6 วิธีบริหารเวลาให้คุ้มค่าจากผู้นำระดับโลกที่ใช้ทุกวัน

คนส่วนใหญ่กว่า 80% ไม่มีระบบการจัดการเวลาที่ชัดเจน ในโลกที่ทุกอย่างเปลี่ยนเร็ว การบริหารเวลาจึงเป็นทักษะสำคัญ โดยเฉพาะสำหรับผู้นำที่ต้องทำหลายอย่างพร้อมกัน 

แม้ทุกคนจะมี 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ทำไมบางคนถึงใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขณะที่บางคนต้องวิ่งไล่ตามงานอยู่ตลอดเวลา? คำตอบคือ พวกเขามีระบบจัดการเวลาที่ดี หากคุณต้องการพัฒนาทักษะการบริหารเวลา ลองนำ 6 เคล็ดลับนี้ ไปปรับใช้ 

1. จัดลำดับความสำคัญ แล้วโฟกัสให้ถูกจุด

การบริหารเวลาที่ดีเริ่มต้นจากการรู้ว่า อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุด ผู้นำที่ประสบความสำเร็จรู้ว่า งานทุกอย่างไม่ได้มีความสำคัญเท่ากัน พวกเขาจะเลือกโฟกัสเฉพาะงานที่ สร้างผลลัพธ์สูงสุด และขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า

หนึ่งในเทคนิคยอดนิยมที่ใช้กันคือ "The Two-List Strategy" ของ Warren Buffett:

• เขียนเป้าหมายที่คุณอยากทำทั้งหมด 25 ข้อ
• เลือก 5 ข้อที่สำคัญที่สุด
• โฟกัสที่ 5 ข้อนี้ก่อน ส่วนที่เหลือให้กันไว้ก่อน

สิ่งที่หลายคนพลาดคือพยายามทำทุกอย่างพร้อมกัน ผลลัพธ์คือไม่ได้ทำอะไรสำเร็จเลย ดังนั้น โฟกัสกับสิ่งที่สำคัญก่อนเสมอ

2. รักษาเวลาให้คุ้มค่า 

เวลาคือทรัพยากรที่ใช้แล้วหมดไป ผู้นำที่เก่งจะไม่ปล่อยให้เวลาถูกใช้ไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น พวกเขาต้องรักษาเวลาให้คุ้มค่า ด้วยการตั้งขอบเขตที่ชัดเจน

วิธีง่าย ๆ ที่ช่วยรักษาเวลา 

• ตั้งช่วงเวลาการทำงาน  เช่น กำหนด 9:00-11:00 เป็นเวลาสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ
• ลดสิ่งรบกวน เช่น ปิดแจ้งเตือนโทรศัพท์ ไม่เปิดอีเมลตลอดเวลา
• หัดปฏิเสธกับสิ่งที่ไม่สำคัญ 

3. มอบหมายงานให้เป็น

"ถ้าคุณพยายามทำทุกอย่างเอง คุณจะไปได้ไม่ไกล" นี่คือหลักคิดของผู้นำที่เก่ง

การมอบหมายงานไม่ได้แปลว่า "ผลักภาระให้คนอื่น" แต่มันคือ การให้โอกาสทีมได้แสดงศักยภาพ และช่วยให้คุณมีเวลาสำหรับงานที่ต้องใช้วิสัยทัศน์มากขึ้น

• มอบหมายงานที่ไม่จำเป็นต้องทำเอง เช่น งานเอกสาร งานจัดการตารางงาน
• ให้เป้าหมายที่ชัดเจน ไม่ใช่แค่บอกให้ทำ แต่บอกว่า "เพราะอะไรงานนี้สำคัญ และผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร?"
• เชื่อใจทีม หากคุณคอยควบคุมทุกอย่าง งานจะไม่เดินหน้า

ลองถามตัวเองว่า "งานนี้ฉันต้องทำเอง หรือมีคนอื่นที่สามารถทำได้?" ถ้าคำตอบคือมี มอบหมายเลย

4. จัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพ

หนึ่งในกับดักที่ทำให้หลายคนเสียเวลามากคือ "ประชุมที่ไม่มีจุดหมาย" ผู้นำที่เก่งรู้ว่า ทุกนาทีมีค่า และต้องแน่ใจว่าทุกการประชุมคุ้มค่ากับเวลาที่ใช้ไป

เคล็ดลับประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

• ประชุมเฉพาะเรื่องที่จำเป็น ไม่ใช่ทุกปัญหาต้องแก้ผ่านการประชุม
• ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน ก่อนประชุมให้ทุกคนรู้ว่า "เราจะตัดสินใจเรื่องอะไร?"
• กำหนดเวลาที่แน่นอน เช่น "ประชุมนี้ต้องเสร็จภายใน 30 นาที"

ถ้าประชุมจบแล้วไม่มีข้อสรุป หรือไม่มีการตัดสินใจ แปลว่าประชุมนั้นอาจไม่จำเป็นตั้งแต่แรก

5. ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์

ในยุคดิจิทัล เทคโนโลยีสามารถช่วยให้คุณ จัดการเวลาได้ดีขึ้น และลดภาระที่ไม่จำเป็น

• ใช้แอปจัดการงาน เช่น Trello, Asana, Notion เพื่อติดตามโปรเจกต์
• ใช้แอปบล็อกสิ่งรบกวน เช่น Freedom หรือ Forest เพื่อลดการเสียเวลากับโซเชียลมีเดีย
• ตั้งระบบเตือนความจำ เช่น ใช้ Google Calendar จัดตารางงานและแจ้งเตือนล่วงหน้า

การใช้เทคโนโลยีอย่างฉลาด จะช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นโดยไม่ต้องเหนื่อยมากขึ้น

6. ให้เวลากับการพักผ่อนบ้าง

การบริหารเวลาที่ดี ไม่ได้แปลว่าต้องทำงานตลอดเวลา ผู้นำที่ประสบความสำเร็จรู้ว่า "ถ้าคุณไม่ดูแลตัวเอง สุดท้ายคุณจะหมดไฟ"

วิธีดูแลตัวเองให้มีพลังตลอดเวลา

• ออกกำลังกาย อย่างน้อยวันละ 30 นาที เพื่อให้ร่างกายสดชื่น
• นั่งสมาธิ หรือพักสายตา เพื่อลดความเครียดและเพิ่มสมาธิ
• ทำกิจกรรมที่ชอบ เช่น อ่านหนังสือ ฟังเพลง เพื่อรีเฟรชสมอง

การทำงานหนักสำคัญ แต่การพักผ่อนก็สำคัญไม่แพ้กัน ถ้าคุณอยากทำงานได้ดีต้องมีพลังที่ดีด้วย

สรุป

หากคุณอยากจัดการเวลาได้ดีขึ้น อย่าลืมว่า "การบริหารเวลา" คือการเลือกใช้เวลาอย่างฉลาด

• โฟกัสที่สิ่งสำคัญ
• รักษาเวลาให้คุ้มค่า
• มอบหมายงานที่ไม่จำเป็นต้องทำเอง
• ลดเวลาประชุมที่ไม่มีจุดหมาย
• ใช้เทคโนโลยีช่วยจัดการงาน
• ให้ความสำคัญกับการพักผ่อน