งานวิจัย Harvard ชี้ชัด อยู่ในห้องรก สมองทำงานได้น้อยกว่า เหตุผลที่รู้สึกหมดแรง แม้งานไม่หนัก

เคยสงสัยไหมว่าทำไมงานบางงานถึงลากยาวไปไม่จบสักที? 

เราได้ไปเจอผลสำรวจชิ้นหนึ่งที่ชี้ให้เห็นว่า พนักงานออฟฟิศส่วนใหญ่มักเสียเวลาเฉลี่ยถึง 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ไปกับการนั่งไล่หาไฟล์ที่หาไม่เจอ แม้แต่ในกลุ่มที่ขยับไปใช้ระบบ Paperless หรือเลิกใช้กระดาษแล้วก็ตาม

แต่ปัญหาที่ใหญ่กว่านั้นคือ "ความรกไม่ได้แค่กินเวลาชีวิต แต่มันกินสมองเราด้วย"

ที่คือผลงานวิจัยของ Libby Sander ผู้อยู่เบื้องหลังการศึกษาพฤติกรรมในที่ทำงาน เธอยืนยันว่าสภาพแวดล้อมรอบตัวคือ Software ที่คอยรันอยู่เบื้องหลังการตัดสินใจ สมาธิ และอารมณ์ของคุณตลอดเวลา และแน่นอนว่าสภาพแวดล้อมมีส่วนในการกำหนดชีวิตคุณว่าจะไปในทิศทางไหน

โต๊ะทำงานรก ศัตรูเงียบที่ขโมยประสิทธิภาพการทำงานของสมอง

จากงานวิจัยของ Libby Sander พบว่า การที่โต๊ะรกไม่ใช่แค่เรื่องของความไม่เป็นระเบียบ แต่ในเชิงประสาทวิทยา Princeton University Neuroscience Institute ได้ใช้เครื่องสแกน fMRI พิสูจน์ให้เห็นว่า เมื่อสายตาของคุณกวาดไปเจอความระเกะระกะบนโต๊ะ สมองจะถูกกระตุ้นให้ต้องประมวลผลสิ่งเหล่านั้นอยู่ตลอดเวลา

นี่คือการสูญเสียทรัพยากรทางความคิดโดยใช่เหตุ สมองคุณต้องใช้พลังงานมหาศาลเพื่อเพิกเฉยต่อกองเอกสารและอุปกรณ์ที่วางอยู่รอบตัว ส่งผลให้สมาธิในการโฟกัสงานหลักลดลงอย่างรวดเร็ว และทำให้ระดับฮอร์โมน Cortisol หรือฮอร์โมนแห่งความเครียดพุ่งสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง

วงจร รก-เครียด-วนลูป

งานวิจัยในปี 2009 พบว่าความเครียดที่เกิดจากสภาพแวดล้อมที่ไร้ระเบียบไม่ได้จบแค่ความเหนื่อยล้า แต่มันคือวงจรปิดที่ทรงพลังกว่าที่เราคิด

ขั้นแรก > เมื่อคุณเครียดหรือล้า คุณจะตัดสินใจได้ช้าลง
ขั้นที่ 2 > คุณจึงเลือกทางออกที่ง่ายที่สุด คือการวางทุกอย่างไว้ใกล้มือแทนที่จะเก็บเข้าที่
ขั้นที่ 3 > ยิ่งโต๊ะรก ระดับฮอร์โมนเครียดยิ่งสูงขึ้น
ขั้นสุดท้าย > คุณก็ตกอยู่ในลูปของความเครียดที่ส่งผลโดยตรงต่อการกิน การนอน และประสิทธิภาพงาน

