การแพร่ระบาดของ COVID-19 ได้สร้างความท้าทายหลากหลายรูปแบบให้กับผู้บริหารองค์กรทั่วโลก ขณะนี้เมื่อโลกกำลังหมุนกลับเข้าสู่ภาวะปกติใหม่ ความท้าทายใหม่ก็ยังคงมีเข้ามาเรื่อยๆ เราจะพบว่าความปกติใหม่ของโลกการทำงานหลังจากนี้ที่ผู้บริหารและองค์กรต้องทรานส์ฟอร์มให้ทัน และต้องทำให้ได้ มีแนวโน้มหนีไม่พ้นการทำงานแบบไฮบริด แต่ถึงอย่างนั้น ผู้นำจากหลายองค์กรก็เริ่มมีคำถามว่า วิธีการทำงานและการบริหารจัดการองค์กรของพวกเขาจะกลับไปเป็นเหมือนเดิมมากน้อยแค่ไหน อีกทั้งการทำงานแบบไฮบริดมีประเด็นสำคัญอย่างเรื่องของการแบ่งเวลาทำงานกับเวลาส่วนตัวให้ต้องคำนึงถึงด้วย

ในช่วงเปลี่ยนผ่านครั้งสำคัญเช่นนี้ CEO ทั้งโลกควรจะบริหารเวลาตัวเองอย่างไร ในยุคที่การแพร่ระบาดของโควิดได้เปลี่ยนพฤติกรรมของคนทำงานไปอย่างสิ้นเชิง ในบทความนี้ เรามีคำตอบที่น่าสนใจเกี่ยวกับเรื่องนี้

การบริหารเวลาเมื่อต้องทำงานแบบไฮบริดของผู้บริหารยุคใหม่

จากการศึกษาวิจัยของ Michael Porter ในหัวข้อ “How CEOs Manage Time” ซึ่งเป็นงานวิจัยที่ต่อเนื่องตั้งแต่ปี 2018 มาจนถึงปัจจุบัน มีผู้เข้าร่วมคือเหล่าผู้บริหารจาก 27 บริษัท ผลการศึกษาระบุว่าก่อนการแพร่ระบาดของโควิด เหล่าผู้บริหารมีการจัดสรรเวลาให้กับกิจวัตรต่าง ๆ โดยเฉลี่ย ดังต่อไปนี้ 

• สำหรับการทำงาน : เฉลี่ย 62.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

• สำหรับการนอนหลับ : เฉลี่ย 6.9 ชั่วโมงต่อวัน

• สำหรับการออกกำลังกาย : เฉลี่ย 45 นาทีต่อวัน 

• ใช้เวลา 61% ของทั้งหมดไปกับการประชุมแบบตัวต่อตัว

• ใช้เวลา 3% จากทั้งหมดไปกับการเจอลูกค้า

ผลการศึกษานี้ เห็นได้ว่ามีช่องโหว่ในเรื่องของการบริหารจัดการด้านเวลาของผู้บริหารอยู่หลายส่วน ทั้งเวลาส่วนตวที่น้อยเกินปกติ และการใช้เวลาไปกับบางหน้าที่ที่ดูจะมากเกินจำเป็น ทาง Michael Porter ผู้เป็นเจ้าของผลการศึกษาจึงได้ทำการวิเคราะห์และสรุปผล ถึงวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพด้านการจัดสรรเวลาของผู้บริหาร ภายใต้บริบทยุคหลัง COVID ที่ทุกบริษัทต้องปรับการทำงานให้เป็นแบบไฮบริด ซึ่งมีทั้งสิ้น 4 ประการ ดังนี้

