ลิสต์ไว้ 28 คำถามไว้คุยกับหัวหน้างาน เมื่อต้อง 1:1 Meeting

เคยไหม? ที่เข้าประชุม One-on-One (1:1) กับหัวหน้าด้วยความหวังว่าจะได้รับการโค้ชชิ่ง หรือได้วางแผนการเติบโต แต่สุดท้ายกลับจบลงที่การ "ตามงาน" เช็คลิสต์โปรเจกต์ และถูกสั่งงานเพิ่ม จนคุณรู้สึกเหมือนถูก Micro-manage มากกว่าได้รับการสนับสนุน

นี่คือปัญหาคลาสสิกที่พนักงานจำนวนมากต้องเจอ จากงานวิจัยในหนังสือ Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings ระบุว่า การทำ 1:1 ที่ดีต้องตอบโจทย์ทั้งเรื่องงาน และเรื่องใจ แต่หัวหน้าส่วนใหญ่มักไม่เคยถูกฝึกมาให้รัน 1:1 อย่างถูกวิธี พวกเขาจึงโฟกัสแค่สิ่งที่พวกเขาอยากรู้ (งานเสร็จหรือยัง?) แทนที่จะเป็นสิ่งที่ลูกน้องต้องการ

หากคุณกำลังตกอยู่ในสถานการณ์นี้ อย่ารอให้หัวหน้าเปลี่ยน แต่ให้เริ่มที่ตัวคุณเองด้วยการยิงคำถามที่ใช่ เพื่อดึงบทสนทนากลับมาสู่สิ่งที่คุณต้องการ และนี่คือ 28 คำถามเด็ดแบ่งตามหมวดหมู่ ที่จะช่วยเปลี่ยนเวลานี้ให้มีค่าที่สุดสำหรับคุณ

1. ขอคำแนะนำและตัวช่วย (Ask for Guidance and Input)

ใช้เมื่อคุณติดขัด ต้องการทรัพยากรเพิ่ม หรืออยากได้ไอเดียใหม่ๆ

• ตอนนี้ผม/ดิฉัน กำลังติดปัญหาเรื่อง X หัวหน้าพอจะมีคำแนะนำไหมครับว่าควรรับมือหรือแก้ปัญหานี้อย่างไร ?
• พอจะมีไอเดียไหมครับว่า ผม/ดิฉัน จะขอแรงสนับสนุน (คน, เวลา, งบประมาณ) เพิ่มเติมเพื่อมาช่วยโปรเจกต์ Y ได้จากทางไหนบ้าง ?
• หัวหน้าคิดเห็นอย่างไรกับไอเดีย Z ของผม/ดิฉัน? มีจุดไหนที่ควรปรับปรุง หรือมีทางเลือกอื่นที่น่าสนใจแนะนำไหมครับ ?

2. เช็คความคาดหวังและลำดับความสำคัญ (Clarify Priorities and Expectations)

เพื่อให้มั่นใจว่าคุณกับหัวหน้ามองภาพตรงกัน และคุณกำลังทุ่มเทเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญที่สุดจริงๆ

• จากงานทั้งหมดที่มีตอนนี้ หัวหน้าอยากให้โฟกัสงานไหนเป็นอันดับแรก และเพราะอะไรครับ?
• ช่วยดูปริมาณงานของผม/ดิฉัน หน่อยครับ ว่าตอนนี้รับงานมาถูกจุดและเหมาะสมหรือยัง ?
• ในมุมมองหัวหน้า ผม/ดิฉัน ยังทำงานได้ตามเป้าหมายและความคาดหวังไหม? หรือมีตรงไหนต้องโฟกัสใหม่ไหมครับ ?
• มีบริบทอะไรที่ผม/ดิฉัน อาจจะตกหล่นไปเกี่ยวกับงานนี้ไหม? (เช่น ทำไมเราถึงต้องทำโปรเจกต์ X ?)

