"เดี๋ยวค่อยเปลี่ยนระบบ" อาจเป็นการตัดสินใจที่แพงที่สุดขององค์กร ทำไม ‘ระบบเก่าที่ยังใช้ได้’ อาจไม่ตอบโจทย์ธุรกิจในยุค AI อีกต่อไป

ในยุคที่ทุกองค์กรแข่งกันพูดเรื่อง AI และ Digital Transformation สิ่งหนึ่งที่มักถูกมองข้ามไปคือรากฐานที่ AI ต้องยืนอยู่ ซึ่งก็คือระบบ IT ที่แข็งแรงพอจะรองรับมันได้จริง

แต่ในความเป็นจริง หลายองค์กรยังคงวิ่งบนระบบเดิมที่สะสม Technical Debt มาหลายปี และผู้บริหารส่วนใหญ่มองการปรับปรุงระบบให้ทันสมัย (System Modernization) ว่าเป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ที่ต้องชั่งน้ำหนักว่าจะลงทุนหรือไม่ สิ่งที่พวกเขามักไม่นับคือต้นทุนที่จ่ายไปแล้วทุกวันโดยไม่รู้ตัว ผ่านระบบที่ช้าลง โอกาสที่หายไป และนวัตกรรมที่ไปไม่ถึง

ทีม Techsauce ได้พูดคุยกับคุณแดน - แดนพบ ไพโรจน์บริบูรณ์ ผู้จัดการอาวุโส บริษัท ABeam Consulting หนึ่งในบริษัทที่ปรึกษาธุรกิจชั้นนำระดับโลก ที่ให้บริการแบบบูรณาการ ครอบคลุมตั้งแต่การกำหนดกลยุทธ์ การทรานส์ฟอร์มองค์กร ไปจนถึงการนำเทคโนโลยีไปสู่การปฏิบัติจริง ซึ่งได้ทำโครงการ System Modernization และ Digital Transformation กับองค์กรขนาดใหญ่ในไทยมาอย่างต่อเนื่อง

มุมมองจากคนที่อยู่ในสนามจริงทำให้เห็นภาพที่ชัดขึ้นว่า การไม่ตัดสินใจก็คือการตัดสินใจ เพียงแต่เป็นการเลือกจ่ายในรูปแบบที่มองไม่เห็นซ้ำแล้วซ้ำเล่าทุกวัน

เจาะลึก Technical Debt และระบบหน้าตาแบบไหนที่เรียกว่า ‘เก่า’

คุณแดนเปรียบเทียบให้เห็นภาพชัด ๆ ว่า การไม่ยอมอัปเกรดระบบ ก็เหมือนการกู้หนี้พอกหางหมู ซึ่งในทาง IT เรียกว่า Technical Debt หรือหนี้ทางเทคนิค

หนี้ก้อนนี้เกิดขึ้นเวลาที่ธุรกิจต้องการฟีเจอร์ใหม่ ๆ แต่ระบบเก่าทำไม่ได้ ทีมงานเลยแก้ปัญหาแบบทางลัดกับระบบเดิม ต้องคอยจัดการแก้ไขเฉพาะหน้าเพื่อให้ระบบยังพอถูไถวิ่งต่อได้ไปวัน ๆ

ผลที่ตามมาคือ ระบบจะเริ่มกลายเป็นใยแมงมุมที่ซับซ้อนและพันกันยุ่งเหยิง ยิ่งปล่อยไว้นาน ค่าบำรุงรักษายิ่งแพงขึ้นเรื่อย ๆ จนในที่สุด ระบบเก่านี้จะกลายเป็นกำแพงหนาที่ขวางทุกโอกาสเติบโตของธุรกิจ จะขยับตัวทำอะไรใหม่ก็ช้าไปหมดจนโตไม่ทันคู่แข่ง ซึ่งจากประสบการณ์ของ ABeam Consulting หลายองค์กรที่มาล้างระบบในวันที่สายเกินไป มักพบว่าต้นทุนที่ต้องจ่ายสูงกว่าที่คาดไว้มาก เพราะ Technical Debt ที่สะสมมานานนั่นเอง

อะไรคือสัญญาณที่บอกว่าระบบกำลังกลายเป็นภาระ ไม่ใช่เครื่องมือ

ก่อนจะตัดสินใจปรับปรุงระบบให้ทันสมัย หรือที่เราเรียกว่าทำการ Modernize ระบบนั้นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารต้องเข้าใจคือภาพรวมระบบในองค์กร เพราะมันไม่ได้รวมกันเป็นก้อนเดียว ซึ่งทางคุณแดนได้ให้กรอบความคิดในการมองระบบไอทีในองค์กรโดยแบ่งออกเป็น 3 Layers ง่าย ๆ ดังนี้