ผู้บริหารเองก็ต้องหาเวลาเข้าออฟฟิศ

แน่นอนว่าการที่พนักงานภายใต้บังคับบัญชาใช้เวลาการทำงานของพวกเขาในออฟฟิศ ย่อมดีต่อการตรวจสอบการทำงานและการสอนงาน แต่ในขณะที่ผู้บริหารมัวแต่คิดสัดส่วนเวลาที่จะใช้ในสำนักงานและสำหรับ Work from Home ที่เหมาะสมให้กับแต่ละทีม พวกเขาเองก็ควรระลึกให้ได้ว่า เวลาของพวกเขาก่อนหน้านี้ไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศมากขนาดนั้น

ผู้บริหารควรเข้าใจว่า การใช้เวลาในออฟฟิศของพวกเขาไม่ได้ส่งผลต่อเนื้องาน มากเท่ากับคุณค่าในเชิงสัญลักษณ์ แม้ว่าการทำงานจากนอกออฟฟิศไม่ได้ส่งผลลบกับการทำงานของพวกเขา แต่การเข้าออฟฟิศของตำแหน่งที่มีความสำคัญอย่างผู้บริหาร สามารถใช้เพื่อเป็นสัญลักษณ์ให้ทุกคนรู้ว่าใครคือคนที่มีความสำคัญกับองค์กรได้ อย่างไรก็ตาม จากการศึกษาการทำงานของผู้บริหารในปี 2018 พบว่า CEO กลับใช้เวลาเพียง 47% ของชั่วโมงการทำงานที่สำนักงานใหญ่ และส่วนที่เหลือในการประชุมนอกสถานที่ เดินทางไปทำธุรกิจ หรือทำงานทางไกล กลายเป็นว่าผู้บริหารเข้ามาสำนักงานน้อยกว่าผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาของตนเองด้วยซ้ำ ดังนั้น หลังจากนี้เหล่าผู้บริหารทั้งหลายอาจต้องพิจารณาเวลาของตัวเองส่วนหนึ่ง มาปรากฏตัวนั่งทำงานในสำนักงานให้มากขึ้น หรืออย่างน้อย ก็ควรมากกว่าพนักงานที่อยู่ระดับล่างกว่า

การจัดประชุมออนไลน์ สะดวก ง่ายดาย แต่ไม่ได้มีแต่ข้อดี

เมื่อเวลาผ่านไป ทั้งพนักงานและผู้บริหารเองเริ่มชินวิถีการทำงานแบบใหม่ที่ต้องอาศัยการทำงานจากนอกออฟฟิศกันมากขึ้น การจัดให้มีการจัดการประชุมออนไลน์ย่อมง่ายกว่าการจัดการประชุมแบบตัวต่อตัว ที่ต้องมาเจอกันจริง ๆ แต่ในระยะยาวสิ่งนี้จะส่งผลดีจริงหรือ? จากการศึกษาวิจัยของ Michael Porter มีข้อปฏิบัติสามข้อที่เหล่าผู้บริหารต้องระวังเมื่อใช้แพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์

เลิกปรากฏตัวในการประชุมที่ไม่จำเป็น

การประชุมแบบออนไลน์ทำให้การสอดแนมเป็นเรื่องง่ายสำหรับ CEO การเข้าสู่ระบบเพียงคลิกเดียวเพื่อแวะเวียนมาดูการประชุมของลูกน้องแบบนี้ อาจช่วยเพิ่มกำลังใจในการทำงานหรือช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานแต่ละคนในการประชุมให้มีมากขึ้นได้ก็จริง อย่างไรก็ตาม การใช้เครื่องมือที่อำนวยความสะดวกเช่นนี้เองที่กลายเป็นดาบสองคม เพราะข้อมูลที่ได้จากการศึกษาพบว่า CEO จำนวนมากกลับใช้เวลาในการตรวจสอบการปฏิบัติงานของลูกน้องมากเกินไป ฉะนั้น ผู้บริหารทั้งหลายต้องระวังอย่าให้สิ่งนี้ติดไปในการทำงานแบบไฮบริดที่จะเกิดขึ้นหลังจากนี้ด้วย

