ระบบบัญชีอาจไม่ใช่สิ่งแรกๆ ที่ผู้ทำธุรกิจหลายคนนึกถึง แต่ระบบบัญชีที่ดี มีความสำคัญอย่างมากในการทำให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้ ทั้งใช้ในการหาแหล่งเงินทุน และการช่วยลดค่าใช้จ่ายต่างๆ แล้วระบบบัญชีออนไลน์ จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างไร?

หาคำตอบได้จากบทความนี้ ซึ่งสรุปเนื้อหาสำคัญจากกิจกรรม Exclusive Workshop The New Way of Finance: On Point, On Time, and Online งานบัญชีออนไลน์ ทางเลือกใหม่ ของ SMEs โดย คุณภีม เพชรเกตุ ผู้ก่อตั้งและผู้บริหาร Peak บริษัทผู้ให้บริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์และบริการบัญชีครบวงจร และคุณวรัญญา ทัศวานนท์ Academy Director จาก Peak

ในงาน Virtual Series EP.2 “The New Way of Finance: On Point, On Time, and Online งานบัญชีออนไลน์ ทางเลือกใหม่ ของ SMEs”  ภายใต้โครงการ e-Solution: Opportunity Enabler for SMEs  โดยความร่วมมือระหว่าง ETDA และ Techsauce เพื่อ Transform ธุรกิจ SMEs ให้พร้อมกับการทำงานยุคใหม่

ลดต้นทุน ลดขั้นตอน ลดความผิดพลาด 

โปรแกรมบัญชีออนไลน์นั้น นอกจากเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงานแล้ว ยังช่วยลดขั้นตอนลดต้นทุน ทำให้ผู้ประกอบการสามารถประหยัดเวลาได้มากขึ้นด้วย โดยคุณภีมได้ยกตัวอย่างประสบการณ์จากลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์ของบริษัท Peak ที่เปลี่ยนมาใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) แทน พบว่าช่วยให้กิจการลดต้นทุนค่าเอกสารได้จำนวนมาก และยังช่วยลดภาระที่บริษัทแบกรับในหลายส่วนอีกด้วย

“เดิมทีบางธุรกิจต้องใช้นักบัญชีหลายคน สมมติมีสามคน อาจต้องลงทุนด้วยจำนวนเงินถึง 720,000 บาทต่อปี นี่คือจำนวนเงินที่สามารถนำไปลงทุนด้านการตลาดหรือการลงทุนด้านอื่นๆได้อีก”

นอกจากนั้น ระบบบัญชีออนไลน์ยังช่วยลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น เพราะการทำบัญชีเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยความละเอียด และแม่นยำ การใช้ระบบบัญชีออนไลน์ที่มีเทคโนโลยี AI คอยช่วยเหลือ จะช่วยป้องกันความผิดพลาดได้เป็นอย่างดี ทำให้ผู้ประกอบการมั่นใจได้มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณภาษี, การคำนวณค่าใช้จ่าย, การกระทบยอดธนาคาร (การพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร ว่ายอดที่บันทึกในบัญชีและยอดเงินฝากในธนาคารตรงกันหรือไม่)  หรือ การจัดการงบกระแสเงินสด ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นปัจจัยสำคัญต่อการทำธุรกิจ โดยเฉพาะกับผู้ประกอบการ SMEs 

ระบบบัญชีที่ดีช่วยให้ธุรกิจเติบโต

“ระบบบัญชี ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถได้ข้อมูลบัญชีที่ดี และจัดการธุรกิจของตัวเองได้อย่างเป็นระบบ ซึ่งการทำบัญชีที่ดีเป็นพื้นฐานที่จะช่วยให้ธุรกิจสามารถที่จะเติบโตได้ เพราะสามารถนำข้อมูลมาใช้ประกอบการตัดสินใจ ธุรกิจที่มีข้อมูล ใช้ข้อมูล และตัดสินใจจากข้อมูล จะมีการตัดสินใจที่แม่นยำกว่า” 

