กับดักนวัตกรรม ตอนที่ 2: ว่าด้วยเรื่องของ Budget งบประมาณ
Budget (งบประมาณ) มาจากคำว่า bougette ในภาษาฝรั่งเศสที่แปลว่า ถุงหนัง ซึ่งหมายถึงถุงที่ไว้เก็บเงินทองไว้ใช้จ่ายนั่นเอง หากเวลาต้องเดินทางไกล เงินในถุงมีเท่าไร ก็สามารถใช้จ่ายได้ไม่เกินนั้น ไม่มีการใช้บัตรเครดิตอย่างในปัจจุบัน ตอนนี้งบประมาณจึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมการใช้จ่ายของแต่ละแผนก แต่ละส่วนงานไม่ให้ใช้จ่ายเกินที่วางแผนไว้ ซึ่งในการดำเนินการแบบปกติก็มีประโยชน์มากมาย เช่น ช่วยทำให้วางแผนการจัดหาเงิน และบริหารเงินง่าย ทำให้ค่าใช้จ่ายไม่บานปลาย และยังถูกใช้เป็นเครื่องมือในการควบคุมทิศทางของบริษัทอีกด้วย โดยการสนับสนุนโครงการที่เป็นนโยบายของบริษัท และตัดค่าใช้จ่ายในโครงการที่ไม่ใช่ทิศทางของบริษัท
แต่กระบวนการทำแผนงบประมาณก็สร้างปัญหามากมายเช่นกัน (โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับการสร้างนวัตกรรม)
- ถ้าต้องการทำงบประมาณอย่างจริงจัง ก็จะต้องใช้ทรัพยากรอย่างมหาศาลในการเตรียมข้อมูล และวางแผน จึงอาจจะไม่คุ้มค่า
- ปกติจึงมีการตั้งเป้างบประมาณโดยอาศัยข้อมูลของงบประมาณจากปีก่อนเป็นฐาน และใช้เป็นงบประมาณขั้นต่ำในปีถัดไป ซึ่งแย่ตรงที่ไม่ได้สะท้อนถึงแผนการทำงานเลย แค่ทำให้ผ่านๆ ไป
- นอกจากนี้ เวลาใช้งบประมาณไม่หมด ผู้บริหารระดับสูงก็มักเลือกที่จะตัดงบประมาณในปีถัดไปให้เหลือเพียงงบประมาณที่ใช้ในปีก่อนหน้า ทำให้ผู้ใช้งบประมาณมีแรงจูงใจที่จะใช้งบประมาณให้หมดตามที่วางแผนไว้ ทำให้งบประมาณถูกใช้อย่างสิ้นเปลืองโดยเฉพาะยามใกล้สิ้นปีงบประมาณ
- เนื่องจากงบประมาณมักเกิดจากการจัดสรรทรัพยากรที่มีจำกัด จึงทำกันอย่างอลุ้มอล่วย เพื่อแบ่งเค้กของทรัพยากรกัน จึงไม่ได้สะท้อนถึงความจำเป็นตามภาพรวม มักขึ้นอยู่กับความสามารถของเจ้าของงบประมาณในการชักจูง หรือเล่นการเมือง
- ด้วยความที่งบประมาณมีต้นทุนในการจัดเตรียมสูง และยังยากลำบากในการได้อนุมัติ หรือเปลี่ยนแปลง จึงมักทำเพียงปีละครั้ง หรือไตรมาสละครั้ง ซึ่งไม่สะท้อนตลาดที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในยุคนี้
- เนื่องจากมีรายละเอียดมากมาย ผู้บริหารระดับสูงไม่สามารถที่จะลงรายละเอียดได้ เวลาเกิดปัญหาเช่นต้องตัดงบ ก็จะเลือกตัดรวมๆ เช่น ตัดงบค่าเดินทางทั้งหมด โดยไม่ได้ดูว่าอะไรจำเป็น ไม่จำเป็น
- ดังนั้น งบประมาณ คือ ภาพลวงตาที่ผู้บริหารรู้สึกว่ามีความสามารถในการควบคุม แต่จริงๆ แล้วกลับไม่ใช่ มันมักเป็นเพียงสิ่งที่ทำให้พนักงานในบริษัททำงานอย่างยากลำบากเสียเป็นส่วนใหญ่