ระวังการชวนคนที่ไม่เกี่ยวข้องมาประชุม

อย่างที่เกริ่นไปว่า การจัดประชุมออนไลน์ง่ายกว่าการจัดประชุมแบบตัวต่อตัวหลายเท่า ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ CEO หรือหัวหน้าทีมมักกดเชิญคนที่ไม่จำเป็นจากทีมอื่นมาเข้าร่วมการประชุมที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับพวกเขา เหตุผลที่ต้องระวัง คือเมื่อในการประชุมมีคนเยอะเกินไป สมาชิกจะเงียบและเริ่มทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทุกคนจะขาดสมาธิในประชุมตรงหน้า การมีส่วนร่วมในการประชุมก็จะไม่เกิดขึ้นในที่สุด

อาจขาดการปฏิสัมพันธ์กันจริงในระยะยาว

จากการศึกษาเมื่อปี 2018 พบว่า ผู้บริหารใช้เวลา 42% ของการประชุม ไปกับการประชุมออนไลน์รายบุคคล เพื่อรายงานบางสิ่งกับคนที่พวกเขารู้จักดีอยู่แล้ว เป็นสิ่งที่เข้าใจได้ว่า การประชุมกับคนที่เรารู้จักดีผ่านรูปแบบวิดีโอ อาจจะมอบความสะดวกและรู้สึกสบายใจมากกว่า อย่างไรก็ตาม  ในแง่ของความสัมพันธ์ในที่ทำงานในระยะยาว การประชุมควรเกิดขึ้นแบบตัวต่อตัว ได้เจอกันจริงด้วยเป็นระยะ ๆ จึงจะดีกว่า นอกจากนี้ ยังมีคำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับกิจกรรมสร้างความสัมพันธ์กันในบริษัท หากจัดขึ้นแบบตัวต่อตัว ที่ทุกคนได้เจอและพูดคุยกันจริง จะได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการทำผ่านแพลตฟอร์ม

ใช้เวลาเดินทางพบปะทีมงานของตัวเองให้มากขึ้นกว่าเดิม

การประชุมทางธุรกิจกับบริษัทอื่นแบบตัวต่อตัว จะส่งผลดีในแง่ของการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีเพราะนี่เป็นเหมือนการแสดงออกถึงความเคารพซึ่งกันและกัน ยิ่งในตอนนี้ที่การเปิดประเทศกำลังจะกลับมา ผู้บริหารหลายคนอาจเริ่มวางแผนขึ้นเครื่องบิน เดินทางไปร่วมการประชุมทางธุรกิจในที่ไกล ๆ กันบ้างแล้ว แต่ด้วยเหตุผลที่คล้ายคลึงกัน แทนที่จะใช้เวลาประชุมกับบุคคลภายนอกเพียงอย่างเดียว Michael Porter แนะนำให้เหล่าผู้บริหารหันมาให้ความสนใจ และเข้าเยี่ยมผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาของตนเองด้วย

สิ่งที่น่ากลัวสำหรับข้อนี้ คือผู้บริหารอาจติดนิสัยการปฏิบัติเช่นนี้กับพนักงานของตนเองต่อไปเรื่อย ๆ การพบปะกับทีมงานหรือบุคลากรภายใน อาจถูกย้ายไปอยู่ในแบบออนไลน์ทั้งหมดแทน เพราะการลำดับความสำคัญที่ผิดพลาด ซึ่งหากพวกเขาทำต่อไปในระยะยาว สิ่งนี้จะทำให้พวกเขากลายเป็นพวก task-focused ที่มุ่งเน้นการทำงานและผลลัพธ์มากเกินไป โดยลืมไปว่าการมีความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานก็มีความสำคัญและส่งผลต่องานได้เช่นเดียวกัน

