ทุกวันนี้การใช้งาน RPA เริ่มกลายเป็นที่แพร่หลายในกลุ่มธุรกิจองค์กรไทยเป็นอย่างมาก ทั้งด้วยข้อดีด้านการทำงานซ้ำ ๆ แทนพนักงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำตลอด 24 ชั่วโมง ไปจนถึงการปลดล็อกให้พนักงานได้แสดงศักยภาพในด้านอื่น ๆ ของงานไม่ต้องเสียเวลากับงานเอกสารหรือการป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ อีกต่อไป

ในบทความนี้เราจะพาทุกท่านไปรู้จักกับ RPA และรับชมตัวอย่างการนำ RPA ไปใช้งานจริงในภาคธุรกิจ จากประสบการณ์ของทีมงาน Fujitsu ที่ได้นำเสนอโซลูชัน RPA แก่ธุรกิจองค์กรไทยอย่างหลากหลายด้วยเทคโนโลยีจาก UiPath กัน

Robotic Process Automation (RPA) คืออะไร?

Robotic Process Automation หรือ RPA คือเทคโนโลยีสำหรับการสร้าง Software Robot หรือหุ่นยนต์อัตโนมัติขึ้นมาเพื่อทำงานแบบอัตโนมัติบนระบบคอมพิวเตอร์ เดิมทีพนักงานเคยต้องใช้คีย์บอร์ดและเมาส์ในการป้อนข้อมูล, ตรวจสอบวิเคราะห์ข้อมูล, จัดการข้อมูล, คลิกเปิด Application หรือทำสิ่งต่าง ๆ ด้วยตนเอง มาสู่การใช้ Robot ในการทำสิ่งเหล่านี้ให้โดยอัตโนมัติ

สำหรับตัวอย่างของงานที่เหมาะจะใช้ RPA ในการทำงานแบบอัตโนมัติมักมีรูปแบบดังนี้

1. งานป้อนข้อมูลในรูปแบบมาตรฐานลงไปยังระบบ Application
2. งานจัดการข้อมูลที่มีความซ้ำซาก รูปแบบตายตัว แต่ต้องใช้เวลาในการทำงานนาน
3. งานที่มีรูปแบบและเงื่อนไขที่ไม่หลากหลาย
4. งานที่มีการกำหนดกฎในการตัดสินใจอย่างตายตัว
5. งานปริมาณมหาศาลที่มีความซับซ้อนต่ำ
6. งานที่มีกระบวนการที่ตายตัวและมี Application สำหรับจัดการงานเหล่านี้โดยเฉพาะ
7. งานที่ทุกคนในองค์กรต้องทำด้วยกระบวนการเดียวกัน
8. งานที่มีคนหลายคนต้องเข้ามาเกี่ยวข้องผลัดเปลี่ยนเวรในการทำงาน

5 ตัวอย่างของการใช้ RPA เพื่อเข้ามาเปลี่ยนการทำงานสู่ระบบอัตโนมัติด้วย Bot จาก Fujitsu

สำหรับในประเทศไทย Fujitsu เองก็ได้มีโอกาสเข้าไปช่วยธุรกิจองค์กรหลากหลายแห่งในการนำ RPA เข้าไปเปลี่ยนแปลงให้กระบวนการทำงานหลายส่วนนั้นเป็นไปแบบอัตโนมัติ เพื่อช่วยลดเวลาที่องค์กรต่าง ๆ ต้องใช้ในการทำงาน, ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดในการทำงาน และช่วยให้พนักงานมีคุณภาพชีวิตการทำงานที่ดีขึ้น สามารถนำศักยภาพที่มีอยู่ไปใช้สร้างสรรค์ในงานอื่น ๆ หรือทำ RPA เพิ่มเติมในส่วนอื่น ๆ ได้ ดังเช่นตัวอย่างดังต่อไปนี้

1) Account Payable Process

การใช้ RPA เข้ามาทำหน้าที่แทนพนักงานได้อย่างสมบูรณ์ ตั้งแต่การเปิดอ่าน Email และนำข้อมูลจากส่วนนั้นมากรอกลงไปยังระบบ ก่อนจะนำข้อมูลใน AS/400 ออกมาสร้างเป็นรายงาน Excel และส่งกลับไปยังพนักงาน ทำให้พนักงานนั้นไม่ต้องยุ่งกับการป้อนข้อมูลหรือจัดทำรายงานใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ AS/400

2) SAP Sale Order and Create PO Process

การใช้ RPA ทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในระบบ SAP ด้วยตนเองอีกต่อไป เหลือขั้นตอนเพียงแค่การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม จากนั้น RPA ก็จะนำข้อมูลเหล่านี้ไปป้อนให้กับ SAP โดยอัตโนมัติ และจัดทำไฟล์ข้อมูลในรูปแบบที่จำเป็นต้องใช้งานให้ทั้งหมด รวมถึงส่งข้อมูลผลลัพธ์ไปยังผู้เกี่ยวข้องให้ทันทีเมื่อจบกระบวนการ เป็นทั้งการลดเวลาทำงานและเพิ่มกระบวนการใหม่ ๆ ไปพร้อม ๆ กัน

