เมื่อพูดถึงระบบบริหารจัดการองค์กร เรามักเห็นซอฟต์แวร์หรือเทคโนโลยีของต่างประเทศ ที่หลายองค์กรใช้งานอยู่ แต่หากไม่ใช่องค์กรแต่เป็นระบบของภาครัฐก็จะมีความซับซ้อนมากขึ้นไปอีก ซึ่งการใช้งานระบบของต่างประเทศ ก็จะมีค่าใช้จ่ายที่สูง และอาจจะยังไม่ตรงใจ จึงเป็นที่มาของความร่วมมือครั้งสำคัญของ NEXTGOV ที่ถูกพัฒนาโดย KPIS บริษัทที่ปรึกษาขึ้นทะเบียนกับกระทรวงการคลัง และ AIS ในการสร้างระบบบริหารจัดการภาครัฐ หรือที่เราอาจเรียกว่า ERP (Enterprise Resource Planning) ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่าย สร้างขึ้นมาอย่างตรงจุด พร้อมทั้งยังเป็นซอร์ฟแวร์โดยคนไทย

รู้จัก ERP

ERP คือ Enterprise Resource Planning เป็นระบบบริหารจัดการหลังบ้านของบริษัท ช่วยวางแผนและจัดการฐานข้อมูล เพื่อให้ข้อมูลถูกรวมไว้ที่เดียว และถูกนำบริหารจัดการใช้ในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด หน่วยงานสามารถประหยัดเวลาการทำงาน มีประสิทธิภาพ งานที่ทำไปแล้วไม่ต้องทำซ้ำ เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การบริหารงานบุคคล งานงบประมาณ บริหารการเงิน บัญชี ระบบบริหารข้อมูลออนไลน์ งานที่ทำไม่ต้องมาคีย์ข้อมูลซ้ำหรือทำใหม่ โดยข้อมูลที่เก็บจะส่งถึงกันทั้งหมดอย่างเป็นระบบ

Pain Point การใช้ ERP ของหน่วยงานภาครัฐ

ซอฟต์แวร์ที่ใช้การบริหารจัดการหน่วยงานและองค์กร หรือแม้แต่ที่ภาครัฐเคยใช้ ส่วนใหญ่จะเป็นของต่างประเทศ ซึ่งปัญหาของการใช้ซอฟต์แวร์เหล่านี้คือ ไม่มีความยืดหยุ่น หรือแก้ไขให้เป็นตามระเบียบของกฎหมายไทยได้  หน่วยงานรัฐที่นำเอา ERP ของต่างประเทศมาใช้ หากจะ customize ก็จะมีต้นทุนที่สูง และยุ่งยาก ประกอบกับระบบราชการประเทศไทย ระเบียบข้อบังคับในแต่ละหน่วยงานทำงานแตกต่างกัน การเอา software ที่เป็น ERP เอามาใช้ในประเทศไทยจึงไม่ค่อยประสบความสำเร็จ

ความร่วมมือในการพัฒนา ERP เพื่อใช้ในหน่วยงานรัฐของไทย

NEXTGOV เป็นบริษัท software ซึ่งเกิดจากงานวิจัย และมี ความพยายามจะนำไปใช้ในหน่วยงานราชการ ซึ่งในการพัฒนาและการนำไปใช้นั้นไม่ง่ายอย่างที่คิด เพราะหน่วยงานราชการไม่อยากจะใช้เพราะต้องมีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานเดิม และถ้าทำเป็นระบบใหญ่จะแพงมาก

AIS จึงร่วมมือกับ KPIS ตั้งแต่ปลายปี 2560  และได้ทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่อง จนกระทั่งได้ร่วมลงนาม MOU กันในวันนี้ 14 มิถุนายน 2562 โดยมีความประสงค์จะร่วมกันที่จะทำการตลาดระบบบริหารจัดการองค์กร NEXTGOV (EPR Application Platform) ไปยังหน่วยงานภาครัฐต่าง ๆ ที่มีความสนใจและต้องการจะปรับเปลี่ยนการทำงานที่ดีขึ้น จึงได้เริ่มโครงการนำร่องที่หน่วยงานของกระทรวงสาธารณสุขก่อน

