ประชุมทั้งวันไม่ได้อะไร รู้จักกฏ 3 ข้อที่ Jeff Bezos เจ้าของ Amazon ใช้ประชุม | Techsauce

ประชุมทั้งวันไม่ได้อะไร รู้จักกฏ 3 ข้อที่ Jeff Bezos เจ้าของ Amazon ใช้ประชุม

ประชุมทั้งวันแต่ไม่ได้ข้อสรุปอะไรเลย หนึ่งในปัญหาที่หลายคนต้องเคยเจอ กลายเป็นว่าเข้าไปนั่งเสียเวลาเป็นชั่วโมง งานเก่าก็ไม่เสร็จและงานใหม่ก็ไม่เดิน

แต่ Jeff Bezos ผู้ก่อตั้งบริษัท Amazon ที่มีประชุมเกือบทุกวัน สามารถทำให้ทุกประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพได้ด้วยกฏ 3 ข้อ มีอะไรบ้างไปดูกัน !

ประชุมแบบมีคุณภาพ ด้วยกฏ 3 ข้อของ Jeff Bezos

วัฒนธรรมการทำงานของ Amazon จะหลีกเลี่ยงประชุมที่ไร้คุณภาพ เช่น ประชุมแบบไม่มีเป้าหมาย มีการพูดคุยที่มีแต่น้ำไม่มีเนื้อ หรือผู้เข้าประชุมไม่เตรียมตัวศึกษาข้อมูลก่อนเข้าประชุม เพราะมีแต่ทำให้บริษัทเสียเวลา เสียโอกาส และเสียเงินโดยใช่เหตุ

Jeff Bezos จึงได้ถอดรหัสวิธีการจัดประชุมให้มีคุณภาพ พนักงานไม่เสียเวลา และบริษัทก็ได้ประโยชน์ ดังนี้

1. สูตรการจัดประชุมด้วย ‘พิซซ่า 2 ถาด’

ยิ่งคนเยอะ ความคิดเห็นก็จะมากและทำให้สรุปผลการประชุมได้ยากขึ้น บางคนอาจพูดมาก แต่ไม่มีอะไรที่เป็นประโยชน์ อาจทำให้เสียเวลาได้ Jeff Bezos จึงใช้วิธีจำกัดคนเข้าประชุมด้วย ‘พิซซ่า 2 ถาด’ เพราะหากต้องใช้พิซซ่ามากกว่า 2 ถาดเพื่อเลี้ยงทุกคนที่เข้าประชุม นั่นหมายความว่ามีผู้เข้าประชุมมากเกินไปแล้ว

ดังนั้น เมื่อการประชุมที่ใช้สูตรพิซซ่า 2 ถาด ก็จะมีผู้เข้าประชุมในจำนวนที่พอดี และการออกความเห็นต่าง ๆ ก็จะอยู่ในเกณฑ์ที่เหมาะสม ไม่น้อยเกินไป หรือมากเกินไป ทำให้ใช้เวลาในการหาข้อสรุปไม่นาน

2. ไม่มี PowerPoint

ที่ Amazon ในการประชุมจะไม่มี PowerPoint ใช้นำเสนอ แต่ใช้เอกสารประกอบการประชุม 6 หน้า ที่จะมีข้อมูลและรายละเอียดการประชุมทั้งหมดรวมเอาไว้ โดยเอกสารนี้ต้องมีข้อมูลที่ชัดเจนครบถ้วน จึงสามารถใช้เวลาในการทำได้ถึง 1 สัปดาห์หรืออาจมากกว่านั้นก็ได้

ประโยชน์ของการใช้บันทึกเหล่านี้แทน คือ ในระหว่างที่ทำเอกสารจะมีการเขียนบันทึก ตรวจสอบ และปรับปรุงให้ดีขึ้น ซึ่งเป็นจุดที่ทำให้ข้อมูลที่ถูกเล่าออกมา นั้นออกมาจากความเข้าใจอย่างแท้จริง มันเลยเป็นชุดข้อมูลที่สามารถอธิบายแนวคิดสำคัญในการประชุมให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น

3. เริ่มต้นการประชุมด้วยความเงียบ

ในช่วงเริ่มต้นการประชุมประมาณ 30 นาที ผู้เข้าร่วมประชุมจะเริ่มอ่านบันทึกเอกสารประกอบการประชุมก่อนเสมอ โดยทุกคนจะนั่งอ่านมันไปเงียบ ๆ ที่ Amazon เลือกทำอย่างนี้ก็เพราะว่า พนักงานบางคนไม่มีเวลาที่จะอ่านหรือเตรียมตัวมาก่อน ช่วงเวลานี้จึงเป็นวิธีที่ทำให้ทุกคนได้เข้าใจเป้าหมายและเนื้อหาก่อนที่จะเริ่มพูดคุยกัน

เมื่อการพูดคุยหารือเริ่มขึ้น ความเห็นที่ออกมาจากทุกคนก็จะเป็นความเห็นที่มีคุณภาพ นำไปใช้ต่อยอดได้จริง เนื่องจากทุกคนเข้าเป้าหมายและแนวคิดของการประชุมในครั้งนั้น ๆ แล้ว

อ้างอิง: inc


ถึงเป็นธุรกิจเล็ก วัฒนธรรมองค์กรก็สำคัญ
เริ่มเปลี่ยนวันนี้ก่อนสาย

หากองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหา …พนักงานหมดไฟ…ทุกการตัดสินใจล่าช้าเพราะต้องรอ CEO … พนักงานลาออกเยอะ แต่ไม่รู้สาเหตุ และอีกมากมายปัญหาในองค์กรที่คุณแก้ไม่ตก
.
Peoplesauce ช่วยธุรกิจ SMEs /Startups ที่กำลัง Scale up สร้าง “คน” และ“Culture” เพื่อให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

เริ่มเปลี่ยนไปพร้อมกับเราได้ตั้งแต่วันนี้ที่

ลงทะเบียนเข้าสู่ระบบ เพื่ออ่านบทความฟรีไม่จำกัด

No comment

RELATED ARTICLE

Responsive image

รู้จัก Brian Niccol เจ้าพ่อธุรกิจ Chain Restaurant และ CEO ป้ายแดงของ Starbucks

Starbucks ก็ดึงตัว Brian Niccol (ไบรอัน นิคโคล) ผู้บริหารธุรกิจร้านอาหารมือทองจาก Chipotle Maxican Grill ธุรกิจอาหารแม็กซิกันจานด่วนมาดำรงตำแหน่ง CEO คนใหม่...

Responsive image

บทเรียนผู้นำธุรกิจในยุคที่ AI ครองโลก

วิธีที่ผู้นำธุรกิจ โดยเฉพาะในประเทศไทย จะส่งเสริมการใช้งาน AI และยกระดับศักยภาพองค์กร รวมถึงทักษะที่ผู้นำต้องมีในยุคดิจิทัล...

Responsive image

วิธีปั้นคนในยุค AI ในแบบฉบับ SCBX บริษัทที่ตั้งเป้าใน 3 ปี รายได้ 75% จะมาจาก AI

เคยสงสัยไหมว่าการทำงานในยุคที่ AI เป็นแรงขับเคลื่อนหลัก องค์กรจะสร้างบุคลากรอย่างไรให้เหมาะสมกับยุค ?...