ในบทความก่อนหน้า เราได้สรุปประเด็นในเรื่องความจำเป็นและเร่งด่วนของการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นดิจิทัล กันไปแล้ว บทความนี้จะเป็นบทสรุปเนื้อหาจาก Virtual Talk ในหัวข้อ e-Office and How It Benefits Your Organization : e-Office เป็นมากกว่าแค่ออฟฟิศออนไลน์ ในงาน Virtual Series EP.1 : Digital Workplace 101 โครงการ e-Solution: Opportunity Enabler for SMEs โดย ETDA และ Techsauce

โดยได้ร่วมพูดคุยกับ Service Provider เพื่อปลดล็อกทำความเข้าใจเรื่อง Digital Workplace , Smart Contract และระบบบริหารจัดการบุคคล ที่ SMEs สามารถประยุกต์ใช้ได้

โดย

• คุณปกาสิต วัฒนา กรรมการผู้จัดการ/Digital Monetization บริษัท Brainergy Co., Ltd. 

• คุณ จุติพันธุ์ มงคลสุธี กรรมการผู้จัดการ บริษัท โกไฟว์ จำกัด

• คุณตฤณ ทวิธารานนท์ ที่ปรึกษา/ประธานกรรมการโครงการทดสอบนวัตกรรมฯ ETDA 

• คุณวริสร์ โอวัฒนา กรรรมการผู้จัดการ APAC , Amity

Digital Workplace และวิธีการนำไปปรับใช้กับธุรกิจ SMEs 

Digital Workplace คือการที่เราทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา หรือ การที่องค์กร บริษัท เอาเทคโนโลยีที่มีอยู่มาปรับใช้ เพื่อให้เกิดการพัฒนา เพิ่มประสิทธิภาพ ทำให้พนักงานหรือองค์กรของเราทำงานได้ดีขึ้น หรือทำให้เราสามารถทำงานได้จากทุกที่ และทุกอุปกรณ์  สิ่งที่สำคัญไปกว่านั้นคือพนักงานของเราต้องสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานได้จากทุกที่ ในปัจจุบันมีเครื่องมือในตลาดเยอะมาก ทั้งแบบเสียและไม่เสียค่าใช้จ่าย ที่สามารถสร้างประสิทธิภาพให้การทำงานได้ 

เมื่อพูดถึงเครื่องมือที่เหมาะสมที่องค์กรควรจะนำมาใช้นั้น คุณวริสร์แนะว่าควรจะเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่าย เหมือนกลุ่ม Free Tool Communication ทั่วไป แต่ต้องมีความสามารถมากกว่า     โดยคุณวริสร์ได้ยกตัวอย่างจากเครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสารของ Amity เอง ที่นอกจากจะสามารถแชทคุยกันได้ปกติแล้ว ยังสามารถแบ่งหัวข้อการสนทนาตามภาระงานได้ เพื่อเพิ่มความสะดวก ลดความสับสน อีกทั้งยังมีเครื่องมือสำหรับมอบหมายงาน และสามารถตรวจสอบได้ว่าเสร็จแล้วหรือยัง 

สำหรับคำแนะนำถึงผู้ประกอบการในธุรกิจ SMEs ที่ต้องการจะนำเทคโนโลยีมาเปลี่ยนรูปแบบการทำงานนั้น สิ่งที่คุณวริสร์เน้นย้ำให้พิจารณาคือ  ความปลอดภัยของข้อมูล  และวิสัยทัศน์ของผู้นำในการเปลี่ยนแปลง

“เราต้องทำให้ลูกค้าของเรามั่นใจได้ว่า เครื่องมือที่เรานำมาใช้นั้น มีความรัดกุม รอบคอบ ในเรื่องการรักษาความปลอดภัย” 

โดยธุรกิจที่ประสบความสำเร็จได้ ต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์ได้ แล้วต้องอย่างรวดเร็ว หรือ Real time ด้วย ไม่อย่างงั้นเราจะปรับตัวไม่ทัน สิ่งนี้จะทำให้ธุรกิจเกิดความแตกต่าง และมีแต้มต่อ

“ความท้าทายของ SMEs หากอยากจะนำเทคโนโลยีมาทำ Digital Workplace คือ เจ้าของกิจการหรือเจ้าของบริษัท ต้องเห็นความสำคัญของการทำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กรด้วย   SMEs ส่วนใหญ่จะไม่มีผู้เชี่ยวชาญเทคโนโลยีของบริษัทมาแนะนำ เพราะฉะนั้นเจ้าของกิจการอาจจะต้องสวมหมวกสองใบ เป็นทั้ง CEO ด้วย เป็น Chief Technology Office ด้วย หรืออีกทางเลือกหนึ่งเราอาจจะต้องหาพาร์ทเนอร์ที่จะเข้ามาแก้ปัญหาให้เราได้ เช่น พวกบริษัทซอฟต์แวร์” 

Digital Smart Contract ปลดล็อกการเซ็นเอกสาร

คุณปกาสิตเริ่มต้นด้วยการพูดถึงปัญหาและอุปสรรคที่ทุกภาคธุรกิจต้องเจอในเรื่องของการทำงานเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงสถานการณ์โรคระบาด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการเซ็นเอกสาร ที่มีความล่าช้าติดขัด อีกทั้งยังมีอุปสรรคในแง่ข้อจำกัดทางกฎหมาย และการตรวจสอบเอกสารย้อนหลัง 

