CEO ยุคไฮบริด จะจัดการเวลาตัวเองอย่างไร? เมื่อ 42% ใช้เวลากับการประชุม | Techsauce

CEO ยุคไฮบริด จะจัดการเวลาตัวเองอย่างไร? เมื่อ 42% ใช้เวลากับการประชุม

การแพร่ระบาดของ COVID-19 ได้สร้างความท้าทายหลากหลายรูปแบบให้กับผู้บริหารองค์กรทั่วโลก ขณะนี้เมื่อโลกกำลังหมุนกลับเข้าสู่ภาวะปกติใหม่ ความท้าทายใหม่ก็ยังคงมีเข้ามาเรื่อยๆ เราจะพบว่าความปกติใหม่ของโลกการทำงานหลังจากนี้ที่ผู้บริหารและองค์กรต้องทรานส์ฟอร์มให้ทัน และต้องทำให้ได้ มีแนวโน้มหนีไม่พ้นการทำงานแบบไฮบริด แต่ถึงอย่างนั้น ผู้นำจากหลายองค์กรก็เริ่มมีคำถามว่า วิธีการทำงานและการบริหารจัดการองค์กรของพวกเขาจะกลับไปเป็นเหมือนเดิมมากน้อยแค่ไหน อีกทั้งการทำงานแบบไฮบริดมีประเด็นสำคัญอย่างเรื่องของการแบ่งเวลาทำงานกับเวลาส่วนตัวให้ต้องคำนึงถึงด้วย

ในช่วงเปลี่ยนผ่านครั้งสำคัญเช่นนี้ CEO ทั้งโลกควรจะบริหารเวลาตัวเองอย่างไร ในยุคที่การแพร่ระบาดของโควิดได้เปลี่ยนพฤติกรรมของคนทำงานไปอย่างสิ้นเชิง ในบทความนี้ เรามีคำตอบที่น่าสนใจเกี่ยวกับเรื่องนี้

การบริหารเวลาเมื่อต้องทำงานแบบไฮบริดของผู้บริหารยุคใหม่

จากการศึกษาวิจัยของ Michael Porter ในหัวข้อ “How CEOs Manage Time” ซึ่งเป็นงานวิจัยที่ต่อเนื่องตั้งแต่ปี 2018 มาจนถึงปัจจุบัน มีผู้เข้าร่วมคือเหล่าผู้บริหารจาก 27 บริษัท ผลการศึกษาระบุว่าก่อนการแพร่ระบาดของโควิด เหล่าผู้บริหารมีการจัดสรรเวลาให้กับกิจวัตรต่าง ๆ โดยเฉลี่ย ดังต่อไปนี้ 

  • สำหรับการทำงาน : เฉลี่ย 62.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

  • สำหรับการนอนหลับ : เฉลี่ย 6.9 ชั่วโมงต่อวัน

  • สำหรับการออกกำลังกาย : เฉลี่ย 45 นาทีต่อวัน 

  • ใช้เวลา 61% ของทั้งหมดไปกับการประชุมแบบตัวต่อตัว

  • ใช้เวลา 3% จากทั้งหมดไปกับการเจอลูกค้า

ผลการศึกษานี้ เห็นได้ว่ามีช่องโหว่ในเรื่องของการบริหารจัดการด้านเวลาของผู้บริหารอยู่หลายส่วน ทั้งเวลาส่วนตวที่น้อยเกินปกติ และการใช้เวลาไปกับบางหน้าที่ที่ดูจะมากเกินจำเป็น ทาง Michael Porter ผู้เป็นเจ้าของผลการศึกษาจึงได้ทำการวิเคราะห์และสรุปผล ถึงวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพด้านการจัดสรรเวลาของผู้บริหาร ภายใต้บริบทยุคหลัง COVID ที่ทุกบริษัทต้องปรับการทำงานให้เป็นแบบไฮบริด ซึ่งมีทั้งสิ้น 4 ประการ ดังนี้

ผู้บริหารเองก็ต้องหาเวลาเข้าออฟฟิศ

แน่นอนว่าการที่พนักงานภายใต้บังคับบัญชาใช้เวลาการทำงานของพวกเขาในออฟฟิศ ย่อมดีต่อการตรวจสอบการทำงานและการสอนงาน แต่ในขณะที่ผู้บริหารมัวแต่คิดสัดส่วนเวลาที่จะใช้ในสำนักงานและสำหรับ Work from Home ที่เหมาะสมให้กับแต่ละทีม พวกเขาเองก็ควรระลึกให้ได้ว่า เวลาของพวกเขาก่อนหน้านี้ไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศมากขนาดนั้น

