‘การสื่อสาร’ เป็นปัจจัยหนึ่งที่ช่วยให้การทำงานสำเร็จอย่างราบรื่น ในขณะเดียวกันหากมีการสื่อสารที่ไม่ดีระหว่างกัน ผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจเปลี่ยนไป บางคนก็อาจเสียโอกาสที่ควรจะได้รับก็เป็นได้ ซึ่งเมื่อไม่นานมานี้ Techsauce ได้มีโอกาสเข้าร่วม Workshop พิเศษในหัวข้อ Master Skill 4.0 ตอน Communication Canvas โดย ดร.ศรีหทัย พราหมณี Head of AIS Startup หัวข้อนี้จะเน้นการสื่อสาร การโน้มน้าวที่ได้ผลจริงสำหรับทุกโอกาสโดยเฉพาะการทำธุรกิจ โดยเราได้สรุปเนื้อหามาดังนี้

Communication Canvas คืออะไร

สำหรับ Canvas ดังกล่าว หากกล่าวอย่างง่ายๆ คือ Canvas ที่ช่วยเราวางแผนการสื่อสารเพื่อโน้มน้าวอย่างครอบคลุม ก่อนที่จะนำ Canvas นี้ไปใช้งานร่างแผน เราควรเข้าใจว่าการโน้มน้าวคือการตั้งเป้าหมายว่าจะทำสิ่งที่เกิดขึ้นให้ดีที่สุดร่วมกัน ไม่ใช่เพียงผู้รับการโน้มน้าวเท่านั้น

1. Next action คืออะไร

Next Action เป็นหลักสำคัญที่ทุกคนต้องสนใจในการสื่อสาร เพราะมันคือกระบวนการสื่อสารที่ต่อเนื่องจนบรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ได้ Next Action จะสร้างขึ้นจาก Communication Objective ที่รู้ชัดว่าจะทำอะไร ทำกับใคร และภายในเวลาใดอย่างชัดเจน โดย Next Action ที่มีประสิทธิภาพ ผู้สื่อสารต้องรู้ข้อมูลของคู่สนทนา 2 อย่าง ได้แก่ Stage of Action คือการรับรู้ของคู่สนทนาที่มีต่อผู้สื่อสาร และ Call to Action ซึ่งเป็นบันไดเชื่อม Stage of Action ไปทีละขั้น

Stage of Action มี 5 ขั้น ประกอบด้วย

• Pre-Contemplation ขั้นไม่รู้จักเลย ไม่มีข้อมูล
• Contemplation ขั้นรู้จักแบบเคยได้ยิน
• Preparation ขั้นสนใจทำความรู้จัก เตรียมหาข้อมูลก่อนตัดสินใจ
• Action ขั้นตกลงปลงใจ จะเกิดปฏิสัมพันธ์ที่นำไปสู่ Ultimate Goal ในขั้นนี้
• Maintainance ขั้นรักษาความสัมพันธ์ เพื่อรักษาผลลัพธ์ให้มั่นคง

Call to Action เป็นสะพานเชื่อมในแต่ละขั้น แต่ละขั้นต่างมีวิธีสื่อสารและเลือกนำเสนอเนื้อหาไม่เหมือนกันทำให้ไม่สามารถข้ามขั้นตอนได้ การหา Call to Action ต้องประเมินว่าคู่สนทนาอยู่ขั้นไหนของ Stage of Action นั่นเอง

2. Reaching Message คืออะไร

Reaching Message คือข้อความที่คู่สนทนาอยากฟัง ผู้สื่อสารต้องเข้าใจคู่สนทนาเพื่อสร้าง Reaching Message ให้ตรงกับคุณลักษณะภายในของคู่สนทนา

คุณลักษณะของคู่สนทนาประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก

1. Interpretation หรือการตีความของผู้ฟัง ผู้ฟังจะตีความผ่านความรู้ที่มี ประสบการณ์ และทัศนคติ ผู้สื่อสารสามารถรู้คุณสมบัติดังกล่าวได้คร่าวๆ จากการรับฟังสิ่งที่อีกฝ่ายสื่อสาร
2. Advantage คือผลประโยชน์ที่คู่สนทนาจะได้หากสื่อสารกับเรา เราจะทำข้อนี้ได้ผลจากการคิดถึงคุณค่าให้เกิดขึ้นแก่กันและกัน ซึ่งคุณค่าที่คู่สนทนายึดถืออาจมาจากเป้าหมายในหน้าที่การงาน โดยหากเราสามารถตอบโจทย์เป้าหมายได้ในระดับสูงสุดอย่างไม่มีใครเทียบได้ คู่สนทนาก็มักจะยอมอย่างไม่มีข้อกังขา
3. Personal Style คือบุคลิกของคู่สนทนา คนแต่ละแบบชอบรับฟังข้อมูลในแง่มุมที่ไม่เหมือนกัน ซึ่งข้อมูลที่มีเป้าหมายเดียวกันนั้น ก็สามารถดัดแปลงให้สื่อสารกับคนแบบต่างๆ ได้ โดย Personal Style จะมี 4 แบบ

• Analyzer ชอบข้อมูลเชิงประจักษ์ อ้างอิงข้อมูลจากอดีตเป็นตัวเลขมาประกอบการตัดสินใจ
• Explorer ชอบการนำเสนอโอกาสที่เกิดขึ้นในอนาคต วิเคราะโอกาสที่อาจเกิดขึ้น และแผนระยะยาวสู่เป้าหมายนั้น
• Organizer ชอบรับทราบขั้นตอนกาารดำเนินงานอย่างละเอียด ชอบฟังวิธีการ ปัญหา และการจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
• Sensor ชอบฟังข้อมูลด้านผู้คน ความสัมพันธ์ของทีม ทักษะของคน และความคิดเห็นของผู้เกี่ยวข้อง