โดยหากผู้ประกอบการต้องการข้ามอุปสรรคดังกล่าว ด้วยการนำเทคโนโลยี Smart Contract มาใช้นั้น  คุณปกาสิตกล่าวว่าสิ่งหนึ่งที่ควรทำให้สำเร็จนอกจากการเลือกใช้เทคโนโลยีที่ดีมาใช้ คือการสร้างความไว้ใจกับระบบ เพราะหลายคนยังมองว่าการใช้เทคโนโลยีมีความเสี่ยงสูง โดยเฉพาะกับงานเอกสารสำคัญ 

“สิ่งที่ทุกคนยังขาดคือความไว้ใจ  เราต้องหาว่าระบบที่จะทำให้เขาไว้ใจคืออะไร หรืออาจจะเริ่มเปลี่ยนแปลงจากงานที่เราพอจะรับความเสี่ยงได้ พอจะควบคุมได้ สุดท้ายเราอาจจะไม่ได้เลือกซื้อเทคโนโลยีที่ดีที่สุด แต่เป็นเทคโนโลยีที่เราไว้ใจ สิ่งที่สำคัญคือมันต้องมีการเปิดรับเครื่องมือนั้นเข้ามา แล้วเรียนรู้ ผู้บริหารก็ต้องไว้ใจระบบนั้น ผู้ใช้งานก็ต้องรู้สึกอุ่นใจ เราจะไม่เอาระบบใหม่มาเป็นภาระใหม่” 

ระบบบริหารงานบุคคล เมื่อเทคโนโลยีสัมพันธ์กับคน

เมื่อถูกถามถึงความสำคัญของการสร้างแพลตฟอร์มมาช่วยในระบบบริหารงานบุคคลนั้น คุณจุติพันธุ์มองว่า ปัญหาของระบบบริหารงานบุคคลนั้นชัดเจนขึ้นอย่างมากในสถานการณ์โควิด ทั้งในเรื่องของการทำเอกสาร การทำใบเบิก หรือการขอลา 

ทั้งนี้ในมุมมองของคุณจุติพันธุ์เองมองว่า ระบบเทคโนโลยีบริหารงานบุคคลที่ดีนั้น    จะต้องเข้ามายกระดับความสัมพันธ์ในองค์กรให้ดีขึ้น ทั้งระหว่างพนักงานและนายจ้างและระหว่างพนักงานต่อองค์กร อีกทั้งต้องทำให้พนักงานรู้สึกมีอิสระและอำนาจที่จะจัดการระบบบริหารงานบุคคลได้ด้วยตัวเอง 

“ระบบที่ดีจะช่วยให้ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและบริษัทดียิ่งขึ้น พนักงานสามารถมีอิสระที่จะเลือก และเข้าถึงข้อมูลของตัวเองได้ เช่น พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูล ตรวจสอบข้อมูลของตัวเองได้ เช็ควันลาและทำเรื่องลาได้ด้วยตัวเอง ผ่านแอปพลิเคชั่นในโทรศัพท์ เขาจะต้องรู้สึกว่าเขาสามารถบริหารจัดการเองได้ และไว้ใจระบบบริหารงานบุคคล หรือ เงื่อนไขของระบบบริหารงานบุคคลที่ตั้งขึ้นมา  

ถ้ามองให้ไปไกลกว่านั้น เช่น หากมีระบบการประเมินพนักงาน แบบ 360 องศา พนักงานจะต้องสามารถประเมินได้ว่าตอนนี้ตัวเองเป็นยังไง หัวหน้ามองเขายังไง และตัวเขามององค์กรยังไง”

โดยคุณจุติพันธุ์เอง ในฐานะของ Service provider ที่ทำแพลตฟอร์มบริหารงานบุคคล ได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการทำแพลตฟอร์มประเภทนี้ไว้ด้วย

1. ควรมองหาซอฟต์แวร์ ที่เป็น Cloud based ที่เข้าถึงข้อมูลจากไหนก็ได้

2. หาระบบที่มอบอำนาจกับพนักงานให้เขาบริหารเองได้ เป็นสิ่งแรกๆ ที่เราควรมองหา เพื่อลดภาระของ HR ด้วย 

3. ควรมองหาระบบที่ใช้งานง่าย น่าใช้ ตรงนี้ก็จะช่วยเวลาเราเลือกรับเทคโนโลยีอะไรเข้ามา

4.  สุดท้ายคือให้มองหาคุณสมบัติที่เราต้องการ เช่น ระบบที่สามารถช่วยเราทำเงินเดือน การจ่าย OT หรือสวัสดิการ ถ้าเราหาระบบที่ครบวงจรได้ ก็จะช่วย HR ได้มากขึ้น

สุดท้ายแล้วในทัศนะของคุณจุติพันธ์ุ มองการพัฒนาของระบบหรือแพลตฟอร์มบริหารงานบุคคลว่าจะทวีความสำคัญมากยิ่งขึ้นในอนาคต และให้อิสระกับพนักงานมากยิ่งขึ้น เช่น พนักงานอาจจะเลือกรูปแบบสวัสดิการที่เขาต้องการได้ มันจะยืดหยุ่นมากขึ้น ซึ่งเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติในการเป็นระบบบริหารที่ดี

นี่เป็นเพียงตัวอย่างของแพลตฟอร์มของคนไทย ที่จะช่วยยกระดับ e-Office ของ SMEs ไทยให้มีประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น สำหรับ SMEs ที่สนใจยังสามารถติดตามโครงการ e-Solution: Opportunity Enabler for SMEs โดย ETDA และ Techsauce เพื่อร่วมกิจกรรมครั้งต่อๆ ไป และติดตามข้อมูลทดลองใช้แพลตฟอร์มฟรีในกิจกรรม Business Matching ที่จะเกิดขึ้นในเร็วๆนี้ และรายละเอียดเพิ่มเติมที่เฟซบุ๊ก Techsauce และ ETDA Thailand