รู้จักกับวิธีที่เหนือกว่า Multitasking รับมืองานหนักอย่างมีแบบแผน

งานกองอยู่ตรงหน้า แต่ไม่รู้จะเริ่มตรงไหนดี บางทีได้รับโปรเจกต์หลายตัวพร้อม ๆ กัน ตั้งตัวไม่ทัน ยิ่งทำให้เครียดเข้าไปอีก จนต้องนั่งทำใจมากกว่าทำงาน ปัญหา Workload นี้นานไปจะทำให้เครียดสะสมจนพัฒนาไปสู่ภาวะหมดไฟ (Burnout)

การทำงานหลาย ๆ ชิ้นไปพร้อมกันอาจทำให้นึกถึงการใช้ทักษะ Multitasking เป็นทักษะที่มีความจำเป็นมากในปัจจุบัน แต่สำหรับคนที่ไม่มีทักษะนี้ก็อย่าพึ่งตกใจไป เพราะบทความนี้ Techsauce จะพามารู้จักกับวิธีการรับมืองานรุมเร้าที่ไม่ว่าใคร ๆ ก็สามารถนำไปใช้ได้

วิธีรับมืองานหนักที่ดีกว่า Multitasking 

คนส่วนใหญ่เชื่อว่า Multitasking เป็นทักษะที่ช่วยให้งานเดินเร็วขึ้นและทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ แต่แท้จริงแล้ว การทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจไม่ได้มีประสิทธิภาพอย่างที่คิด 

David Meyer ศาสตราจารย์ด้านจิตวิทยาเผยว่า การทำงานหลายอย่างพร้อมกันนอกจากจะไม่สามารถโฟกัสกับงานไหนได้เลย ผลลัพธ์ของงานก็จะอยู่ครึ่ง ๆ กลางไม่เต็มประสิทธิภาพ ซึ่งเสียทั้งเวลาและสุขภาพจิต คนที่ทำงานแบบ  Multitasking มีโอกาสสูงที่จะมีภาวะเครียดสะสม 

ดังนั้นการรับมือกับงานที่เข้ามาพร้อมกันมากมาย การวางแผนการทำงานจึงเป็นวิธีที่ดีกว่า Multitasking 

วางแผนก่อนเริ่มทำ

เมื่อมีงานมากมายที่ต้องทำ สิ่งสำคัญคือ การมองภาพรวมของงานทั้งหมด แทนการจดจ่ออยู่ที่งานเพียงชิ้นเดียว เพราะจะทำให้เรารู้ว่าในตอนนี้เราถืองานชิ้นไหนอยู่บ้าง และงานแต่ละชิ้นดำเนินการไปถึงขั้นไหนแล้ว เพื่อเตรียมตัวที่จะลงมือทำในขั้นตอนต่อไป

เมื่อเราเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดแล้ว จึงเริ่มจัดลำดับความสำคัญของงาน สิ่งนี้จะช่วยให้เราวางแผนการทำงานได้ดีขึ้น รวมถึงรู้ว่าควรทำอะไรก่อน งานไหนด่วนมาก งานไหนรอได้ งานไหนต้องประสานหลายฝ่ายก็จะสามารถวางแผนการทำงานและเผื่อเวลาให้ทัน Deadline ได้ เมื่อเรามีแผนที่วางไว้และทำตามก็ช่วยให้สามารถโฟกัสกับงานทีละชิ้นได้เต็มที่

มอบหมายงานตามความถนัด

งานบางชิ้นเราจำเป็นต้องทำร่วมกันกับหลายฝ่าย ดังนั้นการเรียนรู้ว่าตัวเราถนัดอะไรและคนอื่น ๆ ในทีมถนัดอะไร ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นและผลลัพธ์ของงานก็มีประสิทธิภาพด้วย รวมถึงได้รู้จุดบอดของทีมว่าขาดทักษะในเรื่องอะไรบ้าง เพื่อนำไปปรับปรุงและพัฒนาในงานหน้า

หากคุณเป็นหัวหน้าทีมที่ต้อง Assign งานให้กับลูกทีมข้อนี้เป็นสิ่งที่สำคัญมาก ถ้าหากหัวหน้า Assign งานที่ยากเกินความสามารถของลูกทีม พวกเขาต้องแบกรับความคาดหวัง ความกังวล และความเครียด ผลลัพธ์ของงานที่ออกมาก็อาจจะไม่ดีเท่าที่ควร และอาจนำไปสู่ปัญหา Burnout และการลาออกในที่สุด

หรือแม้แต่คนเก่งของทีมที่มักจะได้รับ Assign งานมากกว่าคนอื่น ๆ เพราะถูกมองว่าเก่ง รับผิดชอบได้ การแบกรับงานและความคาดหวังที่มากกว่าก็ทำให้บรรดาคนเก่งเหล่านี้เครียดและเข้าสู่ภาวะ Burnout ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งบริษัทของคุณอาจจะเสียบุคลากรที่ดีแบบนี้ไป หากไม่มอบหมายงานให้เหมาะสมกับความสามารถของคน หรือเอางานจำนวนมากไปกองที่คนๆ เดียว 

พูดคุยและอัปเดตอยู่เสมอ

งานทุกงานมีเป้าหมายที่แตกต่างกัน แต่สิ่งสำคัญ คือ การสื่อสารให้คนที่เกี่ยวข้องกับงานทุกคนเข้าใจถึงเป้าหมายของงาน เช่น งานนี้ทำไปเพื่ออะไร, ต้องการบรรลุเป้าหมายอะไร, ใครมีหน้าที่ทำอะไร, ต้องเริ่มทำเมื่อไหร่, และ Deadline คือวันไหน

เมื่อทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจงานตรงกันแล้ว ในระหว่างที่เริ่มดำเนินงานก็ควรรายงานความคืบหน้าของงานให้คนในทีมรู้ด้วย เพื่อทุกคนจะได้รู้ว่างานนี้อยู่ในขั้นตอนไหนหรือติดปัญหาอะไรไหม รวมถึงตัวเราเองก็จะได้รู้ด้วยว่างานที่ถืออยู่ทั้งหมดเดินหน้าไปถึงไหนแล้ว ซึ่งช่วยคลายความเครียดและความกังวลให้ตัวเองได้

อ้างอิง: isabelleroughol, franciscanhealth, hbr.org, theconversation

ถึงเป็นธุรกิจเล็ก วัฒนธรรมองค์กรก็สำคัญ
เริ่มเปลี่ยนวันนี้ก่อนสาย
.
หากองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหา … พนักงานหมดไฟ…ทุกการตัดสินใจล่าช้าเพราะต้องรอ CEO … พนักงานลาออกเยอะ แต่ไม่รู้สาเหตุ และอีกมากมายปัญหาในองค์กรที่คุณแก้ไม่ตก
.
Peoplesauce ช่วยธุรกิจ SMEs /Startups ที่กำลัง Scale up สร้าง “คน” และ“Culture” เพื่อให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

เริ่มเปลี่ยนไปพร้อมกับเราได้ตั้งแต่วันนี้ที่

• FB Page: https://bit.ly/3PHzLNJ
• Website: peoplesauce.tech