วิกฤตไวรัส COVID-19 ส่งผลให้ทั่วโลกต้องปรับตัวอย่างรวดเร็วมากกว่าผลของคลื่น Digital Disruption ที่เคยมีมา ในช่วงหลายปีมานี้หลายองค์กรที่เคยพยายามจะ Transform ด้วยเทคโนโลยี หรือการทำ Digital Transformation แต่ก็ยังไม่เดินหน้าไปไหน จนกระทั่งวิกฤตครั้งนี้ที่เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญที่จะทำให้ทุกองค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่น หนึ่งในนั้นคือการใช้เทคโนโลยีสำหรับการ  Work from Home (WFH)

เวลานี้บน  Social Network ของผู้อ่านหลายท่าน มักจะมีการแชร์ภาพการประชุมทางไกล ของผู้ที่กำลัง Work from Home นั่นอาจทำให้หลายๆ คนติดภาพการ Work from Home แค่การประชุมทางไกลเท่านั้น แต่เรื่องการ Work from Home ไม่ได้มีแค่นั้น แต่ยังประกอบไปด้วยการใช้ข้อมูลให้ปลอดภัย อย่างเป็นระบบ สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น การดำเนินการเรื่องงานเอกสาร การอนุมัติต่างๆ การทำงานระหว่างกัน หรือแม้กระทั่งระบบการการจัดการข้อมูลที่มีการเชื่อมต่อกับระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) โดย Solution ที่ใช้จะต้องทำให้งานทุกอย่างที่เกี่ยวกับระบบเหล่านี้สามารถดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าพนักงานจะทำงานในสำนักงานหรือทำงานจากนอกสำนักงาน

โดยการ Work from Home ยังมี Solution ต่างๆ ที่องค์กรต้องวางระบบเพื่อพร้อมรับมือ ทั้งการวางข้อมูลบริษัทที่นำมาใช้ จะวางระบบอย่างไรในบทความนี้ Techsauce ของยกตัวอย่าง Solution ของ RICOH (ริโก้) ที่พร้อมรับมือกับการ Work from Home

การจัดการข้อมูลขององค์กรผ่าน Cloud

ข้อมูลคือทรัพยากรที่มีค่ามากที่สุดของทุกองค์กร การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบและปลอดภัย จึงเป็นพื้นฐานเบื้องต้นที่ทุกบริษัทต้องวางมาตรการไว้ โดย RICOH มี Solution ที่สามารถทำงานร่วมกับ Cloud ที่หลากหลาย ยกตัวอย่างเช่น

Open Bee Cloud  : การจัดการข้อมูลด้วย Cloud ที่จะช่วยรักษาข้อมูลขององค์กรไว้ได้อย่างปลอดภัยโดยพนักงานจะสามารถทำงานร่วมกับบุคคลภายในและภายนอกได้ ทั้ง Partner , ลูกค้า หรือ Supplier สามารถแชร์ข้อมูล และตรวจสอบการแก้ไขของไฟล์ได้โดยจะมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัลส่วนตัวที่มีความปลอดภัยสูง และสร้างห้องจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากได้  โดยตอนนี้ริโก้เปิดให้องค์กรที่สนใจสามารถทดลองใช้ Open Bee Cloud ได้ฟรี 3 เดือน โดยติดต่อเข้ามาที่เบอร์ 02-088-2158 หรือ อีเมล [email protected] ภายใน 22 พ.ค. 2563 

การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบด้วย  Enterprise Content Management (ECM)

นอกจากเรื่องของการจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูลแล้ว แน่นอนว่าข้อมูลขององค์กรนั้นมีจำนวนมาก อีกปัญหาคือการจัดการข้อมูลอย่างไรที่จะทำให้ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ข้อมูลที่เก็บอยู่ในไซโลและระบบที่แตกต่างกันส่งผลให้เกิดความซ้ำซ้อนเสียเวลาในการค้นหาข้อมูล หากองค์กรไม่มีกลยุทธ์ในการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดเก็บและการเรียกใช้ข้อมูลที่เพิ่มขึ้นอาจเกิดปัญหากับองค์กร ดังนั้นโซลูชัน ECM จะช่วยให้องคกรมีโครงสร้างการจัดการข้อมูลที่แข็งแรง

โดย Enterprise Content Manager หรือ ECM จาก RICOH  เป็น Solution ที่ช่วยในการจัดการ จัดเก็บ และแชร์ข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่มีความปลอดภัยสูง โดยพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลจากที่ไหนก็ได้ และยังสามารถส่งต่อข้อมูลไปยังระบบอื่นที่องค์กรใช้อยู่ เช่น ERP อย่าง SAP หรือ Oracle  หรือ SharePoint Outlook ฯลฯ ได้อีกด้วย

การรอนุมัติเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ด้วย Business Process Management (BPM)

งานเอกสารในปัจจุบันถูกปรับเปลี่ยนอยู่ในรูปแบบดิจิทัล แม้กระทั่งการเซ็นอนุมัติด้วยลายเซ็นดิจิทัลผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยลดความยุ่งยาก ลดต้นทุน และเพิ่มการเติบโตของธุรกิจ และทำให้พนักงานสามารถทำงานต่างๆ อย่างราบรื่นโดย RICOH มี Solution Business Process Management (BPM) 