คุณภีมได้แบ่งปันมุมมอง และประโยชน์สำคัญของการพัฒนาระบบบัญชี ที่มากกว่าแค่ช่วยลดภาระ  ซึ่งสำหรับคุณภีมมองว่า การที่ธุรกิจมีระบบบัญชีที่ดีและเป็นระบบนั้น ถือเป็นเครื่องมือต่อสู้ที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะผู้ประกอบการ SMEs ที่ต้องดิ้นรนมากกว่าธุรกิจขนาดใหญ่  ซึ่งนอกจากทำให้การตัดสินใจตั้งอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลที่เป็นระบบแล้ว การเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีออนไลน์ ถือเป็นการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานที่ช่วยให้ผู้ประกอบการไม่ต้องมาพะวงหรือกังวลเกี่ยวกับเรื่องระบบบัญชีของบริษัท และสามารถใช้เวลาไปกับการดูแลงานส่วนอื่นๆ ที่สำคัญของธุรกิจได้ ไม่ว่าจะเป็นกลยุทธ์การตลาด, งานบริหารลูกค้าสัมพันธ์ ฯลฯ 

ตอบโจทย์การทำงานยุค New Normal 

แน่นอนว่าจากสถานการณ์โรคระบาดของ COVID-19 และการเปลี่ยนวิธีการทำงานไปสู่รูปแบบดิจิทัล ทำให้ทุกภาคธุรกิจต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานเป็น Work From Home ซึ่งการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มี Cloud Technology จะทำให้พนักงานทุกคนสามารถเข้ามาทำงานพร้อมกันได้ เข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์ เพราะข้อมูลทั้งหมดเชื่อมโยงถึงกันตลอดเวลา  

เทคโนโลยีจะเชื่อถือได้แค่ไหน

ในแง่ของความน่าเชื่อถือของโปรแกรมระบบบัญชี คุณภีมเผยว่าเคยได้ยินคำถามมามากมายเกี่ยวกับความฉลาดของระบบ ซึ่งคุณภีมยอมรับว่าปัจจุบันยังคงอยู่ในขั้นตอนของการพัฒนา และระบบเองอาจจะมีข้อจำกัดอยู่บ้าง แต่หากใช้งานไปเรื่อยๆ ระบบก็จะพัฒนาตัวเองตาม

ส่วนในประเด็นเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลนั้น คุณภีมในฐานะผู้ให้บริการแพลตฟอร์มย้ำว่าระบบที่พัฒนาขึ้นมา มีระดับการรักษาความปลอดภัยมาตรฐานระดับโลก ยกตัวอย่างจากโปรแกรมของ Peak เอง ที่ใช้วิธีการเก็บข้อมูลและประมวลผลกับ Microsoft Azure ซึ่งเป็นผู้ให้บริการแพลตฟอร์มคลาวด์ที่ได้รับความไว้วางใจในระดับสากล อีกทั้งในระบบโปรแกรมบัญชีก็จะมีการสำรองข้อมูลขณะทำงาน ทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหาย และยังมีระบบการยืนยันตัวตนแบบสองชั้นจึงจะเข้าถึงข้อมูลได้ ซึ่งจากตรงนี้เราจะเห็นได้ชัดว่ามีความปลอดภัยมากกว่าการใช้กระดาษในปัจจุบันมาก 

โดยในช่วงที่สองของ Exclusive Workshop คุณวรัญญา ทัศวานนท์ Academy Director จาก Peak  ได้มาสาธิตการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ของ Peak ให้ผู้ประกอบการมีโอกาสทดลองใช้งานจริง ในการสร้างและส่งใบเสนอราคา การออกใบแจ้งหนี้ การสร้างใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเป็นการใช้งานที่ตอบโจทย์อย่างดีทั้งในแง่ความสะดวกสบาย ความถูกต้อง และความปลอดภัย ซึ่งจะเป็นตัวช่วยให้ธุรกิจสามารถลดต้นทุน ลดขั้นตอนการทำงานได้เป็นอย่างดี 

สำหรับ Exclusive Workshop ครั้งนี้ จำกัดเฉพาะผู้ลงทะเบียนเข้าร่วมงาน เพื่อไม่ให้พลาดโอกาสการเข้าร่วมงานครั้งต่อไป สามารถติดตามรายละเอียดโครงการ e-Solution: Opportunity Enabler for SMEs  โดยความร่วมมือระหว่าง ETDA และ Techsauce ทาง Facebook : Techsauce , ETDA Thailand