ประชุมทั้งวันแต่ไม่ได้ข้อสรุปอะไรเลย หนึ่งในปัญหาที่หลายคนต้องเคยเจอ กลายเป็นว่าเข้าไปนั่งเสียเวลาเป็นชั่วโมง งานเก่าก็ไม่เสร็จและงานใหม่ก็ไม่เดิน

แต่ Jeff Bezos ผู้ก่อตั้งบริษัท Amazon ที่มีประชุมเกือบทุกวัน สามารถทำให้ทุกประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพได้ด้วยกฏ 3 ข้อ มีอะไรบ้างไปดูกัน !

ประชุมแบบมีคุณภาพ ด้วยกฏ 3 ข้อของ Jeff Bezos

วัฒนธรรมการทำงานของ Amazon จะหลีกเลี่ยงประชุมที่ไร้คุณภาพ เช่น ประชุมแบบไม่มีเป้าหมาย มีการพูดคุยที่มีแต่น้ำไม่มีเนื้อ หรือผู้เข้าประชุมไม่เตรียมตัวศึกษาข้อมูลก่อนเข้าประชุม เพราะมีแต่ทำให้บริษัทเสียเวลา เสียโอกาส และเสียเงินโดยใช่เหตุ

Jeff Bezos จึงได้ถอดรหัสวิธีการจัดประชุมให้มีคุณภาพ พนักงานไม่เสียเวลา และบริษัทก็ได้ประโยชน์ ดังนี้

1. สูตรการจัดประชุมด้วย ‘พิซซ่า 2 ถาด’

ยิ่งคนเยอะ ความคิดเห็นก็จะมากและทำให้สรุปผลการประชุมได้ยากขึ้น บางคนอาจพูดมาก แต่ไม่มีอะไรที่เป็นประโยชน์ อาจทำให้เสียเวลาได้ Jeff Bezos จึงใช้วิธีจำกัดคนเข้าประชุมด้วย ‘พิซซ่า 2 ถาด’ เพราะหากต้องใช้พิซซ่ามากกว่า 2 ถาดเพื่อเลี้ยงทุกคนที่เข้าประชุม นั่นหมายความว่ามีผู้เข้าประชุมมากเกินไปแล้ว

ดังนั้น เมื่อการประชุมที่ใช้สูตรพิซซ่า 2 ถาด ก็จะมีผู้เข้าประชุมในจำนวนที่พอดี และการออกความเห็นต่าง ๆ ก็จะอยู่ในเกณฑ์ที่เหมาะสม ไม่น้อยเกินไป หรือมากเกินไป ทำให้ใช้เวลาในการหาข้อสรุปไม่นาน

2. ไม่มี PowerPoint

ที่ Amazon ในการประชุมจะไม่มี PowerPoint ใช้นำเสนอ แต่ใช้เอกสารประกอบการประชุม 6 หน้า ที่จะมีข้อมูลและรายละเอียดการประชุมทั้งหมดรวมเอาไว้ โดยเอกสารนี้ต้องมีข้อมูลที่ชัดเจนครบถ้วน จึงสามารถใช้เวลาในการทำได้ถึง 1 สัปดาห์หรืออาจมากกว่านั้นก็ได้

ประโยชน์ของการใช้บันทึกเหล่านี้แทน คือ ในระหว่างที่ทำเอกสารจะมีการเขียนบันทึก ตรวจสอบ และปรับปรุงให้ดีขึ้น ซึ่งเป็นจุดที่ทำให้ข้อมูลที่ถูกเล่าออกมา นั้นออกมาจากความเข้าใจอย่างแท้จริง มันเลยเป็นชุดข้อมูลที่สามารถอธิบายแนวคิดสำคัญในการประชุมให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น

3. เริ่มต้นการประชุมด้วยความเงียบ

ในช่วงเริ่มต้นการประชุมประมาณ 30 นาที ผู้เข้าร่วมประชุมจะเริ่มอ่านบันทึกเอกสารประกอบการประชุมก่อนเสมอ โดยทุกคนจะนั่งอ่านมันไปเงียบ ๆ ที่ Amazon เลือกทำอย่างนี้ก็เพราะว่า พนักงานบางคนไม่มีเวลาที่จะอ่านหรือเตรียมตัวมาก่อน ช่วงเวลานี้จึงเป็นวิธีที่ทำให้ทุกคนได้เข้าใจเป้าหมายและเนื้อหาก่อนที่จะเริ่มพูดคุยกัน

เมื่อการพูดคุยหารือเริ่มขึ้น ความเห็นที่ออกมาจากทุกคนก็จะเป็นความเห็นที่มีคุณภาพ นำไปใช้ต่อยอดได้จริง เนื่องจากทุกคนเข้าเป้าหมายและแนวคิดของการประชุมในครั้งนั้น ๆ แล้ว

อ้างอิง: inc

ถึงเป็นธุรกิจเล็ก วัฒนธรรมองค์กรก็สำคัญ
เริ่มเปลี่ยนวันนี้ก่อนสาย
. 

หากองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหา …พนักงานหมดไฟ…ทุกการตัดสินใจล่าช้าเพราะต้องรอ CEO … พนักงานลาออกเยอะ แต่ไม่รู้สาเหตุ และอีกมากมายปัญหาในองค์กรที่คุณแก้ไม่ตก
.
Peoplesauce ช่วยธุรกิจ SMEs /Startups ที่กำลัง Scale up สร้าง “คน” และ“Culture” เพื่อให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

เริ่มเปลี่ยนไปพร้อมกับเราได้ตั้งแต่วันนี้ที่

• FB Page: https://bit.ly/3PHzLNJ
• Website: peoplesauce.tech