เมื่อโลกของเรานั้นต้องเผชิญกับสถานการณ์การระบาดของ COVID-19 หลากหลายธุรกิจนั้นได้รับผลกระทบทั้งทางตรงและทางอ้อม บางธุรกิจนั้นไม่สามารถดำเนินธุรกิจด้วยวิธีเดิมได้อีกต่อไป “New Normal” กลายมาเป็นความท้าทายใหม่สำหรับหลาย ๆ บริษัทที่จะต้องปรับเปลี่ยนการทำงานให้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนไป ดังนั้นเมื่อโมเดลธุรกิจแบบเดิมนั้นใช้ไม่ได้อีกต่อไป และวิธีการทำงานต้องเปลี่ยนไป บริษัทนั้นจะทำอย่างไรในการเปลี่ยนแปลงอันรวดเร็วเช่นนี้? 

Techsauce นั้นได้รับเกียรติจากคุณเจมส์ เอนเกล (James R. Engel) Cheif Learning Architect จาก SEAC และคุณพรทิพย์ กองชุน (Pornthip Kongchun) Co-Founder & COO จาก Jitta มาพูดคุยในงาน Techsauce Virtual Summit 2020 ในหัวข้อ “OKRs: Measure What Matters to the Business in the Post-COVID World” ที่จะมาให้ความรู้และคำตอบกับเราว่า OKRs นั้นจะเข้ามามีบทบาทอย่างไรในการนำพาบริษัทบรรลุเป้าหมายในช่วงเวลาวิกฤตเช่นนี้

OKRs (Objective and Key Results) คืออะไร?

• O (Objective) คือ เป้าหมายที่เราอยากจะทำให้สำเร็จ

• KRs (Key Results) คือ วิธีที่จะทำให้เรานั้นบรรลุเป้าหมายที่เราได้ตั้งไว้

ซึ่ง OKRs นั้นจะต่างจาก KPIs และ MBOs ที่มีความล้าสมัยไปบ้างแล้ว ในทาง KPIs นั้นจะเน้นไปที่ผลลัพธ์เท่านั้น แต่สำหรับ OKRs แล้วจะเน้นไปที่ Journey หรือระหว่างการดำเนินงานในการบรรลุผลลัพธ์นั้น ๆ ซึ่งการทำ OKRs นั้นจะให้ข้อดีอยู่ 5 อย่างหลัก ๆ ด้วยกันคือ ช่วยในเรื่องของการดำเนินการ, ทิศทางที่ควรโฟกัส, ความเป็นระเบียบ, ความรับผิดชอบ และการติดตามการดำเนินการ ซึ่ง OKRs นั้นจะเน้นไปที่การวางแผนและการทดลองแบบเน้นไปที่ผลลัพธ์ (Outcome-based) 

เมื่อ ‘O’ ใหญ่กลายมาเป็น ‘o’ เล็กในยุคหลัง COVID-19

เมื่อก่อนหน้าการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 จะเกิดขึ้น ‘O’ หรือเป้าหมายของบริษัทนั้นจะค่อนข้างใหญ่ การตั้งเป้าหมายอย่าง การมียอดขายถึง 2 ล้านหรือการมีส่วนแบ่งทางการตลาด 40% ภายในสิ้นปี แต่ตอนนี้บริษัทไม่สามารถที่จะทำเช่นนั้นได้อีกเพราะไม่มีใครรู้ว่าธุรกิจจะเป็นอย่างไรต่อไป ดังนั้นบริษัทจึงจะต้องลดจาก ‘O’ ใหญ่มาเป็น ‘o’ ที่เล็กลงหรือพูดอีกอย่างหนึ่งก็คือลดเป้าหมายลงมา จากที่บริษัทตั้งเป้าหมายแบบต่อปีหรือต่อไตรมาส ในตอนนี้ระยะเวลาในการบรรลุเป้าหมายจะต้องไม่เกิน 90 วันเท่านั้น และสำหรับ Key Results จะเปลี่ยนจากการดำเนินการทำงานให้สำเร็จ มาเป็นการทดลองสิ่งใหม่ ๆ และปรับเปลี่ยนอยู่เรื่อย ๆ 

OKRs กับความไม่แน่นอนของ Potential Customers

เมื่อในโลกของ COVID-19 ทุกสิ่งทุกอย่างนั้นมีความไม่แน่นอนสูง ทำให้การปรับเปลี่ยนเป้าหมายให้สอดคล้องกับฐานลูกค้าใหม่นั้นไม่ใช่เรื่องง่ายอีกต่อไป ทำให้บริษัทนั้นจะต้อง

1. คิดค้นหลาย ๆ กลยุทธ์ใหม่ ๆ ขึ้นมาและตั้งเป้าหมาย เช่น ตั้งกลยุทธ์ใหม่ขึ้นมา 4 กลยุทธ์ ซึ่งเป้าหมายก็คือทำ 1 ใน 4 กลยุทธ์ให้สำเร็จ

2. จากนั้นแบ่งทีมย่อย ๆ ออกไปในการดำเนินการ 

3. ทดสอบและทดลองไอเดียใหม่ ๆ และสังเกตว่ามีอะไรที่ได้ผลหรือไม่

4. ตรวจสอบการดำเนินการอยู่เรื่อย ๆ 

5. เรียนรู้จากไอเดียที่อาจจะไม่ได้ผล ปรับปรุงและพัฒนาให้มันดียิ่งขึ้น

ทีมจะทำงานอย่างไรหาก OKRs นั้นมีการปรับเปลี่ยนอยู่เรื่อย ๆ?

