูงเช่นนี้


สำหรับ material ประกอบ session นี้สามารถลงทะเบียนขอรับได้ที่: https://forms.gle/NCJLsWSYjhtkbDwF8


RELATED ARTICLE

Responsive image

LearnDi และ Digital Library แพลตฟอร์มการเรียนรู้ในยุค Next Normal อัปสกิลคนในองค์กร ให้ก้าวทันกระแสโลก

AIS Academy ยังต่อยอด ส่งต่อความรู้ให้คนไทยอย่างไม่หยุดยั้ง ผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัล “LearnDi” และ “Digital Library” เพื่ออัปสกิลคนในองค์กร ให้ก้าวทันกระแสโลก...

Responsive image

แนวโน้มอนาคตแวดวงสินเชื่อ สู่การเข้าถึงแหล่งเงินทุน จากมุมมองของผู้ให้บริการ

เปิดเคล็บลับและหัวใจของการเข้าถึงแหล่งเงินทุน ที่ SMEs ต้องรู้ โดย คุณชัยณรงค์ ฉัตรรัตนวารี ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาธุรกิจดิจิทัล SME Bank...

Responsive image

บทวิเคราะห์ SCBx จากสถาบันการเงิน สู่ Tech Company

วิเคราะห์ SCBX การปรับโครงสร้างครั้งใหญ่ ที่ถูกเรียกว่า 'ยานแม่' ซึ่งจะพาธุรกิจของ SCB ปลดล็อกสู่โลกใบใหม่ และเป็นบริษัท Tech Company...