ปรับเปลี่ยนกระบวนการดำเนินงานต่างๆ จากการใช้กระดาษเอกสาร มาเป็นการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์แทน โดยผู้บริหารสามารถอนุมัติงานต่างๆ ผ่านทางคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนได้ 

ช่วยองค์กรลดการสูญหายของเอกสาร เพิ่มความถูกต้องในขั้นตอนการทำงาน ลดเวลาในการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพ รวมถึงสามารถดูความคืบหน้าของงานต่างๆ ได้ทันที และสุดท้ายสามารถที่จะรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย

Solution นี้สามารถถูกนำไปใช้ได้ในหลายๆ ส่วนภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น การจัดซื้อจัดจ้าง, การติดตามสินทรัพย์, การขอสวัสดิการพนักงาน, การขออนุมัติในเรื่องต่างๆ เช่น งบประมาณ, ส่วนลด เป็นต้น 

การประชุมทางไกล (Virtual Meeting Room)

หนึ่งในเครื่องมือสำคัญในการทำงานก็คือซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมทางกัน โดยด้าน RICOH ก็มีระบบที่พร้อมเช่นกันคือ RICOH Unified Communication System (UCS) หรือระบบห้องประชุมอัจฉริยะที่ ให้ผู้บริหารและพนักงาน ทำงานร่วมกันผ่านห้องประชุมเสมือนจริง (Virtual Meeting Room) ซึ่งพนักงานสามารถที่จะเข้าร่วมพื้นที่ประชุมผ่านหลากหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นทางอุปกรณ์ไหนหรือแพลตฟอร์มใด และยังให้บริการตลอด 24/7 รวมถึงยังสามารถที่จะรองรับผู้ใช้บริการมากถึง 30 คน โดยองค์กรสามารถมั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลมากกว่าการประชุมผ่านแอปพลิเคชัน

ระบบ UCS จะช่วยให้พนักงานของคุณร่วมการประชุมแบบเห็นหน้าจากทุกๆ ปลายทาง ช่วยให้บริษัทของคุณพัฒนาการทำงานร่วมกันแบบทางไกล ลดต้นทุนการเดินทางและประหยัดเวลามากขึ้น ลดความซับซ้อนของการจัดการประชุมผ่านวิดีโอ และยังช่วยกระตุ้นการทำงานอย่างสร้างสรรค์อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม แม้การทำงานในปัจจุบันจะอยู่ในรูปแบบของดิจิทัลไฟล์ แต่งานเอกสารก็ยังคงมีความจำเป็นอยู่ ซึ่ง RICOH เป็นผู้นำตลาดเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชัน โดยมีระบบที่รองรับการลดความเสี่ยงจากไวรัส COVID-19 ซึ่งพนักงานสามารถทำงานเอกสารต่างๆผ่านทางแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟน ลดการสัมผัส และแพร่กระจายของไวรัส

เทคโนโลยีของเครื่องถ่ายเอกสารที่ช่วยลดความเสี่ยงจากการแพร่กระจายของไวรัส

RICOH Smart Device Connector   ควบคุมการสั่งงานถ่ายเอกสาร สแกน ส่งแฟกซ์ผ่านทางสมาร์ทโฟน ลดการสัมผัสกับอุปกรณ์การพิมพ์โดยตรง โดยใช้เทคโนโลยี QR Code หรือ NFC กับสมาร์ทโฟนของพนักงาน

RICOH RemoteConnect Support หากงานเอกสารมีปัญหา ก็สามารถรับคำแนะนำการใช้งาน โดยการโทรเข้าคอลเซ็นเตอร์และแจ้งรหัส เจ้าหน้าที่จะสามารถเข้ามาดูหน้าจออุปกรณ์ และช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆได้จากระยะไกล

@Remote เป็นโปรแกรมที่ช่วยตรวจสอบสถานะปริมาณหมึกและข้อมูลเครื่องระยะไกลผ่านอินเตอร์เน็ตที่ประมวลผลด้วย Big Data สามารถตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับการใช้งานและอะไหล่สำหรับลูกค้าแต่ละรายเมื่อเครื่องเกิดปัญหา ทีมบริการลูกค้าจะตรวจสอบข้อมูลและสาเหตุของปัญหาก่อนที่จะเข้าไปที่สำนักงานของลูกค้าพร้อมอุปกรณ์หรืออะไหล่ที่จำเป็นต่างๆ เพื่อให้สามารถบำรุงรักษาให้เสร็จรวดเร็วที่สุดและลดจำนวนครั้งในการเข้าไปในพื้นของลูกค้าให้ได้มากที่สุด

ด้านบริการอื่นๆ RICOH ยังดูแลสุขภาพของพนักงาน เพิ่มความมั่นใจให้กับลูกค้า โดยพนักงานที่เข้าให้บริการลูกค้าจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ มีการสวมใส่อุปกรณ์ป้องกัน เช่น หน้ากากอนามัย ตลอดเวลา รักษาความสะอาดโดยการล้างมือก่อนและหลังให้บริการ และรักษาระยะห่างจากลูกค้า

สำหรับผู้ที่สนใจ สามารถติดต่อ RICOH ได้ที่ โทร. 02-088-2158 หรือ อีเมล [email protected] ทดลองใช้ Open Bee Cloud 3 เดือนฟรี ภายใน 22 พ.ค. 2563 

บทความนี้เป็น Advertorial