เนื่องจาก OKRs นั้นมีการปรับเปลี่ยนอยู่เรื่อย ๆ ดังนั้นเราจึงจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน ที่ทำให้ทุกคนในบริษัทสามารถที่จะเห็นและเข้าใจว่าบริษัทนั้นอยู่ตรงไหน จะต้องมีการตรวจเช็กเป้าหมายอยู่ในทุก ๆ เดือน และการตรวจเช็กการดำเนินงานรายอาทิตย์ รวมถึงการประชุม stand-up สั้น ๆ 15 นาทีในทุก ๆ วันว่าแต่ละคนจะต้องทำอะไรบ้างหรือเป็นการอัปเดตว่าได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง ซึ่งการทำแบบนี้จะทำให้เราสามารถรู้ได้อย่างรวดเร็วว่าการดำเนินการไหนมีประสิทธิภาพและได้ผล และจะสามารถพัฒนาต่อไปได้อย่างไร และการดำเนินงานไหนไม่ได้ผล และจะสามารถปรับเปลี่ยนแก้ไขได้อย่างไร 

OKRs มีบทบาทอย่างไรในการ Work from Home

หากมีเป้าหมายและวิธีดำเนินการที่ชัดเจนจะทำให้พนักงานนั้นรู้ว่าพวกเขาจะต้องทำอะไรต่อไป เพราะว่าการทำงานจากที่บ้านหรือจากที่อื่น ๆ ในช่วงนี้อาจทำให้พนักงานนั้นสับสนและไม่รู้ว่าจะโฟกัสสิ่งอะไรต่อไป ดังนั้นการทำ OKRs ให้ชัดเจนและทำให้พนักงานเข้าใจว่าหน้าที่ของเขาคืออะไรและมีงานอะไรที่ต้องทำต่อไปนั้นจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ซึ่งในการทำ OKRs ให้ชัดเจนก็สามารถทำได้ในหลากหลายวิธีผ่านเทคโนโลยีหรือโปรแกรมต่าง ๆ เช่น Trello, Microsoft Team หรือ Digital Whiteboard ที่ทำให้พนักงานสามารถที่จะเช็กได้ว่าพวกเขาต้องทำอะไรบ้างหรืองานนี้มีใครทำไปแล้ว และสามารถที่จะเช็กว่าพวกเขาทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง ซึ่งนี่จะทำให้เกิดความชัดเจนในเรื่องของความรับผิดชอบและลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนที่ทำให้เสียเวลามากยิ่งขึ้น

การทำงานแบบ SLAM Team คืออะไร?

เมื่อบริษัทนั้นต้องการทีมที่มีฟังก์ชันที่หลากหลายที่จะมาจัดการกับปัญหา ๆ หนึ่งโดยเฉพาะ ซึ่งก็คือทีมแบบ SLAM นั่นเอง

• S - Self Organised/Clear Purpose  
• L - Lean
• A - Autonomous
• M - Multi-Disciplinary

โดยรูปแบบของทีม SLAM นั้นสมาชิกแต่จะมาจากฝ่ายที่แตกต่างกัน เช่น คนหนึ่งอาจจะมาจากฝ่ายการผลิต อีกคนหนึ่งจากฝ่ายขาย และอีกคนอาจจะมาจากมาร์เก็ตติ้ง แต่มารวมกลุ่มทำงานด้วยกัน ซึ่งอาจจะมีสมาชิกไม่เกิน 5 คน โดยเป็นการรวมกลุ่มที่จะมาทำงานในระยะเวลาสั้น ๆ มีระยะเวลาไม่เกิน 90 วัน

ตัวอย่างการทำงานด้วย OKRs และ SLAM Team

เนื่องจากการระบาดของ COVID-19 ทำให้ SEAC ต้องปรับเปลี่ยนการเรียนทั้งหมดไปสู่การเรียนในรูปแบบออนไลน์ 100% อย่างทันทีในเดือนมีนาคม ทำให้ตอนนั้นต้องสร้างทีม SLAM ขึ้นมา 5 ทีม แต่ละทีมก็จะมีหน้าที่หลักแตกต่างกันไป เช่น ทีมที่รับผิดชอบในการปรับเปลี่ยนดีไซน์การเรียนสอน ทีมฝึกผู้สอนให้ใช้เทคโนโลยี ทีมที่ดูแลเรื่องเทคโนโลยีที่จะนำเข้ามาใช้ และการปรับเปลี่ยนนี้จะต้องทำให้สำเร็จภายในสองอาทิตย์เท่านั้น ซึ่งผลลัพธ์ที่ออกมาก็เป็นที่น่าพึงพอใจมาก ในตอนนี้ SEAC นั้นมีกว่า 170 วิชาที่ปรับรูปแบบการเรียนไปยังออนไลน์ และมีผู้เรียนกว่า 12,900 เข้าเรียนในรูปแบบใหม่นี้ภายใน 3 เดือนเท่านั้น

