โดยสุทัศน์ คงดำรงเกียรติ ประธานเจ้าหน้าที่บริหารประจำประเทศไทย กัมพูชา เมียนมาร์ และลาวบริษัท เอ็นทีที จำกัด

Intelligent Workplace หรือ สำนักงานอัจฉริยะ เริ่มถูกนำมาใช้อย่างเต็มรูปแบบมากขึ้น เพราะเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นเมื่อผู้คน Work From Home จากการแพร่ระบาดของ Covid-19 โดยสิ่งสำคัญที่สุดคือการสนับสนุนจากทีมผู้บริหาร ซึ่งจะพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จของการทำ Digital Transformation ได้อย่างรวดเร็ว

โลกกำลังเปลี่ยนแปลง และไม่เป็นเพียงแค่การ Transform เข้าสู่ยุคดิจิทัลเท่านั้น แต่ภัยธรรมชาติ สภาพอากาศที่เปลี่ยนแปลงอย่างสุดขั้ว และการแพร่ระบาดของไวรัส Covid-19 ครั้งใหญ่ กำลังเรียกร้องและกระตุ้นให้เราต้องปรับตัวในการทำงานเพื่อให้องค์กรเดินหน้าต่อไปได้ ไม่ว่าเราจะต้องทำงานอยู่ที่ไหนก็ตาม 

เทคโนโลยี Intelligent Workplace หรือ สำนักงานอัจฉริยะ กำลังเป็นที่พูดถึง ซึ่งแนวโน้มในอีก 1-2 ปี ต่อจากนี้ไป สิ่งที่เราจะเห็นความเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจนในองค์กร คือการวางระบบโครงสร้างพื้นฐานเพื่อเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้พร้อมรองรับได้จากทุกที่ ทุกเวลา และทุกสถานการณ์  

ปัจจัยสำคัญในการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ก็เพื่อเอื้อประโยชน์ให้เกิดการทำงานร่วมกัน และผสานการเชื่อมต่อได้อย่างราบรื่น หรือ New Collaboration & Integration เพื่อช่วยให้เราสามารถทำงานได้จากทุกสภาวะแวดล้อม ทั้งจากที่บ้าน ที่ทำงาน และจากทุกสถานที่ โดยการทำงานแบบ Remote working  เพื่อสร้างประสบการณ์ใหม่ และเพิ่มความสะดวกในการทำงานแบบ Work From Home 

แต่ในขณะเดียวกันต้องสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดต้นทุนในการดำเนินธุรกิจได้ โดยไม่จำกัดอยู่แค่บนระบบ Call หรือ Video เท่านั้น แต่จะเป็นการทำงานบนแพลทฟอร์มใหม่ ๆ ผ่านการทำงานของแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ ทั้งบน Web หรือ Mobile เพื่อช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารมากขึ้น 

ด้วยการทำงานโดยใช้แพลทฟอร์มบนคลาวด์ (Platform on Cloud) จะช่วยให้เราสามารถใช้เทคโนโลยีโดยไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรเป็นจำนวนมาก แต่จะเป็นลักษณะของการติดต่อสื่อสารโดยใช้บริการบน Cloud service ที่มีความเสถียรสูง ปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน เพิ่มหรือลดจำนวนผู้ใช้งานได้ตลอดเวลา และมีความปลอดภัยในการใช้งาน รวมถึงรองรับมาตรฐานด้านความปลอดภัย หรือ Security ซึ่งจำเป็นอย่างมากสำหรับองค์กร 

โดยระบบคลาวด์จะต้องรองรับการทำงานของแอพพลิเคชั่นที่ตอบโจทย์การดำเนินธุรกิจในปัจจุบันให้ได้มากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการทำงานจากหน้าจอเสมือน (Virtual Desktop) ได้บนแพลทฟอร์มคลาวด์ เพื่อให้การเข้าถึงข้อมูลมีความคล่องตัวขึ้น มีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น และตอบโจทย์สถานการณ์ปัจจุบันได้มากที่สุด 

ทั้งนี้ ผู้ให้บริการคลาวด์จึงมีส่วนสำคัญในการเตรียมความพร้อมทั้ง โครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) และระบบเน็ทเวิร์ค รวมถึงการบริหารจัดการด้านความปลอดภัย นอกจากนี้การเลือกอุปกรณ์ หรือ Device เพื่อการใช้งาน เราสามารถเลือกได้หลายประเภท เช่น Laptop Mobile และ Tablet  โดยเน้นความหลากหลายของแพลทฟอร์ม  เช่น Windows  Mac Os iOS และ Android เป็นต้น

Intelligent Workplace ขยับเร็ว

นอกเหนือจากเทคโนโลยีแล้ว ยังมีปัจจัยแวดล้อมอื่น ๆ ในการกระตุ้นให้องค์กรก้าวสู่ Intelligent Workplace ได้เร็วขึ้น ด้วยรูปแบบการทำงาน หรือ working life style จะปรับเปลี่ยนไปตาม Generation โดยพฤติกรรมการทำงานของแต่ละ Generation จะแตกต่างกันไป และข้อมูลที่ใช้ในการสื่อสารมีทั้ง ข้อความ เสียง รูปภาพ ประชุมวีดีโอ ซึ่งระบบแอพพลิเคชั่นที่ออกแบบมาใช้ในยุคของ Intelligent Workplace จะรองรับรูปแบบการทำงานของแต่ละ Generation ได้เป็นอย่างดี 

