ในสถานการณ์ที่เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างยิ่งใหญ่จากการระบาดของโควิด-19 การทำงานได้เปลี่ยนรูปแบบอย่างเห็นได้ชัด ตั้งแต่ Work from home และในปัจจุบันที่มีแนวโน้มมาเป็นการทำงานแบบ Hybrid ทำให้การประชุมออนไลน์เป็นที่นิยมพุ่งสูงขึ้น ซึ่งบทความจาก HBR โดยผู้เขียน Steven G. Rogelberg ได้ศึกษาความเป็นผู้นำ การมีส่วนร่วม และการประชุมในที่ทำงานมาเป็นเวลาหลายสิบปี และในช่วงสามปีที่ผ่านมาได้เรียนรู้ว่าสิ่งใดที่ทำให้การประชุมแบบ 1: 1 ทำงานได้ดีที่สุด ด้วยการศึกษาสามอย่างคือ แบบสำรวจความรู้ 1,000 รายการทั่วโลก การสำรวจความคิดเห็นของผู้คน 250 คนในสหรัฐฯ ที่เป็นผู้นำหรือมีส่วนร่วมในแบบ 1:1 และสัมภาษณ์ผู้นำระดับแนวหน้าเกือบ 50 รายในบริษัทต่างๆ ที่ติดอันดับ Fortune 100 และได้ค้นพบว่าถึงแม้จะไม่มีแนวทางเดียวที่เหมาะกับทุกคน แต่ก็มีแนวทางที่เป็นประโยชน์สำหรับระดับผู้จัดการ สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้จัดการควรพิจารณาพื้นที่การประชุมที่เน้นสำหรับการรายงานโดยตรงและทำให้ชัดเจน การประชุมควรมีหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับความต้องการ ความกังวล และความหวังของพนักงาน ซึ่งในฐานะผู้จัดการ ความรับผิดชอบคือเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะเกิดขึ้น อำนวยความสะดวก สนับสนุนการสนทนาอย่างแท้จริง ถามคำถามที่ดีและช่วยให้สมาชิกในทีมแต่ละคนได้รับสิ่งที่จำเป็นสำหรับประสิทธิภาพในระยะสั้นที่เหมาะสมและการเติบโตในระยะยาว บทความนี้จึงพาไปรู้จัก 6 วิธีที่จะช่วยให้ One-on-one meetings เกิดประโยชน์สูงสุด

ก่อนการประชุม

การประชุมแบบ 1:1 ของคุณควรนำมาซึ่งมากกว่าการส่งคำเชิญลงในปฏิทินของสมาชิกในทีม แต่ควรวางรากฐานสำหรับการสนทนาและวางแผนการให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของแต่ละคนมากที่สุด

1.สื่อสารความคิดริเริ่ม

ไม่ว่าการประชุมแบบ 1:1 จะเป็นเรื่องใหม่สำหรับทีมหรือไม่ แต่ให้ประกาศให้ทุกคนทราบในที่ประชุมได้รับทราบพร้อมกัน และเน้นย้ำเรื่องการประชุมแบบ 1:1 ว่าเป็นค่านิยมขององค์กรที่ให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของพนักงาน ซึ่งการประชุมแบบ 1:1 นั้นไม่มีวัตถุประสงค์เกี่ยวกับความไม่พอใจของพนักงานหรือการจัดการในระดับจุลภาค แต่การประชุมแบบ 1:1 เป็นโอกาสสำหรับพนักงานและสมาชิกแต่ละคนได้รู้จักกันดีขึ้น เรียนรู้เกี่ยวกับความท้าทายต่างๆ ซึ่งจะสำเร็จได้ก็เมื่อลำดับความสำคัญที่สำคัญ สื่อสารอย่างตรงไปตรงมา

2.กำหนดเวลาที่เหมาะสม

จากงานวิจัย Steven แนะนำว่าควรใช้แผนหนึ่งในสามเหล่านี้สำหรับความถี่ในการประชุมแบบ 1:1 