ผู้บริหารควรเข้าใจว่า การใช้เวลาในออฟฟิศของพวกเขาไม่ได้ส่งผลต่อเนื้องาน มากเท่ากับคุณค่าในเชิงสัญลักษณ์ แม้ว่าการทำงานจากนอกออฟฟิศไม่ได้ส่งผลลบกับการทำงานของพวกเขา แต่การเข้าออฟฟิศของตำแหน่งที่มีความสำคัญอย่างผู้บริหาร สามารถใช้เพื่อเป็นสัญลักษณ์ให้ทุกคนรู้ว่าใครคือคนที่มีความสำคัญกับองค์กรได้ อย่างไรก็ตาม จากการศึกษาการทำงานของผู้บริหารในปี 2018 พบว่า CEO กลับใช้เวลาเพียง 47% ของชั่วโมงการทำงานที่สำนักงานใหญ่ และส่วนที่เหลือในการประชุมนอกสถานที่ เดินทางไปทำธุรกิจ หรือทำงานทางไกล กลายเป็นว่าผู้บริหารเข้ามาสำนักงานน้อยกว่าผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาของตนเองด้วยซ้ำ ดังนั้น หลังจากนี้เหล่าผู้บริหารทั้งหลายอาจต้องพิจารณาเวลาของตัวเองส่วนหนึ่ง มาปรากฏตัวนั่งทำงานในสำนักงานให้มากขึ้น หรืออย่างน้อย ก็ควรมากกว่าพนักงานที่อยู่ระดับล่างกว่า

การจัดประชุมออนไลน์ สะดวก ง่ายดาย แต่ไม่ได้มีแต่ข้อดี

เมื่อเวลาผ่านไป ทั้งพนักงานและผู้บริหารเองเริ่มชินวิถีการทำงานแบบใหม่ที่ต้องอาศัยการทำงานจากนอกออฟฟิศกันมากขึ้น การจัดให้มีการจัดการประชุมออนไลน์ย่อมง่ายกว่าการจัดการประชุมแบบตัวต่อตัว ที่ต้องมาเจอกันจริง ๆ แต่ในระยะยาวสิ่งนี้จะส่งผลดีจริงหรือ? จากการศึกษาวิจัยของ Michael Porter มีข้อปฏิบัติสามข้อที่เหล่าผู้บริหารต้องระวังเมื่อใช้แพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์

เลิกปรากฏตัวในการประชุมที่ไม่จำเป็น

การประชุมแบบออนไลน์ทำให้การสอดแนมเป็นเรื่องง่ายสำหรับ CEO การเข้าสู่ระบบเพียงคลิกเดียวเพื่อแวะเวียนมาดูการประชุมของลูกน้องแบบนี้ อาจช่วยเพิ่มกำลังใจในการทำงานหรือช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานแต่ละคนในการประชุมให้มีมากขึ้นได้ก็จริง อย่างไรก็ตาม การใช้เครื่องมือที่อำนวยความสะดวกเช่นนี้เองที่กลายเป็นดาบสองคม เพราะข้อมูลที่ได้จากการศึกษาพบว่า CEO จำนวนมากกลับใช้เวลาในการตรวจสอบการปฏิบัติงานของลูกน้องมากเกินไป ฉะนั้น ผู้บริหารทั้งหลายต้องระวังอย่าให้สิ่งนี้ติดไปในการทำงานแบบไฮบริดที่จะเกิดขึ้นหลังจากนี้ด้วย

ระวังการชวนคนที่ไม่เกี่ยวข้องมาประชุม

อย่างที่เกริ่นไปว่า การจัดประชุมออนไลน์ง่ายกว่าการจัดประชุมแบบตัวต่อตัวหลายเท่า ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ CEO หรือหัวหน้าทีมมักกดเชิญคนที่ไม่จำเป็นจากทีมอื่นมาเข้าร่วมการประชุมที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับพวกเขา เหตุผลที่ต้องระวัง คือเมื่อในการประชุมมีคนเยอะเกินไป สมาชิกจะเงียบและเริ่มทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทุกคนจะขาดสมาธิในประชุมตรงหน้า การมีส่วนร่วมในการประชุมก็จะไม่เกิดขึ้นในที่สุด

