5 วิธี เปลี่ยนผ่านองค์กร สู่การสร้างระบบการเงินแบบดิจิทัล โดย Deloitte | Techsauce

5 วิธี เปลี่ยนผ่านองค์กร สู่การสร้างระบบการเงินแบบดิจิทัล โดย Deloitte

เมื่อองค์กรต่าง ๆ คิดว่าเรามีการจัดการสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรค โควิด-19 ได้แล้วโดยแผนการเปิดเศรษฐกิจใหม่ แต่แล้วสถานการณ์โควิดระลอกใหม่ก็ส่งผลกระทบระบาดไปทั่วโลกอีกครั้ง

ประเทศต่าง ๆ ทั่วโลกรวมถึงประเทศไทยจำเป็นที่จะต้องล็อกดาวน์อย่างต่อเนื่องและยาวนาน เพื่อควบคุมจำนวนผู้ติดเชื้อที่เพิ่มสูงขึ้น การล็อกดาวน์และการจำกัดการเดินทางเป็นเวลานานได้สร้างความท้าทายในการดำเนินงานและการขนส่งครั้งใหญ่สำหรับองค์กรที่มองข้ามสถานการณ์ระลอกแรก ซึ่งทำให้เกิดผลกระทบระยะยาวจากการระบาด และในขณะเดียวกันก็เกิดการนำโครงสร้างพื้นฐานทางดิจิทัลและนโยบายดิจิทัลใหม่มาใช้อย่างทันท่วงทีเพื่อจัดการการทำงานแบบเสมือน (Virtual) ในระยะยาว แรงกดดันในการเปลี่ยนจากการทำงานในสำนักงานเป็นการทำงานทางไกลจากทางบ้าน (Work from home) รวมไปถึงการปรับใช้เครื่องมือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานดิจิทัลแบบองค์รวม การเปลี่ยนแปลงจากการใช้ดินสอและกระดาษ และต้องยอมรับว่า โควิด-19 ส่งผลให้การใช้กระดานวาดภาพและกระดาษพิมพ์เขียว การประชุมแบบตัวต่อตัวและการพบปะสังสรรค์ได้เปลี่ยนแปลงไป จากการทำงานจากโลกจริงไปสู่โลกเสมือนและโลกแห่งเครื่องมือดิจิทัล

โควิด-19 แสดงให้เห็นว่าการทำงานทางไกลไม่ได้สร้างอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทำงาน แรงขับเคลื่อนระดับโลกและการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวทำให้หลายองค์กรตระหนักว่าสถานที่ทำงานของพนักงานมีความสำคัญน้อยกว่าวิธีการทำงานอย่างยิ่ง สำหรับหลาย ๆ องค์กร พบว่า ผลลัพธ์ของการเปลี่ยนมาทำงานทางไกลจากบ้านออกมาดีกว่าที่คาดไว้ และประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้นเมื่อทำงานทางไกลแม้ว่าจะก่อให้เกิดความท้าทายใหม่ ๆ ก็ตาม