อีกเทคนิคหนึ่งสำหรับเรื่องนี้ คือการกำหนดอัตราส่วนเป้าหมายสำหรับการเจอกันผ่านวิดีโอและการเจอกันแบบตัวต่อตัว สำหรับกลุ่มคนที่ต้องทำงานด้วย และในโอกาสต่าง ๆ เอาไว้ตั้งแต่แรก ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าใหม่ อาจตั้งเป้าไปที่การผสมผสาน 80/20 คือ 80% เป็นการเจอผ่านวิดีโอ อีก 20% คือการพบปะแบบตัวต่อตัว

ขีดเส้นแบ่งเวลาส่วนตัวกับเวลาทำงานให้ชัด

ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่า แม้กระทั่งก่อนเกิดโรคระบาด ผู้บริหารส่วนใหญ่ก็ยังมีปัญหาในการรักษาขอบเขตระหว่างเวลาทำงานและเวลาส่วนตัว ยิ่งในการทำงานแบบไฮบริดที่พวกเขาสามารถเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอจากที่บ้านได้แล้ว พวกเขายิ่งต้องมีวินัยมากขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงการตอบตกลงที่ทำไปโดยไม่ชั่งใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทข้ามชาติ ผู้บริหารระดับสูงอาจต้องเตรียมตัวเข้าร่วมการประชุมกับทีมอื่นจากต่างประเทศได้ทุกชั่วโมง ไม่ว่าจะกลางวันหรือกลางคืน

เราทุกคนทราบดีว่าการทำงานแบบไฮบริดทำให้เส้นขั้นระหว่างเวลาส่วนตัวกับเวลาทำงานเบลอมากขึ้น สำหรับพวกผู้บริหารเองอาจรู้สึกว่าสามารถหาเวลามาให้การทำงานได้อีก โดยที่ขาดการตระหนักว่าเวลาที่หาได้จริง ๆ อาจเป็นเวลาในการพักผ่อน ทำให้พวกเขาอาจตอบตกลงในการประชุมทางไกลมากขึ้น ดังนั้น ถึงเวลาแล้วที่พวกเขาจะต้องพิจารณาถึงเวลาส่วนตัวให้มากขึ้น ก่อนจะเสียเวลาของตัวเองไปกับการทำงานจนหมด

หลังจากนี้ เหล่าผู้บริหารควรต้องมีบรรทัดฐานที่ชัดเจนให้ทุกคนรู้ถึงลิมิตเวลา และเนื้องานที่จำเป็นสำหรับพวกเขา รวมไปถึงตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมเฉพาะที่จำเป็นเท่านั้น

ทั้ง 4 ข้อที่ได้สรุปมาข้างต้น คือคำแนะนำที่อ้างอิงมากจากผู้บริหารส่วนใหญ่ ซึ่งปฏิเสธไม่ได้ว่าผลการศึกษาของ Michael Porter ในครั้งนี้ ทำให้เราทุกคนได้รู้ว่าการกลับไปใช้วิธีการทำงานแบบยุคก่อนการแพร่ระบาดแบบร้อยเปอร์เซ็นต์ไม่ใช่เรื่องที่ดี และการยึดติดกับวิธีการทำงานระหว่างที่มีการแพร่ระบาด ที่ถึงแม้จะมีอุปกรณ์ต่าง ๆ จะเข้ามาอำนวยความสะดวกสบายและประหยัดเวลาได้มากขึ้น แต่ไม่คำนึงถึงผลลัพธ์ในระยะยาว ก็ไม่ใช่เรื่องที่ควรทำเช่นกัน การประยุกต์และผสมผสานการทำงานตามที่เหมาะสม เลือกใช้เวลาที่มีจำกัดไปกับการทำงานที่จำเป็น แบ่งเวลาส่วนตัวให้กับตัวเองและนึกถึงการร่วมมือกันกับพนักงานให้มากขึ้น จึงอาจเป็นคำตอบที่ดีที่สุดสำหรับเหล่าผู้บริหารในเวลานี้

บทความนี้แปลและเรียบเรียงข้อมูลจาก How CEOs Should Manage Their Time in the Hybrid Workplace ของ Harvard Business Review