3. เชื่อมโยงงานกับกลยุทธ์บริษัท (Align with the Organization and Its Strategy)

เพื่อให้เข้าใจภาพใหญ่ และรู้ว่างานชิ้นเล็กๆ ของคุณส่งผลต่อเป้าหมายบริษัทอย่างไร

• ตอนนี้มีอะไรเกิดขึ้นในระดับบริหาร หรือแผนกอื่นที่ผม/ดิฉัน ควรรู้เพื่อนำมาปรับใช้กับงานบ้างไหมครับ ?
• ช่วยอธิบายภาพใหญ่ให้หน่อยครับ ว่างานที่ผม/ดิฉัน ทำอยู่ หรือที่เพิ่งได้รับมอบหมาย มันไปตอบโจทย์กลยุทธ์หลักของบริษัทอย่างไร ?
• มีเรื่องอะไรที่ทีมบริหารกำลังให้ความสำคัญ และอาจจะส่งผลกระทบกับบทบาทของผม/ดิฉัน ในอนาคตไหมครับ ?
• มีนโยบายหรือกลยุทธ์ใหม่ๆ ของบริษัทที่ผม/ดิฉัน ควรรู้บ้างไหมครับ ?

4. มองหาโอกาสเติบโตในสายอาชีพ (Seek Growth Opportunities)

เตรียมเป้าหมายระยะสั้น-ยาวของคุณไปคุย แล้วถามหาบันไดที่จะพาไปสู่จุดนั้น

• อยากขอคำปรึกษาครับ ผม/ดิฉัน ต้องทำอย่างไรบ้างเพื่อเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับโอกาสที่ใหญ่ขึ้น หรือเพื่อจะได้ไปทำในด้านที่สนใจ ?
• มองจากทิศทางขององค์กรแล้ว หัวหน้าคิดว่าผม/ดิฉัน ควรพัฒนาทักษะด้านไหนเพื่อให้สอดคล้องกับบริษัทที่สุดครับ ?
• หัวหน้ามองว่า 'จุดแข็ง' ของผม/ดิฉัน คืออะไร และจะนำมาใช้ประโยชน์ในอนาคตได้อย่างไร ?
• ในมุมของหัวหน้า ก้าวต่อไปในอาชีพของผม/ดิฉัน ควรเป็นตำแหน่งไหน และเพราะอะไรครับ ?

• เราจะทำอย่างไรให้ทักษะของผม/ดิฉัน ถูกนำมาใช้ประโยชน์สูงสุดเพื่อทีมและองค์กร ?

5. ขอ Feedback เพื่อพัฒนาตัวเอง (Get Feedback on Your Performance)

อย่ารอให้ถึงวันประเมินผลปลายปี เช็คฟอร์มตัวเองเป็นระยะๆ

• ผลงานตอนนี้เป็นไปตามที่หัวหน้าคาดหวังไหม ? อยากฟังมุมมองตรงๆ ครับ
• มี Feedback อะไรเกี่ยวกับงาน X หรือ Y ที่ผ่านมาไหมครับ ?
• คิดว่าผม/ดิฉัน มี 'จุดบอด' (Blind spots) ตรงไหนที่มองข้ามไปบ้างไหม ?
• ถ้าให้สรุปสิ่งที่ผม/ดิฉัน ทำอยู่ มีอะไรที่ควร เริ่มทำ, เลิกทำ, หรือ ทำต่อไป บ้างครับ ?

6. สร้างความสัมพันธ์ (Build a Relationship)

ใช้เวลาช่วงต้นหรือท้ายการประชุมคุยเรื่องสัพเพเหระ เพื่อสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ

• วันนี้เป็นไงบ้างครับ ยุ่งไหม ?
• ช่วงนี้ภาพรวมชีวิตเป็นยังไงบ้างครับ โอเคไหม ?
• นอกเวลางาน ช่วงนี้มีอะไรที่หัวหน้ากำลังอินหรือตื่นเต้นอยู่ไหมครับ ?
• มีอะไรเกี่ยวกับตัวผม/ดิฉัน ที่หัวหน้าอยากรู้เพิ่มไหม ?

7. เสนอความช่วยเหลือ (Offer Support)

หัวหน้าก็ต้องการทีมซัพพอร์ต การช่วยหัวหน้าให้งานสำเร็จ ก็คือการช่วยตัวคุณเองทางอ้อม

• ในอีก X วันข้างหน้า มีอะไรเป็น Priority ของหัวหน้าบ้าง แล้วผม/ดิฉัน พอจะช่วยอะไรได้บ้าง ?
• มีตรงไหนที่อยากให้ผม/ดิฉัน เข้าไปช่วยซัพพอร์ตเป็นพิเศษไหมครับ ?
• ช่วงนี้มีเรื่องอะไรที่กวนใจหัวหน้าอยู่ไหม เผื่อผม/ดิฉัน จะช่วยแบ่งเบาได้ ?

อ้างอิง Harvard Business Review