หัวหน้าที่ดีจัดการตัวเองยังไง? รู้จัก ‘7 นิสัยเพิ่มผลิตภาพ’ ป้องกันนิสัยผลัดวันประกันพรุ่ง

ในโลกธุรกิจที่หมุนเร็วและขับเคลื่อนด้วยข้อมูล การบริหารจัดการเวลาและพลังงานถือเป็นทักษะที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของหัวหน้า แต่ไม่ว่าคุณจะมีประสิทธิภาพสูงแค่ไหน ‘การผลัดวันประกันพรุ่ง’ ก็เปรียบเสมือน ‘บั๊ก’ ร้ายแรงที่พร้อมจะเข้ามาแทรกแซงระบบการทำงานของคุณได้ทุกเมื่อ แม้แต่ผู้นำที่ประสบความสำเร็จที่สุดก็ยังต้องต่อสู้กับมันอย่างต่อเนื่อง แต่ความแตกต่างอยู่ที่พวกเขามีกลยุทธ์และนิสัยที่ทรงพลังในการรับมือ

บทความนี้จะพาคุณไปเจาะลึก 7 นิสัยเพิ่มผลิตภาพ (Productivity Habits) ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถช่วยให้คุณควบคุมเวลาและเอาชนะแรงเฉื่อยในการทำงานได้อย่างเด็ดขาด

กำจัดสิ่งล่อใจให้สิ้นซาก

จุดเริ่มต้นที่ง่ายแต่ทรงพลังที่สุดคือการควบคุมสภาพแวดล้อมของคุณ เมื่อคุณต้องเผชิญกับงานที่ไม่น่าอภิรมย์ สมองของคุณจะมองหาสิ่งบันเทิงเพื่อหลีกหนีโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการไถฟีดโซเชียลมีเดีย, การเช็กอีเมลทุกๆ 5 นาที, หรือการหลุดเข้าไปในวังวนของอินเทอร์เน็ตอย่างไร้จุดหมาย (Internet Rabbit Holes)

ผู้นำที่มีประสิทธิภาพจะสร้างเกราะป้องกันสิ่งเหล่านี้อย่างจริงจัง ลองใช้เครื่องมือง่ายๆ เช่น

• ติดตั้งส่วนขยายหรือแอปฯ ที่ช่วยบล็อกการเข้าถึงเว็บไซต์โซเชียลมีเดียหรือข่าวสารในช่วงเวลาทำงานที่คุณกำหนดไว้
• ปิด Notification ที่ไม่จำเป็นทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน เหลือไว้เฉพาะช่องทางการสื่อสารที่สำคัญจริงๆ
• ตั้งกฎเหล็กว่า "งานไม่เสร็จ ห้ามเล่น" เพื่อสร้างวินัยและเปลี่ยนความสนุกให้เป็นรางวัลหลังการทำงานสำเร็จ

แบ่งงานออกเป็นส่วนเล็กๆ

หนึ่งในสาเหตุหลักของการผัดวันประกันพรุ่งคือความรู้สึก "ท่วมท้น" (Overwhelmed) เมื่อเจอกับโปรเจกต์ขนาดใหญ่ที่ดูน่ากลัวและซับซ้อน ทักษะสำคัญของผู้นำคือการสลายความน่ากลัวนั้นด้วยการ "ซอยงาน" ให้เป็นชิ้นเล็กๆ ที่จัดการได้ง่าย

แทนที่จะมองว่าต้อง "สร้างแคมเปญการตลาดทั้งหมด" ให้แบ่งเป็น "วิเคราะห์กลุ่มเป้าหมาย", "คิด Key Message", "ออกแบบ Artwork 3 ชิ้น", "เขียนแคปชั่นสำหรับ Facebook" เป็นต้น พร้อมทั้งกำหนดเดดไลน์ย่อยๆ (Artificial Deadlines) ให้กับแต่ละชิ้นงาน วิธีนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้งานดูน่ากลัวน้อยลง แต่ยังสร้างความรู้สึกถึงความก้าวหน้า (Sense of Progress) เล็กๆ น้อยๆ ตลอดเส้นทาง ซึ่งเป็นเชื้อเพลิงชั้นดีในการทำงานต่อไป

รู้ว่าเมื่อไหร่ควรพูดว่า "นี่ไม่ใช่งานของฉัน" 

ภาวะผู้นำที่แท้จริงไม่ใช่การเป็น "ซูเปอร์แมน" ที่ต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง แต่คือการรู้จักใช้ทรัพยากรบุคคลให้เกิดประโยชน์สูงสุด หากคุณมีทีม จงเชื่อมั่นและมอบหมายงานที่พวกเขาสามารถทำได้ดีเท่ากันหรือดีกว่าให้พวกเขาจัดการ นี่คือโอกาสทองในการเพิ่มเวลาของคุณสำหรับงานเชิงกลยุทธ์ที่ต้องการการตัดสินใจจากคุณโดยตรง