ผลสำรวจล่าสุดจากผู้บริหารของ Fortune/Deloitte ในเดือนตุลาคมปี 2020 ระบุว่า การทำงานทางไกลจะยังคงอยู่เนื่องจากพนักงานมากกว่าหนึ่งในสามจะยังคงทำงานจากที่บ้านต่อไปแม้ระยะเวลาจะผ่านไปหนึ่งปีนับจากนี้ ผลลัพธ์ดังกล่าวกระตุ้นให้ผู้นำในอุตสาหกรรมต่าง ๆ ต้องคิดใหม่ว่าพนักงานของตนจะทำงานในสถานที่ใดในระยะยาว และผลดังกล่าวจะเปลี่ยนความต้องการพื้นที่สำนักงานอย่างไรบ้าง ผลสำรวจรายงานว่าผู้บริหารกว่า 76% มองว่าองค์กรของพวกเขาต้องการพื้นที่น้อยลงในการก้าวไปข้างหน้า ซึ่งจะผลักดันให้สามารถประหยัดต้นทุนมากขึ้น ทั้งต้นทุนการดำเนินงานและรายจ่ายฝ่ายทุน โดยค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์และสิ่งอำนวยความสะดวกมักเป็นหนึ่งในสามค่าใช้จ่ายหลักขององค์กร ตามการคำนวณคร่าว ๆ ชี้ให้เห็นถึงสัดส่วนของค่าใช้จ่ายดังกล่าวคิดเป็น 2%-5% ของรายได้ขององค์กร การทำงานแบบดิจิทัลสามารถให้ผลประโยชน์ได้อย่างยั่งยืน โดยการที่พนักงานกระจายตัวทำงานจากสถานที่ต่าง ๆ มากขึ้นย่อมหมายถึงการปล่อยมลพิษที่ลดน้อยลงเนื่องจากการเดินทางที่ลดลง และปริมาณการใช้อสังหาริมทรัพย์ที่น้อยลง การก่อสร้างที่ลดลง และการปล่อยมลพิษในการทำงานที่ต่างก็ต่ำลง ดังนั้นเราจึงควรพิจารณาหาแนวทางใหม่ ๆ ในการทำงานที่ดีกว่า รวมไปถึงแนวทางใหม่ ๆ ในการจัดระเบียบองค์กร การเปลี่ยนไปสู่องค์กรการเงินดิจิทัลนับเป็นจุดที่ดีในการเริ่มต้นและการนำมาพิจารณา โดยความท้าทายส่วนใหญ่เป็นผลมาจากการดำเนินการทางการเงินที่เป็นไปแบบกึ่งดิจิทัล (Digital-manual hybrid)

แทนที่จะอยู่จนดึกเพื่อทำงานที่ยุ่งยาก การเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ระบบการเงินดิจิทัลจะช่วยให้องค์กรของคุณมีประสิทธิภาพและทำให้ทีมการเงินทำงานได้อย่างราบรื่นแม้ในระยะวิกฤต ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานจากการทำงานแบบ Manual ดั้งเดิมและสถานที่ทำงานที่ใช้แรงงานเข้มข้นในการดำเนินงานทางการเงินให้เป็นไปในรูปแบบดิจิทัล สิ่งนี้สามารถกลายเป็นความได้เปรียบเชิงกลยุทธเนื่องจากการจัดการกระแสเงินสดและการมีทัศนวิสัย (Visibility) ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้น ๆ ในสถานการณ์การแพร่ระบาดในปัจจุบัน

เมื่อคำนึงถึงเรื่องนี้แล้ว องค์กรต่าง ๆ จึงต้องการเร่งการนำระบบอัตโนมัติมาใช้แทนคนในการทำงาน (Automation) ในองค์กรการเงินดิจิทัล และนี่คือกุญแจสำคัญห้าประการในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงที่ผู้บริหารด้านการเงินควรนำมาพิจารณา

  1. Go Paperless – องค์กรสามารถเริ่มพิจารณาการหยุดใช้กระดาษในขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ เช่น ในบันทึกการอนุมัติ เอกสารการอนุมัติ กระบวนการจัดซื้อจัดหา (Procure-to-pay) กระบวนการชำระเงิน (Order-to-cash) เป็นต้น นอกเหนือจากนี้ การใช้ระบบจ่ายเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payments) และการสนับสนุนให้ซัพพลายเออร์ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการสร้างพอร์ทัลส่วนกลาง (Central portal) สำหรับโอนย้ายเอกสาร ต่างก็ช่วยการสนับสนุนให้เกิดการลดใช้กระดาษ

  2. Go Mobile – องค์กรอาจพิจารณาเปลี่ยนคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะเป็นคอมพิวเตอร์แบบพกพา รวมถึงการมองหาความเป็นไปได้ใหม่ ๆ ในการทำงานขณะเดินทางผ่านทางแอพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือ เช่น การอนุมัติลำดับงานผ่านทางโทรศัพท์

  3. Go Cloud – การเปลี่ยนมาใช้ระบบวางแผนใช้ทรัพยากรทางธุรกิจผ่านระบบคลาวด์ (Cloud-based ERP systems) รวมถึงการนำการขยายผลวิธีการแก้ปัญหาที่ได้จากระบบวางแผนทรัพยากร (ERP) มาใช้กับการปิดบัญชี (Financial close) และการรายงานทางการเงิน ซึ่งจะช่วยให้ทีมการเงินดำเนินงาน จัดการ และเฝ้าสังเกตการปิดบัญชี การรวบรวมกิจการ และรายงานกิจกรรมผ่านระบบออนไลน์ได้จากทุกสถานที่

