หัวหน้าจะสร้างความผูกพันพนักงานในช่วง Work from Home ได้อย่างไร

เรียบเรียงโดย ผศ.ดร.พัชรา โพธิ์ไพฑูรย์ คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

องค์กรจำนวนมากจำเป็นต้องให้พนักงานทำงานจากบ้านหรือ Working from Home (WFH) ในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19  การบริหารทีมงานที่ต้องทำงานจากบ้านเช่นนี้อาจจะเป็นประสบการณ์ครั้งแรกสำหรับหัวหน้างานบางคน และยิ่งซ้ำร้ายกว่านั้นคือเหตุการณ์นี้เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วอย่างชนิดที่ว่าหลายองค์กรไม่ทันมีการเตรียมการ ทั้งพนักงานและหัวหน้าอาจจะไม่มีแนวปฏิบัติที่ชัดเจนว่าจะสั่งงาน ติดตาม หรือแก้ปัญหาหน้างานกันอย่างไร การทำงานจากบ้านในวิกฤตการระบาดนี้แบบไม่ทันตั้งตัวเช่นนี้อาจทำให้พนักงานเผชิญความท้าทายในการทำงานมากขึ้น บางคนอาจจะเสียสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและเวลาว่างสำหรับชีวิตส่วนตัว (Work/Life Balance) และหากสถานการณ์ยาวต่อเนื่องพนักงานอาจจะรู้สึกโดดเดี่ยวทางสังคม มีความเครียด และอาจจะกระทบถึงปัญหาครอบครัว สิ่งเหล่านี้เป็นเหตุให้ความผูกพันพนักงาน หรือ Employee Engagement ถูกลดทอนลงไปในช่วง WFH 

การทำงานจากบ้านมีความซับซ้อนและท้าทายมากกว่าการทำงานในที่ทำงาน  พนักงานอาจจะต้องปรับตัวกับการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการทำงานมากขึ้น การแก้ปัญหาหน้างานที่ต้องประสานกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นอาจจะทำได้ยากขึ้นเพราะไม่ได้เห็นหน้ากัน โอกาสที่หัวหน้าจะโค้ชงานก็คงทำไม่ได้เหมือนกับตอนที่ทำงานในที่ทำงานเช่นกัน ดังนั้น พนักงานจึงอาจต้องพึ่งพาตัวเองมากขึ้นและใช้ความพยายามมากกว่าเดิมในการทำงาน 

การแยกระหว่าง “ชีวิตการทำงาน” กับ “ชีวิตส่วนตัว” เป็นไปได้ยากขึ้น พนักงานบางคนอาจจะทำงานแบบไม่มีช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจนในแต่ละวัน นอกจากนี้ การขาดปฏิสัมพันธ์ทางสังคมอาจจะทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกโดดเดี่ยว ในระยะยาวความรู้สึกโดดเดี่ยวนี้อาจจะทำให้พนักงานเบื่อ รู้สึกผูกพันกับหน่วยงานและองค์กรลดลง และอาจจะเริ่มมองหาอะไรอย่างอื่นทำในที่สุด  

กรณีที่พนักงานบางคนที่มีครอบครัวก็อาจจำเป็นต้องให้เวลากับบุตรหลานหรือคนในครอบครัวในระหว่างวันที่ทำงานด้วย  เพราะในช่วงสถานการณ์เช่นนี้ สถานรับเลี้ยงเด็ก โรงเรียน และสถานที่จัดกิจกรรมต่าง ๆ สำหรับเด็ก ต้องปิดลงชั่วคราวด้วยเช่นกัน แม้ว่าการให้เวลาในการดูแลบุตรหลานครอบครัวจะเป็นเรื่องที่สำคัญ แต่การทำงานไปด้วยและดูแลบุตรหลานไปด้วยในเวลางานถือเป็นความท้าทายที่พนักงานจะต้องเผชิญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

หัวหน้างานจะบริหารงานระยะไกลได้อย่างไร

ในสถานการณ์ที่พนักงานต้องเผชิญเหตุการณ์เหล่านี้ หัวหน้างานสามารถช่วยพนักงานผ่อนคลายความตึงเครียด บริหารสมดุลเรื่องงานกับชีวิตส่วนตัวพนักงาน และเปลี่ยนความรู้สึกโดดเดี่ยวกับเหตุการณ์มาเป็นการเสริมสร้างความผูกพันพนักงานได้อย่างไร

บทความใน Harvard Business Review เรื่อง A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers ให้คำแนะนำว่า