อาจขาดการปฏิสัมพันธ์กันจริงในระยะยาว

จากการศึกษาเมื่อปี 2018 พบว่า ผู้บริหารใช้เวลา 42% ของการประชุม ไปกับการประชุมออนไลน์รายบุคคล เพื่อรายงานบางสิ่งกับคนที่พวกเขารู้จักดีอยู่แล้ว เป็นสิ่งที่เข้าใจได้ว่า การประชุมกับคนที่เรารู้จักดีผ่านรูปแบบวิดีโอ อาจจะมอบความสะดวกและรู้สึกสบายใจมากกว่า อย่างไรก็ตาม  ในแง่ของความสัมพันธ์ในที่ทำงานในระยะยาว การประชุมควรเกิดขึ้นแบบตัวต่อตัว ได้เจอกันจริงด้วยเป็นระยะ ๆ จึงจะดีกว่า นอกจากนี้ ยังมีคำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับกิจกรรมสร้างความสัมพันธ์กันในบริษัท หากจัดขึ้นแบบตัวต่อตัว ที่ทุกคนได้เจอและพูดคุยกันจริง จะได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการทำผ่านแพลตฟอร์ม

ใช้เวลาเดินทางพบปะทีมงานของตัวเองให้มากขึ้นกว่าเดิม

การประชุมทางธุรกิจกับบริษัทอื่นแบบตัวต่อตัว จะส่งผลดีในแง่ของการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีเพราะนี่เป็นเหมือนการแสดงออกถึงความเคารพซึ่งกันและกัน ยิ่งในตอนนี้ที่การเปิดประเทศกำลังจะกลับมา ผู้บริหารหลายคนอาจเริ่มวางแผนขึ้นเครื่องบิน เดินทางไปร่วมการประชุมทางธุรกิจในที่ไกล ๆ กันบ้างแล้ว แต่ด้วยเหตุผลที่คล้ายคลึงกัน แทนที่จะใช้เวลาประชุมกับบุคคลภายนอกเพียงอย่างเดียว Michael Porter แนะนำให้เหล่าผู้บริหารหันมาให้ความสนใจ และเข้าเยี่ยมผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาของตนเองด้วย

สิ่งที่น่ากลัวสำหรับข้อนี้ คือผู้บริหารอาจติดนิสัยการปฏิบัติเช่นนี้กับพนักงานของตนเองต่อไปเรื่อย ๆ การพบปะกับทีมงานหรือบุคลากรภายใน อาจถูกย้ายไปอยู่ในแบบออนไลน์ทั้งหมดแทน เพราะการลำดับความสำคัญที่ผิดพลาด ซึ่งหากพวกเขาทำต่อไปในระยะยาว สิ่งนี้จะทำให้พวกเขากลายเป็นพวก task-focused ที่มุ่งเน้นการทำงานและผลลัพธ์มากเกินไป โดยลืมไปว่าการมีความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานก็มีความสำคัญและส่งผลต่องานได้เช่นเดียวกัน

อีกเทคนิคหนึ่งสำหรับเรื่องนี้ คือการกำหนดอัตราส่วนเป้าหมายสำหรับการเจอกันผ่านวิดีโอและการเจอกันแบบตัวต่อตัว สำหรับกลุ่มคนที่ต้องทำงานด้วย และในโอกาสต่าง ๆ เอาไว้ตั้งแต่แรก ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าใหม่ อาจตั้งเป้าไปที่การผสมผสาน 80/20 คือ 80% เป็นการเจอผ่านวิดีโอ อีก 20% คือการพบปะแบบตัวต่อตัว

ขีดเส้นแบ่งเวลาส่วนตัวกับเวลาทำงานให้ชัด

ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่า แม้กระทั่งก่อนเกิดโรคระบาด ผู้บริหารส่วนใหญ่ก็ยังมีปัญหาในการรักษาขอบเขตระหว่างเวลาทำงานและเวลาส่วนตัว ยิ่งในการทำงานแบบไฮบริดที่พวกเขาสามารถเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอจากที่บ้านได้แล้ว พวกเขายิ่งต้องมีวินัยมากขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงการตอบตกลงที่ทำไปโดยไม่ชั่งใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทข้ามชาติ ผู้บริหารระดับสูงอาจต้องเตรียมตัวเข้าร่วมการประชุมกับทีมอื่นจากต่างประเทศได้ทุกชั่วโมง ไม่ว่าจะกลางวันหรือกลางคืน

