ในการทำงาน บางครั้งเรามักจะมีวัฒนธรรมที่เรียกว่า 1:1 ในการพูดคุยกันระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน ด้วยวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป เช่น การให้ Feedback การทำงาน การปรึกษาปัญหาการทำงาน หรือการประเมิณผลงานประจำปีเป็นต้น 

แต่บางครั้งในการ 1:1 พนักงานอาจจะเป็นผู้ฟังเพียงอย่างเดียวและปล่อยให้หัวหน้างานเป็นคนพูดแทนเสียมากกว่า จนไม่เกิดการสื่อสารที่จะช่วยพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น เพราะหัวหน้างานมักมุ่งเน้นไปที่การพูดถึงสิ่งที่อยู่ในใจของพวกเขาเสียมากกว่า ทำให้เป็นเรื่องยากมากที่การทำ 1:1 meeting จะมีประสิทธิภาพ

โดยในบทความนี้ Techsauce ได้เรียบเรียง ‘28 คำถาม’ ที่พนักงานสามารถนำมาใช้พูดคุยกับหัวหน้างานเพื่อกำหนดทิศทางการสนทนาให้ตรงกับความต้องการได้อย่างชาญฉลาดและเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยได้แบ่งหมวดหมู่คำถามทั้ง 28 ข้อ เป็น 7 หมวดหมู่หลักๆ ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ตามความต้องการ

ขอคำแนะนำเมื่อเจอกับความยากลำบาก

หมวดหมู่แรกคือการขอคำแนะนำ หรือปรึกษาหัวหน้าเมื่อต้องเผชิญกับความยากลำบากในการทำงาน เช่น

1. ฉันกำลังเผชิญกับความท้าทายเรื่อง X คุณช่วยฉันคิดวิธีจัดการกับ X ให้ประสบความสำเร็จได้ไหม

2. คุณช่วยแนะนำแนวคิดเกี่ยวกับวิธีที่ฉันจะได้รับการสนับสนุนเพิ่มเติม (ผู้คน เวลา เงินทุน) เพื่อช่วยเหลือ Y ได้ไหม

3. คุณคิดอย่างไรกับความคิดเห็นของฉัน Z? คุณมีคำแนะนำสำหรับวิธีการปรับปรุงหรือไม่? หรือคุณอาจมีแนวคิดอื่นที่ฉันควรคิดตาม

ชี้ลำดับความสำคัญและบริหารความคาดหวัง

เพื่อให้เกิดความแน่ใจว่ากำลังอยู่ในแนวทางของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ต้องแน่ใจว่าพนักงานและหัวหน้างานมีความคิดเห็นที่ตรงกัน โดยขอความชัดเจนว่างานแบบใดต้องการความสนใจเป็นพิเศษจากหัวหน้างาน

4.จากงานที่อยู่ในมือของฉัน ฉันควรจัดลำดับความสำคัญกับอะไรก่อน ช่วยให้ฉันเข้าใจได้ไหมว่าทำไม

5. ในขณะที่คุณตรวจสอบ Workload ของฉัน ฉันทำงานได้ถูกต้องหรือไม่?

6. ฉันมาถูกทางแล้วใช่หรือไม่ ในการทำงานให้สำเร็จ จากมุมมองของคุณ? ต้องปรับโฟกัสใหม่หรือไม่?

7. มีบริบทใดที่ฉันอาจพลาดไปเกี่ยวกับโครงการที่ฉันกำลังทำอยู่หรือไม่ ตัวอย่างเช่น เหตุผลของการทำโครงการ X คืออะไร?

คล้อยไปกับนโยบายและกลยุทธ์ขององค์กร

ถามเพื่อให้เกิดความเข้าใจว่าบทบาทหน้าที่ของตัวเองเกี่ยวข้องกับนโยบายและกลยุทธ์ขององค์กรในอนาคตหรือไม้่

8. มีอะไรเกิดขึ้นในองค์กรบ้าง ที่จะเป็นประโยชน์สำหรับฉันขณะที่ฉันทำงานหลัก

9. เพื่อให้ฉันเข้าใจภาพรวมได้ดียิ่งขึ้น งานที่ฉันทำอยู่หรืองานที่ได้รับมอบหมายเหมาะสมกับกลยุทธ์ที่วางไว้อย่างไร

10. มีอะไรที่ผู้บริหารกำลังทำอยู่หรือไม่? แล้วเกี่ยวกับหน้าที่ของฉันหรือไม่?

11. มีกลยุทธ์อะไรใหม่ๆของบริษัทที่ฉันควรรู้หรือไม่?