  4. Go Automation – องค์กรต้องเร่งการใช้ระบบอัตโนมัติมาแทนแรงงาน ยกตัวอย่างเช่น การอ่านอักขระด้วยแสง (OCR) และการประมวลผลภาษามนุษย์ (NLR) เพื่อให้กระบวนการจับข้อมูลจากเอกสารเป็นไปอย่างอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีซอฟแวร์อัตโนมัติ (RPA) เพื่อให้ทำกิจกรรมการบัญชีที่ซ้ำซ้อนตามกฎโดยอัตโนมัติ

  5. Go Analytics – ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ตัดสินใจเกี่ยวกับบุคคลได้ดีขึ้นและช่วยผลักดันผลลัพธ์ทางธุรกิจ สร้างการคาดการณ์การที่สามารถดำเนินการได้จริงสูงและการมองการณ์ไกลจากข้อมูลของคุณ และทำให้สามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระมากยิ่งขึ้น

โดยสรุปแล้ว ทีมการเงินต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการพิจารณากุญแจสำคัญห้าประการในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานทางการเงิน ในขณะที่ผู้บริหารด้านการเงินต้องเผชิญความท้าทายที่เพิ่มมากขึ้นในการจัดการทีมการเงินช่วงเกิดการล็อคดาวน์และการบังคับใช้นโยบายทำงานจากที่บ้านที่ในหลายประเทศที่เกิดจากสถานการณ์โรคระบาด และอีกแง่มุมที่สำคัญที่ควรพิจารณาคือการที่ผู้บริหารด้านการเงินและผู้มีอำนาจควบคุมควรช่วยสนับสนุนให้เกิดความยืดหยุ่น (Flexibility) ในการทำงานได้จากทุกสถานที่ สามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และลดขั้นตอนยุ่งยากและงานที่ต้องทำด้วยตนเอง (Manual) เมื่อเกิดการทำงานผ่านโลกดิจิทัล แนวคิดเรื่องสถานที่ทำงานก็ต้องปรับเปลี่ยนตาม มิเช่นนั้นเราอาจพลาดโอกาสที่จะช่วยให้ทีมประสบความสำเร็จได้มากเท่าที่ควร และธรรมชาติของการทำงานที่เกิดขึ้นในนั้นก็นับเป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรได้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากข้อได้เปรียบของการทำงานลักษณะดังกล่าว

Deloitte Thailand ได้จัดสัมมนา “Digital Finance webinar “Seeing is Believing” ในวันที่ 22 กันยายน 2564 สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ ที่นี่


RELATED ARTICLE

Responsive image

เทศบาลนครแหลมฉบัง ผนึก UTE เดินหน้าโครงการ Smart City วางระบบแฟลต์ฟอร์ม บริหารจัดการเมือง

เทศบาลนครแหลมฉบัง จับมือ UTE เดินหน้าโครงการ Smart City นำเทคโนโลยีดิจิทัลสร้างเมืองอัจฉริยะ ด้าน “Smart Community” ภายใต้แนวคิดประยุกต์ใช้เทคโนโลยี ตอบโจทย์ความต้องการของชุมชน และ...

Responsive image

Microsoft เปิดตัวโครงการ Code; Without Barriers ลดช่องว่างระหว่างเพศ เพิ่มโอกาสในสายงานเทคอย่างเท่าเทียม

Microsoft ได้จับมือกับองค์กรพันธมิตร 13 รายจาก 9 ประเทศทั่วภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก เพื่อประกาศเปิดตัวโครงการ Code; Without Barriers ในวันนี้ ภายใต้จุดมุ่งหมายในการลดช่องว่างทางโอกาสระ...

Responsive image

Oracle Corporation ผนึก สสอท. สร้าง Oracle Academy เสริมทักษะด้านเทคโนโลยีให้เด็กไทย

สมาคมสถาบันอุดมศึกษาเอกชนแห่งประเทศไทย (สสอท.) และ Oracle Corporation ประเทศไทย ร่วมกับมหาวิทยาลัยชั้นนำ 39 แห่ง พัฒนาต่อยอดทักษะด้านคอมพิวเตอร์ให้กับนักศึกษา และบุคลากรทางการศึกษา...