แนวคิดนี้ยังรวมไปถึงเครือข่ายนอกองค์กรด้วย หากคุณไม่ถนัดด้านการออกแบบ ก็จงหาฟรีแลนซ์หรือพาร์ทเนอร์ที่เชี่ยวชาญ การรู้จักปฏิเสธและมอบหมายงานอย่างชาญฉลาดคือกลยุทธ์การบริหารเวลาที่ดีที่สุด

จัดตารางเวลาพักและรู้ว่าเมื่อไหร่ควรหยุด 

การทำงานแบบมาราธอนโดยไม่หยุดพักคือสูตรสำเร็จของภาวะหมดไฟ (Burnout) และประสิทธิภาพที่ดิ่งลงเหว หากคุณทำงานจนถึงจุดที่รู้สึกว่า "ไม่ไหวแล้ว" คุณจะไม่มีวันได้รับความพึงพอใจจากงานที่ทำเลย

ผู้นำที่ชาญฉลาดจะออกแบบการพักผ่อนเข้าไปในตารางการทำงานของพวกเขา ลองใช้เทคนิค Pomodoro (ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที) หรือตั้งกฎให้ตัวเองว่าทุกๆ 90 นาทีของการทำงานอย่างเข้มข้น จะต้องมีการพัก 15 นาที การมีช่วงเวลาพักให้ตั้งตารอ จะเป็นทั้งเป้าหมายระยะสั้นที่ทำให้คุณมีแรงฮึด และเป็นจุดหยุดที่ช่วยรักษาสมดุลในระยะยาว

อย่าเป็น Multitasker 

การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) อาจดูเหมือนเป็นสัญลักษณ์ของคนทำงานเก่งและยุ่งอยู่ตลอดเวลา แต่ในความเป็นจริงแล้ว มันมักเป็นสัญญาณของการหลีกเลี่ยงงานที่สำคัญที่สุดตรงหน้า การสลับความสนใจไปมาระหว่างงานหลายๆ ชิ้น จะทำให้สมองเกิด "ค่าใช้จ่ายในการสับเปลี่ยนบริบท" (Context Switching Cost) ซึ่งส่งผลให้คุณภาพงานโดยรวมลดลงและเสี่ยงต่อความผิดพลาดมากขึ้น

จงฝึกฝนการทำงานทีละอย่าง (Single-tasking) ให้เชี่ยวชาญ ทำงานชิ้นแรกให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนจะเริ่มงานชิ้นต่อไป แล้วคุณจะพบว่ารายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do List) ของคุณจะสั้นลงอย่างรวดเร็วจนน่าประหลาดใจ

จำกัดเวลาในการจัดการอีเมล 

การเปิดหน้าต่างอีเมลทิ้งไว้และคอยเช็กทุกครั้งที่มีการแจ้งเตือน คือการทำลายสมาธิ (Flow State) ของคุณโดยตรง ทำให้คุณไม่สามารถจดจ่อกับงานที่ซับซ้อนได้นานพอ แทนที่จะตอบสนองต่ออีเมลทันทีที่เข้ามา ให้เปลี่ยนเป็นการจัดการเป็นรอบๆ (Batch Processing) โดยจัดสรรเวลาที่แน่นอนในแต่ละวัน เช่น 30-90 นาที สำหรับการเคลียร์อีเมลโดยเฉพาะ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณควบคุมอีเมลได้ แทนที่จะให้อีเมลควบคุมวันทำงานของคุณ

กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน

สาเหตุลึกๆ ของการผัดวันประกันพรุ่งมักมาจากความไม่ชัดเจน เรามักจะพูดกับตัวเองว่า "อยากจะเขียนรายงานให้เสร็จ" ซึ่งเป็นเป้าหมายที่คลุมเครือและปลายเปิดเกินไป ทำให้เราไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นที่ไหนและจบลงเมื่อไหร่

เปลี่ยนเป้าหมายที่ไม่มีตัวตนให้เป็นรูปธรรมและวัดผลได้เสมอ แทนที่จะพูดว่า "ทำให้เสร็จ" ให้ระบุให้ชัดเจนว่า "เขียนบทความนี้ให้จบส่วนบทนำ ความยาว 500 คำ", "ทำรีพอร์ตยอดขายไตรมาส 3 ให้เสร็จสิ้น" หรือ "จัดการประชุมเพื่อตัดสินใจเรื่องโปรเจกต์ A ให้ได้ข้อสรุปภายใน 1 ชั่วโมง" ความชัดเจนคือยาถอนพิษการผัดวันประกันพรุ่งที่ดีที่สุด

ที่มา: Inc.com