เมื่อทราบคุณลักษณะของผู้ฟังทั้ง 3 ส่วนแล้ว จึงสามารถออกแบบการสนทนาที่ช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

3. Killing Slide สำคัญแค่ไหน

Killing Slide จะช่วยให้การนำเสนอเกิดประสิทธิภาพสูงสุด อาจพูดได้ว่าเราสามารถแปลงความรู้ที่ใช้สร้าง Reaching Message ให้กลายเป็นสไลด์ 1 หน้า โดยในการนำเสนอครั้งหนึ่ง ไม่จำเป็นต้องมี Killng Slide หน้าเดียว เราอาจเตรียมสไลด์ที่นำเสนอครบทุก Personal Style แล้วค่อยตัดออกเมื่อทราบข้อมูลของผู้ที่เราต้องนำเสนอมากขึ้น

4. Present 3 นาที ได้รับเงินหลักล้านทำอย่างไร

การ Present แบบ Persuative Conversation เป็นการนำเสนอที่ผ่านการวางแผนเป็นอย่างดี โดยเน้นเลือกวิธีการให้เกิดผลลัพธ์ที่เหมาะสมตามทรัพยากรเวลาและคุณสมบัติของผู้ฟัง นั่นคือเราต้องรู้ขอบเขตเวลาและข้อมูลของผู้ฟังก่อน การนำเสนอให้ประสบผลสำเร็จในเวลาจำกัดต้องแบ่งจังหวะให้ชัดเจน จังหวะแรกเป็นการแนะนำตัว ให้ใช้เวลาไม่เกิน 30 เปอร์เซ็นต์ ที่เหลือควรเป็นการสนทนาแลกเปลี่ยนเพื่อผลักดัน Next Action

แต่สำหรับการนำเสนอในเวลา 3 นาที หรือการนำเสนอผ่านวิดีโอที่มีข้อจำกัดมากเกินกว่ามีเวลาสนทนาได้ในครั้งเดียว ก็ควรสร้างเนื้อหาบนหลัก Content Structure 4 ข้อ ดังนี้

1. Claim ขั้นแนะนำตัวและผลิตภัณฑ์หรือบริการ และเรื่องรอบข้างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ เน้นให้สั้น จบประเด็นภายในประโยคเดียว
2. Value คุณค่าที่เขาจะได้จากเรา กระบวนการและวิธีการของเราที่ต้องเป็นเราเท่านั้นส่งมอบให้เขาได้เท่านั้น และแตกต่างจากคู่แข่งอย่างไร
3. Proof นำเสนอหลักฐานชัดเจน แผนงานระยะสั้น ปัญหาที่อาจพบ หรือ Traction เป็นต้น
4. Call to Action นำเสนอสิ่งที่อีกฝ่ายได้จากการร่วมมือกับเราเท่านั้น อาจเป็นความสามารถของทีมหรือระบบงานที่ตอบโจทย์ผู้ฟังจนอยากร่วมมือกับเราเท่านั้น

เมื่อผสานโครงสร้างเนื้อหาตามนี้เข้ากับ Reaching Message ที่ตรงกับผู้ที่เราโน้มน้าว ก็มักจะนำไปสู่ Stage of Action ในขั้นที่ 3 หรือ 4 ได้เลย บางครั้งที่ Startup ขึ้นเวที Pitching ต่างๆ อาจมีเป้าหมายเจาะจงไปที่ผู้ชมงานบางคนมากกว่าการชนะรางวัล ซึ่งเมื่อชนะใจผู้ชมเหล่านี้ได้ ก็มักได้รับการสนับสนุนจนประสบความสำเร็จ

5. พูดอย่างไรให้เขาทำตาม

การโน้มน้าวให้ใครสักคนทำบางอย่างให้เราต้องเริ่มจากมองคู่สนทนาเป็น Active Audience หรือผู้ฟังที่มีปฏิสัมพันธ์ด้วย ดังนั้น การพูดเพื่อให้เขาทำตามนั้นเป็นเรื่องของคำว่า พวกเรา (ผู้สื่อสาร+คู่สนทนา) ที่ต้องการทำบางสิ่งร่วมกัน

การพูดเพื่อโน้มน้าวที่สำเร็จต้องมี Core Message ครบถ้วนและ Perception ที่ดี Core Message ประกอบด้วยคนที่ต้องการสื่อถึง เรื่องที่ต้องการให้เกิดขึ้น และผลลัพธ์ที่เป็นไปในทางบวก ส่วน Perception คือความรู้สึกของคนที่เราต้องการสื่อถึง จะต้องเป็นไปในทางบวกกับเราด้วย การโน้มน้าวที่ประสบผลสำเร็จจะต้องเปลี่ยนความคิดจากการบอกเล่าให้รับฟัง เป็นพิสูจน์ว่าจะทำได้อย่างไร หรือเปลี่ยนจากการนำเสนอเป็นการสนทนาโต้ตอบนั่นเอง โดยเมื่อเราพิสูจน์การกระทำและสนทนาแลกเปลี่ยนโดยมุ่งเป้าให้เกิดผลสำเร็จร่วมกันแล้ว เราก็จะได้ผลลัพธ์ที่ดีและมุมมองในทางบวกเสมอ

และนี่เป็น 5 ข้อสำคัญที่ดร.ศรีหทัย ได้กล่าวก่อนการ Workshop ว่าอยากให้ผู้ที่มาวันนี้ได้ 5 ข้อนี้กลับไปพัฒนาต่อยอดการทำงาน เพราะการสื่อสารเรียกได้ว่าเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้งานสำเร็จผลด้วยดี Techsauce ก็หวังว่าสรุปเนื้อหาในครั้งนี้จะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านเช่นกัน