ทั้งนี้ โครงการนำร่องความร่วมมือระหว่าง AIS และ KPIS ในการติดตั้งระบบ NEXTGOV คือโรงพยาบาลอุดรธานี ซึ่งได้ดำเนินการมาอย่างต่อเนื่องและสำเร็จในเดือน สิงหาคม 2563 ที่ผ่านมา ทางโรงพยาบาลอุดรธานี จะจัดงานสัมมนาวิชาการ ระบบบริหารบริหารจัดการองค์กร NEXTGOV ในวันที่ 15-17 กันยายน 2563

เป้าหมายถัดไปในการขยายตลาดองค์กรภาครัฐ คือโรงพยาบาลโรงพยาบาลหาดใหญ่ , โรงพยาบาลยะลา และโรงพยาบาลอื่นทั่วประเทศ

NEXTGOV ช่วยแก้ Pain Point ของโรงพยาบาล

AIS และ NEXTGOV ได้นำซอตฟ์แวร์ ไปเสนอให้ทางโรงพยาบาลอุดรธานี  จากเดิมโรงพยาบาล มี pain point ในระบบหลังบ้านหลายส่วน ยกตัวอย่างการ เบิกงบประมาณ ค่าใช้จ่าย ทำบัญชีควบคุมพัสดุ การจะต้องทำซ้ำข้อมูลในการบริหารงานบุคค

ยกตัวอย่าง เรื่องสิทธิบัตรทอง หรือประกันสังคม การดำเนินการทางโรงพยาบาลต้องจ่ายเงินไปก่อน หลังจากนั้นจึงค่อยทำเอกสารเพื่อขออนุมัติเงินเหล่านี้ ทางโรงพยาบาลก็ต้องเอามาทำซ้ำ แล้วก็ส่งไปเบิกผ่านสปสช ผ่านกรมบัญชีกลาง หรือว่าเบิกจากประกันต่างๆ หากเบิกไม่ได้ ทำให้ cash flow ของโรงพยาบาลติดลบตลอด โรงพยาบาลมีปัญหาตลอด 

โดย NEXTGOV ได้เข้าไปคุยกับหน่วยงานที่เป็นประกันสังคม กรมบัญชีกลาง สปสช ที่จะดูแลเรื่องการนำเอาเอกสารเหล่านี้ผ่านไปทางอิเล็กทรอนิกส์ แล้วก็ไม่ต้องมานั่งทำซ้ำ เชื่อมโยงอย่างเป็นระบบ เมื่อดำเนินการแล้ว การดำเนินการเรื่องการเบิกจ่ายต่างๆก็ง่ายขึ้น

AIS ช่วยสนับสนุนอะไร?

AIS เป็นผู้นำเรื่องของเทคโนโลยี เป็นผู้ให้บริการ Cloud ที่มีศูนย์ข้อมูลในประเทศที่ได้รับมาตรฐาน ISO 27001 และ CSA-STAR พร้อมให้บริการ Cloud สำหรับกลุ่มลูกค้าองค์กรธุรกิจ ทั้งภาครัฐและเอกชน ในลักษณะ Infrastructure as a Service (IaaS) โดยมีบริการเช่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เสมือน (Virtual Machine) ที่รวมตั้งแต่ CPU, RAM , Storage และ Firewall พร้อมทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก AIS ช่วยดูแลตั้งแต่การให้คำปรึกษา การติดตั้งหรือการย้ายระบบ เพื่อให้เหมาะสมกับการใช้งาน และมีประสิทธิภาพสูงสุด