1. End-User Layer ระบบหน้าบ้านที่เปิดให้ผู้ใช้งาน ลูกค้า หรือพนักงานเข้ามาปฏิสัมพันธ์โดยตรง เช่น แอปพลิเคชัน เว็บไซต์ หรือหน้าจอที่ลูกค้าและพนักงานใช้ส่งข้อมูลหากันโดยตรง
2. Core Business Layer ระบบหลังบ้านที่ขับเคลื่อนการดำเนินงานหลักของธุรกิจ เช่น ระบบจัดการเรื่องเงิน บัญชี สต็อกสินค้า และกระบวนการทำงานหลักทั้งหมด
3. Foundation Layer โครงสร้างพื้นฐาน เช่น โครงสร้างระบบไอที เครือข่าย และที่เก็บข้อมูลทั้งหมดขององค์กร คือส่วนที่คอยค้ำจุนทุกระบบข้างบนไว้

อาการแบบไหนที่ฟ้องว่าระบบเก่าแล้ว ?

คุณแดนชี้ว่า คำว่า ระบบเก่าในเชิงธุรกิจอาจไม่ได้วัดที่อายุ แต่วัดจาก 'ความช้าในการจัดการ' ซึ่งคำว่าช้า ไม่ได้หมายถึงแค่หน้าจอโหลดช้าอย่างเดียว แต่รวมถึงอาการ เช่น 

• แก้ไขยาก: งานแก้ไขชิ้นเล็ก ๆ แต่ต้องใช้เวลาและทรัพยากรมหาศาลในการทำ
• ค่าใช้จ่ายสูง: ค่าบำรุงรักษาพุ่งสูงขึ้นเรื่อย ๆ
• เชื่อมต่อยาก: ไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นภายนอกได้ 
• ข้อมูลขัดแย้ง: ข้อมูลในระบบไม่สอดคล้องกันเอง
• ความเสี่ยงสูง: มีช่องโหว่ด้านความปลอดภัย

คุณแดนเล่าว่า สัญญาณเตือนภัยที่สะท้อนว่าระบบขององค์กรเก่าจนวิกฤตแล้ว คือการที่ฝั่งธุรกิจติดขัดในกระบวนการทำงานประจำวัน และมักจะได้รับคำตอบจากทีม IT ว่า “ทำไม่ได้” เสมอ เมื่อต้องการพัฒนาสิ่งใหม่ ๆ อาทิ 

เมื่อต้องการข้อมูลด่วน อยากได้รายงานสรุปยอดขายแบบ Real-time หรือเร็วขึ้นกว่านี้ > ทำไม่ได้ เพราะระบบต้องใช้เวลาประมวลผลข้ามคืน หรือต้องรอปิดรอบบัญชีเป็นสัปดาห์
เมื่อต้องการเชื่อมต่อการทำงาน อยากให้ระบบหน้าบ้านเชื่อมข้อมูลกับระบบคลังสินค้าหลังบ้านโดยตรง > ทำไม่ได้ เพราะโครงสร้างระบบเก่าไม่รองรับการเชื่อมต่อ ทำให้พนักงานยังต้องดาวน์โหลดไฟล์ Excel มาคีย์มือข้ามระบบกันอยู่
เมื่อต้องการใช้นวัตกรรม อยากเอา AI มาช่วยวิเคราะห์พฤติกรรมลูกค้าหรือช่วยตอบแชต > ทำไม่ได้ เพราะ Data ยังกระจัดกระจายและไม่พร้อมใช้งาน

เหตุการณ์เหล่านี้ไม่ได้เกิดจากทีม IT ไม่อยากทำ แต่เกิดจากข้อจำกัดของเทคโนโลยีเดิมที่มันเดินมาสุดทางแล้ว จนระบบไอทีที่ควรจะเป็นเครื่องมือช่วยเร่งยอดขาย กลับกลายเป็นตัวฉุดรั้งที่ทำให้องค์กรขยับตัวได้ช้ากว่าคู่แข่งในตลาด และนี่คือต้นทุนแฝงที่องค์กรต้องจ่ายไปเรื่อย ๆ ตราบใดที่ยังไม่ตัดสินใจปรับเปลี่ยนระบบ

Framework ที่ ABeam Consulting ใช้ช่วยผู้บริหารตัดสินใจ

จากการทำงานร่วมกับลูกค้าทั้งในไทยและต่างประเทศ คุณแดนได้แบ่งปันมุมมองที่น่าสนใจว่า เวลาที่เราพูดถึงระบบเก่า หรือ Legacy System มันไม่ได้แปลว่าเป็นระบบที่ไม่ดีเสมอไป