จากสถานการณ์ปัจจุบันที่เราไม่สามารถคาดเดาได้ (Uncertainty Situation) ของการแพร่ระบาดไวรัสโคโรน่า หรือ Covid-19 จะนำเราไปสู่การทำงานแบบ Remote Working  ทำให้พนักงานส่วนใหญ่ต้องทำงานจากบ้าน ซึ่งทำให้เกิดการใช้งานผ่านระบบ Intelligent Workplace เกิดขึ้นทันทีอย่างเต็มรูปแบบ 

เหตุการณ์นี้จะทำให้เกิดการใช้งานจริงเป็นวงกว้าง และหลังจากสถานการณ์ของการระบาดของไวรัส อาจจะทำให้รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป ซึ่งในด้านความสะดวกรวดเร็วของการใช้งานเทคโนโลยี (Easy to use Collaboration Technology) จะช่วยให้การเชื่อมโยงทางธุรกิจทำได้ง่ายขึ้น และไม่จำเป็นต้องลงทุนสร้างระบบที่ซับซ้อน หรือต้องมีเจ้าหน้าที่เฉพาะทางมาดูแลเป็นพิเศษ

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่สุดคือการสนับสนุนจากทีมผู้บริหาร (Support from CEO & top management) ถือเป็นหัวใจสำคัญต่อการกระตุ้นให้องค์กรก้าวสู่ Intelligent Workplace ที่จะพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จของการทำ Digital Transformation ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจากรายงานของ Digital Means Business Report 2019 จัดทำโดยเอ็นทีที พบว่า 49 เปอร์เซ็นต์ ของผู้ตอบแบบสอบถามเชื่อว่า ผู้นำขององค์กรมีส่วนสำคัญในการจัดการและดำเนินการเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ยุคดิจิทัล

จากสถานการณ์วิกฤต Covid-19   เราได้เห็นการเปลี่ยนแปลงการทำงานทันที โดยนำ Intelligent Workplace ที่ได้กล่าวถึงข้างต้นมาใช้งานจริง พนักงานส่วนใหญ่ต้องทำงานจากที่บ้านเพื่อลดความเสี่ยงในการติดเชื้อ ซึ่งทำให้เกิดการใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ เหตุการณ์นี้จะทำให้เกิดการใช้งานจริงเป็นวงกว้าง ตลอดจนการพัฒนารูปแบบการทำงาน Intelligent Workplace เพื่อเตรียมความพร้อมในสถานการณ์ฉุกเฉินที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด 

ในหลาย ๆ บริษัทได้เตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยี และสร้างการเรียนรู้ให้กับพนักงานไว้อยู่แล้ว แต่อีกหลายองค์กรยังเป็นช่วงเวลาของการพิจารณาและเริ่มต้นในการ Collaboration โดยนำเทคโนโลยีมาผสานการทำงานร่วมกัน แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือการเตรียมความพร้อมในด้านของโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยี (IT Infrastructure) ให้พร้อม เพื่อให้สามารถรองรับการทำงานที่มีรูปแบบเปลี่ยนไป 

ดังนั้น การสร้างการรับรู้  (Awareness) ให้กับพนักงานในทุกแผนก เพื่อเตรียมความพร้อมด้านทักษะในการใช้เครื่องมือไม่ว่าจะเป็นการใช้งานทั้ง ระบบภาพ เสียง และระบบสื่อสารผ่านอินเทอร์เน็ต เพื่อให้เกิดการผสานการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น และเพื่อสร้างความคล่องตัวและยืดหยุ่นในการทำงาน ตลอดจนการเข้าถึงข้อมูลและใช้งานข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างปลอดภัย 

เนื่องจากการใช้งานและการเข้าถึงข้อมูลนั้นมาจากภายนอกองค์กร โดยผ่านระบบอินเทอร์เน็ตที่ไม่ได้ถูกควบคุมจากระบบส่วนกลางของบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งที่องค์กรควรวางมาตรการอย่างเข้มงวด

ณ วันนี้ พนักงานขององค์กร ไม่ได้ถูกวัดผลงานและผลลัพธ์จากชั่วโมงทำงานอีกต่อไป แต่ความมีอิสระและความยืดหยุ่นในการนำประสบการณ์ในการทำงานของแต่ละคนมารวมกันที่จุดศูนย์กลาง ซึ่งต้องอาศัยความร่วมมือในการย้ายรูปแบบการทำงานมาอยู่บนแพลทฟอร์มเดียวกัน ควบคู่กับการสื่อสารองค์กร การสร้างความเข้าใจกับมาตรฐานการทำงานที่สอดคล้องกันเพื่อที่จะนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน และสามารถสื่อสารออกไปยังลูกค้าได้อย่างถูกต้อง 

“ด้วยสถานการณ์วิกฤตจาก Covid-19 ในครั้งนี้จะสร้างการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานแบบบุคคล ไปสู่การทำงานเป็นทีม ในรูปแบบดิจิทัลได้อย่างแท้จริง”