• หัวหน้าและพนักงานที่ทำงานจากบ้านควรมีการจัดช่วงเวลาที่ชัดเจนสำหรับการติดตามงาน และช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับทีมงาน พนักงานที่ทำงานจากบ้านก็จะต้องจัดตารางเวลาการทำงานที่ชัดเจนว่าช่วงใดเป็นช่วงเวลาทำงาน ช่วงใดเป็นช่วงเวลาสำหรับครอบครัวหรือเวลาส่วนตัว และแจ้งให้ทีมงานและหัวหน้าทราบว่าช่วงเวลาใดเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสำหรับการประชุมหรือการติดตามงานประจำวัน 
• หัวหน้างานอาจจะใช้การโทรคุยกับพนักงานทีละคนถ้าลักษณะงานเป็นงานที่ต่างคนต่างทำและไม่ต้องประสานงานกันมากนักภายในทีม แต่ถ้าลักษณะงานเป็นงานที่ต้องประสานความร่วมมือกันมากๆ หัวหน้างานควรใช้การโทรหรือประชุมร่วมกันแบบเป็นกลุ่ม  ที่สำคัญคือหัวหน้างานควรทำเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอ ทำให้พนักงานสามารถรู้หรือคาดเดาได้ว่าเขามีช่วงเวลาที่สามารถสอบถามหรือขอคำแนะนำเรื่องงานหรือเรื่องที่เขาเป็นกังวลจากหัวหน้าได้ นับเป็นวิธีการหนึ่งที่หัวหน้าสามารถช่วยให้พนักงานลดความตึงเครียดในการทำงานลงได้ การกำหนดตารางการทำงานที่ชัดเจนช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากบ้านสามารถสร้างสมดุลชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวได้ดีมากขึ้นด้วยเช่นกัน 
• นอกจากเวลาติดตามงานที่ทำเป็นประจำทุกวันแล้ว ทีมงานควรตกลงร่วมกันเกี่ยวกับการใช้ช่องทางในการสื่อสาร เรื่องใดควรใช้อีเมล์ ใช้ไลน์ หรือการโทร หรือเรื่องใดควรจะต้องใช้ประชุมทางไกล (Video Conference) หลักการง่าย ๆ ในการเลือกใช้ช่องทางในการสื่อสารคือให้นึกถึงสถานการณ์การทำงานจริงว่าเรื่องใดใช้ช่องทางใดในการสื่อสาร หากเรื่องใดที่ต้องมีการประชุมเห็นหน้ากัน เช่น เรื่องที่ต้องหารือร่วมกัน หรือเรื่องที่มีความซับซ้อนละเอียดอ่อน การใช้ประชุมทางไกล (Video Conference) ที่ถ่ายทอดได้ทั้งภาพและเสียงน่าจะมีความเหมาะสมมากกว่าการใช้อีเมล์ เป็นต้น  การสื่อสารด้วยช่องทางเช่นนี้จะช่วยทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และยังเป็นการลดความรู้สึกโดดเดี่ยวจากทีมลงได้  
• อีกประการหนึ่งคือการหาโอกาสสร้างปฏิสัมพันธ์ทางสังคมทางไกลกับพนักงาน (Remote Social Interaction) หัวหน้าอาจจะใช้เวลาในช่วงต้นของการประชุมพูดคุยเรื่องทั่วไปที่ไม่เกี่ยวกับงาน ก่อนที่จะเข้าสู่ประเด็นการติดตามงาน หรืออาจมีช่วงเวลาที่ทีมงานพักเบรคพร้อมกันเพื่อมาคุยกันเรื่องทั่วไปที่ไม่เกี่ยวกับงานผ่านช่องทางออนไลน์ (Virtual Break) หรือในบางครั้งเองหัวหน้าอาจจะสั่งอาหารกลางวันหรือขนมเบรคไปส่งให้กับพนักงานที่ทำงานจากบ้านเพื่อให้ทีมงานทุกคนสามารถมีประสบการณ์ร่วมกันในการทานอาหารหรือขนมเบรคร่วมกันในการประชุม (Virtual Break/Lunch) เป็นต้น การสร้างประสบการณ์ร่วมกันถือเป็นกิจกรรมที่สามารถช่วยสร้างความผูกพันพนักงานได้ด้วยเช่นกัน  
• ประการสุดท้ายคือการสังเกตอาการผิดปกติของพนักงานที่เริ่มมีอาการเก็บตัวเงียบ ซึ่งอาจจะเกิดจากความกังวลใจหรือความเครียดจากสภาพเศรษฐกิจและผลกระทบต่อพนักงานและครอบครัว หรือแม้กระทั่งเรื่องการปรับตัวอย่างไม่ทันตั้งตัวกับการที่ต้องเปลี่ยนไปทำงานจากบ้าน ดังนั้น หัวหน้าจึงควรสอบถามความเป็นอยู่หรือรับฟังความกังวลใจของพนักงานด้วยใจ โอบรับอารมณ์ความรู้สึกของพนักงานด้วยใจปรารถนาที่จะให้เขาได้ผ่อนคลาย การให้พลังบวกและการปลดล็อคผ่านการดูแลใจพนักงานในภาวะเช่นนี้เป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญในการสร้างประสบการณ์เชิงบวกส่งผลต่อความผูกพันของพนักงานที่มีต่อองค์กรได้ในรูปแบบหนึ่งเช่นกัน 

โดยสรุปแล้ว หัวหน้าสามารถสร้างความผูกพันพนักงานในช่วงที่พนักงานทำงานจากบ้าน หรือ Working from Home ได้ด้วยการตกลงร่วมกันเรื่องตารางเวลาการทำงานและแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการเลือกใช้ช่องทางการสื่อสาร ให้เวลาสำหรับการโค้ชงานและการช่วยเหลือพนักงานเมื่อเผชิญปัญหาหน้างาน การสร้างประสบการณ์การสังสรรค์ร่วมกันผ่านสื่อออนไลน์ ตลอดจนการสังเกตดูอาการผิดปกติของพนักงานและการพูดคุยกับพนักงานมากขึ้นเกี่ยวกับความอยู่ดีมีสุขของพนักงานในระหว่างที่ WFH เพียงเท่านี้ท่านก็สามารถช่วยสร้างและตรึงความผูกพันพนักงานในยามเราต่างต้องมีระยะห่างทางสังคมเพื่อฝ่าวิกฤตนี้ไปด้วยกัน