หัวใจสำคัญมันอยู่ที่ Architecture หรือการออกแบบโครงสร้างระบบมาตั้งแต่ต้น หากระบบนั้นถูกออกแบบมาให้รองรับการขยายตัวและเติบโตได้ดี อายุการใช้งานของระบบก็อาจไม่ใช่ปัญหาหลัก แต่สิ่งที่ ABeam Consulting มักจะเจอในหลายองค์กรคือ การพยายามแก้ปัญหาแบบ Workaround ที่เป็นการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือทางอ้อม เพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้ชั่วคราว โดยหลีกเลี่ยงการแก้ไขปัญหาที่ต้นเหตุ เพื่อตอบโจทย์ธุรกิจให้เร็วที่สุด จนกลายเป็นการสะสม  Technical Debt โดยไม่รู้ตัว

สำหรับผู้บริหารสายธุรกิจที่อยากเริ่มนับหนึ่งในการทำ System Modernization แต่ยังจับต้นชนปลายไม่ถูก คุณแดนพบแนะนำว่า ก่อนที่จะตัดสินใจลงทุนก้อนใหญ่ สิ่งแรกที่ต้องทำคือ Application Portfolio หรือการรวบรวมระบบทั้งหมดในองค์กรขึ้นมาแผ่กางให้เห็นภาพรวมก่อน ตั้งแต่อายุการใช้งาน วันที่ระบบจะหมดอายุ Support ไปจนถึงตัวผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน

หลังจากเห็นภาพรวมแล้ว ทาง ABeam Consulting จะนำกรอบคิด PACE Layer Architecture ของ Gartner มาช่วยผู้บริหารจัดกลุ่มระบบตามความถี่ที่ควรจะอัปเดต เพื่อให้จัดสรรงบประมาณได้อย่างแม่นยำ ไม่หว่านเงินไปผิดจุด โดยแบ่งเป็น 3 ข้อ อาทิ

1. Systems of Record คือระบบหลักที่เน้นความเสถียรสูงมาก เช่น ระบบบัญชี หรือระบบธุรกรรมหลัก กลุ่มนี้ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนบ่อย ปกติมีอายุการใช้งานยาวนาน 4 ปีขึ้นไป
2. Systems of Differentiation คือระบบที่ช่วยให้เราเหนือกว่าคู่แข่ง เช่น ระบบคำนวณราคา ระบบทำโปรโมชัน หรือ Mobile App กลุ่มนี้ต้องพร้อมยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนตามตลาดทุก ๆ 2-4 ปี
3. Systems of Innovation คือเทคโนโลยีใหม่ ๆ อย่าง AI หรือ Data Analytics ที่ออกแบบมาให้ปรับเปลี่ยนได้บ่อยที่สุด เพื่อให้องค์กรใช้ทดลองและค้นหาโอกาสทางธุรกิจใหม่ ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อแยกหมวดหมู่ได้ชัดเจนแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดลำดับความสำคัญ ว่าควรเลือกทำระบบไหนก่อน โดยพิจารณาจาก 3 มิติ คือ ผลกระทบต่อธุรกิจ ความเสี่ยง และความถี่ในการเปลี่ยนแปลง แล้วนำมาเทียบกับต้นทุนที่ต้องจ่ายว่าคุ้มค่ากับประโยชน์ที่จะได้รับกลับมาไหม

ซึ่งเชื่อว่าคำถามที่ตามมาคงเป็น แล้วมีเกณฑ์ในการตัดสินใจไหม ว่าระบบไหนต้องรีบทำเลย กับระบบไหนที่ยังพอถูไถรอไปก่อนได้ ?

ด้านคุณแดนก็ได้ให้คำตอบเอาไว้ว่า “ตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุดคือ ระบบ ERP ที่คนทั้งองค์กรต้องใช้งานและกำลังจะหมดอายุการใช้งาน ระบบนี้มีผลกระทบสูงมาก แถมยังมีความเสี่ยงที่จะหาคนมาดูแลได้ยากขึ้นเรื่อย ๆ ในอนาคต เคสลักษณะนี้แหละครับ คือสิ่งวิกฤตที่องค์กรต้องเลือกหยิบขึ้นมาทำการ Modernize เป็นอันดับแรก”

System Modernization เกี่ยวข้องกับ AI Transformation ไหม

ในยุคที่ทุกองค์กรตื่นตัวและอยากนำ AI เข้ามาขับเคลื่อนธุรกิจ แต่คำถามสำคัญคือ ถ้าข้อมูลในองค์กรยังกระจัดกระจายอยู่ในระบบเก่า เราจะไปต่อได้อย่างไร ?