แสวงหาโอกาสและการเติบโตในอาชีพการงาน

ประชุมเกี่ยวกับการวางแผนถึงเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว และถามหัวหน้างานว่าต้องทำอย่างไรถึงจะบรรลุเป้าหมาย

12. ฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับโอกาสที่มากขึ้นของฉัน

13. ฉันควรปรับปรุงและพัฒนาอย่างไรเพื่อให้สอดคล้องกับทิศทางขององค์กรมากที่สุด

14. จุดแข็งอะไรในตัวฉันที่จะมีประโยชน์ในอนาคต

15. จากมุมมองของคุณ ฉันควรกำหนดเป้าหมายอะไรในการย้ายอาชีพครั้งต่อไป และทำไมคุณถึงแนะนำตำแหน่งนั้น

16. แน่ใจได้อย่างไรว่าทักษะของฉันถูกนำไปใช้งานอย่างดีที่สุดเพื่อสนับสนุนทีมและองค์กร

17. ฉันจะได้แน่ใจได้อย่างไรว่าฉันทำเต็มความสามารถ

รับคำติชมเกี่ยวกับผลงาน

ตรวจสอบกับหัวหน้างานเพื่อดูว่าคุณทำงานได้ดีเพียงใด คุณไม่ควรทำให้การประชุมทุกครั้งเป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างเป็นทางการ แต่สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบและสอบเทียบเป็นระยะกับหัวหน้างาน

18. ฉันตอบสนองความคาดหวังของคุณหรือไม่? ฉันสามารถเรียนรู้มุมมองของคุณเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของฉันได้

19. ข้อเสนอแนะใดที่คุณสามารถแบ่งปันเกี่ยวกับงานของฉันได้บ้าง

20. มีจุดใดบ้างที่ฉันมองข้ามไปในการทำงาน

21. เมื่อคุณนึกถึงสิ่งที่ฉันทำในงาน ฉันควรเริ่ม หยุด หรือทำอะไรต่อไป

สร้างความสัมพันธ์ ลองถามหัวหน้าบ้าง

1:1 เป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณในการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ของคุณกับหัวหน้างาน ดังนั้นการจัดสรรเวลาเริ่มต้นจนสิ้นสุดเป็นเรื่องสำคัญ อาจจะมีการถามหัวหน้ากลับบ้าง

22. วันนี้คุณเป็นอย่างไรบ้าง

23. ทุกอย่างเป็นไปได้ด้วยดีไหม

24. คุณสนใจอะไรเวลาไม่ได้ทำงาน

25. มีอะไรที่คุณอยากรู้เกี่ยวกับฉันไหม

แสดงออกว่าคุณก็สนับสุนหัวหน้างาน

ลองเสนอวิธีที่จะบอกว่าคุณก็สามารถสนับสนุนหัวหน้างานของคุณให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้เช่นเดียวกัน พร้อมทั้งสร้างความมั่นใจด้วย เพราะการทำ 1:1 กับหัวหน้างานก็สามารถสนับสนุนซึ่งกันและกันได้ และเป็นการเปิดโอกาสให้ได้ feedback อย่างเต็มที่

26. คุณให้ความสำคัญกับอะไรในอนาคต ฉันช่วยอะไรคุณได้บ้าง

27. ฉันสามารถสนับสนุนคุณได้ทางไหนบ้าง

28. มีอะไรที่รบกวนใจคุณอยู่ แล้วฉันช่วยอะไรได้ไหม

วิธีใช้คำถามในการประชุมแบบ 1:1

สำหรับการประชุม 1:1 แต่ละครั้ง ให้เลือกหนึ่งหรือสองหมวดหมู่เพื่อมุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่คุณต้องการ ดังนั้นคุณจะต้องเลือกสิ่งที่เกี่ยวข้องมากที่สุดในเวลาที่กำหนด เลือกคำถามเท่าที่จำเป็นไม่จำเป็นต้องถามทั้งหมดในคราวเดียว และ อย่าลังเลที่จะติดตามการตอบคำถามจากหัวหน้างาน 

การประชุมแบบ 1:1 ที่ดีกับหัวหน้างานมีความสำคัญต่อความสำเร็จของทีมและองค์กร การถามคำถามที่ถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมเหล่านี้ให้สิ่งที่คุณต้องการ และมีผลกระทบต่อประสบการณ์การทำงาน ผลักดันให้คุณมีส่วนร่วม พัฒนาความเข้าใจในบทบาทและตำแหน่งของคุณในองค์กร และปรับปรุงความสัมพันธ์ของคุณกับหัวหน้างาน ไม่ใช่เพียงเพื่อความเป็นอยู่ที่ดีของคุณเท่านั้น

อ้างอิง Harvard Business Review