ในขอบเขตของการพัฒนานวัตกรรม งบประมาณยิ่งส่งผลร้ายขึ้นทวีคูณ โดยเฉพาะบริษัทที่ไม่มีการบริหารและวางแผนงบประมาณที่ดี เพราะ
- นวัตกรรมมักเป็นสิ่งที่ไม่รู้รายละเอียดล่วงหน้า อาศัยไอเดีย การค้นคว้า ทดลอง และทำไปเรื่อยๆ ถึงรู้ข้อมูลเพิ่มต้น ถึงจะค่อยๆ รู้ว่าต้องทำอะไรต่อใช้ และต้องใช้เงินแค่ไหน หากต้องระบุล่วงหน้าให้ชัดเจน และต้องไม่ใช้เงินเกิน เงินขาด แทบจะเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้
- นวัตกรรมมักไม่ใช่เรื่องที่ทำคนเดียวได้ จะทำให้สำเร็จมักต้องอาศัยความร่วมมือร่วมแรงจากหลายๆ ฝ่าย หากอยู่ดีๆ ฝ่ายหนึ่งคิดนวัตกรรมได้ การที่จะไปขอแรงจากฝ่ายอื่นโดยไม่มีงบประมาณ แทบจะทำไม่ได้ง่ายๆ
- และด้วยความที่นวัตกรรมเป็นเรื่องมักทำกันเป็นทีม ที่ประกอบด้วยคนจากหลายๆ ส่วนงาน ทำให้การวางแผนงบประมาณทำได้ยาก เพราะงบประมาณมักจะทำเป็นระดับฝ่าย มากกว่าเป็นระดับทีม
ที่จึงเป็นสาเหตุที่หนังสืออย่าง Implementing Beyond Budgeting: Unlocking the Performance Potential พยายามนำเสนอแนวทางในการปฏิบัติงานที่ก้าวข้ามการวางแผนงบประมาณแบบเดิมๆ โดยการนำเสนอ 12 Beyond Budget Principles โดยหลักการหลายๆ อันจะคล้ายกันกับ Agile Management แต่จะมุ่งเน้นในส่วนของงบประมาณ โดยให้ลดความสำคัญของงบประมาณลง ให้อิสระให้การใช้จ่ายมากขึ้น โดยใช้ความโปร่งใสในการควบคุมแทน และปลูกฝังความคิดการใช้จ่ายตามความจำเป็นแทน
.
กล่าวโดยสรุปว่า ถ้าหากคุณอยากเปลี่ยนองค์กรของคุณให้สามารถสร้างสรรค์นวัตกรรมได้ อย่าเอาระบบงบประมาณแบบเข้มงวดมาผูกมัด เพราะมันจะกลายเป็นสิ่งที่ขัดขวางนวัตกรรมครับ
ลงทะเบียนเข้าสู่ระบบ เพื่ออ่านบทความฟรีไม่จำกัด
มีบัญชีอยู่แล้ว ?
เข้าสู่ระบบ
ttb เดินหน้า People Transformation ผ่านงาน Explore Your Future ปั้นพนักงานสู่ “AI Orchestrators” ด้วยโมเดล คิด–สร้าง–ใช้ (Think–Create–Use) พัฒนาโซลูชันจาก Pain จริง พร้อมวาง 4 Fut...
0
ถอดรหัส Growth Forum 2025: ทำไม 'จิตวิทยา' และ 'Mindfulness' ถึงสำคัญไม่แพ้ 'กลยุทธ์' ในยุค AI
ถอดรหัส Growth Forum 2025: ทำไม 'จิตวิทยา' และ 'Mindfulness' ถึงสำคัญไม่แพ้ 'กลยุทธ์' ในยุค AI? สรุปประเด็นสำคัญจาก 3 Workshop ผู้นำระดับโลก ทั้งการอ่านใจลูกค้าด้วย GRAMS กลยุทธ์ '...
0
รู้จักการทำงานแบบ Startup Squads เมื่อองค์กรใหญ่หันมาคิดเล็ก
เรียนรู้กลยุทธ์ Startup Squads ผ่านกรณีศึกษา Snap Inc. เมื่อทีมเล็กอาจกลายเป็นทางรอดของยักษ์ใหญ่...
0