เราทุกคนทราบดีว่าการทำงานแบบไฮบริดทำให้เส้นขั้นระหว่างเวลาส่วนตัวกับเวลาทำงานเบลอมากขึ้น สำหรับพวกผู้บริหารเองอาจรู้สึกว่าสามารถหาเวลามาให้การทำงานได้อีก โดยที่ขาดการตระหนักว่าเวลาที่หาได้จริง ๆ อาจเป็นเวลาในการพักผ่อน ทำให้พวกเขาอาจตอบตกลงในการประชุมทางไกลมากขึ้น ดังนั้น ถึงเวลาแล้วที่พวกเขาจะต้องพิจารณาถึงเวลาส่วนตัวให้มากขึ้น ก่อนจะเสียเวลาของตัวเองไปกับการทำงานจนหมด

หลังจากนี้ เหล่าผู้บริหารควรต้องมีบรรทัดฐานที่ชัดเจนให้ทุกคนรู้ถึงลิมิตเวลา และเนื้องานที่จำเป็นสำหรับพวกเขา รวมไปถึงตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมเฉพาะที่จำเป็นเท่านั้น

ทั้ง 4 ข้อที่ได้สรุปมาข้างต้น คือคำแนะนำที่อ้างอิงมากจากผู้บริหารส่วนใหญ่ ซึ่งปฏิเสธไม่ได้ว่าผลการศึกษาของ Michael Porter ในครั้งนี้ ทำให้เราทุกคนได้รู้ว่าการกลับไปใช้วิธีการทำงานแบบยุคก่อนการแพร่ระบาดแบบร้อยเปอร์เซ็นต์ไม่ใช่เรื่องที่ดี และการยึดติดกับวิธีการทำงานระหว่างที่มีการแพร่ระบาด ที่ถึงแม้จะมีอุปกรณ์ต่าง ๆ จะเข้ามาอำนวยความสะดวกสบายและประหยัดเวลาได้มากขึ้น แต่ไม่คำนึงถึงผลลัพธ์ในระยะยาว ก็ไม่ใช่เรื่องที่ควรทำเช่นกัน การประยุกต์และผสมผสานการทำงานตามที่เหมาะสม เลือกใช้เวลาที่มีจำกัดไปกับการทำงานที่จำเป็น แบ่งเวลาส่วนตัวให้กับตัวเองและนึกถึงการร่วมมือกันกับพนักงานให้มากขึ้น จึงอาจเป็นคำตอบที่ดีที่สุดสำหรับเหล่าผู้บริหารในเวลานี้

บทความนี้แปลและเรียบเรียงข้อมูลจาก How CEOs Should Manage Their Time in the Hybrid Workplace ของ Harvard Business Review

RELATED ARTICLE

Responsive image

เลือก ‘MarTech Stack’ ที่เหมาะสมกับแบรนด์ของคุณ ลดต้นทุน ลดเวลา พายอดขายพุ่ง

Marketing Technology (MarTech) กุญเเจสำคัญที่ทำให้แบรนด์บรรลุความสำเร็จเกินเป้าหมาย และช่วยปิดช่องว่างที่ถูกเปิดขึ้นจากพฤติกรรมผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว...

Responsive image

เวียดนาม กับโอกาสที่ต้องคว้า: ธนาคารกสิกรไทย เปิดสาขาแรกที่โฮจิมินห์ เดินเกมรุกขยาย Digital Banking มุ่งสู่การเป็นธนาคารแห่งภูมิภาค AEC+3

เมื่อไม่นานมานี้ ธนาคารกสิกรไทย ได้เปิดสาขาใหม่ที่นครโฮจิมินห์อย่างเป็นทางการ ซึ่งเป็นสาขาแรกในประเทศเวียดนาม และเป็นสาขาที่ 10 ในต่างประเทศ โดยเป้าหมายของธนาคารกสิกรไทยในเวียดนาม...

Responsive image

‘Conversational Commerce’ เทคนิคการตลาดที่แบรนด์ต้องใส่ใจ หากอยากสร้างความแตกต่าง

Conversational Commerce หรือ การซื้อขายผ่านการส่งข้อความ เครื่องมือการตลาดสำคัญของแบรนด์ ที่จะช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า...