โดยระหว่างการดำเนินงานนี้ก็พบเจอปัญหาเรื่องของแพลตฟอร์มที่จะนำมาใช้ร่วมกับการสอน ซึ่งในตอนแรกก็เลือก Zoom เข้ามาใช้ แต่ในตอนนั้น Zoom เกิดปัญหาในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล ทำให้จะต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์มทันที ซึ่งทางทีมก็ต้องกลับมาทดลองแพลตฟอร์มอื่น ๆ ใหม่ทันที เช่น Google หรือ Microsoft Team ซึ่งนี่ก็จะอาศัยความว่องไว (Agile) ของทีมเป็นอย่างมาก และถ้าทีมไม่ได้ใช้ OKRs ในการชี้นำเส้นทางการทำงาน การปรับเปลี่ยนในครั้งนี้ก็อาจจะไม่สำเร็จ

เมื่อความคิดของพนักงานต้องไปพร้อมกับ OKRs

มีพนักงานบางคนที่ไม่สามารถจะเปลี่ยนและปรับตัวได้อย่างรวดเร็วพอในช่วงเวลาเช่นนี้ บริษัทก็อาจจะเสียพวกเขาไปในช่วงเวลาเช่นนี้ แต่สำหรับผู้ที่สามารถจะช่วยบริษัทนั้นก้าวไปข้างหน้า ผู้ที่มีความรับผิดชอบ ผู้ที่สามารถปรับตัว สามารถคิดวิเคราะห์และแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ ก็จะเป็นผู้ที่สามารถอยู่รอดในเวลาเช่นนี้  

สำหรับผู้ที่อยากจะนำ OKRs ไปใช้กับบริษัท ทางคุณเจมส์ก็ได้ให้คำแนะนำว่า มันมีหลากหลายช่องทางที่เราสามารถที่จะไปเรียนรู้เกี่ยวกับ OKRs ได้ เช่นการค้นหาตามอินเทอร์เน็ตหรือ Youtube เพราะเขาก็ใช้วิธีนี้เหมือนกัน แต่ละโมเดลมันก็มีความแตกต่างกัน เราก็ต้องไปดูว่าองค์กรของเรานั้นต้องการอะไรและเหมาะกับโมเดลแบบไหน เพราะ OKRs นั้นไม่ใช่แบบ “One Size Fits All” มันไม่สามารถใช้ได้เหมือน ๆ กันในทุกบริษัท แต่ละบริษัทนั้นใช้ OKRs ในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป

3 ขั้นตอนหลักที่ควรทำเมื่อเริ่มต้นสร้าง OKRs 

1. กำหนดเป้าหมาย: พิจารณาเป้าหมายที่ต้องการทำให้สำเร็จให้ชัดเจน

2. กำหนดวิธีการดำเนินการ: กำหนดสิ่งที่จะต้องทำระหว่างการดำเนินงาน การทดลองใหม่ ๆ หรือวิธีใหม่ ๆ ที่อยากจะทำเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้

3. กำหนดบุคคลที่ต้องการ: พิจารณาว่ามีโอกาสอะไรบ้างและมีปัญหาอะไรที่ต้องการการแก้ไข แล้วจึงพิจารณาบุคคลที่เหมาะสมกับโปรเจคนั้น ๆ และสร้างทีม SLAM ขึ้นมา

จะเห็นได้ว่า OKRs นั้นเข้ามามีส่วนช่วยในการทำให้บริษัทนั้นก้าวไปสู่ความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมีเป้าหมายและวิธีการดำเนินการที่ชัดเจนและโปร่งใสจะช่วยทำให้พนักงานนั้นรู้หน้าที่และรู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อไป และการสร้าง SLAM Team นั้นทำให้การดำเนินงานนั้นสามารถเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงการรายงานและติดตามผลรายอาทิตย์หรือรายวันที่ทำให้เราสามารถตรวจสอบได้ว่ากลยุทธ์หรือวิธีการไหนนั้นได้ผลและสามารถนำไปพัฒนาต่อได้อย่างไร และวิธีไหนที่ไม่ได้ผลและเราสามารถปรับปรุงแก้ไขได้อย่างไร ซึ่งการทำ OKRs เช่นนี้นั้นทำให้บริษัทนั้นสามารถที่จะปรับเปลี่ยนได้อย่างว่องไวในสภาวะแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วและมีความไม่แน่นอนสูงเช่นนี้

สำหรับ material ประกอบ session นี้สามารถลงทะเบียนขอรับได้ที่: https://forms.gle/NCJLsWSYjhtkbDwF8