ซึ่งได้นำเอาเทคโนโลยีมาผนวกสร้างเป็น product ของ ERP สำหรับภาครัฐ ผ่านเป็น Cloud based เอาขึ้นมาอยู่บน Cloud แล้วให้หน่วยงานราชการใช้ โดยที่เรานำร่องไปที่กระทรวงสาธารณสุข และปีหน้าก็สามารถจะให้หน่วยงานราชการอื่นๆเข้ามาร่วมพัฒนาด้วย

การร่วมมือครั้งนี้ จึงเป็นการตอกย้ำผู้นำนวัตกรรมด้าน Cloud ของ AIS โดยการนำเทคโนโลยี Cloud มาใช้สำหรับการรองรับระบบบริหารจัดการของภาครัฐจากเดิมที่อยู่บน server ของแต่ละหน่วยงานไปใช้บริการ Enterprise Cloud เต็มรูปแบบ เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถประหยัดต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ก้าวทันการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี 

NEXTGOV ทำอะไรบ้าง ช่วยลดต้นทุนอย่างไร?

NEXTGOV เป็นระบบบริหารจัดการภาครัฐ ครบถ้วนทุกระบบของภาครัฐ เมื่อพูดถึงเรื่องค่าใช้จ่ายในการนำ NEXTGOV เข้ามาใช้ จะใช้เงินจำนวนเพียง 1 ใน 5 ของซอตฟ์แวร์ต่างประเทศ อาจจะถึง 1 ใน 10 โดยขึ้นอยู่กับ scale การใช้งาน โดยงานที่ทำจะครอบคลุม 3 กระบวนการ คือ เรื่องของการวางแผน ดำเนินงาน และประมวลผล  

3 กระบวนงานหลักการบริหารจัดการภาครัฐ

1. กระบวนงานการวางแผน 
2. เริ่มต้นจากกระบวนการการวางแผนงาน กำหนดตัวชี้วัด และแผนงบประมาณ กระบวนการดำเนินงานเป็นส่วนของการเริ่มดำเนินงานตามแผนงบประมาณ แผนปฏิบัติงาน และแผนการใช้จ่ายเงิน ภายใต้กรอบของระเบียบ/หลักเกณฑ์ ประกอบด้วยกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง การควบคุม/บริหาร จัดการทรัพย์สิน ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุฯ กระบวนการด้านการเงิน และการจัดทำบัญชี ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกจ่ายเงินจากคลัง และมาตรฐานบัญชีภาครัฐ กระบวนงานการบริหารบุคคล ตามพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือน และอื่นๆ

     3. กระบวนงานการประเมินผล เป็นส่วนงานการประเมินผลการดำเนินงานของภาครัฐ ทั้งในระดับองค์กร และระดับบุคลากร ตามหลักการของการบริหารภาครัฐแนวใหม่ เพื่อนำไปสนับสนุนแผนยุทธศาสตร์และแผนดำเนินงานที่จะเกิดขึ้นต่อไป

หลังจากนั้นพอแยกทั้ง 3 กระบวนการออกก็จะกลายเป็น 6 module คือเรื่องของ

1.ระบบบริหารจัดการบุคลากร (Government Resource Management)ประกอบไปด้วย

• ระบบงานจัดการทั่วไป
• ระบบโครงสร้างองค์กร
• ระบบทะเบียนประวัติ
• ระบบสรรหาบุคลากร
• ระบบบริหารเวลาการปฏิบัติงาน
• ระบบสวัสดิการและบริการพนักงาน
• ระบบพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร
• ระบบวางแผนอาชีพและสืบทอดตำแหน่ง
• ระบบบริหารค่าตอบแทน
• ระบบคำนวณเงินเดือน
• ระบบบริหารผลการปฏิบัติงาน

2.ระบบบริหารจัดการงบประมาณ (Government Budget Management)

ประกอบด้วย

• ระบบจัดทำแผนยุทธศาสตร์
• ระบบบริหารแหล่งเงินและทะเบียนค่าใช้จ่าย
• ระบบจัดทำคำของบประมาณ
• ระบบจัดสรรและบริหารติดตามงบประมาณ
• ระบบกำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPI)
• ระบบเชื่อมโยงงบประมาณกับแผนยุทธศาสตร์