คุณแดนพบให้มุมมองและคำตอบในเรื่องนี้ไว้อย่างชัดเจนว่า AI จะทำงานได้ดี ก็ต่อเมื่อมันได้รับข้อมูลที่มีคุณภาพ ดังนั้น สิ่งสำคัญอันดับแรกที่องค์กรต้องกลับไปแก้ไขและสร้างขึ้นมาให้ได้ก่อน คือการทำ Data Foundation ที่แข็งแรง โดยแบ่งออกเป็น 2 แกนหลักที่คุณแดนแนะนำให้เริ่มทำทันที ได้แก่

1. การวาง Data Governance Policy (นโยบายการกำกับดูแลข้อมูล)

กำหนดกรอบการบริหารจัดการให้ชัดเจนว่า ใครคือเจ้าของข้อมูล มีสิทธิ์เข้าถึงแค่ไหน และระบบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นอย่างไร เพื่อควบคุมให้ข้อมูลที่ไหลเวียนในองค์กรมีมาตรฐานเดียวกัน

2. การออกแบบ Data Architecture (สถาปัตยกรรมข้อมูล)

วางโครงสร้างระบบการจัดเก็บและเชื่อมโยงข้อมูลใหม่ เพื่อช่วยให้ข้อมูลจากระบบต่างๆ มีคุณภาพ ถูกต้อง แม่นยำ และที่สำคัญคือต้องพร้อมต่อการนำไปป้อนให้ AI ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ด้านคุณแดนก็ได้สรุปให้ฟังง่าย ๆ คือ "ถ้าเราอยากให้ AI ฉลาดและทำงานได้จริง เราต้องเลิกโฟกัสที่ตัวเทคโนโลยี AI แล้วหันกลับมาซ่อมฐานรากอย่างเรื่อง Data Governance และ Data Architecture ก่อน เพราะหากรากฐานข้อมูลไม่แข็งแรง ต่อให้ซื้อ AI ที่เก่งที่สุดในโลกมา มันก็ไม่สามารถสร้างประโยชน์อะไรให้ธุรกิจได้เลยครับ"

อ่านบทความเพิ่มเติม 9 เรื่องที่ผู้บริหารต้องเข้าใจก่อนลงทุน Agentic AI

ราคาของการไม่ตัดสินใจ คือ ต้นทุนที่แพงที่สุดในโลกธุรกิจ

ในท้ายที่สุด คำถามที่ว่า “จะเลือกปรับเปลี่ยนระบบวันนี้ หรือจะรอไปก่อน” อาจไม่ได้มีคำตอบเรื่องของตัวเงินลงทุนเสมอไป เพราะในโลกธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีและความเร็ว คุณแดนพบได้ชี้ให้เห็นความจริงที่น่ากังวลที่สุดอย่างหนึ่งว่า การตัดสินใจที่ล่าช้า จะต้องแลกมาด้วยต้นทุนค่าเสียโอกาสที่พุ่งสูงขึ้นในทุกวินาที

หลายองค์กรมักเข้าใจผิดว่าการนิ่งเฉยอยู่กับระบบเดิมคือการลดค่าใช้จ่าย แต่ในความเป็นจริง มันคือการยอมแบกรับต้นทุนแฝงที่มองไม่เห็นอย่างต่อเนื่อง องค์กรที่เลือกจะรอไม่เพียงแต่จะสูญเสียโอกาสในการสร้างรายได้ใหม่ ๆ จากนวัตกรรมที่ควรจะเกิดขึ้นได้ทันท่วงทีเท่านั้น

แต่ยังต้องเผชิญกับภาระค่าใช้จ่ายหลังบ้านที่โตสวนทางกับรายได้ ไม่ว่าจะเป็นค่าบำรุงรักษาที่เพิ่มขึ้น หรือความจำเป็นที่ต้องจ้างบุคลากรที่มีทักษะเฉพาะทางมารักษาโครงสร้างระบบเก่าไม่ให้ล่มสลายลงไป

ในขณะที่คู่แข่งขยับตัวไปข้างหน้าด้วยนวัตกรรมและ AI การเลือกที่จะไม่ตัดสินใจทำ System Modernization ในวันนี้ จึงไม่ต่างอะไรจากการเลือกเดินช้าลงในวันที่คนอื่นกำลังวิ่ง และเมื่อถึงจุดที่ตระหนักได้ว่าต้องเปลี่ยนผ่านจริง ๆ ราคาที่องค์กรต้องจ่ายเพื่อล้างหนี้ทางเทคนิคที่สะสมมานาน ก็อาจจะแพงเกินกว่าที่ธุรกิจจะรับไหวไปแล้ว

บทความนี้เป็น Advertorial