ที่น่ากังวลที่สุดในบริบทของคนทำงาน คือ เรื่องความน่าเชื่อถือ งานวิจัยระบุว่า นอกจากเรื่องของสุขภาพแล้ว ยังมีมิติของ Social Perception หรือการที่เพื่อนร่วมงานตีความพฤติกรรมของคุณผ่านโต๊ะทำงาน คนที่มีโต๊ะรกมักถูกแปะป้ายว่ามีความรับผิดชอบน้อยกว่า มีอารมณ์ที่ไม่มั่นคง และเข้ากับคนอื่นยากกว่าซึ่งภาพลักษณ์ที่ไม่ได้ตั้งใจเหล่านี้นี่เอง ที่กลายเป็นกำแพงมองไม่เห็นขวางกั้นโอกาสในการก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งระดับบริหาร

ไม่ใช่แค่ทำความสะอาด แต่คือการวางกลยุทธ์

สิ่งนี้ไม่ใช่เรื่องของการทำความสะอาดแบบผ่าน ๆ แต่คือการวางกลยุทธ์ให้กับพื้นที่ทางความคิด งานวิจัยชี้ว่าการที่สะอาดเกินไปก็ไม่ได้ส่งผลดี เพราะความรกในระดับที่พอตางหากที่จะเป็นตัวช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ได้ดีเสียด้วยซ้ำ เพราะพื้นที่ที่เป๊ะจนเกินไปมักจะบีบให้เราเล่นเซฟและคิดอยู่ในกรอบเดิม ๆ ในขณะที่สภาพแวดล้อมที่ยืดหยุ่นกว่ากลับเปิดโอกาสให้สมองกล้าตั้งคำถามและมองหามุมมองใหม่ ๆ ได้มากกว่า

หัวใจสำคัญจึงอยู่ที่การจัดระเบียบอย่างมีกลยุทธ์ โดยให้ลองเริ่มจากการใช้กฎของระยะใกล้ คือเก็บเฉพาะสิ่งที่จำเป็นสำหรับโปรเจกต์ที่กำลังทำอยู่ตรงหน้าไว้ใกล้มือเท่านั้น ส่วนของอื่น ๆ ที่เหลือให้ย้ายไปอยู่ในที่จัดเก็บหรือโอนเข้าสู่ระบบไฟล์ดิจิทัล เพื่อลดสิ่งเร้าที่จะมาดึงความสนใจไปจากงานหลักของคุณ 

นอกจากนี้ การสร้างกิจวัตรเพื่อปิดท้ายวันทำงานก็สำคัญไม่แพ้กัน แทนที่จะรอจนถึงวันที่โต๊ะรกจนรับไม่ไหวแล้วค่อยมาไล่เคลียร์ ซึ่งมักจะกลายเป็นความเครียดสะสม ให้ลองใช้เวลาเพียง 5 นาทีในช่วงท้ายของแต่ละวัน จัดโต๊ะให้เข้าที่เข้าทางเพื่อเป็นการปิดสวิตช์สมองอย่างเป็นระบบก่อนกลับบ้าน ซึ่งจะช่วยให้คุณเริ่มงานในวันถัดไปได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียพลังงานไปกับการรื้อหาของ

สรุปง่ายๆ คือโต๊ะหรือห้องทำงานของคุณไม่ได้มีหน้าที่แค่รองรับแล็ปท็อป แต่มันคือเบื้องหลังของกระบวนการคิดของคุณทั้ง เมื่อคุณบริหารจัดการสภาพแวดล้อมรอบตัวได้ดี สมองก็จะคืนพื้นที่ที่เคยสูญเสียไปกับการจัดการความวุ่นวาย กลับมาให้กับการโฟกัสและสร้างสรรค์งานที่มีประสิทธิภาพได้มากขึ้น

เรียบเรียงจากบทความ The Case for Finally Cleaning Your Desk โดย Libby Sander ผู้ช่วยศาสตราจารย์ด้านพฤติกรรมองค์กร Bond University Business School และผู้อำนวยการโครงการ Future of Work ตีพิมพ์ใน Harvard Business Review เมื่อเดือนมีนาคม 2019

อ้างอิง: hbr.org