(1) พบปะกับสมาชิกในทีมแต่ละคนสัปดาห์ละครั้งเป็นเวลา 30 นาทีหรือมากกว่านั้น (2) คุณพบกันทุกสัปดาห์เป็นเวลา 45 ถึง 60 นาที หรือ (3) แผนไฮบริด คุณจะได้พบกับสมาชิกในทีมบางคนทุกสัปดาห์และคนอื่นๆ ทุกสองสัปดาห์ ซึ่งไม่ว่าจะเลือกแผนใด ก็ควรตั้งเป้าที่จะใช้เวลากับพนักงานในระยะเวลาเท่ากันโดยประมาณ เพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนได้รับการสนับสนุนแบบตัวต่อตัวจากระดับหัวหน้างาน การประชุมเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อสามารถสร้างโมเมนตัมในพื้นที่เฉพาะของกิจกรรม ถ้าสมาชิกในทีมมีประสบการณ์และทำงานร่วมกันมาเป็นเวลานาน และพร้อมสำหรับการสนทนาอย่างกะทันหัน จังหวะนี้ก็สามารถใช้ได้ อย่างไรก็ตาม ให้หลีกเลี่ยงการยกเลิกการประชุมแบบ 1:1 ซึ่งอาจขัดขวางความคืบหน้าของสมาชิกในทีมและทำให้พวกเขารู้สึกด้อยค่า

3.กำหนดสถานที่

จากงานวิจัยของ Steven หากสามารถพบปะกับผู้อื่นได้ ให้เลือกสถานที่ที่พนักงานของคุณจะรู้สึกสบายใจ และปราศจากสิ่งรบกวน ในแบบสำรวจของ Steven สถานที่ที่ได้คะแนนสูงที่สุดคือสำนักงานของผู้จัดการหรือห้องประชุม ซึ่งอาจจะเป็นสถานที่ภายนอกได้เช่นกัน เช่น ร้านกาแฟ หรือการเดินเล่นใกล้สำนักงานนั้นให้พูดคุยกับสมาชิกในทีมของคุณล่วงหน้าเพื่อวัดว่าพวกเขารู้สึกสบายใจที่สุดที่ไหน

4.มีกำหนดการที่ชัดเจน

ระดับหัวหน้างานหลายคนคิดว่า 1:1 ไม่เป็นทางการเกินไปที่จะต้องใช้กำหนดการ แต่การวิจัยของ Steven แสดงให้เห็นว่าการมีอย่างใดอย่างหนึ่งเป็นสิ่งที่ดีของการเกิดประสิทธิภาพในการประชุม

อีกทางหนึ่ง ผู้จัดการบางคนสร้างวาระจากคำถามกว้างๆ เช่น วันนี้คุณอยากจะพูดถึงเรื่องอะไร คุณและทีมของคุณเป็นอย่างไรบ้าง ลำดับความสำคัญในปัจจุบันของคุณคืออะไร และมีปัญหาหรือข้อกังวลใดที่คุณต้องการพูดคุยถึงหรือไม่? มีอะไรที่ฉันสามารถช่วยคุณได้หรือที่ไหนก็ได้ที่ฉันสามารถสนับสนุนคุณได้ดีกว่านี้ไหม ฉันต้องรู้หรือเข้าใจอะไรบ้างจากมุมมองของคุณ? เป็นต้น

ขณะประชุม

เมื่อเตรียมการประชุมแล้ว การประชุมที่ได้ผลจะขึ้นอยู่กับความสามารถในการสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกสบายใจ 

5.เลือกโทนของเสียงให้เหมาะสม

ก่อนเริ่มประชุมให้ปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล วางโทรศัพท์ไว้ และปิดเสียงการแจ้งเตือนข้อความ 

ในขณะที่เข้าประชุม ให้ตรวจสอบสถานะทางอารมณ์ด้วย การวิจัยแสดงให้เห็นว่าอารมณ์ที่นำเสนอในที่ประชุมมีผลต่อบรรยากาศ ดังนั้นให้เริ่มต้นด้วยพลังงานและการมองโลกในแง่ดี ย้ำเป้าหมายสำหรับการประชุมแล้วลองเริ่มต้นด้วยหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น การสร้างความสามัคคี ชัยชนะ หรือความซาบซึ้งเพื่อสร้างแรงผลักดันและส่งเสริมความรู้สึกก่อนการประชุม

6.ให้ฟังมากกว่าพูด

Steven กล่าวว่าสิ่งที่ใหญ่ที่สุดของความสำเร็จในการประชุมแบบ 1:1 คือการมีส่วนร่วมอย่างเข้มแข็งของพนักงานซึ่งวัดจากระยะเวลาที่บุคคลนั้นพูดระหว่างการประชุม ซึ่งอาจจะเป็นได้ตั้งแต่ 50% ถึง 90% และระเบียบวาระการประชุมจะมีอิทธิพลต่อสิ่งนั้น แต่ในฐานะผู้จัดการให้ระมัดระวังและฟังพนักงานมากกว่าพูด

อ้างอิง

Harvard Business Review