การประชุมมักจะมีปัจจัยหลายอย่างเข้ามาเกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็น วาระการประชุม สมาชิกที่ต้องเข้าร่วม การกำหนดกรอบเวลาการประชุมที่ชัดเจน ปัจจัยทั้งหมดนี้หากมีส่วนไหนขาดประสิทธิภาพไป อาจทำให้การประชุมนั้นเป็นการใช้เวลาและทรัพยากรอย่างสูญเปล่า และในบทความนี้ Techsauce ได้รวบรวมทั้ง 15 วิธีที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพอาจช่วยคุณได้

เราประชุมเพื่ออะไร 

เวลาเป็นสิ่งมีค่าเพราะฉะนั้นเราต้องมีจุดประสงค์การประชุมที่ชัดเจนว่ามีความสำคัญอย่างไร ประชุมทำไม เพราะบางเรื่องก็ไม่สำคัญจนถึงต้องมานั่งประชุมให้เสียเวลา เช่น การอัปเดตวันส่งงาน การจ่ายงาน อาจจะใช้วิธีส่งอีเมลแทนก็ได้ แต่หากเป็นการประชุมที่ต้องการไอเดีย อยากให้ทุกคนร่วมแสดงความเห็น การมาเจอหน้ากันก็เป็นเรื่องที่ดี 

ใครต้องเข้าประชุมนี้บ้าง

เลือกผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็น ในการประชุมบางครั้งก็เชิญคนมามากเกินไป ทำให้เสียโอกาสและเวลาที่จะไปทำงานส่วนอื่น การเลือกเฉพาะคนที่จำเป็นต้องเข้าประชุมจริงๆ จึงเป็นสิ่งที่สำคัญ อีกทั้งยังช่วยประหยัดเวลาให้ทุกฝ่ายได้อีกด้วย

ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ 

เลือกใช้เทคโนโลยีให้เหมาะสมกับวาระการประชุม เพราะในแต่ละครั้งก็มีจุดประสงค์ที่ต้องการจะสื่อสารแตกต่างกันออกไป เช่น บางครั้งก็ต้องมีการแชร์หน้าจอ หรือทำงานเอกสารแบบร่วมกัน ต้องมีการใช้ภาพประกอบเสริมความเข้าใจ เป็นต้น

ให้ทุกคนทำการบ้านก่อนการประชุม

บอกคนที่เข้าร่วมล่วงหน้าถึงหัวข้อหรือคำถามที่ต้องมีการขบคิดล่วงหน้า เพื่อที่จะได้ไม่เสียเวลาตอนประชุมจริง เพราะบางหัวข้อหรือบางคำถามต้องผ่านการทำการบ้านและการคิดมากกว่าปกติ

อย่ามองข้ามคนที่พูดไม่เก่ง (Introverts)

สร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับทุกคนเพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น เช่น นั่งล้อมวงและให้เวลาพูดคนละ 5 นาที เป็นต้น บางครั้งพวกเขาอาจมีไอเดียที่เราคาดไม่ถึง 

จัดตารางเวลาล่วงหน้าและเลือกช่วงเวลาที่เหมาะสม

ไม่ควรนัดประชุมในเวลาที่กระชั้นชิดจนเกินไป อย่างน้อยควรบอกล่วงหน้าสัก 3 วันทำการ และเลือกช่วงเวลาที่เหมาะสม เช่น ถ้าเป็นการประชุมที่ต้องมีการระดมสมอง ช่วงเช้าอาจจะเป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุด

บอกวาระการประชุมล่วงหน้าให้ชัดเจน

การจัดระเบียบวาระการประชุมให้ชัดเจน ว่าประชุมอะไรบ้าง รายละเอียดมีอะไรบ้าง จะทำให้การประชุมลื่นไหล มีประสิทธิภาพและไม่สะดุดระหว่างทาง

อย่าประชุมนานจนเกินไป

คนเรามีสมาธิในการจดจ่อไม่นานมากนัก เพราะฉะนั้นการประชุมควรอยู่ที่ประมาณ 30 นาที หรือถ้าเป็นการประชุมที่นานหน่อยก็ไม่ควรเกิน 1 ชั่วโมง

บอกกฎการประชุมก่อนเริ่ม

บอกกฎการประประชุมให้ชัดเจน ทุกคนจะได้รู้ว่าทำอะไรได้บ้าง เช่น ขอความร่วมมือไม่ส่งเสียงดังเวลาคนอื่นพูด สามารถแทรกถามได้เลย หรืออาจจะต้องยกมือก่อนถาม การทำแบบนี้จะทำให้ผู้ประชุมรู้สึกสบายใจและรู้ว่าต้องทำยังไง

นำขนมติดตัวไปด้วย

การมีขนมให้ทานระหว่างการประชุมจะช่วยให้บรรยากาศในการประชุมผ่อนคลายมากขึ้น

ละลายพฤติกรรมก่อนเริ่มการประชุม

เพื่อไม่ให้การประชุมตึงเกินไป ควรจะมีการพูดคุยเรื่องอื่นเพื่อเป็นการละลายพฤติกรรมก่อนการประชุม

เปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วม และสร้างพื้นที่ปลอดภัย

การประชุมที่ดีคือการสร้างพื้นที่ให้ทุกคน ไม่ว่าจะตำแหน่งไหน มีส่วนร่วมกับการแก้ปัญหา หลีกเลี่ยงการตำหนิกันต่อหน้าที่ประชุม เพื่อให้ทุกคนรู้สึกปลอดภัยและกล้าแสดงความเห็น 

จัดการประชุมแบบตัวต่อตัวเมื่อจำเป็น 

หากคุณต้องการติดตามผลกับใครสักคนเพื่อให้ข้อเสนอแนะ ถามคำถามเพิ่มเติม ฯลฯ ให้จัดการประชุมแบบ One-on-One เพื่อให้ได้ประสิทธิผลที่มากกว่า

จบก่อนเวลา 5 นาที 

หากคุณสามารถสรุปการประชุมก่อนจบเวลาที่กำหนดได้ 5 นาที เพื่อให้พวกเขาสามารถติดตามอีเมล เข้าห้องน้ำ และทำภารกิจส่วนตัวเพิ่มเติม

ส่งสรุปการประชุม 

เมื่อการประชุมเสร็จสิ้นให้ส่งสรุปการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุม พร้อมกับ ตรวจสอบให้แน่ชัดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการติดตามผลและเมื่อใด และถ้าคุณต้องการการประชุม ติดตามผล ให้ส่งคำเชิญให้ผู้ร่วมประชุมทันที เพื่อทำให้พวกเขารู้สึกว่าการประชุมเหล่านั้นไม่สูญเปล่า และโครงการนั้น ๆ กำลังดำเนินต่อไปอย่างต่อเนื่อง

อ้างอิง careercontessa