3) Payment and Bank Statement Reconciliation Process

RPA ได้เข้ามาช่วยงานในส่วนนี้ด้วยการอ่านข้อมูลจากลูกค้าและธนาคารมาจัดสร้างไฟล์ใน Format ที่ต้องการโดยอัตโนมัติ ก่อนจะทำการอัปโหลดไฟล์ไปยังระบบ SAP และทำการตรวจสอบผลลัพธ์ให้ทันที ทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าไปข้องเกี่ยวกับกระบวนการเหล่านี้ด้วยตนเองอีกต่อไป

4) Procure to Pay Process

กระบวนการเหล่านี้ได้ถูกปรับปรุงด้วย RPA ที่ผสานเทคโนโลยี OCR ในการอ่านตัวหนังสือจากเอกสารกระดาษที่ถูกสแกนมาและสกัดเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดซื้อซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในส่วนต่าง ๆ ของเอกสารนั้น ๆ มาป้อนลง SAP และดำเนินการจัดซื้อได้โดยอัตโนมัติ

5) Procurement — Vendor Evaluation Process

เป็นการถือโอกาสเพื่อใช้ RPA เข้ามาเปลี่ยนกระบวนการเหล่านี้สู่การทำงานแบบ Paperless ไปในเวลาเดียวกัน กับการใช้ RPA อ่านข้อมูลจาก SAP มาสร้างเป็นแบบฟอร์มประเมินโดยอัตโนมัติ และทำการส่งแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์นี้ไปยังคู่ค้าแต่ละราย ก่อนจะนำผลลัพธ์กลับมาวิเคราะห์ประมวลผลและสร้างรายงานออกมาในแบบดิจิทัลทั้งหมด ลดทั้งกระดาษและกระบวนการที่ต้องใช้พนักงานลงไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เลือกใช้เทคโนโลยีจาก UiPath ผู้นำด้านเทคโนโลยี RPA ระดับโลก ตอบโจทย์ด้านความยืดหยุ่นและความง่ายดายในการใช้งาน

Fujitsu คือเชี่ยวชาญด้านการใช้งานเทคโนโลยีจาก UiPath ในการวางโครงการระบบ RPA จนได้ถูกแต่งตั้งให้เป็น Partner ระดับ Diamond ซึ่งเป็นระดับสูงสุดของ UiPath Partner และเป็นการรับประกันว่า Fujitsu นั้นสามารถให้บริการโซลูชันของ UiPath ได้อย่างมืออาชีพ

จุดเด่นของ UiPath คือเป็นผู้นำของตลาดที่มีโซลูชันอย่างครบวงจร ตั้งแต่การค้นหากระบวนการที่เหมาะสมจะนำมาทำงานแบบอัตโนมัติด้วย RPA, เครื่องมือสำหรับการสร้าง RPA โดยไม่ต้องอาศัยความรู้ในการเขียนโปรแกรม, ระบบสำหรับติดตามและบริหารจัดการ Software Robot ในองค์กรได้จากศูนย์กลาง, การเรียกใช้ Software Robot ได้หลากหลายทั้งแบบ Attended และ Unattended ไปจนถึงการเข้าถึง Software Robot ได้จากช่องทางที่ครอบคลุม ไม่ว่าจะเป็นในเครื่องคอมพิวเตอร์, ภายใน Application, บน Cloud หรือแม้แต่ในระบบ Chatbot

บริการครบวงวงจรระดับมืออาชีพจาก Fujitsu ทำงานอย่างเป็นมาตรฐานด้วย Framework

เพื่อให้การวางระบบ Automation ให้กับธุรกิจต่าง ๆ นั้นเป็นไปอย่างมาตรฐานไม่มีประเด็นใด ๆ ที่ตกหล่น ทาง Fujitsu จึงได้ทำการวาง Framework สำหรับการทำงานเอาไว้สำหรับลูกค้าทั้งหมด 5 ขั้นตอน ดังนี้

1) Consulting Service บริการด้านการสำรวจ, วางกลยุทธ์ และออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ให้เป็นอัตโนมัติ เพื่อให้สามารถเลือกกระบวนการที่เหมาะสม

2) Requirement Definition การกำหนดความต้องการเชิงธุรกิจและเชิงเทคนิคให้ครบถ้วน เพื่อให้ระบบ RPA ที่กำลังออกแบบอยู่สามารถถูกนำไปใช้งานโดยผู้ใช้งานได้จริง

3) Development & Deploy การพัฒนา RPA โดยการลงรายละเอียดในการทำงานของ Software Robot เชิงลึก อีกทั้งยังทำการทดสอบระบบก่อนเปิดให้ผู้ใช้งานได้ลองใช้งาน พร้อมทำการปรับปรุงให้ RPA สามารถทำงานตอบโจทย์ผู้ใช้งานได้อย่างแท้จริง

4) Warranty/ Maintenance การตรวจสอบดูแลรักษาระบบและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในระหว่างการใช้งานจริง

5) OSC (Optional) ที่สนับสนุนการใช้งานในระยะยาว