3.ระบบบริการออนไลน์ (Employee Self-Service)

ประกอบไปด้วย

• ระบบบริหารจัดทำคำขอ
• ระบบขออนุมัติดำเนินงาน
• ระบบแจ้งความประสงค์ซื้อจ้าง
• ระบบขอเบิกและขอยืมทดรองราชการ
• ระบบแจ้งลากิจส่วนบุคคล
• ระบบการมีส่วนร่วมดูแลทรัพย์สินองค์กร
• ระบบแจ้งขอใช้สวัสดิการส่วนบุคคล
• ระบบสนทนาและสื่อสารออนไลน์
• ระบบตรวจสอบข้อมูลประวัติส่วนบุคคล
• ระบบรับข่าวสารกิจกรรมสัมพันธ์องค์กร

4.ระบบบริหารงานการเงิน (Government Financial Management)

ประกอบไปด้วย

• ระบบเงินทดลองราชการ
• ระบบข้อมูลธุรกรรมธนาคาร
• ระบบควบคุมรายการฝาก ถอน โอน
• ระบบการรับเงินและรายได้ 
• ระบบจ่ายเงินและ Online Payment
• ระบบการจัดอายุหนี้ (Aging Schedule)

5.ระบบบริหารงานบัญชี (Government Accounting Management)

ประกอบด้วย

• ระบบเชื่อมโยงผังบัญชี
• ระบบรายงานทางบัญชี
• ระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติ
• ระบบรายงานแสดงฐานะทางการเงิน
• ระบบประมวลผล เปิด - ปิดงวดบัญชี
• ระบบบัญชีต้นทุนโครงการและกิจกรรม

6.ระบบบริหารจัดการพัสดุ จัดซื้อจัดจ้าง (Government Procurement and Inventory Management)

ประกอบไปด้วย

• ระบบงานจัดการทั่วไป
• ระบบโครงสร้างองค์กร
• ระบบทะเบียนประวัติ
• ระบบสรรหาบุคลากร
• ระบบบริหารเวลาการปฏิบัติงาน
• ระบบสวัสดิการและบริการพนักงาน
• ระบบพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร
• ระบบวางแผนอาชีพและสืบทอดตำแหน่ง
• ระบบบริหารค่าตอบแทน
• ระบบคำนวณเงินเดือน
• ระบบบริหารผลการปฏิบัติงาน

ประโยชน์ที่สำคัญของ NEXTGOV คือ

• ลดภาระการท้างานซ้ำซ้อน
• ไม่กระทบกับการใช้งานของผ้ใช้งานเดิม
• สามารถรับส่งข้อมูลข้าม Server ได้
• ไม่จ้าเป็นต้องแก้ CODE ค้าสั่งในการเชื่อมโยง
• ช่วยในการพัฒนาเว็บไซต์หรือ Application ได้ ง่ายและรวดเร็ว
• เชื่อมโยง/แลกเปลี่ยนข้อมูลได้ทั้งรูปแบบการ ให้บริการและรับบริการ

ตัวอย่างของ E-Health Data and Mananagement Infrasructure ที่ออกแบบเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลระบบต่างในกระทรวงสาธารณสุข

การที่ AIS ได้ร่วมกับทาง NextGov เพื่อเข้าไปช่วยแก้ปัญหา และช่วยทำเรื่อง Digital Transformation ให้กับองค์กรภาครัฐหรือกลุ่มโรงพยาบาลในต่างจังหวัด โดยการนำซอฟท์แวร์ ERP ในลักษณะที่เป็นแบบ Cloud-based เข้าไปนำเสนอร่วมกับบริการด้านเครือข่าย ไม่ว่าจะเป็น Corporate internet หรือ Wifi จะช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีความคล่องตัว ทันสมัย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

บทความนี้เป็น Advertorial